সংগঠিত হন: গুগল ডক্সে সংশোধন ইতিহাসের সাথে কীভাবে কাজ করবেন

গুগল ডক্স ব্যবহার করার একটি সুবিধা হ'ল এটি সর্বদা আপনার কাজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করে। আর একটি হ'ল গুগল কোনও নথিতে আপনি যে সমস্ত পরিবর্তন করেন তার ইতিহাস রাখে। যেহেতু গুগল ডক্সে আপনার সংস্করণ ইতিহাসে অ্যাক্সেস রয়েছে তাই আপনি কোনও ফাইলের পুরানো সংস্করণটি পুনরুদ্ধার করতে পারেন বা পূর্ববর্তী সংস্করণির একটি অনুলিপি তৈরি করতে পারেন এবং এটিকে আলাদা প্রকল্পে ছড়িয়ে দিতে পারেন।

মনে রাখবেন যে আপনি সম্পাদনা করার অনুমতি থাকলে কেবলমাত্র ফাইলগুলির পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি দেখতে এবং পুনরুদ্ধার করতে পারেন। যদি কেউ আপনার সাথে একটি ফাইল ভাগ করে এবং আপনাকে কেবল-পঠন অনুমতি দেয় তবে আপনি এর ইতিহাস দেখতে সক্ষম হবেন না। মনে রাখবেন, গুগল ডক্সের ব্যবসায়িক সংস্করণটিকে জি স্যুট বলা হয়; এই টিপস দুটি সংস্করণের জন্য কাজ করা উচিত।

এখানে কিভাবে এটা কাজ করে.

গুগল ডকের পুরানো সংস্করণগুলি কীভাবে দেখুন

আপনি যে কোনও গুগল ডকের জন্য তিনটি উপায়ে সংশোধন ইতিহাসের একটি তালিকা দেখতে পাচ্ছেন।

1. মেনু থেকে, ফাইল> সংস্করণ ইতিহাস> সংস্করণ ইতিহাস দেখুন নির্বাচন করুন।

২. ম্যাকোজে উইন্ডোজ শর্টকাট Ctrl + Alt + Shift + H বা কমান্ড + বিকল্প + শিফট + এইচ ব্যবহার করুন।

৩. সহায়তা মেনুর ঠিক ডানদিকে নিম্নরেখাঙ্কিত শব্দের গোষ্ঠীতে ক্লিক করুন। এই শব্দগুলি ফাইলের অবস্থার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হয়। আপনি যখন কোনও দস্তাবেজে সক্রিয়ভাবে কাজ করছেন, তখন এটি লেখা হয়, "সংরক্ষণ করা হচ্ছে…" এবং এটিই কেবলমাত্র আপনি ক্লিক করতে পারবেন না। অন্যথায়, এটি বলে, "ড্রাইভে সমস্ত পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করা হয়েছে" বা "শেষ সম্পাদনাটি হয়েছিল" তারিখের পরে। এগুলির যে কোনও একটিতে ক্লিক করুন এবং আপনার সংস্করণ ইতিহাস প্রদর্শিত হবে।

আপনার নথির ইতিহাসের একটি তালিকা ডানদিকে একটি নতুন কলামে উপস্থিত হবে। পৃথক সংস্করণগুলি প্রতিটি তারিখের জন্য শিরোনামের অধীনে পতিত হয়। পরিবর্তনের আরও গ্রানুলারিটি দেখতে তাদের যে কোনও একটিকে প্রসারিত করুন।

বর্তমান সংস্করণে ফিরে আসতে উইন্ডোর উপরের বাম দিকে ফিরে তীরটি ক্লিক করুন।

সচেতন হোন যে আপনার একটি নিখুঁত ইতিহাস নাও থাকতে পারে, তবে গুগল যেমন তার ডকুমেন্টেশনে বলেছে যে "আপনার ফাইলের জন্য সংশোধনগুলি মাঝে মাঝে স্টোরেজ স্পেস বাঁচাতে একীভূত করা যেতে পারে"।

গুগল ডকের একটি সংস্করণ কীভাবে পুনরুদ্ধার করবেন

একবার আপনার Google ডক্সের সংস্করণ ইতিহাসে অ্যাক্সেস হয়ে গেলে আপনি কোনও পূর্ববর্তী সংস্করণ পুনরুদ্ধার করতে পারেন। ডানদিকে প্রদর্শিত সংস্করণগুলির তালিকা থেকে আপনি যে ফাইলটি খুলতে চান তাতে কেবল ক্লিক করুন।

উইন্ডোর উপরের অংশে একটি বৃহত নীল বোতাম প্রদর্শিত হবে যা "এই সংস্করণটি পুনরুদ্ধার করুন" বলে। আপনি যদি নির্বাচিত সংস্করণটি পুনরুদ্ধার করেন, আপনি এখনও অন্য সমস্ত সংস্করণ রাখেন, এমনকি বর্তমানে নির্বাচিত সংস্করণের পরে তৈরি করা হয়েছে।

গুগল ডক্সের পূর্ববর্তী সংস্করণের একটি অনুলিপি কীভাবে তৈরি করবেন

কোনও ফাইলের পুরানো সংস্করণ পুনরুদ্ধার করার পাশাপাশি, আপনি এর একটি অনুলিপি তৈরি করতে পারেন। অনুলিপি তৈরি করা আপনাকে একই ফাইলটির বিভিন্ন সংস্করণ দ্রুত ছড়িয়ে দিতে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, চাকরীর জন্য আবেদন করার সময় এটি একটি দুর্দান্ত কৌশল এবং আপনি প্রতিটি জীবনবৃত্তান্ত এবং কভার লেটারটি অনন্য করতে চান তবে আপনি প্রতিবার স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করতে চান না।

অনুলিপি তৈরি করতে, আপনার ফাইলের ইতিহাসটি খুলুন, আপনার একটি পছন্দ করুন চয়ন করুন, তিনটি স্তুপীকৃত বিন্দুর আইকনটি ক্লিক করুন এবং একটি অনুলিপি তৈরি করুন নির্বাচন করুন।

গুগল ডক্সে সম্পাদনা এবং সংস্করণ নিয়ন্ত্রণের জন্য টিপস

1) আপনার সংস্করণ নাম দিন

এখন আপনি কীভাবে গুগল ডক্সে আপনার পুনর্বিবেচনার ইতিহাস সন্ধান করতে জানেন আপনি বিভিন্ন সংস্করণ নামকরণ করে এর থেকে আরও কিছু পেতে পারেন। তাদের নামকরণ করে, আপনি সহজেই যে সংস্করণগুলি পরে পুনরুদ্ধার করতে চান বা অন্য উদ্দেশ্যে স্পিন আউট করতে চান তা সহজেই সনাক্ত করতে পারেন। যদি আপনি তাদের নাম পরিবর্তন না করেন তবে ডিফল্ট নামটি হবে সময় এবং তারিখের স্ট্যাম্প। আপনি এই পদ্ধতির একটি ব্যবহার করে তাদের নাম পরিবর্তন করতে পারেন:

• আপনার সংস্করণ ইতিহাস খুলুন, তিনটি বিন্দু সহ আইকনটি ক্লিক করুন, এবং এই সংস্করণটির নাম নির্বাচন করুন।
• মেনু থেকে, ফাইল> সংস্করণ ইতিহাস> বর্তমান সংস্করণটির নাম নির্বাচন করুন।

2) গুগল ডক্সে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করুন

মেনু বারের উপরের ডানদিকে একটি মেনু বোতাম রয়েছে যা ডিফল্টরূপে সম্পাদনা করে বলে। এটিতে ক্লিক করুন, এবং দুটি নতুন বিকল্প উপস্থিত হবে: প্রস্তাবনা এবং দেখা।

আপনি যখন প্রস্তাবনাতে টগল করেন, এটি মূলত নথিতে ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি সক্ষম করে। আপনি এবং আপনার সহযোগীরা যখন এটি ব্যবহার করেন তখন গুগল ডক্স আপনার সমস্ত নতুন উপাদান এবং পরামর্শ হিসাবে পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করে। এগুলিকে সহজেই দৃশ্যমান করতে তারা আলাদা রঙে উপস্থিত হয়। আপনি এগুলি গ্রহণ করতে পারেন বা একে একে তাদের প্রত্যাখ্যান করতে পারেন বা ম্যাসেজ করতে পারেন।

3) প্রশ্ন এবং আলোচনার জন্য মন্তব্য সরঞ্জাম ব্যবহার করুন

লেখকরা এবং সম্পাদকরা প্রায়শই কঠোরভাবে শিখেন যে উত্পাদিত উপাদানের সাথে মন্তব্যগুলিকে ইনলাইন করা মানে দুর্ঘটনাক্রমে চূড়ান্ত অনুলিপি দিয়ে প্রকাশ করা যেতে পারে। গুগল ডক্সে একটি মন্তব্য করার সরঞ্জাম রয়েছে যা লেখক এবং সম্পাদকদের পৃষ্ঠায় অপ্রয়োজনীয় কথা না রেখে সামগ্রীটি আলোচনার অনুমতি দেয়। আপনি কৃতজ্ঞ আপনি এটি ব্যবহার করেছেন।

৪) @ মেসেজিং ব্যবহার করুন

@ মেসেজিং using ব্যবহার করে কারও কারও দৃষ্টি আকর্ষণ করতে বা মন্তব্য করতে মন্তব্য করুন বা সম্ভবত আমার + বার্তা বলা উচিত, যেমন গুগল অন্য একটি অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে যা অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করে। আসলে, আপনি যদি + এর পরিবর্তে @ টাইপ করেন তবে গুগল আপনার জন্য এটি পরিবর্তন করে।

কারও দৃষ্টি আকর্ষণ করতে, একটি মন্তব্য তৈরি করুন, তারপরে ব্যক্তির নাম বা ইমেল ঠিকানা অনুসরণ করে একটি প্লাস চিহ্ন (+) টাইপ করুন। গুগল আপনার পরিচিতি থেকে নিকটতম ম্যাচটি প্রস্তাব দেয়। যদি ব্যক্তিটি এখনও আপনার পরিচিতিতে না থেকে থাকে তবে কেবল তাদের ইমেল ঠিকানা লিখুন। আপনার প্রবেশ করুন এবং প্রবেশের আগে ঠিক সময় পান। আপনি যা টাইপ করেন না কেন ডকুমেন্টের লিঙ্কের সাথে সাথেই ইমেলের মাধ্যমে সেই ব্যক্তির কাছে যান। আপনি যদি মন্তব্যে পরিবর্তন করেন, ব্যক্তি সে সম্পর্কেও সতর্কতা পায়। সুতরাং তাদের স্প্যাম ছাড়ুন এবং এন্টার টিপানোর আগে আপনার মন্তব্যের মাধ্যমে চিন্তা করুন।

5) গুগল ডক্স / ড্রাইভে অফলাইন লিখুন এবং সম্পাদনা করুন

আপনি কি জানতেন যে আপনার কম্পিউটার বা মোবাইল ডিভাইস ইন্টারনেটে সংযুক্ত না থাকলেও আপনি গুগল ডক্স ব্যবহার করতে পারেন? আপনি পারেন। আমার সহকর্মী এরিক রেভেনসক্রাফ্ট কীভাবে গুগল ড্রাইভ অফলাইনে সেট আপ করবেন সে সম্পর্কে একটি সম্পূর্ণ নিবন্ধ লিখেছিলেন, ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী সহ সম্পূর্ণ complete

6) ইমেল সতর্কতা অক্ষম করুন

আপনি যদি অনেকগুলি লিখতে এবং সম্পাদনা করতে জি স্যুট ব্যবহার করেন তবে কোনও নথিতে প্রতিটি পরিবর্তনের জন্য ইমেল পাওয়া একটি উপদ্রব হতে পারে। এই বিজ্ঞপ্তিগুলি কীভাবে অক্ষম করবেন তা এখানে। গুগল ড্রাইভে যান। উপরের ডানদিকে গিয়ার আইকনটি ক্লিক করুন এবং আপনার সেটিংসটি খুলুন। বাম দিকে, বিজ্ঞপ্তিগুলি নির্বাচন করুন এবং তারপরে ইমেলের জন্য বাক্সটি আনচেক করুন।

সংক্ষিপ্ত নির্দেশাবলী হ'ল: গুগল ড্রাইভ> সেটিংস> বিজ্ঞপ্তি> ইমেল

আরও জি স্যুট টিপস

আপনি যদি প্রতিদিন গুগল ডক্স ব্যবহার করেন, জি স্যুট সম্পর্কে আমাদের কিছু দরকারী টিপস শিখলে আপনাকে সময় সাশ্রয় করতে এবং প্রোগ্রামটির সাথে আরও দক্ষ হতে সহায়তা করবে। আপনি যখন জানেন যে আপনার সফ্টওয়্যারটি কী করতে পারে, এটি আপনার কাজের সাথে কী করতে পারে তার জন্য নতুন ধারণাও খুলতে পারে।