অফিস 365 ব্যবহার করে উত্পাদনশীলতা বাড়ানোর জন্য 7 টিপস

অফিস ৩5৫ হ'ল মাইক্রোসফ্টের দ্রুত বর্ধমান বাণিজ্যিক পণ্য এবং এটি এখন এন্টারপ্রাইজে সর্বপ্রথম স্থানান্তরিত অ্যাপ্লিকেশন। মাইক্রোসফ্ট এই বছরের গোড়ার দিকে ঘোষণা করেছে যে অফিস 365 এখন প্রতিমাসে প্রায় 50 মিলিয়ন সক্রিয় ব্যবসায়ী ব্যবহারকারী রয়েছে। এবং, মাইক্রোসফ্টের সর্বশেষ আয়ের প্রতিবেদন অনুসারে, অফিস 365 কোম্পানির সবচেয়ে লাভজনক ব্যবসা এবং উত্পাদনশীলতা পণ্য হিসাবে অবিরত রয়েছে।

যেমন উদ্যোগগুলি এবং ক্ষুদ্রতর ব্যবসায়ের সংস্থাগুলি (এসএমবি) Office 365 এ স্থানান্তরিত করে এবং অফিস ২০১ 2016, তারা বছরের পর বছর ধরে একই পদ্ধতিতে পরিচালিত ব্যবসায়ের জন্য উত্তরাধিকার ব্যবস্থা এবং উল্লেখযোগ্য সাংস্কৃতিক পরিবর্তনগুলি মোকাবেলা করার সময় একটি নতুন প্রযুক্তিতে স্থানান্তরিত করার ক্ষেত্রে চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি। কেবল কোনও সংস্থা অফিস 365 কিনে এর অর্থ এই নয় যে তাদের কর্মীরা সহযোগিতা উন্নতি করতে এবং উত্পাদনশীলতা বাড়ানোর জন্য এটির সুবিধা নিচ্ছেন। কর্মীরা যা ব্যবহার করছিল তা পরিবর্তন করা একটি চ্যালেঞ্জ, এবং তাই ব্যবহারকারীদের গ্রহণ এবং দ্রুত এবং নির্বিঘ্নে তা নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় সময় এবং সংস্থানসমূহ বিনিয়োগ করা।

মেসেজআপস, ক্লাউড-ভিত্তিক অফিস 365 এবং মাইক্রোসফ্ট অ্যাজুরে ডকুমেন্ট-ভাগ করে নেওয়ার পরিষেবা, ব্যবসায়ের প্রশিক্ষণ, গ্রহণ এবং ব্যবসায়ের পরিচালনা পরিষেবাগুলিকে অ্যাজারের মেঘে অফিস 365 এ রূপান্তর করতে সহায়তা করে। মেসেজআপসের সিইও ক্রিস পাইল পিসি ম্যাগকে বলেছিলেন যে অফিস ৩ 36৫ ট্রান্সজিশনটিকে সহজ করে তোলে, তবে গাড়ি চালানোর ক্ষেত্রে ড্রাইভিংয়ের জন্য কোনও সুস্পষ্ট কৌশল না থাকলে, ব্যবসায়ীরা প্ল্যাটফর্মটির পুরো ব্যবসায়ের মূল্য প্রকাশ করতে পারে না এবং করতে পারে না।

পাইলে বলেছিলেন, "এক্সচেঞ্জ এবং শেয়ারপয়েন্টের সাহায্যে আপনাকে কীভাবে এটি সেট আপ করতে হবে, এটি কনফিগার করতে হবে, পরিচালনা করতে হবে, এটিকে রিডান্ট্যান্ট করে তুলবে এবং এটিকে অ্যাক্সেসযোগ্য করে তুলবেন।" "অফিস 365 এর সাথে আপনাকে যা করতে হবে তা হ'ল আপনার ডেটা এবং আপনার ব্যবহারকারীদের যুক্ত করা, আপনাকে একটি সম্পূর্ণ কার্যকরী, অত্যন্ত উপলভ্য এন্টারপ্রাইজ পরিবেশ প্রদান করে This এই পরিবেশটি যে কোনও জায়গা থেকে নিরাপদে, অল্প প্রয়োগের অভিজ্ঞতা ছাড়াই অ্যাক্সেস করা যায় Small ছোট সংস্থাগুলি থাকতে পারে ফরচুন 500 কোম্পানির মতো একই পরিবেশে উচ্চ প্রশিক্ষিত, অত্যন্ত ব্যয়বহুল প্রযুক্তিগত সংস্থাগুলিতে বিনিয়োগ না করে Office অফিস 365 বড় বা ছোট সমস্ত সংস্থাকে যে শক্তিশালী সরঞ্জাম সরবরাহ করে তাদের অ্যাক্সেসও রয়েছে এবং কিছু দিনের মধ্যে এটি চলতে পারে।"

পাইল কার্যকর অফিস 365 গ্রহণ এবং সুবিধাগুলি কার্যকর করতে এবং প্রকল্পগুলি সম্পন্ন করার সময় ব্যবসায়ের উত্পাদনশীলতা সর্বাধিক করে তোলার জন্য কীভাবে এটি ব্যবহার করতে পারে তার জন্য 7 টি সুপারিশ এবং টিপস রেখেছিল।

1. টপ-ডাউন ট্রান্সফর্মেশন

একটি মসৃণ অফিস 365 রূপান্তর নিশ্চিত করতে, পাইল বলেছিলেন নেতৃত্বের ক্রয়-ইন একটি আবশ্যক। পাইলে বলে, "যদি কর্মীরা উচ্চ-আপগুলি প্ল্যাটফর্মের প্রচার এবং ব্যবহার করতে না দেখেন তবে তারাও তা করবে না, " পাইয়েল বলেছিলেন। "নেতারা যেমন দৃ strong় উদাহরণ স্থাপন করেন, তেমনই দলের মধ্যে 'চ্যাম্পিয়ন' বা 'পাওয়ার ব্যবহারকারী'ও করেন These এরা এমন কর্মচারী যারা স্থিতাবস্থা নিয়ে সন্তুষ্ট নন এবং অফিস ৩ 36৫ এর সম্ভাবনা সম্পর্কে সত্যই উচ্ছ্বসিত।"

2. শিক্ষা এবং প্রশিক্ষণ

কোনও সংস্থার নির্বাহী নেতৃত্ব কর্মচারীদের যথাযথ প্রশিক্ষণ এবং শিক্ষা না দিয়ে অফিস 365 এর পুরো সুবিধা নেওয়ার আশা করতে পারে না। পাইলে সুপারিশ করা হয়েছিল যে সংস্থাগুলি চলমান প্রশিক্ষণ প্রদানের সুবিধাজনক এবং কার্যকর উপায় হিসাবে "স্নেকএবল" একটি মিনিট বা দুই মিনিটের লার্নিং ভিডিওগুলি একটি ভিডিও লাইব্রেরি সংকলন করে। পাই বলেন, "গ্রহণের যাত্রাকে মজাদার করার পাশাপাশি যোগাযোগও মূল বিষয়।"

3. অফিস 2016 আলিঙ্গন করুন

অফিস 2016 এর প্রকাশ মেঘকে আরও অ্যাক্সেসযোগ্য করে তুলেছে। আরও ক্লাউড ইন্টিগ্রেশন রয়েছে, যার অর্থ প্রসারিত সংযোগ বিকল্প রয়েছে। পাইলে বললেন, "ক্লাউডের ওয়ানড্রাইভ এবং শেয়ারপয়েন্ট আপনাকে ক্লাউডে ফাইলগুলি সাবলীল এবং সহজেই সাশ্রয় করতে এবং ভাগ করতে দেয়, " পাইল বলেছিলেন। "আমরা অফিস -56 কে ব্যবসায়িকদের অফিস 365 বিনিয়োগের মূল্য সর্বাধিকীকরণের জন্য অন্য উপায় হিসাবে দেখি They তারা অফিস 365 এর মাধ্যমে তারা যে সংস্থানগুলি কিনেছিল তারা E3 ব্যবহারকারীদের জন্য Office 2016 অন্তর্ভুক্ত ব্যবহার করতে পারে any যেমন কোনও নতুন বৈশিষ্ট্য বা নতুন প্রকাশের মতো, অবশ্যই, সর্বদা আপনার সমস্ত বিকল্প এবং সেটিংস কোথায় থাকে তা সন্ধানের সাথে জড়িত একটি শিক্ষণ বক্ররেখা থাকবে ""

৪. সুরক্ষা মাথায় রাখুন

অফিস 365 বর্তমানে ওয়ানড্রাইভ, ওয়াননোট, আউটলুক, সোয়াই এবং ইয়ামার সহ এক ডজনেরও বেশি অ্যাপ্লিকেশনকে অন্তর্ভুক্ত করেছে। কিন্তু পাইলে এই অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে কাজ করার সময় ডেটা সুরক্ষার গুরুত্বের উপর জোর দিয়েছিলেন। পাইল বলেছেন, "এই অ্যাপ্লিকেশনগুলিকে যুক্ত করা এবং উপলব্ধ করা সহজবোধ্য; ব্যবহারকারীরা 'ভাগ করে নেওয়ার' ডান ক্লিকের মাধ্যমে অভ্যন্তরীণভাবে ভাগ করতে পারেন এবং এমনকি ওয়ার্ড, এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্টে সহ-লেখার ফাইল পর্যন্ত যেতে পারেন, " পাইল বলেছিলেন। "অফিস ৩ for৫ সুরক্ষার জন্য অ্যাজুরি অ্যাক্টিভ ডিরেক্টরিতে নির্ভর করে তবে সংবেদনশীল তথ্যগুলি তাদের সরাসরি নিয়ন্ত্রণের বাইরে নিয়ে যাওয়ার পরিকল্পনা করার সময় সংস্থাগুলি সতর্ক হওয়া উচিত। মাইক্রোসফ্ট শেয়ার পয়েন্ট এবং এক্সচেঞ্জ উভয়ের জন্য ডেটা লস রোধকে অতিরিক্ত স্তরের সুরক্ষার যোগ করতে যোগ করেছে। তবে, হিসাবে নতুন যে কোনও কিছু সহ, সুরক্ষার একটি নির্দিষ্ট বোঝাপড়া সর্বদা আপনার মনের সামনে থাকা উচিত।

৫. এমডিএম এবং মোবাইল উত্পাদনশীলতা

পাইলে অফিস 365 এর মোবাইল সক্ষমতা উল্লেখ করে, বিশেষত সামগ্রিক উত্পাদনশীলতা বাড়াতে সহায়তা করার ক্ষমতা। পাইল বলেছেন, "অফিস 365 ব্যবহারকারীদের পক্ষে সংযোগ এবং সুরক্ষা নিয়ে উদ্বেগ ছাড়াই যে কোনও জায়গা থেকে যে কোনও ডিভাইসে তাদের সংস্থানগুলি অ্যাক্সেস করা সহজ করে তোলে।" "উদাহরণস্বরূপ, ব্যবহারকারীরা তাদের ট্যাবলেট এবং ফোনে অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলি অ্যাক্সেস করতে পারবেন এবং মোবাইল ডিভাইস পরিচালন (এমডিএম) এখন সমস্ত মোবাইল ডিভাইসের জন্য অফিস 365-এ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে Last শেষ অবধি, সফ্টওয়্যার-এর-এ-সার্ভিস (সাস) গ্রাহকের কাছ থেকে দায়িত্ব পরিবর্তন করে বিক্রেতার কাছে (এই ক্ষেত্রে মাইক্রোসফ্ট) এই অর্থে যে এটি যদি প্রয়োজন অনুযায়ী সম্পাদন না করে তবে আপনি কেবল পরিষেবাটি বন্ধ করে দিতে এবং অর্থ প্রদান বন্ধ করে দেন।"

6. অভ্যন্তরীণ সহযোগিতা

অফিস ৩ 36৫-এর অন্যতম উন্নত উত্পাদনশীলতার বর, পাইল বলেছিলেন, ওয়ানড্রাইভ ফর বিজনেস (ওডি 4 বি) এবং শেয়ারপয়েন্ট (এসপি) দ্বারা সরবরাহ করা অভ্যন্তরীণ সহযোগিতার দক্ষতা। পাইল বলেছেন, "কোনও ব্যবহারকারী নথির পাঠাগারে একটি ফাইল আপলোড করতে পারেন, নথিতে ক্লিক করতে পারেন, এটি কোনও ব্যবহারকারী বা গোষ্ঠীর সাথে ভাগ করে নিতে পারেন, পাশাপাশি একই সময়ে নথিতে সহযোগীতার সাথে কাজ করতে পারেন, " পাইল বলেছিলেন।

"সংযুক্তিগুলি সমস্ত সংস্থার জন্য চ্যালেঞ্জপূর্ণ কারণ ব্যবহারকারীরা তাদের ফাইল মন্ত্রিসভা হিসাবে ইমেল ব্যবহার করছেন বলে মনে হয় SP এসপি এবং ওডি 4 বি সংযুক্তিগুলির বিপরীতে ফাইলগুলিতে 'লিঙ্ক' ব্যবহার সক্ষম করে এবং ওডাব্লুএ এবং এক্সচেঞ্জ উভয়ই ম্যাসেজআপস সরঞ্জামটি ব্যবহার করে আপনি ক্লিক করতে পারেন 'সংযুক্ত করুন' তবে ওডি 4 বিতে আপলোড এবং লিঙ্কগুলি ভাগ করার বিকল্প দেওয়া হবে, যা ব্যবহারকারীরা যে প্রক্রিয়াটির সাথে পরিচিত তা ব্যবহার করে সংস্করণ এবং সহযোগিতা যুক্ত করে O ওডি 4 বি এবং এসপি ব্যবহার করে ব্যবহারকারীরা মাইক্রোসফ্টের সর্বাধিক ব্রাউজার-ভিত্তিক সংস্করণগুলি ব্যবহার করে যে কোনও ডিভাইসে সুরক্ষিতভাবে কাজ করতে সক্ষম করে জনপ্রিয় অ্যাপ্লিকেশন এবং পরবর্তী সময় ব্যবহারকারী অনলাইনে থাকাকালীন চেক আউট, সম্পাদনা এবং আপলোড করার ক্ষমতা রাখে ""

7. ব্যবসায়ের জন্য স্কাইপ

পাইলে বলেছিলেন যে স্কাইপ ফর বিজনেস কোনও আকার ব্যবসায়ের জন্য উত্পাদনশীলতা সরঞ্জাম হিসাবে ভিডিও কনফারেন্সিং, অনলাইন সভা এবং তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণের জন্য দুর্দান্ত অফিস 365 কার্যকারিতা সরবরাহ করে। "ব্যবহারকারীরা স্কাইপের মাধ্যমে সংযোগ করতে পারবেন, তাদের পিসি বা ফোনে পিছনে কথা বলতে পারবেন এবং একটি ফাইলে একযোগে বা সিরিয়ালি সম্পাদনা করতে পারবেন, যেমনটি পূর্বের সংস্করণগুলিতে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপে ফিরে যেতে সক্ষম হয়।"