সংগঠিত হন: গুগল ডক্সে ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন

২০১৪ সাল থেকে গুগল ডক্স অন্যের সাথে তাদের কাজ সম্পাদনা বা সহযোগিতা করার সময় লোকেরা পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করার অনুমতি দিয়েছে। পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করার ক্ষমতা আপনাকে দুটি উপায়ে আরও সম্পাদনার শক্তি দেয়। প্রথমত, আপনি বা অন্য কেউ সেগুলি পর্যালোচনা করতে চান সে ক্ষেত্রে আপনি নিজের পরিবর্তন সম্পাদন না করেই নিজের কাজ সম্পাদনা করতে পারবেন। দ্বিতীয়ত, আপনি একটি দস্তাবেজ তৈরি করতে পারেন এবং এটি অন্যদের সাথে ভাগ করতে পারেন এবং তারা ফাইলটিতে পরিবর্তনের পরামর্শ দিতে পারেন, যা আপনি বা অন্য কেউ দেখতে ও গ্রহণ করতে পারেন, প্রত্যাখ্যান করতে পারেন বা আরও পরিবর্তন করতে পারেন। এটি সহযোগিতার প্রক্রিয়াটিকে আরও স্বচ্ছ এবং পরিচালনা করতে সহজ করে তোলে।

যদিও অনেকে এই কার্যকারিতাটিকে ট্র্যাক পরিবর্তন হিসাবে উল্লেখ করেন Microsoft এটি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে বলা হয় এবং এটি দীর্ঘকাল ধরে চলেছে - গুগল এটিকে প্রস্তাব বলে calls এটি মাইক্রোসফ্ট অফিসে বৈশিষ্ট্যের সাথে একইভাবে কাজ করে। আসলে, আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে বা এর বিপরীতে কোনও গুগল ডক আমদানি করেন তবে সমস্ত ট্র্যাক করা পরিবর্তন বা পরামর্শ সংরক্ষণ এবং দৃশ্যমান are

গুগল ডক্সে কীভাবে পরামর্শ দেওয়া যায় তা এখানে।

কীভাবে পরামর্শ মোড সক্ষম করবেন

আপনি যদি একক লিখছেন এবং সম্পাদনা করছেন, বা আপনি অন্য কারও কাজের পরিবর্তনের পরামর্শ দিচ্ছেন, পরামর্শ মোড সক্ষম করে শুরু করুন। ডেস্কটপে, পেন আইকন এবং সম্পাদনা শব্দের জন্য স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে দেখুন। এটিতে ক্লিক করুন এবং পরামর্শ দিন choose মোবাইল ডিভাইসে, সেটিংস মেনুতে দেখুন, যেখানে এটি প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলি বলা হয়। এটি টগল করুন।

একবার আপনি প্রস্তাবনা সক্ষম করেছেন, আপনার নতুন সম্পাদনাগুলি প্রতিশ্রুত পাঠ্যের পরিবর্তে সম্পাদনা হিসাবে পৃষ্ঠাতে প্রদর্শিত হবে। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিটি মুছে ফেলা স্ট্রাইকথ্রু সহ পাঠ্য হিসাবে উপস্থিত হয়। আপনার টাইপ করা নতুন শব্দগুলি একটি নতুন রঙে উপস্থিত হবে (এক্ষেত্রে সবুজ)।

আপনার প্রস্তাবিত প্রতিটি পরিবর্তনের জন্য, গুগল ডক্স ডান মার্জিনে একটি সামান্য সারসংক্ষেপ বাক্স তৈরি করে যা দেখায় যে পরিবর্তনটি কে প্রস্তাব করেছে এবং এটি কী। এই সংক্ষিপ্ত বাক্সগুলি আপনাকে এবং অন্যান্য সম্পাদকদের পরিবর্তনগুলি গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করার ক্ষমতা দেয় যা আমি পরে আরও বিস্তারিতভাবে কভার করি।

কীভাবে আপনার দস্তাবেজ ভাগ করুন

আপনি যদি অন্য ব্যক্তির কাছ থেকে প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলি পেতে চান তবে আপনাকে অবশ্যই প্রথমে আপনার দস্তাবেজটি ভাগ করে নিতে হবে এবং সম্পাদনা সক্ষম করতে হবে। ডেস্কটপে উপরের ডানদিকে কোণে, নীল ভাগ করুন বোতামটি ক্লিক করুন। মোবাইলে অপশনটি শেয়ার ও এক্সপোর্টের অধীনে সেটিংসে রয়েছে। আপনি দস্তাবেজটি কেবল নিজেরাই বেছে নেওয়া লোকেদের সাথে বা এমন লিঙ্ক তৈরি করে ভাগ করতে পারেন যা সেই লিঙ্কটির সাথে দস্তাবেজটি কারও কাছে দৃশ্যমান করে।

এখানে সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ অংশটি: আপনাকে অবশ্যই আপনার সহযোগীদের সম্পাদনার অনুমতি দিতে হবে । প্রযোজ্য বিকল্প থেকে সম্পাদনা করতে পারেন নির্বাচন করুন।

আপনার সহযোগীরা যখন দস্তাবেজটি পান, তখন তাদের পরীক্ষা করা উচিত যে তারা সম্পাদনার পরিবর্তে পরামর্শ দিচ্ছেন যাতে প্রত্যেকে পরিবর্তনগুলি দেখতে পারে। দলগুলি এইভাবে ঘন ঘন কাজ করে, প্রত্যেকে স্ক্রিনে তাদের সম্পাদনাগুলি দেখতে অভ্যস্ত হয়ে যাবে এবং প্রস্তাবনা সক্ষম না করা থাকলে অবিলম্বে জানতে পারবেন know লোকেরা যদি পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে নতুন হয় তবে আপনার সেগুলি স্মরণ করিয়ে দেওয়ার প্রয়োজন হতে পারে।

মন্তব্যগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন

সম্পাদনা করার একটি সাধারণ নিয়ম (যা প্রত্যেকে প্রত্যেকেই বিরতি দেয়) হ'ল ডকুমেন্টটিতে এমন কিছু লিখবেন না যা আপনি প্রকাশ করতে চান না। উদাহরণস্বরূপ, স্থানধারক পাঠ্য হিসাবে কখনও কোনও রসিকতা রাখবেন না এবং কোনও মন্তব্য ইনলাইন কখনও লিখবেন না। প্রশ্ন এবং আলোচনার জন্য দীর্ঘতর চিন্তাভাবনা মন্তব্য হিসাবে অন্তর্ভুক্ত।

একটি মন্তব্য যুক্ত করতে, টুলবারে আইকনটি সন্ধান করুন যা স্পিচ বাক্সের মতো দেখতে মাঝখানে প্লাস চিহ্ন সহ। বিকল্পভাবে, আপনি কিছু পাঠ্য হাইলাইট করতে পারেন এবং একটি মন্তব্য বোতামটি ডান প্রান্তে উপস্থিত হবে। এটি ক্লিক করুন, এবং আপনি আপনার মন্তব্য যোগ করতে পারেন।

অন্যান্য ট্র্যাক করা সমস্ত পরিবর্তনের পাশাপাশি ডান মার্জিনে মন্তব্যগুলি উপস্থিত হয়। সহযোগীরা মন্তব্যে জবাব দিতে পারে, যা ডকুমেন্টে আপনি যে পরিবর্তনগুলি করতে পারেন সে সম্পর্কে আপনাকে আলোচনার সুযোগ দেয়।

মন্তব্যগুলি কীভাবে গ্রহণ করবেন, প্রত্যাখ্যান করবেন এবং সমাধান করুন

সমস্ত প্রস্তাবনাগুলি একবার হয়ে যাওয়ার পরে, যার যার কাজের চূড়ান্ত শব্দ রয়েছে সে দস্তাবেজটির মাধ্যমে পড়তে পারে এবং পরিবর্তনগুলি গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে পারে।

মন্তব্যের জন্য, আপনার কাছে প্রত্যেকে "সমাধান" করার বিকল্প রয়েছে। কোনও মন্তব্যে সমাধান করা কথোপকথনের ইতিহাসকে স্থায়ীভাবে এবং সকলের জন্য মুছে ফেলা হয়, সুতরাং নিশ্চিত হয়ে নিন যে এই বোতামটি আঘাত করার আগে বিষয়টি সত্যই সমাধান হয়েছে।

অন্যান্য লোকেরা কী দেখে?

আপনি কোনও পরিবর্তনকে প্রস্তাব দেওয়ার সাথে সাথে এবং কোনও দস্তাবেজে মন্তব্য করার মতো কিছু মনে রাখবেন যা অন্য লোকেরা একই ফাইলে অ্যাক্সেস পায় কিনা তা দেখতে পান। উদাহরণস্বরূপ, যদি না তারা অপ্ট না করে থাকে তবে আদি লেখক বা লেখকরা আপনার প্রতিটি পরামর্শ এবং আপনার কাছ থেকে রিয়েল-টাইমে যুক্ত মন্তব্য করার বিষয়ে একটি ইমেল বিজ্ঞপ্তি গ্রহণ করবে। এর অর্থ, যদি কেউ কোনও সম্পাদনার পরামর্শ দেয় এবং তারপরে তাদের মন পরিবর্তন করে তবে লেখক এখনও ইমেলটির মাধ্যমে মূল পরামর্শটি দেখতে পান। এটি একটি ঘৃণা।

আমি এই বিজ্ঞপ্তিগুলি অক্ষম করার জন্য সুপারিশ করছি, বিশেষ করে যদি আপনি সম্পাদনা প্রক্রিয়াটি অসুবিধাজনক মনে করেন। আপনার সম্পাদকদের মনকে অতিক্রম করে এমন প্রতিটি ছোট্ট চিন্তার জ্ঞান দিয়ে নিজেকে যন্ত্রণা দেওয়ার পরিবর্তে গুগল ড্রাইভে যান, গিয়ার আইকনটি ক্লিক করুন এবং সেটিংস চয়ন করুন। বিজ্ঞপ্তিগুলির অধীনে, নিশ্চিত হয়ে নিন যে দুটি বাক্সই চেক করা হয়েছে।

সংস্করণ ইতিহাস কীভাবে ব্যবহার করবেন

আর একটি সরঞ্জাম যা পরামর্শের কঠোর অংশ নয় তবে এটি সহযোগিতামূলক লেখার জন্য এবং সম্পাদনার পক্ষে সহায়ক এটি হ'ল সংস্করণ ইতিহাস।

ফাইল> সংস্করণ ইতিহাসের নীচে দেখুন। দুটি বিকল্প উপস্থিত রয়েছে: বর্তমান সংস্করণটির নাম দিন এবং সংস্করণ ইতিহাস দেখুন।

আপনি নিজের ফাইলের অনুলিপি সম্পাদনার আগে অন্য ব্যক্তির কাছে খোলার আগে সেটির অনুলিপি সংরক্ষণের জন্য নাম বর্তমান সংস্করণ ব্যবহার করতে পারেন। এইভাবে, যদি কোনও ভুল হয়ে যায়, যেমন কোনও সহযোগী প্রস্তাবনা চালু করতে ভুলে যায়, আপনি দ্রুত এবং সহজেই আপনার আগের খসড়াটিতে ফিরে যেতে পারেন।

অপশনটি দেখুন, সংস্করণ ইতিহাস দেখুন, আপনাকে আগের তারিখ এবং সময় দ্বারা লেবেলযুক্ত ফাইলের সংস্করণগুলি দেখায়। যদি এটির সাহায্য হয় তবে আপনি নামগুলি আরও বর্ণনামূলক কিছুতে পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি যখন নিজের ফাইলটির পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি দেখছেন, আপনি পরিবর্তনগুলি অন্য রঙে হাইলাইট করে দেখবেন। আপনি যখন পরিবর্তনগুলি গ্রহণ করেছেন বা প্রত্যাখ্যান করেছেন তখন ঘড়ির কাঁটা পিছনে ফেলার জন্য এটি একটি কার্যকর সরঞ্জাম now

কীভাবে ডকুমেন্টের তুলনা করবেন

সর্বশেষ সরঞ্জামটি উল্লেখযোগ্য যা ডকুমেন্টগুলি তুলনা করে বলা হয় one এটি সরঞ্জাম মেনুতে রয়েছে (সরঞ্জামগুলি> নথিগুলির তুলনা করুন)। এই সরঞ্জামের সাহায্যে আপনি দুটি দস্তাবেজের মধ্যে কী আলাদা তা দেখতে তুলনা করতে পারেন। আপনার দস্তাবেজে (ইচ্ছাকৃতভাবে বা অন্যথায়) যুক্ত হওয়া পরিবর্তনগুলি সন্ধানের পক্ষে এটি আপনার বা অন্য কারও দ্বারা কার্যকর। এই দৃশ্যটি ফাইলগুলিতেও মন্তব্যগুলি টানতে পারে।

আপনি যদি এমন কোনও গ্রুপের সাথে সহযোগিতা করেন যারা গোষ্ঠী সম্পাদনা করতে অভ্যস্ত না হন, আপনি সর্বদা আপনার কাজের একটি খসড়া সংরক্ষণ করতে পারেন এবং এটি সম্পাদিত সংস্করণের সাথে তুলনা করতে পারেন যাতে আপনার কোনও দুর্ঘটনাক্রমে কোনও পরিবর্তন পিছলে না যায় make

আরও গুগল ডক্স টিপস

আপনি প্রায়শই গুগল ডক্স ব্যবহার করেন কিনা তা জানার জন্য আরও কয়েকটি টিপস রয়েছে। প্রারম্ভিকদের জন্য, গুগল ডক্স অফলাইনে কীভাবে সংরক্ষণ করতে হবে তা আপনি নিশ্চিত জানেন। এইভাবে, ইন্টারনেট বিভ্রাট এবং অন্যান্য অপ্রত্যাশিত ইভেন্টগুলি আপনার কাজকে ব্যহত করবে না। আপনি ড্রাইভে সঞ্চিত গুগল ডকুমেন্টগুলি এনক্রিপ্ট করতে পারেন, অন্য এক সহজ টিপ। আমাদের সেরা গুগল ডক্স টিপসের তালিকাটিও অন্বেষণ করতে ভুলবেন না।