সংগঠিত হচ্ছে: ডেটা সম্পর্কে আলাদাভাবে চিন্তা করুন

সংগঠিত হওয়া এবং থাকা ওজন হ্রাস করার মতো। স্বল্প-মেয়াদী সমাধানগুলি কাজ করে না। আপনি এবং আপনার কর্মচারী বা ব্যবসায়িক অংশীদারদের দীর্ঘমেয়াদে আটকে থাকতে পারে এমন লাইফস্টাইল পরিবর্তন করতে হবে।

এই সিরিজে, আমি কীভাবে আপনার ব্যবসা এবং নিজের ব্যক্তিগত তথ্য উভয়কে সম্বোধন করে সংগঠিত করা যায় তার টিপস সরবরাহ করব:

1. আপনার ব্যবসায় তথ্য সম্পর্কে কীভাবে চিন্তা করে।

২. ফোল্ডারগুলির নামকরণ এবং তাদের সম্পর্কে কীভাবে ভাববেন।

৩. ফাইলগুলির জন্য নামকরণের সম্মেলন।

4. তথ্য ভাগ করে নেওয়া।

৫. কিভাবে ইমেল পরিচালনা করবেন।

সংগঠিত হওয়ার জন্য একটি ডায়েট

যখন ওজন হ্রাস করার কথা আসে তখন কিছু লোক দেখতে পান যে পাঁচ দিন ধরে পাঁচ বা ছয়টি ছোট খাবারের জন্য তাদের জন্য কাজ করা হয়, আবার অন্যদের জন্য তিনটি নিয়মিত খাবারের প্রয়োজন হয় এবং এর মধ্যে একেবারে কোনও জলখাবার হয় না। কিছু লোক একটি জিমের সদস্যপদ কিনে (আসলে যাবার অনুপ্রেরণাটি তাদের ব্যয় করা অর্থ থেকে আসতে পারে) অন্যরা লিফটের পরিবর্তে সিঁড়ির কাজ বা সাইকেল চালানোর মতো কাজ করার মতো তাদের প্রতিদিনের রুটিনে সামান্য কিছুটা অনুশীলন করা ভাল।

মুল বক্তব্যটি হ'ল, একই সমাধানগুলি সবার জন্য কাজ করে না। সংগঠিত হওয়ার সাথে এটি একই রকম।

তথ্য সম্পর্কে চিন্তাভাবনার উপায়

সংগঠিত হওয়া এবং থাকা আপনার ব্যবসায়ের জীবনযাত্রার প্রতিশ্রুতি হতে হবে। প্রতিদিন কর্মরত প্রতিটি কর্মচারী এবং স্টেকহোল্ডারকে প্রোগ্রামটিতে আটকে থাকতে সক্ষম হতে হবে। সংগঠিত হওয়ার জন্য আপনার সিস্টেমে এমন সমস্ত অনুশীলনগুলি সমন্বিত থাকতে হবে যা প্রত্যেকের রুটিনের সাথে খাপ খায়, এটি নিয়মিতভাবে ছোট পদক্ষেপ গ্রহণের অর্থ, যেমন আপনি যাওয়ার সময় অপ্রয়োজনীয় ফাইলগুলি মুছে ফেলা, বা একটি নিয়মিত সময়সূচীতে বৃহত্তর পদক্ষেপ গ্রহণ করা, যেমন পরিষ্কারের জন্য প্রতি শুক্রবার বিকেলে সংরক্ষণ করা ইনবক্সে আউট।

সুতরাং নিজেকে সংগঠিত করার জন্য নিজেকে এবং আপনার সহকর্মীদের একটি নতুন ডায়েটে রাখার আগে আপনার ব্যবসায় তথ্য সংস্থাকে কীভাবে দেখে তা ভেবে কিছুক্ষণ নিন। কিছু সম্ভাবনা হ'ল:

Date তারিখ বা মাসের দ্বারা যেমন কোনও কিছু যখন প্রথম ঘটেছিল বা শেষ হওয়ার সময় নির্ধারিত হয়

Project প্রকল্পের নাম অনুসারে

Responsible দায়বদ্ধ ব্যক্তির নাম দ্বারা

Fiscal আর্থিক কোয়ার্টারে

বাস্তবের সাথে মিলের অভ্যাসগুলি

আপনার টিম আসলে কীভাবে পরিচালনা করে তা যদি এটি প্রতিফলিত না করে তবে আপনার ব্যবসায়ের উপরে এই সাংগঠনিক সিস্টেমগুলির একটির চেষ্টা এবং ফিট না করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনার সহকর্মীদের জিজ্ঞাসা করুন, যদি তাদের কোনও নির্দিষ্ট নথি, সম্ভবত কোনও চালান বা চুক্তি খুঁজে পাওয়ার দরকার হয় তবে তারা প্রথমে কোথায় দেখবেন? আরও গুরুত্বপূর্ণ, তারা চেহারা হবে কিভাবে? তারা কি বিক্রেতার নাম, তারিখ, পণ্যের বিবরণ দিয়ে তাদের কম্পিউটার বা সংস্থার নেটওয়ার্ক অনুসন্ধান করে? তারা কি কোনও ফোল্ডার খোলে এবং ফাইলের নাম স্কিম করে, বা তারিখ অনুসারে বাছাই করে বা ফাইলের ধরণের অনুসারে বাছাই করে? তথ্য পেতে তাদের কতক্ষণ সময় নেয়? তারা কি এমন সময় নষ্ট করছে যা তারা এমনভাবে অনুসন্ধান করছে যা তাদের ফলাফলগুলিকে দ্রুত সংকীর্ণ করতে সহায়তা করে না?

এটি করার জন্য আপনার কোনও আনুষ্ঠানিক বৈঠকের দরকার নেই। শুধু বাদ দিয়ে জিজ্ঞাসা করুন। এটি আপনার দুই মিনিট সময় নেবে।

একাধিক উত্তর থাকতে পারে। কখনও কখনও, আপনি হয়ত সেই প্রকল্পের মাস এবং বছরটি স্মরণ করতে পারেন, যেখানে আপনার সহকর্মী প্রকল্পটির নাম স্থির করতে পারেন। এবং উভয় ক্ষেত্রেই তথ্য অচল নয়। সম্ভবত প্রকল্পটির বিকাশের সময় একটি কোড নাম ছিল এবং সম্ভবত এটি দেরিতে চালু হয়েছিল। ফোল্ডার নামকরণ কনভেনশন সম্পর্কে পরবর্তী নিবন্ধে, আমি ব্যাখ্যা করব যে কীভাবে এমন একটি সিস্টেম প্রয়োগ করা যায় যা এই ধরণের অসুবিধাগুলি পরিচালনা করতে পারে।

এটার ওপর ঘুমাও

এই অনুশীলনটি করার ফলে আপনার ব্যবসায়ের তথ্য কীভাবে গঠন করা উচিত সে সম্পর্কে আপনার বোঝার আকার তৈরি করতে সহায়তা করা উচিত - তবে এটিতে দু'একদিন ঘুমোতে হবে এবং তারপরে আপনার বিদ্যমান কাঠামোর কোনও সিদ্ধান্ত নেওয়া বা পরিবর্তন করার আগে এটি আবার চেষ্টা করুন। কখনও কখনও আমরা ভুলে যাই যে নির্দিষ্ট অভ্যাসগুলি কেন রয়েছে এবং হঠাৎ করে সেগুলি পরিবর্তন করা অজান্তে অন্য কিছু ব্যবসায়ের যুক্তি নষ্ট করতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, আমি এমন একটি অফিসে কাজ করতাম যেখানে ফ্রিল্যান্সার চুক্তি হয় যেখানে দুটি প্রকৃত হ্যাং ফাইল ফোল্ডারে সাজানো হয়, একটি চালানের জন্য এবং একটি ট্যাক্স ফর্মের জন্য। এগুলিকে এক করে দেয়ার জন্য আমার কাছে আরও বেশি কিছু বোঝার মনে হয়েছিল। দুটি ফাইল ক্যাবিনেট এবং দুটি ফোল্ডার কেন উভয়ই "ডো, জেন?" লেবেলযুক্ত রয়েছে? যখনই আমার চালানের অ্যাক্সেসের প্রয়োজন ছিল, আমার সাধারণত ফ্রিল্যান্সারের ট্যাক্সের তথ্য অনুসন্ধান করা প্রয়োজন। কেন কেবল সিস্টেমটি সরলীকরণ করবেন না? এই কারণটি এখন আমার কাছে সুস্পষ্ট তবে সেসময় ছিল না তা হ'ল সংস্থার অনেক লোকের চালানের অ্যাক্সেসের প্রয়োজন ছিল, তবে সামাজিক সুরক্ষা নম্বরগুলির মতো ব্যক্তিগত ডেটাতে খুব কম লোকের অ্যাক্সেস থাকা উচিত। আমার ব্যবস্থাপক এই যুক্তিটি বুঝতে পেরেছিলেন এবং আমি পুরো সিস্টেমটিকে পুনর্গঠিত করার আগে এটি আমার কাছে ব্যাখ্যা করতে সক্ষম হওয়াই ভাল।

অ্যাভয়েস নিন

এই নিবন্ধটি থেকে সরিয়ে নেওয়ার প্রথম পদক্ষেপগুলি হ'ল:

1. আপনার সহকর্মীদের এবং নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন: "আমি কীভাবে আমাদের তথ্য সম্পর্কে চিন্তা করি?"

২. কোনও সিদ্ধান্তে আসার আগে আপনার মাথায় উত্তর দু'এক দিনের জন্য ঘুরিয়ে দিন।

৩. কোন ধরণের একটি কাঠামো উত্থিত হওয়া উচিত। আপনি যখন এটি দেখতে পাচ্ছেন, ঠিক এখনই এটিতে প্রতিক্রিয়া প্রকাশ করবেন না।

মনে রাখবেন সংগঠিত হওয়া ফিট থাকার মতো। রাতারাতি কোনও কিছুই বদলাচ্ছে না, আপনার এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সঠিক জীবনযাত্রার পরিবর্তন করা আরও গুরুত্বপূর্ণ - এমন পরিবর্তনগুলি যা আটকে থাকবে।