ব্যবসায়িক কর্মপ্রবাহের সাথে আসন জেদী কৌশলগুলি হয়ে উঠবে

যখন ওয়ার্কফ্লো এবং উত্পাদনশীলতার সরঞ্জামগুলির কথা আসে, আসানা পানির বাইরে থেকে অন্য সহযোগিতার প্ল্যাটফর্মগুলিকে ফুরিয়েছে। ওয়ার্কফ্লোগুলি আসানের জন্য তৈরি করা হয়েছিল এবং এটির নিপুণতা এটি আমাদের পছন্দসই ওয়ার্কফ্লো সরঞ্জাম হিসাবে অভ্যন্তরীণভাবে পিসিমেগকে ব্যবহার করার জন্য পিসি ম্যাগ পাওয়ার সাথে সাথে একটি সম্পাদকদের পছন্দের অনুমোদন দিয়েছে। প্রতিটি বৈশিষ্ট্য এবং নকশা উপাদান কোনও প্রকল্পের সমস্ত দিক বা ব্যবহারকারীর প্লেটের প্রতিটি কাজকে সম্পূর্ণ স্বচ্ছ অভিজ্ঞতায় সমন্বিত ও সংগঠিত করার চূড়ান্ত লক্ষ্যে ফিড দেয়।

আমি আমাদের ইন-হাউস আসান মাস্টারের সাথে বসলাম, যার টিটলেজটি প্রায় সীমাহীন শক্তি সহ ওয়ার্কফ্লো পরিচালনা ব্যবস্থা চালানোর গোপন কৌশল এবং কৌশল প্রকাশ করেছিল revealed অত্যন্ত অনীহা নিয়ে, তিনি ক্রোম-সূচীকরণ কার্যগুলি, সাবটাস্কগুলি এবং সুদূরপ্রসারী প্রকল্পের ক্যালেন্ডার থেকে কার্যনির্বাহী জ্ঞানের কয়েকটি নগদ ভাগ করে নেওয়ার আহ্বান জানান। আসান মাস্টার তার পরিচয় ছায়ায় ছড়িয়ে দিয়েছিলেন এবং এই নিবন্ধটির উদ্দেশ্য জিজ্ঞাসা করেছিলেন যে পিসিমেগ তাঁকে কেবল শেভ হিসাবে উল্লেখ করেন।

1. ক্রস-ইনডেক্সিং পাওয়ারটি আলিঙ্গন করুন

ক্রস-ইনডেক্সিং আসান ব্যবহার ও মাস্টারিংয়ের মধ্যে পার্থক্য। শেভ এটিকে প্ল্যাটফর্মের সর্বাধিক মূল্যবান বৈশিষ্ট্য হিসাবে বর্ণনা করেছেন: একাধিক প্রকল্পে একক কাজগুলি ক্রস-ইনডেক্স করার ক্ষমতা যখন প্রতিটি ব্যবহারকারী বা টিমের সাথে এটির তালিকাভুক্ত হয় তার উপর নির্ভর করে তথ্য আলাদাভাবে প্রদর্শন করতে task ক্রস-ইনডেক্সিং কোনও কাজের সদৃশ হয় না, সুতরাং এটির ব্যবহারের অর্থ ভিন্ন ভিন্ন প্রকল্পে 10 টি অভিন্ন কার্যের পরিবর্তে বিভিন্ন প্রকল্পে 10 বার ক্রস-ইন্ডেক্সযুক্ত একটি কাজ means কোনও কার্য ক্রস-ইনডেক্স করতে, আপনার মাউসটিকে টাস্কের নামের উপরে রাখা এবং একটি প্লাস বোতাম উপস্থিত হবে। এটিতে ক্লিক করুন এবং প্রকল্পের নাম লিখুন।

পরিচালকের স্তরে প্রশাসকরা তারপরে একটি উচ্চ-স্তরের প্রকল্প দেখতে পাবেন যা আন্তঃ বোনা কাজ এবং সাবটাস্কগুলির একটি তালিকা রয়েছে যা তাদের কর্মপ্রবাহের নকশা অনুসারে ট্রান্সপোর্ট করে। কোনও কাজ শেষ হওয়ার পরে যখন তারা একটি সমাপ্ত প্রকল্পের আগেই দেখেছিল, তারা দেখতে পারে যে একই কাজটি বিভিন্ন টিম জুড়ে কীভাবে উত্পাদনশীলতার ধারণা অর্জন করতে পারে (এবং সেই কাজটি আরও দ্রুত সম্পন্ন হতে পারে কি না তা পুনর্নির্দিষ্ট করা হলে তা স্থির করতে পারেন) একটি ভিন্ন দলের সদস্য বা ভাগ করা প্রকল্প)।

আপনি পাশাপাশি ক্রস-ইনডেক্স সাব-টাস্কগুলি করতে পারেন: সাবটাস্কটি খুলুন, উপরের বাম দিকে ওভারফ্লো বোতামটি ক্লিক করুন এবং প্রকল্পে যুক্ত নির্বাচন করুন। সাবটাস্কটি নির্দিষ্ট প্রকল্প বা প্রকল্পগুলিতে প্রদর্শিত হবে তবে তার পিতামাতার কার্যের মধ্যে এখনও তার জায়গাটি ধরে রাখবে। সামগ্রিক ওয়ার্কফ্লো ডিজাইনের সাথে সংযুক্ত থাকা অবস্থায়ও আসানা আপনাকে অসীম সংখ্যা এবং কার্য এবং সাবটাস্কগুলির স্তর তৈরি করতে দেয়। যেমন শেভ ব্যাখ্যা করেছিলেন, বাহ্যিকভাবে অভিভাবকীয় কার্যগুলির শর্তে ক্রস-ইনডেক্সিংয়ের বিষয়ে চিন্তাভাবনা একটি নকশা তৈরি করে যাতে বিভিন্ন প্রকল্প এবং দলগুলিকে একটি কার্য ক্রস-ইনডেক্সিং করে সেই কার্যপ্রবাহকে আপনার ব্যবসায়ের অভ্যন্তরে একটি নিজস্ব জীবন দেয়।

২. টিম এবং বিজ্ঞপ্তি

শেভের আসান প্রজ্ঞার পরবর্তী বার্তা টিম সংস্থার সাথে সম্পর্কিত। তিনি ব্যাখ্যা করেছেন যে কীভাবে ব্যবহারকারীরা কর্মপ্রবাহের চারপাশে একটি সাংগঠনিক সংস্কৃতি তৈরি করতে টিম কথোপকথনটি উপকার করতে এবং বিজ্ঞপ্তিগুলি কনফিগার করতে পারেন। আসানা ড্যাশবোর্ডের টিম কথোপকথন ট্যাবে শীভ বলেছেন যে @ @ উল্লেখ-ভিত্তিক বেসিক চ্যাট স্ল্যাকের সাথে একইভাবে কাজ করে (সহযোগিতার জন্য সম্পাদকদের পছন্দ), আসানা আপনাকে টিম-বিস্তৃত ঘোষণাগুলি প্রেরণ করতে দেয় যা থ্রেড- হিসাবে কাজ করে act ভিত্তিক বিজ্ঞপ্তি। কথোপকথনগুলি কার্যগুলির সাথে সংযুক্ত থাকে না তবে আপনি @ ব্যবহারকারীদের বা তাদের মধ্যে রেফারেন্স কার্যগুলি উল্লেখ করতে পারেন, যা হাইপারলিঙ্ক হিসাবে প্রদর্শিত হবে। আসানের বার্তাগুলি টিম দ্বারা সীমাবদ্ধ এবং সুতরাং বেসিক্যাম্পের মতো প্ল্যাটফর্মে আপনি যে টিম কার্যকারিতা পাবেন তা টিম কার্যকারিতা হিসাবে প্রকল্প-নির্দিষ্ট মস্তিষ্কের জন্য উপযুক্ত নয়। তবে টিম-ভিত্তিক অনুমতিগুলি নিশ্চিত করে যে নির্দিষ্ট কাজের তথ্য সহ বিজ্ঞপ্তিগুলি কেবলমাত্র প্রাসঙ্গিক ব্যবহারকারীদের কাছে যায়।

টিম বিজ্ঞপ্তিগুলি প্রদত্ত থ্রেডটি কে অনুসরণ করছে, তার উপর ভিত্তি করে কতটা তথ্য আসবে তা নিয়ন্ত্রণ করে they প্রশাসকদের জন্য, তারা অন্যান্য দলের সদস্যদের বিভিন্ন কাজের ক্ষেত্রে কতটা দৃশ্যমানতা দেবেন তাও নিয়ন্ত্রণ করে। বিজ্ঞপ্তিগুলি কাজ এবং প্রকল্পগুলিতে উদ্বেগের সময় আসানার বার্তাগুলি কেবল কথোপকথনের সাথে সম্পর্কিত তবে উভয়ই এখন নতুন আসানা ইনবক্সে উপস্থিত হয়। টাস্ক এবং প্রকল্পের অনুমতিগুলি আপনার ব্যক্তিগত, কোনও নির্দিষ্ট দলের বা ব্যক্তিগত দলের মধ্যে একটি গোষ্ঠী ব্যক্তিগতভাবে বা একটি দলের বা বৃহত্তর সাংগঠনিক কর্মক্ষেত্রের জন্য সেট করা যেতে পারে।

3. বুকমার্কিংয়ের মতো উন্নত অনুসন্ধানের আচরণ করুন

স্ল্যাকের মতো, সমস্ত আর্কাইভ করা আসনের ডেটা অনুসন্ধানযোগ্য। আসানার অনুসন্ধান দণ্ডে আপনি অর্পিত টাস্কগুলির অনুসন্ধান এবং আপনি তৈরি করেছেন বা অনুসরণ করেছেন এমন কাজ বা কথোপকথন সহ কার্যকর ডিফল্ট পরামর্শ নিয়ে আসে। তবে আসল শক্তিটি এর উন্নত অনুসন্ধানের ক্ষেত্রে পাওয়া যাবে। কোনও আসানার ব্যবহারকারী নির্দিষ্ট কীওয়ার্ড, যে দলের সদস্যকে কোনও কাজ বা কথোপকথন নির্ধারিত হয়েছিল, কোন প্রকল্পের বা সংস্থার কোন অংশটি এই টাস্কের অন্তর্গত, বা এমনকি এটি অনুসরণ করে চলেছে তার দ্বারা অনুসন্ধান সীমাবদ্ধ করতে পারে। আপনি নির্ধারিত তারিখ অনুসারে বা কাজটি সম্পূর্ণ বা অসম্পূর্ণ কিনা তা অনুসন্ধান করতে পারেন, বা যদি আপনি কোনও নির্দিষ্ট ফাইল খুঁজছেন তবে সংযুক্তিগুলিতে অনুসন্ধান সংকীর্ণ করতে পারেন। সাবটাস্কস, নির্দিষ্ট ট্যাগগুলি বা একাধিক প্রকল্পের সন্ধান সহ সন্ধানের পরামিতিগুলির আরও দীর্ঘ ড্রপ-ডাউন তালিকা রয়েছে।

শেভ পরিচালকদের জন্য এক প্রকারের বানানো অনুসন্ধান হিসাবে আসানার অনুসন্ধান সক্ষমতা ব্যাখ্যা করে। যে কোনও অনুসন্ধান দ্রুত সংরক্ষণ করা যায় এবং তারপরে অনুসন্ধানের আওতায় ম্যানেজারের বাম-হাতের নেভিগেশনে প্রদর্শিত হবে (টাস্ক, দল, প্রকল্প বা ফাইলের তথ্য অ্যাক্সেস করার জন্য সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য বুকমার্ক হিসাবে তারা জানবে যে তাদের বারবার প্রয়োজন হবে)। আপনার অনুসন্ধানের ফলাফলগুলি কেন্দ্রীয় উইন্ডোতে উপস্থিত হবে। পৃষ্ঠার শিরোনামের ঠিক বাম দিকে তারাটি ক্লিক করুন এবং এটি আপনার বাম অনুসন্ধান বারে সংরক্ষণ করা হবে। পরের বার যখন সেই সঠিক প্রকল্পের ডেটা প্রয়োজন তখন সেই একই সঠিক পরামিতিগুলি মনে রাখার জন্য তাদের অনুভূতি অনুসন্ধান করার চেয়ে তথ্যটি তাদের ড্যাশবোর্ডে ঠিক is

৪. আনসাইন্ড করা প্রকল্পসমূহ = মানসিক সংস্থার সরঞ্জামসমূহ

আসনে কার্যগুলি বরাদ্দ করা যেতে পারে তবে প্রকল্পগুলি পারবেন না, যদিও আপনি কে প্রকল্পগুলি দেখেন তা সীমাবদ্ধ করতে পারেন। আপনি এটি ভাগ করে নেওয়ার আগে, আপনি ছাড়া কেউই এই প্রকল্পটি দেখতে পাবে না। কার্য এবং প্রকল্পের নির্ধারিত তারিখগুলি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আসনের ক্যালেন্ডার ভিউটি ব্যবহার করার পাশাপাশি, শেভ একটি মানসিক সংস্থার সরঞ্জাম হিসাবে কোনও বেসরকারী প্রকল্পে নিরপেক্ষ কাজগুলি রেখে যাওয়ার পরামর্শ দিয়েছেন। আপনি পরের বছরের জন্য আপনি যে সকল আসন্ন কাজের জন্য কাজ করতে চান তার ইচ্ছার তালিকাটি লিখতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, এবং বাস্তব সময়ে আসার সাথে সাথে সেই কাজগুলি একের পর এক পাবলিক প্রকল্পগুলিতে ক্রস-ইনডেক্স করতে পারেন। আপনি যা কাজ করছেন তার উপর নজর রাখার সময় আপনার সমস্ত কাজগুলিকে সংগঠিত রাখার এবং অন্য দল এবং বিভাগগুলি যেমন আপনি চান সেভাবে ভাগ করার একটি উপায়। এইভাবে, আপনি যখন নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন কোনও ব্যবহারকারী - যেমন আপনার পরিচালক, আপনার আসন্ন ক্রিয়াকলাপের প্রলয় নিয়ে সেই ব্যক্তিকে অতিরিক্ত বোঝা চাপানোর চেয়ে আপনি যে কোনও বিশেষ কাজটি করছেন তার সম্পর্কে জানতে পারেন।

৫. একটি "স্যুইচিং স্টেশন" প্রকল্পটি সহজে রাখুন

আসানের দলগুলির মধ্যে ভাগ করে নেওয়া চ্যালেঞ্জকর হতে পারে, তাই শেভ বিভিন্ন দল কী কাজ করছে তার পুরো কর্মক্ষেত্রটি আপডেট করার জন্য ক্রস-বিভাগীয় টাস্ক লিস্ট হিসাবে একটি সর্বজনীনভাবে দৃশ্যমান প্রকল্পটি ব্যবহার করার পরামর্শ দেয়। আসানের পদবি যেমন কিছুটা জটিল হয়ে উঠতে পারে, তার অর্থ একটি দলের ভিতরে একটি সর্বজনীন প্রকল্প যার প্রত্যেকেই সদস্য। প্রকল্পগুলির অগ্রগতি হিসাবে, প্রশাসকরা বিভিন্ন বিভাগ বা ব্যবহারকারীদের তালিকায় বিভিন্ন কাজ নির্ধারণ করতে পারেন। এইভাবে, সকলেই জানেন যে তারা কী জন্য দায়বদ্ধ এবং কোন দলগুলি কোনও প্রদত্ত কার্যক্রমে কাজের চাপ ভাগ করে নিচ্ছে।

Temp. টেমপ্লেট, ব্যাকআপ এবং অনবোর্ডিং

আসানের অন্যতম নতুন বৈশিষ্ট্য হ'ল অনুলিপিগুলি অর্পণ করে দলগুলিতে কাজগুলি ক্লোন করার ক্ষমতা। কোনও টাস্কের ডানদিকে ক্লিক করে এবং অনুলিপি বরাদ্দকরণ নির্বাচন করে, আসানার ব্যবহারকারীরা ডুপ্লিকেট কমান্ডটি ব্যবহার না করে প্রয়োজনীয়ভাবে টাস্কটি তৈরি করতে পারেন। অন্যান্য দলের সদস্যদের একটি অনুলিপি দেওয়ার পরে, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই কাজটিতে অনুগামী হিসাবে যুক্ত হয়ে যা ম্যানেজারদের লুপে রাখার একটি প্রাকৃতিক উপায়। নির্ধারিত ক্ষেত্রটি ক্লিক করুন এবং তারপরে ডানদিকে বাক্সের ব্যক্তি আইকনে ক্লিক করুন। এরপরে, একাধিক নাম লিখুন এবং টাস্কটি অনুলিপি করা হবে এবং একাধিক লোককে অর্পণ করা হবে।

যদিও ডুপ্লিকেট কমান্ডটি ব্যবহার করা আপনার প্রকল্পের ডেটা ব্যাকআপ করার একটি ভাল উপায়। আসানা কোনও কার্য বা প্রকল্পের নীচে একটি মৌলিক পরিবর্তন লগ অন্তর্ভুক্ত করে তবে, একাধিক সদস্য বা দলগুলি যে ওয়ার্কফ্লোতে সংশোধন করছে, কোনও জটিল সমস্যা মুছে ফেলার ক্ষেত্রে কোনও লুকানো প্রকল্পে টেমপ্লেট তৈরি করতে ক্লোনিং বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করা ভাল ধারণা idea বা ওভাররাইট করা। আসানার প্রতিটি পৃষ্ঠার একটি কাস্টম ইউআরএল রয়েছে, সুতরাং সেই লক করা টেম্পলেটটি নেওয়া এবং আপনার প্রয়োজনে ভাগ করে নেওয়া সহজ। কোনও কার্য ম্যানুয়ালি নকল করতে, কোনও কার্যের বাম-হাতের কোণে ওভারফ্লো বোতামটি ক্লিক করুন এবং তারপরে নকল ক্লিক করুন। প্রক্রিয়াটিতে আপনি যে ক্ষেত্রটি সদৃশ করতে চান তা নির্বাচন করতে পারেন।

টেমপ্লেটগুলি অনবোর্ডিংয়ের জন্য একটি ভাল সরঞ্জাম। একটি আদেশযুক্ত সিরিজ টেমপ্লেট তৈরি করা কীভাবে প্লাটফর্মটি ব্যবহার করতে হবে এবং তাদের প্রকল্পের লোড কীভাবে তাদের দলের কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়াটি দেখতে ঠিক তা দেখে নেভিগেট করে কীভাবে জড়িত তা সম্পর্কে নতুন কর্মচারী ধরা পড়তে সহায়তা করতে পারে। ইন্টারঅ্যাকটিভ ট্যুরের সাথে মিলিত হয়ে আসানা তার সর্বশেষতম প্রকাশনাতে যুক্ত করেছে, একটি ক্লোনড টাস্ক বা প্রকল্পের তালিকা গতিতে নবীনতর গতির জন্য বুলেট পয়েন্টগুলির একটি সিরিজ হিসাবে কাজ করে।

7. একাধিক অ্যাসাইনমেন্ট

কার্য বা দল স্থগিত হলে প্রকল্পগুলি চলমান রাখতে শেভের সেরা কৌশলটি আবারও ক্রস-ইনডেক্সিং ব্যবহার করা to এটি ম্যানেজারদের একটি প্রকল্পকে সাবটাস্ক সহ একাধিক টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো করে তোলার জন্য এবং প্রকল্পকে গুনগুন করার জন্য চারপাশে স্থানান্তরিত করার সুযোগ দেয় multiple একাধিক দলকে লিনিয়ার অগ্রগতির সাথে আবদ্ধ না করে সমান্তরালে কাজ করতে সক্ষম করে।

দায়িত্ব প্রচারের মাধ্যমে জবাবদিহিতা হ্রাস পায় এই চিন্তাভাবনার ভিত্তিতে একাধিক ব্যবহারকারীর কাছে একটি কার্য নির্ধারণের চেষ্টা করা এমন ব্যক্তির প্রতি আসান দয়া করে না। তবে শিভা এর কাছাকাছি যাওয়ার কৌশল পেয়েছে trick আপনি যখন একাধিক ব্যবহারকারীর কাছে নির্ধারণ করতে চান এমন কোনও প্রকল্পের দিকে তাকানোর সময় আপনি স্ব-কার্য-সম্পাদনা করতে পারেন এবং তারপরে বিভিন্ন টিমের সদস্যদের জন্য বরাদ্দ করা অতিরিক্ত টাস্ক বা সাবটাস্কগুলি দিয়ে সেটিকে নকল করতে পারেন। এটি আসান একটি অপ্রাকৃত বিষয় বিবেচনা করতে পারে তবে জনবল আরও দক্ষতার সাথে বরাদ্দ করে এটি আবার স্থগিত প্রকল্পটি পেতে সহায়তা করতে পারে।