ব্যবসায়ের আনুগত্যের নিয়মগুলি কীভাবে শীর্ষে থাকতে পারে

স্থানীয় এবং রাজ্য সরকারের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করা ব্যবসায়গুলি যেমন আর্থিক এবং স্বাস্থ্যসেবা হিসাবে অত্যন্ত নিয়ন্ত্রিত শিল্পগুলিতে ব্যবসায়ের নিয়মিত পরিবর্তন আনার মুখোমুখি হয়। একটি প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন স্তরে নতুন নীতি ও নিয়মগুলি একত্রিত করা দরকার এবং "নীতিশাস্ত্র এবং সম্মতি পেশাদার" এর ভূমিকা প্রায়শই মানবসম্পদ (এইচআর) পরিচালক এবং তথ্য প্রযুক্তি (আইটি) বিভাগগুলিতে পড়ে। এই পেশাদাররা প্রায়শই অবকাঠামো পরিচালনা এবং নেটওয়ার্ক সুরক্ষার মতো জিনিসের জন্য দায়ী, যার মধ্যে প্রত্যন্ত কর্মচারীদের দ্বারা অ্যাক্সেস পাওয়া গেলে সংবেদনশীল কর্পোরেট ডেটা সুরক্ষিত করার জন্য ভার্চুয়াল প্রাইভেট নেটওয়ার্কগুলি (ভিপিএন) অন্তর্ভুক্ত থাকে। এইচআর এবং আইটি পেশাদারদের ডেটা, গোপনীয়তা এবং অন্যান্য বিধিবিধানের সাথে ব্যবসা নির্দিষ্ট থাকে বলে নির্দিষ্ট করার সময় এই সিস্টেমগুলি বজায় রাখা দরকার।

কিন্তু ব্যবসায়গুলি কীভাবে মেনে চলতে পারে? ন্যাভেক্স গ্লোবালের গবেষণা অনুসারে উত্তরটি হতে পারে আরও ভাল স্বয়ংক্রিয় পলিসি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করে। সংস্থার 2016 এথিক্স অ্যান্ড কমপ্লায়েন্স তৃতীয় পক্ষের নীতি পরিচালনার বেঞ্চমার্ক রিপোর্টে বিস্তৃত শিল্প জুড়ে বিশ্বব্যাপী 1, 075 জন উত্তরদাতাকে (মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে 75 শতাংশ) জরিপ করা হয়েছে। এই শিল্পগুলির মধ্যে স্বাস্থ্যসেবা, উত্পাদন, এবং অলাভজনক, বীমা, শক্তি এবং ইউটিলিটিস, সরকার ও প্রশাসন, এবং প্রযুক্তি ব্যবসায়গুলিতে ব্যাংকিং এবং অর্থ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এই প্রতিবেদনে নীতি পরিচালনার সাথে তাদের বর্তমান চ্যালেঞ্জগুলি সম্পর্কে নীতিশাসনের দায়বদ্ধতার দায়িত্বে থাকা প্রবীণ আধিকারিক এবং পরিচালকদের জরিপ করা হয়েছে এবং তাদের সংস্থায় কী কৌশল এবং সমাধান প্রক্রিয়াটি উন্নত করতে পারে। (একই নামে এখানে 2018 এর প্রতিবেদনটি দেখুন))

আমরা এনএএএক্সএক্স গ্লোবালের উপদেষ্টা পরিষেবাদের ভাইস প্রেসিডেন্ট রেন্ডি স্টিফেন্সের (এবং ২০১ report প্রতিবেদনের সহ-লেখক) গবেষণা থেকে কী কী গ্রহণযোগ্য সে সম্পর্কে এবং ব্যবসায়ীরা কীভাবে প্রযুক্তিগত ও সাংগঠনিক দিক থেকে উভয় ক্ষেত্রেই প্র্যাকটিভ কমপ্লায়েন্সকে মোকাবেলা করতে পারে সে সম্পর্কে কথা বলেছি।

স্টিফেনস বলেছিলেন, "আমরা যা পেয়েছি তা হ'ল সাধারনত, এবং এটি আশ্চর্যজনক কিছু ছিল না, মেনে চলার ক্ষেত্রে অনেক লোক তাদের নীতি পরিচালনার কর্মসূচিতে অসন্তুষ্ট হয় Even এমনকি যারা খুশি তাদের মধ্যেও উন্নতির সবসময় অবকাশ থাকে, " স্টিফেনস বলেছিলেন। । "আমরা দেখেছি যে নীতি পরিচালনার জন্য বাজেট এবং দায়িত্ব উভয়ই বিজনেস ইউনিটের একটি বৃহত গ্রুপে ছড়িয়ে যেতে পারে, এবং সংস্থার মধ্যে ছড়িয়ে দেওয়া এই দায়িত্ব দক্ষতার অভাবকে অবদান রাখতে পারে।"

ব্রেকিং ডাউন দ্য রিপোর্ট

ন্যাভেক্স গ্লোবাল রিসার্চের নমুনাটি ছোট (25 শতাংশ), মিডসাইজ (31 শতাংশ) এবং উদ্যোগে (43 শতাংশ) ব্যবসায় সজ্জিত, রাজস্ব আয় $ 50 মিলিয়ন থেকে কম হয়ে 1 বিলিয়ন ডলারেরও বেশি হয়েছে, পাশাপাশি সরকারী ও অলাভজনক সংস্থাগুলি রয়েছে। সর্বাধিক সাধারণ ধরণের উত্তরদাতা ছিলেন নিবেদিত নীতিশাস্ত্র এবং সম্মতি পেশাজীবী, তবে গবেষণায় ব্যবসায় বিশ্লেষক এবং এইচআর, আইটি, অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা, আইনী, ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা এবং সুরক্ষার পেশাদাররাও তাদের সংস্থার মধ্যে সম্মতি ম্যানেজ করার ব্যবস্থা করে respond

নীচে প্রতিবেদন থেকে কয়েকটি মূল গ্রহণের উপায় দেওয়া হল। উত্তরদাতারা একাধিক উত্তর নির্বাচন করতে পারে:

• প্রায় অর্ধেক সংস্থার (৪ percent শতাংশ) বলেছেন যে তাদের শীর্ষ নীতি পরিচালনার চ্যালেঞ্জগুলি নীতিগুলি নতুন এবং পরিবর্তিত বিধিবিধানের সাথে আপ টু ডেট রাখছে।
• অন্যান্য শীর্ষ নীতি পরিচালনার চ্যালেঞ্জগুলির মধ্যে কর্মচারীদের নীতিসমূহ (40 শতাংশ), পলিসি রিডানডেন্সি এবং অসম্পূর্ণতা (32 শতাংশ), বিশেষত আইনী সম্মতি (31 শতাংশ) সম্পর্কিত দাবি, বর্তমান নীতি ও পদ্ধতিতে সহজ প্রবেশাধিকার (২৮ শতাংশ) এবং ডকুমেন্ট পরিচালনা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে (ডিএম) (23 শতাংশ)।
• অর্ধশতাধিক সংস্থার নীতি পরিচালনা এবং বাজেট প্রক্রিয়াটির কিছু মালিকানা সহ সাত বা ততোধিক বিভাগ রয়েছে এবং প্রায় ৫০ শতাংশ বলেছেন যে তাদের কাছে হয় নীতি ব্যবস্থাপনার জন্য তহবিল নেই বা এটি কোনও সংস্থা-ব্যাপী বাজেটের অংশ।
• উত্তরদাতাদের ৫ percent শতাংশ নীতি বোধগম্যতা নিশ্চিত করতে অনলাইন প্রশিক্ষণ ব্যবহার করেন এবং এরপরে 55 শতাংশ ব্যক্তি-ব্যক্তিগত প্রশিক্ষণ ব্যবহার করেন।
• প্রতিবেদনে দেখা গেছে যে নীতিগত মান, যোগাযোগ, কর্মপ্রবাহ এবং অ্যাক্সেসের দক্ষতা বৃদ্ধিতে বিশেষ কার্যকারিতা সহ স্বয়ংক্রিয় সফ্টওয়্যার সামগ্রিকভাবে নীতি পরিচালন ব্যবস্থাকে 16 শতাংশ উন্নত করেছে।

NAVEX গ্লোবাল সম্মতি এবং নীতি পরিচালনার সফ্টওয়্যার, পরিষেবা এবং পরামর্শ প্রদান করে। স্টিফেনস স্বীকার করেছেন যে সংস্থাটি স্বয়ংক্রিয় সফ্টওয়্যার ব্যবহারের ক্ষেত্রে একটি স্বার্থযুক্ত আগ্রহী কিন্তু জোর দিয়েছিল যে প্রতিবেদনটি বিক্রেতা-অজোনস্টিক।

স্টিফেনস বলেছিলেন, "শীর্ষস্থানীয় চ্যালেঞ্জগুলির মধ্যে একটি হ'ল আইন ও বিধিবিধান পরিবর্তন করা। "এটি সেই জায়গাগুলির মধ্যে একটি যেখানে লোকেরা সত্যই সংগ্রাম করেছিল auto স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াটি যেভাবে কার্যকর হয় তা হ'ল কার্যকর প্রোগ্রামের নীতিগুলি নিয়মিত পর্যালোচনা করা হয় ating আপডেটগুলি, অনুবাদ, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ, আপনার সর্বশেষতম ব্যক্তির অ্যাক্সেস নিশ্চিত করার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত কিছু নীতিমালা: শেষ পর্যন্ত, প্রতিবেদনে যা স্পষ্ট হয়েছে তা হ'ল একটি স্বয়ংক্রিয় নীতি পরিচালন প্রক্রিয়া, একটি সফ্টওয়্যার চালিত কৌশলযুক্ত লোকেরা তাদের প্রোগ্রামগুলি সবচেয়ে কার্যকর বলে অনুধাবন করেছিল And এবং এটি প্রতিটি একক মানদণ্ডে সত্য ছিল।"

আপনার ব্যবসায় গ্রহণ করতে পারে 5 নীতি পরিচালনার পদক্ষেপ

নীতি পরিচালনার সফ্টওয়্যার শিল্পের উপর নির্ভর করে অনেক আলাদা হতে পারে। অনলাইন স্বাস্থ্য বীমা-সম্মতি প্রশিক্ষণ সফ্টওয়্যার থেকে যেমন মাইক্রোসফ্ট শেয়ারপয়েন্ট অনলাইন হিসাবে ডিএম সফ্টওয়্যার যেমন বিদ্যমান সহযোগিতার জন্য বিশেষায়িত সমাধানগুলিতে জবাবদিহিযোগ্য, সমাধানগুলি সমস্ত আকার এবং আকারে আসে এবং তারা বিদ্যমান সিস্টেমে কত গভীরভাবে সংহত হয়েছে তার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হয়।

আপনার ব্যবসায়ের আনুগত্য এবং নীতি পরিচালনার জন্য যে সিস্টেমটি ব্যবহার করা হচ্ছে তা বিবেচনা না করেই, স্টিফেনস বলেছিলেন যে নীতি পরিচালনা এবং জবাবদিহিতা উন্নত করতে আপনি নিতে পারেন এমন বেশ কয়েকটি মূল সাংগঠনিক পদক্ষেপ রয়েছে, যখন প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকটি আপ-টু-ডেট রয়েছে ens নিম্নলিখিত তার পাঁচটি সুপারিশ:

1. উত্সর্গীকৃত নীতি মালিকরা

স্টিফেনস বলেছিলেন যে সম্মতি ব্যর্থতা প্রায়শই কারও কাছ থেকে পলিসি প্রতিষ্ঠিত হওয়ার কয়েক মাস বা বছর ধরে পরীক্ষা করা থেকে বিরত থাকতে পারে। কোনও কর্মচারী কোনও নীতি লঙ্ঘন করলে দায়বদ্ধতা বা শৃঙ্খলাবদ্ধ পদক্ষেপ নেওয়ার ক্ষেত্রে সংস্থাগুলি সমস্যার মধ্যে পড়তে পারে তবে কমপ্লায়েন্স অফিসার কী নীতি লঙ্ঘন হয়েছিল সে সম্পর্কে তার আঙুলও রাখতে পারেন না।

"নীতিগুলির মালিক হওয়া দরকার, " স্টিফেনস বলেছিলেন। "কখনও কখনও এমন একাধিক পক্ষ থাকতে পারে যাদের ইনপুট থাকে তবে কারও কাছে সেই নীতি মালিকানাধীন হওয়া এবং এটি আইন, আইন এবং কোম্পানির অনুশীলনগুলিতে পরিবর্তন প্রতিফলিত করে তা নিশ্চিত করা দরকার।

2. সহজ অ্যাক্সেস এবং উপলভ্যতা

স্টিফেনস বলেছিলেন, এইচআর এবং আইটি নীতি থেকে শুরু করে স্বাস্থ্য ও সুরক্ষা পলিসগুলিতে পলিসগুলি প্রায়শই পুরো সংস্থা জুড়ে ছড়িয়ে পড়ে। তাই ব্যবসায়ের নীতি পরিচালন সফটওয়্যার, কোনও সংস্থা ইন্ট্রনেট বা এইচআর পোর্টাল, বা একটি ডিএম প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে পলিসগুলি সহজেই উপলব্ধ কিনা তা নিশ্চিত করা দরকার।

"যখন কর্মচারীদের একটি প্রশ্ন আছে, তাদের নীতিটি দেখার দরকার হবে they তারা যদি এটি খুঁজে না পান তবে তাদের প্রশিক্ষণ দেওয়া যায় না, " স্টিফেনস বলেছিলেন। "এটি হ'ল স্বয়ংক্রিয় সমাধানগুলি হ্যান্ড-ডাউন বিজয়ী কারণ এই নীতিগুলি কেন্দ্রীয় স্থানে রাখা হয়েছে Share শেয়ারপয়েন্ট সাইটগুলি এবং ইন্ট্রানেট সাইটগুলি কাজ করতে পারে তবে আপনি প্রায়শই দেখতে পান কেন্দ্রীভূত নিয়ন্ত্রণের অভাব রয়েছে you আপনি যদি এটি করতে না পারেন তবে এই নীতিটি সহজেই উপলব্ধ এবং বেশিরভাগ ব্যবহারকারীর কাছে বোধগম্য, আপনার ভাল সম্মতি থাকবে না।"

3. আন্তঃ বিভাগীয় যোগাযোগ

একটি এন্টারপ্রাইজ বা বৃহত সংস্থার মধ্যে বিভাগসমূহ জুড়ে দায়িত্ব এবং নীতি পরিচালনার জন্য সমস্ত কিছু সিঙ্ক থাকে না তা নিশ্চিত করার জন্য মুক্ত যোগাযোগের প্রয়োজন। স্টিফেনস বলেছিলেন যে এটি কোনও একরকম নীতি কমিটি বা নিয়মিত পর্যালোচনার মধ্য দিয়েই হোক না কেন, ব্যবসায়ের পুরো সংস্থা জুড়ে সহযোগিতা করার জন্য অনুশাসন কর্মকর্তাদের প্রয়োজন এবং শৃঙ্খলাবদ্ধ পদক্ষেপের মতো সাধারণ বিষয়গুলিতে সম্মত হন।

স্টিফেনস বলেছিলেন, "আইনী বিভাগকে নিয়ামক দৃষ্টিকোণ থেকে নীতির দিকে নজর দেওয়া দরকার এবং তারপরে বিকাশকারী গ্রুপ বা এইচআর দল নীতিগুলি পর্যবেক্ষণ করে যাতে তারা সহজেই পড়া এবং বোধগম্য হয় তা নিশ্চিত করুন।" "দায়বদ্ধতা নিশ্চিত করতে এবং নীতিগুলি আপডেট হচ্ছে এবং সবার জন্য উপলব্ধ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য নিয়মিতভাবে এই লোকগুলিকে একত্র করুন।"

৪. অনলাইন প্রশিক্ষণ

স্টিফেনস বলেছিলেন যে জরিপটির অন্যতম প্রধান গ্রহণযোগ্যতা হ'ল নীতি পরিবর্তনের আপডেটগুলি সরবরাহ এবং সংগঠনব্যাপী সচেতনতা নিশ্চিত করার সবচেয়ে কার্যকর উপায় অনলাইন প্রশিক্ষণ। পিসি ম্যাগ বেশ কয়েকটি দুর্দান্ত অনলাইন লার্নিং প্ল্যাটফর্ম এবং লার্নিং ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (এলএমএস) পর্যালোচনা করেছে যা সম্পাদকদের চয়েস ডসোবো সহ কর্মীদের এই ধরণের প্রশিক্ষণ তথ্য সরবরাহ করতে পারে।

স্টিফেনস বলেছিলেন, "এটি নির্বিঘ্নে পলিসি বেঁধে দেওয়া এবং একসাথে প্রশিক্ষণের বিষয়ে।" "একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমের মাধ্যমে এটি করা, নীতি ইমেল বা নতুন বা আপডেট হওয়া নীতি সম্পর্কে প্রশিক্ষণ কে দেখেছে, কে এটি পড়েছে, কে স্বীকৃতি দিয়েছে এবং কে শংসাপত্রটি সম্পন্ন করেছে তা ট্র্যাক করা সহজ।"

5. অটোমেশন এবং ঘটনা ব্যবস্থাপনা

স্টিফেন ব্যাখ্যা করেছিলেন যে নীতিগুলি তৈরি, আপডেট, পর্যালোচনা এবং পোস্ট করার প্রক্রিয়াটি নিয়ন্ত্রণ করার স্বয়ংক্রিয় সফ্টওয়্যার হ'ল সহজ উপায়। সংস্করণ নিয়ন্ত্রণটিও গুরুত্বপূর্ণ, ব্যবসাগুলি কে কোন নীতি পর্যালোচনা করেছে বা আপডেট করেছে এবং তারা সবচেয়ে সাম্প্রতিক সংস্করণটির সাথে ডিল করছে কিনা তা ট্র্যাক করার অনুমতি দেয়। সেই দিকে, স্টিফেনস আরও সক্রিয়ভাবে সম্মতি মেনে চলার জন্য নীতি অ্যাক্সেস এবং ঘটনা পরিচালনার সাথে নীতি সম্পর্কিত আপডেটগুলি সীমাবদ্ধ করা জরুরি বলেছিলেন।

"বিশেষত যখন আপনি বহুজাতিক সংস্থাগুলির জন্য বিভিন্ন বিভাগ এবং একাধিক দেশ জুড়ে নীতিগুলি নিয়ে কাজ করছেন, তখন এই অ্যাক্সেস এবং দৃশ্যমানতা নিশ্চিত করে যে কোনও নীতি সত্যই প্রযোজ্য তা নিশ্চিত করে তোলে, আসুন যাক, যুক্তরাজ্যে আপনার কর্মীদের জন্য বলি, " স্টিফেনস ব্যাখ্যা করলেন। "এবং তারপরে কী পরিবর্তন হয়েছে এবং কারা পর্যালোচনা করেছেন তা দেখার সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ আপনার কাছে রয়েছে এবং ব্যবহারকারীরা তাদের ভ্রমণের নীতিতে কোনও পরিবর্তন করেছেন তা জানিয়ে আপনাকে দ্রুত আপডেটটি প্রেরণ করুন""

"তারপরে, আপনি ব্যবহারকারীদের সাথে যা ভাগ করেছেন তা পরিচালনা করছেন এবং আপনি তাদের প্রশিক্ষণ নিয়েছেন তা পর্যবেক্ষণ করার সময়, আপনি এটিকে ঘটনা পরিচালনার রিপোর্টিংয়ের সাথেও যুক্ত করতে পারেন, " তিনি যোগ করেছেন। "যদি কোনও ব্যবহারকারীর কোনও প্রশ্ন বা সমস্যা থাকে তবে আপনি যে বিষয়টিকে নীতিমালা করছেন তার সাথে সম্মতি রাখতে আরও বেশি দক্ষতার দক্ষতা যুক্ত করতে আপনি কোনও সমস্যা উত্থাপন করতে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটিকে একটি প্রতিবেদনে রূপান্তর করতে পারেন people নীতিমালা যদি তাদের ধারণা না থাকে তবে তাদের কী প্রত্যাশা রয়েছে"