সঠিক প্রকল্প পরিচালনা সফ্টওয়্যার দিয়ে ইমেলটি কীভাবে হত্যা করা যায়

ইমেল চাপ বাড়ায়, অপ্রয়োজনীয় কাজ তৈরি করে এবং মানুষকে অভিভূত করে তোলে। এই অবস্থার অধীনে কেউ নিজের কাজের সেরা সংস্করণ হতে পারে না। গত কয়েক বছর ধরে, সংস্থাগুলি স্ল্যাক এবং অন্যান্য কর্মক্ষেত্রের যোগাযোগের সরঞ্জামগুলির মতো টিম মেসেজিং অ্যাপসের পক্ষে ইমেল থেকে সরে যেতে শুরু করেছে। সঠিক সরঞ্জাম বা সরঞ্জামের সেট অনুসন্ধান করা আপনার দলটি তাদের traditionalতিহ্যবাহী ইনবক্সগুলিকে ছেড়ে দিতে সক্ষম হবে কিনা তা প্রভাবিত করে। অনেক দলের জন্য, প্রকল্প পরিচালনার সফ্টওয়্যার সমাধানের অংশ হওয়া উচিত।

প্রকল্প পরিচালন সফ্টওয়্যার কী?

প্রকল্প পরিচালনা সফটওয়্যার, যাকে প্রকল্প পরিচালন অ্যাপসও বলা হয়, অনলাইনে সরঞ্জাম যা টিমগুলি কাজ ট্র্যাক করতে ব্যবহার করে। বিস্তৃত অর্থে, একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ মাইক্রোসফ্ট প্রজেক্টের মতো কাজ পরিচালনার জন্য জটিল সফটওয়্যার থেকে শুরু করে একটি বেসিক টু-ডু অ্যাপের মতো কিছু হতে পারে। বীফিয়েস্ট অ্যাপগুলিতে সম্পদ পরিচালনার জন্য অন্যান্য ব্যবসায়িক সরঞ্জামগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে, কার্যক্রমে ব্যয় করা সময় ট্র্যাক করা বা বিলিংও।

আমরা প্রায়শই সঠিক উদ্দেশ্যে সঠিক অ্যাপ্লিকেশনটি সুপারিশ করা সহজ করার জন্য প্রকল্প পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশনগুলি থেকে বিভিন্ন ধরণের সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি পৃথক করে। এটি বলেছে যে two দুটি বিভাগ এবং আরও কয়েকটি (যেমন কানবান বোর্ড অ্যাপস এবং ওয়ার্ক-ম্যানেজমেন্ট অ্যাপস) যথেষ্ট পরিমাণে ওভারল্যাপ করে। তাই আমি মাঝে মাঝে কেস করি যে আসান, ট্রেলো, এয়ারটেবল এবং বেসক্যাম্পের মতো অ্যাপ্লিকেশনগুলি কঠোরভাবে প্রকল্প পরিচালনার অ্যাপ্লিকেশন নয়, আমরা সেগুলি এখানে অন্তর্ভুক্ত করতে পারি।

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটিতে আপনি কী করেন?

প্রতিটি প্রকল্প পরিচালনার অ্যাপ্লিকেশনটি একটু আলাদা, তবে তাদের বেশিরভাগই আপনাকে আপনার দলের সহকর্মীদের সম্পর্কে তাদের জিজ্ঞাসা না করেই আপনার কাজের বিভিন্ন দিক দেখতে দেয়।

আপনি যখন লগ ইন করেন, আপনি আপনার দলকে অবশ্যই সমস্ত কার্য এবং ডেডলাইনগুলি দেখতে পাবেন। আপনি দেখুন যে কোন কাজটি কাকে অর্পণ করা হয়েছিল, তারা কখন এবং কখন এটি সম্পন্ন করেছে এবং তাদের সম্পর্কে এ সম্পর্কে কোনও মন্তব্য ছিল কিনা। যদি আপনার কোনও সহকর্মী অপ্রত্যাশিতভাবে বাইরে চলে যায় তবে আপনি প্রকল্প পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশনটিতে লগইন করতে পারেন এবং তাদের আজকের মতো জরুরী কিছু দেওয়া হয়েছিল কিনা তা যাচাই করতে পারেন যে অন্য দলের সদস্যকে বেছে নেওয়া উচিত। আপনি যদি এখন কারও কাজটি সম্পন্ন হয়েছে তা জানানোর জন্য ইমেল ব্যবহার করেন, কোনও কার্য সম্পর্কে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন, বা অনুমোদনের জন্য কোনও কিছু পাঠিয়ে দিলে আপনি সম্ভবত কোনও প্রকল্প পরিচালনার অ্যাপ্লিকেশন থেকে উপকৃত হবেন।

এর চেয়ে আরও অনেক কিছু আছে। আপনি এবং আপনার সহকর্মীরা যেমন একটি প্রকল্প পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করেন, অ্যাপটি হয়ে যাওয়া কাজ গণনা করে। সময়মতো কতটি কাজ শেষ হয়েছিল? প্রকল্পটি এখনও বড় ট্র্যাকের শেষ সময়সীমার মধ্যে দিয়ে শেষ হবে? শক্তিশালী প্রকল্প পরিচালনার অ্যাপ্লিকেশনগুলি এই ধরণের জিনিসটিতে নজর রাখতে আপনাকে সহায়তা করার জন্য সমস্ত ধরণের চার্ট এবং গ্রাফ নিয়ে আসে। এইভাবে, যদি প্রকল্পটি পিছলে যেতে শুরু করে, আপনি তা তাড়াতাড়ি সনাক্ত করতে পারেন এবং এটি প্রতিরোধের জন্য কাজ করতে পারেন। তবে আসুন বিযুক্ত হওয়া উচিত। আসুন কীভাবে প্রকল্প পরিচালনার অ্যাপ্লিকেশনগুলি লোককে যোগাযোগ করতে সহায়তা করে।

একটি প্রকল্প পরিচালক কি করেন?

একটি প্রকল্প কাজগুলির একটি সিরিজ। একটি প্রকল্প পরিচালক সেই ব্যক্তি যিনি জানেন যে এই সমস্ত কাজগুলি কী - বা খুব কমপক্ষে সেগুলি তদারকি করে। কখনও কখনও প্রকল্প পরিচালকের কাজগুলি শেষ করে দেয় বা লোকদের দাবি করার জন্য একটি পুলের মধ্যে ফেলে দেয়। প্রোজেক্ট ম্যানেজার এরপরে কাজগুলি এবং লোকেরা সেগুলি করা শেষ না হওয়া অবধি নজর রাখে।

প্রতিটি টিমেরই প্রতি প্রকল্পের পরিচালক নেই, তবে বেশিরভাগই দায়িত্বে থাকা কোনও ব্যক্তি রয়েছেন। এটি কোনও ব্যবসায়ের মালিক, পরিচালক বা একটি দলের নেতৃত্ব হতে পারে। যে কেউ আপনার পয়েন্ট ব্যক্তি বা দৈনন্দিন সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী, তিনিই আপনার প্রকল্প পরিচালক।

প্রকল্পগুলির জন্য ইমেল কেন খারাপ

ইমেলটি বৈদ্যুতিন মেল, যা আমি জানি যে সুস্পষ্ট শোনায় তবে এখানে আমার সাথে থাকুন। মেল একটি কাজ বরাদ্দের জন্য একটি ভয়ঙ্কর উপায় venue আপনার অ্যাসাইনমেন্টগুলি শামুক মেলের মাধ্যমে আপনার কাছে এসেছিল কিনা তা কল্পনা করুন। এটি প্রায় হাস্যকর। তবুও ইমেলগুলি নিয়মিত মেলের চেয়ে আলাদা নয়, তা দ্রুত ছাড়া।

কোন ইমেলটি সরবরাহ করা ভাল তা ভেবে দেখুন:

• একটি কাগজের ট্রেইলের সাথে অ্যাসিঙ্ক্রোনাস যোগাযোগ
• নথি সরবরাহ

এখন কোনও প্রকল্প পরিচালকের যখন তারা ধারাবাহিক কাজ পরিচালনা করে তখন তাদের কী প্রয়োজন তা চিন্তা করুন:

• কে উপলব্ধ
• প্রতিটি কর্মী বর্তমানে তাদের কতটুকু কাজ অর্পণ করেছে এবং কখন তা নির্ধারিত
• ইতিমধ্যে নির্ধারিত কাজের অগ্রগতি (উদাহরণস্বরূপ, "জন তার কাছে দুটি দায়িত্ব অর্পণ করেছে এবং উভয়ই 90% সম্পন্ন হয়েছে")
• সময়সীমার একটি ক্যালেন্ডার
• প্রকল্পের প্রয়োজনের উপর ভিত্তি করে কার্যগুলিকে অগ্রাধিকার এবং পুনঃনির্মাণের ক্ষমতা

মেল মাধ্যমে এই ধরণের কাজ করা হাস্যকর।

আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয়, বেশিরভাগ অফিস কর্মীরা যেভাবে ইমেল ব্যবহার করে তাতে বাধা সৃষ্টি হয়। নতুন ইমেল বার্তাগুলি যখন ডিংস বা পপ-আপ বিজ্ঞপ্তিগুলি নিয়ে আসে, তখন কর্মীরা সাধারণত আগত বার্তাটি জরুরি নয় তা নিশ্চিত করে পরীক্ষা করে দেখান। তারপরে তারা পরবর্তী বাধা না দেওয়া পর্যন্ত আমরা যা করছিলাম তা ফিরে পায়। লোকেরা সারা দিন এটি করে, তাদের ইমেলটি পরীক্ষা করে এবং স্ক্যান করে। বেশ কয়েকটি গবেষণায় দেখা গেছে যে ইমেল ব্যবহার করা একজন জ্ঞান কর্মীর দিনের প্রায় 30 শতাংশ সময় নেয় এবং সেই সময়টি বিচ্ছিন্ন খণ্ডে না গিয়ে দিনভর সমানভাবে ছড়িয়ে পড়ে। অন্য কথায়, ইমেল আমাদের ক্রমাগত বাধা দেয়।

বাধাগুলি সাধারণত একটি নেতিবাচক প্রভাব ফেলে, যদিও এটি আপনার ধারনা অনুসারে নাও হতে পারে। বাধাগুলি মানুষকে আরও বেশি চাপের বোধ করে এবং তাদের বাস্তবের চেয়ে আরও বড় কাজের চাপ রয়েছে। লোকেরা আরও হতাশা এবং সময়ের চাপ অনুভব করে।

লোকেরা যেভাবে ইমেলের সাথে যোগাযোগ করে তাও সময় নষ্ট করে নিয়ে যায়। দিনের আগে আমরা যে ইমেলটি স্ক্যান করেছিলাম সেই একই ইমেলটি আবার পড়তে হবে বলে আমরা সময় হারাতে থাকি কারণ এটি যা বলেছিল তা আমরা ভুলে গিয়েছি। আপনি কী কী বিতরণযোগ্যতার জন্য তারিখটি ভুলে যান, ইমেলের বাইরে এটি খনন করতে সময় লাগে। এবং আপনি যে ইমেলটি খনন করেছেন সেটি যদি পুরানো হয় এবং তারিখটি এক সপ্তাহ এগিয়ে চলে যায় তবে কী হবে?

এটুকুই বলা যায় যে ইমেলগুলি কার্য পরিচালনার জন্য তৈরি করা হয়নি। এটি সেই কাজের জন্য ভুল সরঞ্জাম।

একটি প্রকল্প পরিচালনা পরিষেবাদির সাথে যোগাযোগ করা

প্রকল্প পরিচালনার মধ্যে রয়েছে লোক ও সম্পদ জাগ্রত করা, সময়মতো নজর রাখা এবং পরিস্থিতি পরিবর্তনের সাথে সাথে পুনরায় বিতরণ করা বা পুনরায় বিতরণ করা কাজগুলি জড়িত। প্রকল্প পরিচালনার সফ্টওয়্যারটি এমন ধরণের সমস্যাগুলি এবং অন্যান্য প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার সময় ডিজাইন করা হয়েছিল যা সাধারণত কোন প্রকল্পের সময় ক্রপ হয়।

ইমেল বিপরীতে একটি প্রকল্প পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশন যোগাযোগ করার মত এটি কি? এটি নিজের চোখ দিয়ে কোনও কিছু দেখার এবং এর বিবরণ পড়ার মধ্যে পার্থক্যের মতো। প্রথম দৃশ্যে, আপনি কখন এবং কখন দেখতে চান তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। দ্বিতীয়টিতে, আপনি অন্যান্য ব্যক্তিকে কী সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করেন - বা আরও খারাপ, আপনি কী শুনতে চান বলে মনে করেন সেগুলি বার্তা টাইপ করার জন্য আপনি অন্য লোকের উপর নির্ভর করেন।

বিভিন্ন প্রকল্প পরিচালনার অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে যোগাযোগের জন্য আলাদা আলাদা সরঞ্জাম রয়েছে। এগুলির প্রায় সমস্তই উদাহরণস্বরূপ @ উল্লেখগুলিকে সমর্থন করে। স্ল্যাক এবং অন্যান্য টিম মেসেজিং অ্যাপ্লিকেশনগুলি এত জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে দেখে আপনি প্রায়শই এগুলিকে আপনার প্রকল্প পরিচালনার অ্যাপ্লিকেশনটিতে সংযুক্ত করতে পারেন, যার ফলে আপনার কথোপকথনগুলিকে এক জায়গায় প্রবাহিত করে। আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি টিম চ্যাট অ্যাপ না থাকে তবে আপনি এটি এড়িয়ে যেতে পারেন এবং পরিবর্তে কোনও অ্যাপ্লিকেশন ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ্লিকেশনটি সন্ধান করতে পারেন যাতে অ্যাপ্লিকেশন চ্যাট বাক্সটি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। জোহো প্রজেক্টস এবং প্রুফহাব দু'জনেই এটি অফার করে।

আসুন আমরা বলি যে প্রকল্পে প্রকল্পে প্রচুর ভিজ্যুয়াল উপাদান রয়েছে এবং এতে কাজ করা টিমটি তাদের নিয়ে আলোচনা করা দরকার। আপনার প্রকল্প পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশনটিতে আপনার কাছে চিত্র চিহ্নিতকরণ সরঞ্জাম থাকলে আপনার জীবন অনেক সহজ হবে। এইভাবে, আপনি কোনও ইলেক্ট্রনিকভাবে স্ক্রিবল করতে পারেন এবং মন্তব্যগুলি সংযুক্ত করতে পারেন, আপনার দলের প্রত্যেকের পক্ষে প্রতিক্রিয়া জানানো এবং বুঝতে উভয়ের পক্ষে সহজ করে তোলে। ভোলারো মার্কআপ সরঞ্জাম সহ একটি প্রকল্প পরিচালনা অ্যাপের একটি উদাহরণ।

উল্লিখিত হিসাবে, প্রকল্প পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশনগুলি আপনাকে জাগল এবং ট্র্যাক করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত বেসিক জিনিসগুলি হস্তান্তর করে, যেমন কার্য, সময়সীমা, অগ্রগতি এবং সহকারীদের। এই সমস্ত তথ্য যাদের প্রয়োজন তাদের কাছে দৃশ্যমান। এই অর্থে, এই ধরণের বিষয়ে যোগাযোগ করার খুব কম দরকার। আপনি যখন কোনও সিস্টেমে লগ ইন করতে পারেন এবং এটি 75% সম্পন্ন হয়েছে তা চিহ্নিত করার জন্য তারা কোনও কাজটি সম্পন্ন হয়েছে কিনা তা জানতে আপনাকে কখনই কাউকে এবং সিসির আধ আধ ডজন লোককে ইমেল করতে হবে না। টাস্ক-ম্যানেজমেন্টের জন্য ইমেল ব্যবহার করার সময় আপনাকে প্রচুর পরিমাণে স্টাফগুলি পড়তে হয় যখন আপনি প্রকল্প পরিচালনার সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন তখন হঠাৎ স্ফটিক পরিষ্কার হয়ে যায়।

কম সময় ইমেল করা মানে বেশি সময় কাজ করা

ইমেলটি বন্ধ করে এবং যোগাযোগের জন্য একটি প্রকল্প পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশনটিতে একটি দল পাওয়ার সুবিধাগুলি প্রচুর হতে পারে। কেবলমাত্র ইমেলের হ্রাস সকলকে খুশি করতে নিশ্চিত, তবে কে কী করছে, তারা কী করছে, এবং প্রতিটি কাজের স্থিতিশীলতার সাথে আরও বেশি দৃশ্যমানতা যুক্ত হওয়ার অতিরিক্ত মূল্যমানের সাথে তুলনামূলকভাবে এটি বিস্তৃত। আপনার কাজ করার সাথে সাথে সঠিক তথ্য রাখা এটি আরও সহজ করে তোলে যাতে সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীরা ভাল সিদ্ধান্ত নিতে পারে।

প্রকল্প পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশনটির সাথে কাজ করার বিষয়ে আরও সুনির্দিষ্ট টিপসের জন্য, টিম ওয়ার্ক প্রকল্পগুলিতে প্রকল্প পরিচালনা সহজ করার 7 টি উপায় এবং আপনার ব্যবসাকে সংগঠিত করার জন্য 5 জোহো প্রকল্প বৈশিষ্ট্যগুলি দেখুন।