সুসংহত করা: আপনার ডেস্কটপ খালি করতে ফোল্ডার ব্যবহার করুন

সংগঠিত হওয়া এবং থাকা ওজন হ্রাস করার মতো। স্বল্প-মেয়াদী সমাধানগুলি কাজ করে না। আপনি এবং আপনার কর্মচারী বা ব্যবসায়িক অংশীদারদের দীর্ঘমেয়াদে আটকে থাকতে পারে এমন লাইফস্টাইল পরিবর্তন করতে হবে।

এই সিরিজে, আমি কীভাবে আপনার ব্যবসা এবং আপনার নিজস্ব ডেটা সংগঠিত করব সে সম্পর্কে টিপস সরবরাহ করব। পূর্ববর্তী নিবন্ধটি আপনার ব্যবসায় কীভাবে তথ্য সম্পর্কে চিন্তাভাবনা করে তা বোঝার গুরুত্ব ব্যাখ্যা করেছে। এখন আমি আপনাকে দেখাব যে কীভাবে কম্পিউটার ফোল্ডারের নামকরণের কনভেনশন এবং কাঠামোগুলির সাহায্যে সেই ভিত্তিটি ব্যবহারে রাখা যায়। বেশিরভাগ ব্যবসায়গুলি এই সার্ভারগুলিতে বা কোনও প্রকল্প-পরিচালনা স্যুটের মধ্যে এই ফোল্ডার কাঠামো বাস্তবায়ন করবে তবে তারা আপনার ডেস্কটপে বা একটি ই-মেইল ক্লায়েন্টে ঠিক একইভাবে প্রযোজ্য।

ফোল্ডার আসলে কি?

ফোল্ডারগুলি আপনার ব্যবসায়ের কঙ্কাল। একটি বিল্ডিংয়ের কাঠামোর মতো, তারা সৃজনশীল নকশা থেকে সোজা ক্রিয়াকলাপ পর্যন্ত তাদের চারপাশে যে সমস্ত কিছু ঘটাতে সহায়তা করে।

আমি আমার কেরিয়ারের সময় সাতটি আলাদা অফিসে কাজ করেছি। যে দলগুলিতে পরিষ্কার এবং সাধারণ জ্ঞানের ফোল্ডার কাঠামো ছিল সেগুলিই সর্বদা অব্যাহত সাফল্য এবং বিকাশের জন্য সেরা অবস্থানে ছিল।

বিশেষত ক্ষুদ্র ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে সেই বিষয়টি লক্ষ্য করা উচিত: একটি সংগঠিত সংস্থা হ'ল যা বিকাশের জন্য অবস্থিত। আপনি ভাবতে পারেন যে এখন সংস্থায় মাত্র দু'জন লোক রয়েছেন, তাই আপনি অনেক তথ্য আপনার মাথায় রাখতে পারেন এবং এটি কোনও ফোল্ডারের কাঠামোতে মানচিত্র তৈরি করতে পারেন না। দুর্ভাগ্যক্রমে, যখন নতুন কর্মী নেওয়ার এবং আপনার ব্যবসায়ের বিকাশ করার সময় এসেছে তখন আপনি তাদেরকে আপনার সংশ্লেষিত সিস্টেমটি শেখানোর জন্য অনেক সময় নষ্ট করবেন। আপনি ভুল, সময় এবং অর্থ সংশোধন করার জন্য আরও বেশি সময় এবং অর্থ অপচয় করবেন যা আপনার বৃদ্ধির জন্য ব্যয় করা উচিত।

আপনার ফোল্ডার কাঠামোটি আপনার ব্যবসায়ের কাঠামোর প্রতিচ্ছবি। ফোল্ডারগুলি হায়ারারিকিকাল সিস্টেমে অন্য ফোল্ডারগুলির মধ্যে বাসা বাঁধে যা আপনার কাজের শ্রেণিবিন্যাসের সাথে মেলে।

আপনি এবং আপনার ব্যবসায়ের অন্যান্য ব্যক্তিরা কীভাবে তথ্য সম্পর্কে চিন্তাভাবনা করে (আপনি সেই অংশটি করেছিলেন, তাই না?) আলোচনার ক্ষেত্রে আপনি সম্ভবত কোনও ধরণের উদ্বোধন দেখতে পেয়েছিলেন। আমি সেই কাঠামোটি স্কেচ করার পরামর্শ দিচ্ছি। আপনি এটি কাগজে, বুলেট পয়েন্টগুলিতে, বা উইন্ডোজের জন্য এভারনোটের মতো নোট-নেওয়া অ্যাপ্লিকেশনটিতে (প্রতি বছর ৪৫ ডলার, ৪.৫ তারকার) বা মাইন্ড-ম্যাপিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে তা বিবেচনাধীন নয়। এটিকে লিখিতভাবে স্থাপন করা আপনাকে দেখতে অসম্পূর্ণতা বা ওভারল্যাপ রয়েছে কিনা তা দেখতে সহায়তা করবে।

একটি উদাহরণ কাঠামো

আপনার ডিজাইনের কাঠামোটি অনন্য হবে, তবে এটি উদাহরণ দেখতে প্রচুর পরিমাণে সহায়তা করে বলে আমি আমার ডেস্কটপে আমি যে প্রাথমিকটি ব্যবহার করি তা আপনাকে প্রদর্শন করব।

একজন লেখক হিসাবে আমি প্রাথমিকভাবে পণ্য পর্যালোচনাগুলিতে কাজ করি। আমি যখন পর্যালোচনা সম্পর্কে চিন্তা করি, আমি আমার মনের চোখে তিনটি বিভাগ দেখি: 1) পণ্যগুলি পর্যালোচনা করার জন্য ধারণা, 2) অগ্রগতিতে নিবন্ধ এবং 3) সমাপ্ত সমালোচনাগুলি। "সমাপ্ত" বিভাগের মধ্যে আমি তাদের প্রকাশনার তারিখ অনুসারে পর্যালোচনাগুলি স্মরণ করতে চাই, যা আমি মাস এবং বছরকে সহজ করে দেখি কারণ এক মাসের মধ্যে খুব বেশি কখনও হয় না যে আমি তাদের দৃষ্টি হারাব। "ধারণা" বিভাগের মধ্যে জিনিসগুলি এক ধরণের তরল। কিছু ধারণাগুলি একাধিক পণ্যকে ঘিরে থাকে, আবার অন্যগুলি একক জিনিসের সাথে সম্পর্কিত। তবে কেবল তারা তরল, এর অর্থ এই নয় যে আমি তাদের সুসংহত রাখার ব্যবস্থা রাখতে পারি না। "অগ্রগতি" বিভাগের মধ্যে, আমি যে পণ্যটির পর্যালোচনা করছি তার নামটি ভাবি। এখন, এটি কীভাবে ফোল্ডারে অনুবাদ করে?

এই সিস্টেমটি কাজ করে কারণ আমার পক্ষে ধারণা এবং জিনিসগুলির অগ্রগতিগুলির স্ন্যাপশটটি দেখা গুরুত্বপূর্ণ important ফোল্ডারগুলির নামে এগুলি ঠিক আছে, তাই আমি যখন আমার "রিভিউ" ফোল্ডারটি খুলি তখন তা আমি তত্ক্ষণাত্ তাদের সাথে দেখি। আমি যে পণ্যগুলির পর্যালোচনা শেষ করেছি তার সমস্ত নাম দেখার দরকার নেই, তাই আমি তাদের প্রকাশের তারিখ অনুসারে ফোল্ডারে টাক দিয়েছি। ফোল্ডারগুলির সমস্ত নাম সামঞ্জস্যপূর্ণ। যখন কোনও প্রকল্পের স্থিতি অগ্রগতি হতে শেষ হতে শেষ হয়, তখন আমি এটিকে এটিকে সংশ্লিষ্ট ফোল্ডারে টেনে এনে ফেলে দিই এবং এর নামকরণ কনভেনশনটি এটির সাথে থাকা অন্যান্য সমস্ত ফোল্ডারের মতোই। উদাহরণস্বরূপ, আমি কোনও রোমান অঙ্কের ফোল্ডার, যেমন ii, নাম পরিবর্তন না করে সি এবং ডি স্তর পর্যন্ত টেনে আনতে পারি এবং এটি ঠিক সিস্টেমে ফিট হবে।

কৌশল

নাম্বার। মাসের ফোল্ডারগুলি চার অঙ্ক সহ কীভাবে শুরু হবে তা লক্ষ্য করুন। প্রথম দুটি অঙ্ক বছরের জন্য, এবং দ্বিতীয়টি মাসের সাথে সম্পর্কিত। আমি মাসের নামগুলিও দেখতে পছন্দ করি, তাই আমি এগুলি একটি আন্ডারস্কোরের শেষে রেখেছি। আমি কয়েকটি কারণে চারটি বা ছয়-অঙ্কের সংখ্যা ব্যবহারের বড় প্রবক্তা। প্রথমত, আমি ব্যক্তিগতভাবে যখন জিনিসগুলি ঘটেছিল তা মনে করি, তাই আমি তারিখের মধ্যে যদি সেগুলি সন্ধান করতে পারি তবে জিনিসগুলি সন্ধান করা আমার পক্ষে সহজ। দ্বিতীয়ত, ফোল্ডারগুলি সর্বদা তারিখ অনুসারে উপস্থিত হয় যখন আমি তাদের নাম অনুসারে বাছাই করি কারণ বর্ণমালা অনুসারে 1101 1103 এর আগে 1103 আসার পূর্বে 1101 ইত্যাদি আসে etc.

আপনার সংরক্ষণাগার রাখতে হবে তখন তারিখগুলি ব্যবহার করা অত্যন্ত কার্যকর হয়ে ওঠে, যা আমি ইমেল পরিচালনার বিষয়ে একটি আসন্ন নিবন্ধে আলোচনা করব।

ট্যাগ. আমার উদাহরণে, আমি "IDEAS_" দিয়ে শুরু ফোল্ডারগুলির জন্য সমস্ত মূল অক্ষর ব্যবহার করি কারণ যখন আমি নাম অনুসারে বাছাই করি তখন "আইডিয়াগুলি" একসাথে থাকি। আমি এগুলি ট্যাগ হিসাবে মনে করি। অগ্রগতি পর্যালোচনাগুলির জন্য, আমি কোনও ট্যাগ নিয়ে বিরক্ত করি না। আমি কেবল পণ্যের নাম দিয়ে ফোল্ডারের নাম রাখি। যদি আমার এক সাথে প্রায় 20 টিরও বেশি পণ্য পর্যালোচনা অগ্রগতিতে থাকে তবে আমি সম্ভবত আমার ফোল্ডারটির নামকরণের কনভেনশনটি পরিবর্তন করে সমস্ত অগ্রগতিতে থাকা জিনিসগুলিকে একসাথে আটকে রাখতে একটি ট্যাগ যুক্ত করব। "IN-PROGPress_" সম্ভবত খুব দীর্ঘ হবে তবে "IN_" এর মতো সাধারণ কিছু কাজ করবে।

দেখা যাচ্ছে যে বিশেষত "IN_" কাজ করবে না, এবং এর কারণ এখানে: যখন আমি আমার পুরো ফোল্ডার কাঠামোটি স্কেচ করতাম তখন আমি অন্য কোথাও খুব নির্দিষ্ট কিছু বোঝাতে "ইন" শব্দটি ব্যবহার করি। প্রথমে পুরো জিনিসটি স্কেচ করা কতটা গুরুত্বপূর্ণ?

একটি স্বতন্ত্র। ট্যাগ এবং সংখ্যা ব্যবহার করার অন্যতম কারণ হ'ল এটি ফাইলের নামগুলি অনন্য রাখতে সহায়তা করে। আপনি কখনই দুটি ফাইল বা ফোল্ডার একই জিনিসটির নামকরণ করতে চান না কারণ আপনি যদি দুর্ঘটনাক্রমে এগুলিকে একই স্থানে টেনে এনে ফেলে দেন তবে একজন অন্যটিকে ওভাররাইট করতে পারে। এবং অবশ্যই এটি বিভ্রান্তিকর।

বিশেষ অক্ষর. ফোল্ডার নামকরণের কনভেনশনে অ্যান্ডস্কোরগুলি আমার সেরা বন্ধু। তারা পরিষ্কার এবং পাঠ্য সহজভাবে পড়তে পারে। কিছু লোক তাদের ফোল্ডারের নামগুলিতে স্পেস এবং হাইফেন ব্যবহার করে - এটি আপনার উপর নির্ভর করে। আপনি যা কিছু চয়ন করুন না কেন অক্ষরগুলি বর্ণানুক্রমিক নাম বাছাইয়ের ক্ষেত্রে কীভাবে প্রভাব ফেলবে তা সম্পর্কে সর্বদা সচেতন থাকুন। কখনও কখনও আমি ফোল্ডারের নামের শুরুতে একটি আন্ডারস্কোর ব্যবহার করি যখন আমি সর্বদা "_ডোন" এর মতো ফোল্ডারটি শীর্ষে প্রদর্শিত হয় want তারপরে আমি সহজেই টপ ড্রেজ করতে পারি এবং টপ ফোল্ডারে পূর্ণ হওয়া যেকোন জিনিসকে ফেলে দিতে পারি। বিকল্পভাবে, আমি এটি নীচে চাইলে আমি এটির নাম "z_DONE" রাখতে পারতাম।

রঙ। ম্যাক ওএস আপনাকে রাইট-ক্লিক করে দ্রুত রঙ-কোড ফোল্ডারগুলি দিতে দেয় astic আপনি এটি একটি পিসিতে করতে পারেন, তবে এটি চতুর। আমি অত্যন্ত সহযোগী নকশার প্রকল্পগুলিতে কাজ করার সময় আমি রঙিন কোডিংয়ের উপর নির্ভর করি - আমার সহকর্মী এবং আমি ভাগ করা সার্ভারে ফোল্ডারগুলিকে হলুদ হিসাবে লেবেল দিয়েছিলাম যখন বিষয়বস্তুগুলি নতুন ছিল এবং এখনও পোলিশ করা হয়নি, ফাইলগুলি তাদের প্রথম নকশার পর্যায়ে যাওয়ার পরে কমলা, এবং তাই বেগুনি মাধ্যমে, যা ইঙ্গিত দেয় যে কাজ হয়েছে।

আপনি যে সিস্টেমটি প্রয়োগ করেন না কেন, এটি আটকে থাকুন! ধারাবাহিকতা সুসংহত থাকার মূল চাবিকাঠি। মনে রাখবেন যে আকারে থাকার মতোই সংগঠিত হওয়ার জন্য দীর্ঘমেয়াদী জীবনযাত্রার পরিবর্তনগুলি দরকার, দ্রুত পরিবর্তনগুলি নয়। যতটা সম্ভব এবং যতটা বোঝা যায়, পুরো ব্যবসায় সমস্ত প্রকল্প, দল এবং বিভাগগুলিতে একই বুনিয়াদি নীতিগুলি ব্যবহার করার চেষ্টা করুন।

অ্যাভয়েস নিন

এই নিবন্ধ থেকে মনে রাখার পদক্ষেপগুলি হ'ল:

1. আপনার ফোল্ডারটির কাঠামো কার্যকর করার আগে এটি স্কেচ করুন।

২. কোনও ফোল্ডারে আপনি যখন দেখবেন তখন কোনও স্ন্যাপশট দৃশ্যে আপনার কী দেখার এবং জানতে হবে তা ভেবে ভৌগলিকভাবে তথ্য সংগঠিত করুন।

৩. আপনার ফোল্ডারের নামগুলিতে বুদ্ধিমান ক্রমে উপস্থিত হওয়ার জন্য অক্ষর, সংখ্যা এবং বিশেষ অক্ষর ব্যবহার করুন।

৪. আপনি নতুন ফোল্ডার তৈরি করার সময় নামকরণের সম্মেলনের সাথে সামঞ্জস্য থাকুন।