সংগঠিত হচ্ছে: আরও ভাল ফাইল নামের জন্য দুর্দান্ত টিপস

আপনি এবং আপনার সহকর্মীরা আপনার ফাইলগুলির নাম কীভাবে রাখবেন তা আপনার ফোল্ডারগুলির নাম কীভাবে গুরুত্বপূর্ণ। আপনার ব্যবসায়ের সাফল্য, দীর্ঘমেয়াদী বৃদ্ধি এবং স্থিতিশীলতার জন্য শুরু থেকে অবস্থান থেকে বুদ্ধিমানভাবে, নিয়মতান্ত্রিকভাবে এবং যৌক্তিকভাবে এটি করা।

একটি নতুন সাংগঠনিক ধাক্কা বিবেচনা করে অনেক ব্যবসায়ের সম্ভবত পুরানো ফাইলগুলির একটি বিশাল ব্যাকলোগ থাকে যা তারা নাম পরিবর্তন করতে চান না (কমপক্ষে ঠিক এখনই নয়)। ঠিক আছে. আপনি কিছু সময় শুরু করতে হবে।

অনেক ক্ষেত্রে, কোনও নতুন প্রকল্প, দল, অর্থবছরের ত্রৈমাসিক বা বছর শুরু করার সময় কোনও নতুন সিস্টেম বাস্তবায়নের জন্য এটি বোধগম্য হয় - আপনার ব্যবসায়ের যে বড় বড় চিহ্ন রয়েছে। আপনি বিশৃঙ্খল আর্কাইভগুলির সাথে কীভাবে व्यवहार করবেন তার কারণ হিসাবে অংশে এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট থেকে শুরু করা অর্থবোধ করে। এক বছরে, আপনি অনায়াসে প্রয়োজনীয় যে সাম্প্রতিক সব কিছু সন্ধান করতে এবং পরিচালনা করতে সক্ষম হবেন তবে আপনি যে পুরানো জিনিসগুলি আপনার নতুন সিস্টেমটিকে সহজেই প্রাকৃতভাবে সন্ধান করতে পারবেন তা পাবেন না। আমি মাসগুলি ব্যয় না করে (বা কোনও ইন্টার্নের যুবক) সমস্তটির নতুন নামকরণ না করে youth সংরক্ষণাগারগুলি পরিচালনা করার জন্য কয়েকটি কৌশল দেব।

ফাইলের নাম

ফোল্ডারগুলির মতো, ফাইলের নাম অবশ্যই হওয়া উচিত:

• অনন্য

File ফাইলটি কী রয়েছে তার নির্দেশক

Business আপনার ব্যবসায় তথ্য সম্পর্কে কীভাবে চিন্তা করে তার সাথে সামঞ্জস্য

And আপনি এবং আপনার কর্মচারীরা কীভাবে তথ্য সন্ধান করেন তা অনুসারে স্ক্যানযোগ্য (মানুষের চোখ দিয়ে)

• প্রাকৃতিকভাবে বর্ণানুক্রমিক অর্ডার

• ধারাবাহিক!

একটি স্বতন্ত্র। এটি একেবারে গুরুত্বপূর্ণ যে ফাইলের নামগুলি অনন্য হতে পারে, বিশেষত যদি আপনি সহযোগী পরিবেশে কাজ করেন এবং বিশেষত যদি আপনি প্রায়শই কোনও সার্ভারে ফাইল অনুলিপি করেন। আপনি কীভাবে ফাইলের নামগুলি অনন্য রাখেন তার জন্য যদি আপনার সিস্টেম না থাকে তবে আপনি সেগুলি ওভাররাইট করা এবং আপনার সমস্ত ডেটা হারাতে ঝুঁকিপূর্ণ। সহযোগী পরিবেশে, ইচ্ছাকৃতভাবে ফাইলগুলি ওভাররাইট করা সাধারণ। যদি, আমার মতো, আপনি পপ-আপ সতর্কতার সাথে জড় হয়ে গেছেন ("আপনি কি নতুন ফাইলের সাথে বিদ্যমান ফাইলটি প্রতিস্থাপন করতে নিশ্চিত?"), ভুল ফাইলের ওভাররাইটিং থেকে আপনাকে কিছুই থামাতে যাচ্ছে না যদি তা থাকে একই নাম

উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক গ্রি-ইলেক্ট্রনিক্সের গ্রে গ্রেড-ইনভয়েস.পিডিএফ নামে গতকাল তারিখে আমার কাছে একটি নতুন চালান এসেছে। আমি এটিকে ইনভয়েস ফোল্ডারে সার্ভারে আটকে রাখতে পারি এবং আমি একটি সতর্কতা পেতে পারি যে এই নামে কোনও ফাইল ইতিমধ্যে বিদ্যমান। আমিও ধরে নিতে পারি যেহেতু গতকাল চালানটি এসেছিল, অন্য কেউ এটি রেখেছিল - তবে আমার সবেমাত্র অ্যাকাউন্টিং বিভাগ এই চালানটিতে স্বাক্ষর করেছে, সুতরাং আমার অবশ্যই সাম্প্রতিকতম হওয়া উচিত, তাই আমি পুরানোটিকে ওভাররাইট করে দেব। পুরো জিনিসটি তখন টুকরো টুকরো হয়ে যায় যখন সেদিন পরে কেউ আমাকে গ্রে এর পূর্ববর্তী চালানটি টানতে বলে, আপনি কি জানেন যে, দুই মাস আগে থেকে একটি… একই ফাইলটির নাম, যা এখন চলে গেছে।

পরিচায়ক। এটি ফাইলের নামগুলির মধ্যে কী রয়েছে তা নির্দেশ করে তা নির্বোধ বলে মনে হচ্ছে, তবে আমি এটি বেশিরভাগ সময় ভুল হতে দেখেছি। অনেক লোক ধরে নেয় যে যখন তারা কোনও ফোল্ডারে বাসা বেঁধে রাখে, ফোল্ডারটি বৃহত্তর বিভাগের নামের যত্ন নেয়। তারা এও ভ্রান্তভাবে ধরে নিয়েছে যে তাদের কাছে কোনও ফাইলের সর্বাধিক প্রাসঙ্গিক বিষয়বস্তু অন্য কারও কাছেও স্পষ্ট হবে যাঁর এই ফাইলটি অ্যাক্সেস করতে হবে। চালানের উদাহরণটি আবার নেওয়া যাক। বলুন যে অ্যাকাউন্টিং বিভাগটি তিনটি উপায়ে চালানগুলি আবিষ্কার করে: চালান নম্বর, ট্যাক্স আইডি এবং যে অর্থবছরের মাসে এটি প্রদান করা হয়েছিল। অ্যাকাউন্টিং এর চেয়ে কম যত্ন নিতে পারে না যে এটি "গ্রে এর চালান"।

আমি ব্যক্তিগতভাবে আমার সমস্ত ফাইলের জন্য দুটি প্রধান শনাক্তকারী ব্যবহার করি: সংখ্যার তারিখ এবং কোড। বাড়িতে, আমি মাসে কয়েকবার ব্লগ করি। আমি আমার ব্লগে যে সমস্ত পাঠ্য ফাইল এবং ফটোগুলি ব্যবহার করি সেগুলি চার অঙ্কের তারিখ (ওয়াইআর এমও) এবং "ব্লগের" শ্রেণিবদ্ধকারী "বিজি" দিয়ে শ্রেণিবদ্ধ করা হয়। ২০১০ সালের সেপ্টেম্বরে ভ্রমণের সময় তোলা মন্ট্রিয়ালের একটি বাজারের একটি ছবিকে বলা হয় 1009bg_montreal_market.jpg। চার অঙ্কের অঙ্কগুলি আমার ব্লগ ফাইলগুলির জন্য কাজ করে কারণ আমি কেবল মাসে মাসে চার থেকে পাঁচটি পোস্ট লিখি।

যদিও মাঝে মাঝে আমার কাছে কোনও নির্দিষ্ট মাসের কয়েক ডজন ফটো থাকতে পারে। সেক্ষেত্রে আমি হয় তাদের একটি ছয় সংখ্যার সংখ্যার সাথে কোডটি রেখে দিনটি শেষ করে যোগ করেছি, বা অক্ষরগুলি সংরক্ষণ করার জন্য আমি অন্য কোনও স্বাক্ষরকারীর সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিচ্ছি যাতে আমি ফাইলের নামের সাথে আরও বর্ণনামূলক পাঠ্য যুক্ত করতে পারি। উদাহরণ স্বরূপ:

। 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

। 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

আমি এমনকি ফাইলগুলি খোলার আগেই জানি যে এগুলি উভয়ই মরিচের ফটো যা আমি আমার ব্লগে পোস্ট করেছি (বিজি), সেপ্টেম্বর ২০১০ সালে নেওয়া হয়েছিল (১০০৯), মন্ট্রিয়ালে (এমএনআরএল), বাজারে (এমআরকিটি)।

আর একটি কৌশল, আপনি যদি অনেক ভ্রমণ করেন তবে এটি বিমানবন্দর কোডটি অবস্থানটি বোঝাতে ব্যবহার করুন: মন্ট্রিলের জন্য ইউএল, লস অ্যাঞ্জেলেসের জন্য এলএএলএক্স, লন্ডনের জন্য এলএইচআর বা এলজিডাব্লু, এবং আরও কিছু।

ব্যবসায়িক চিন্তার প্রক্রিয়াটির সাথে সামঞ্জস্য। আপনি যেমন উপরের উদাহরণটি থেকে অনুমান করতে পারেন, আমি জানি যে তারিখ অনুসারে তথ্য টানতে আমি আমার স্মৃতিতে বিশ্বাস করতে পারি। আপনার নামকরণের সম্মেলনগুলি কীভাবে কাজ করবে তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে, আপনার ব্যবসায়ের তথ্য কীভাবে স্মরণ করে তা আপনার জানতে হবে। তবে খেজুর দুটি পাথরকে একটি পাথর দিয়ে হত্যা করে। কখন ফাইলটি ঘটেছিল বা তাৎপর্যপূর্ণ হয়েছিল তার জন্য তারা কোডটি দেয় এবং আপনাকে অনন্য নাম রাখার অর্ধেক অংশে নিয়ে আসে। আমি আমার মন্ট্রিল ট্রিপ থেকে ২০০ accident সাল থেকে ঘটনাক্রমে ছবিগুলি কখনই খুলতে পারব না যখন আমি সত্যিই ২০১০ এর ছবিগুলি চাই, এমনকি যদি আমি বাজারে উভয় সময়ে ছবি তোলাও।

আমি অবশ্যই আপনার ফাইলের নামের সাথে একটি তারিখ অন্তর্ভুক্ত করার পরামর্শ দিচ্ছি। একমাত্র আসল প্রশ্নটি হল, কোন তারিখটি আপনার ব্যবসায়ের পক্ষে সবচেয়ে কার্যকর? কোনও চালান প্রেরণ বা প্রক্রিয়াজাতকরণের তারিখ, বা কাজটি শেষ হওয়ার তারিখটি বা চুক্তি স্বাক্ষরিত হওয়ার তারিখটি? ব্যবসায়ের মালিক, টিম লিডার এবং বিভাগের পরিচালকদের চূড়ান্ত কল করা উচিত, তবে সবচেয়ে বেশি দিনের বেলা কাজ করার লোকদের সাথে কথা বলুন। তারাই হবেন যারা জেনে নেবেন যে সত্যিকার অর্থে কী বোঝায়।

Scannable। আপনি যখন কোনও ফোল্ডার খুলেন, আপনি ততক্ষণে এর সামগ্রীগুলি জানতে চান, ফাইলগুলি না খোলা বা থাম্বনেইল দৃশ্যে স্কুইটিং না করে। সঠিক ফাইল-নামকরণ কনভেনশন তৈরির মধ্যে প্রতিটি নথিতে কী তথ্য রয়েছে তা নির্ধারণ করা অন্তর্ভুক্ত। আমি যখন আবার কারও কম্পিউটারটি পুনরায় শুরু করুন.ডোক ফাইলটি দেখি তখন আমি ক্রিঙ্ক করি। এটি কোন পুনরায় শুরু? কখন এটি আপডেট করা হয়েছিল? এটি একটি দীর্ঘ সংস্করণ বা একটি সংক্ষিপ্ত? কোথায় পাঠানো হবে? ১১০২_সিভি_মার্কেটিং_ডিজিটাল.ডোক হতে পারে আপনার ডিজিটাল বিপণনের অভিজ্ঞতা হাইলাইট করে এমন পুনঃসূচনা হতে পারে, যখন 1102_CV_short.doc আপনি ল স্কুলে আবেদন করার সময় আপডেট করার উদ্দেশ্যে জেনেরিক পেশাদার সিভি হতে পারে।

আপনি এবং আপনার সহকর্মীরা আপনার সম্পর্কে আরও কতটা উত্পাদনশীল হতে পারেন তা ভেবে দেখুন যে প্রতিটি ফাইল খোলার আগে এটি কী রয়েছে high

প্রাকৃতিক অর্ডার দেওয়া। আমি সনাক্তকারী হিসাবে তারিখগুলি ব্যবহার করতে চাইার আরেকটি কারণ হ'ল ফোল্ডার নাম অনুসারে ফাইলগুলি বাছাই করার সময় ক্রমানুক্রমিক ক্রমে পড়বে যা সাধারণত ডিফল্ট। প্রকৃত ফাইলের তারিখ অনুসারে বাছাই করা কেবল তখনই জানায় যখন ফাইলগুলি সর্বশেষ আপডেট হয়েছিল এবং আপনি যে প্রাথমিক জিনিসটি চান তা বা জানা দরকার that's আপনি যদি সর্বদা ফাইলের নামের শুরুতে ওয়াইআর এমও ডিএ রাখেন তবে আপনার সর্বদা অর্ডার থাকবে।

সমন্নয়। পূর্বে, আমি সাদৃশ্য তৈরি করেছিলাম যে সংগঠিত হচ্ছে আকারে থাকার মতো। রাতারাতি পরিবর্তন হয় না। পুরষ্কারগুলি স্বল্প মেয়াদে নয়, দীর্ঘমেয়াদে আসে। আপনার কাছে এমন পরিবর্তনগুলি করা দরকার যা আপনার পক্ষে উপযুক্ত এবং এটি স্থায়ী ডায়েটের পরিবর্তে হ্যাপের পরিবর্তে স্থায়ী হবে। যখন আপনি এই ধারণাটি পান যে আপনি একটি সমাধান পেয়েছেন যার সাথে আপনি বেঁচে থাকতে পারেন, তবে এটি আটকে দিন!

গোপনীয়তার সাথে সংরক্ষণাগার বা পুরানো ফাইলগুলির সাথে ডিল করা

আপনার সম্পূর্ণ ডেটা সংরক্ষণাগারটি পুনর্গঠিত এবং পুনর্নবীকরণ করা কেউ প্রত্যাশা করে না। এটি আপনার সময় ব্যয় করার কোনও মূল্যবান উপায় নয় এবং আপনি এটি এমনকি এড়িয়ে যেতে পারেন তা ভাবা হাস্যকর। অতএব এই সমস্ত অগোছালো ফাইল এবং ফোল্ডারগুলি অতীতে থেকে আপনার কী করা উচিত?

আপনার সমস্ত ফাইল সম্পর্কে একবারে চিন্তা করা নিয়ন্ত্রণহীন। এ কারণেই তারা বিশৃঙ্খলাবদ্ধ! আপনার সংরক্ষণাগারগুলি মোকাবেলা করার সহজতম উপায় হ'ল দুটি গ্রুপ সম্পর্কে চিন্তা করা: পুরানো এবং সত্যই পুরানো। আপনি কীভাবে পুরানো এবং সত্যই পুরানো সংজ্ঞা দিচ্ছেন তা নির্ভর করে আপনার।

আমার জন্য, "সত্যই পুরানো" মানে আমি 99 শতাংশেরও বেশি নিশ্চিত যে আমি আর ফাইলটি আর অ্যাক্সেস করব না - তবে এটি ঘটতে পারে। "সত্যই পুরানো" স্টাফ, আমার জন্যও কমপক্ষে তিন বছর বয়সী হওয়া দরকার। এই দুটি মানদণ্ড পূরণকারী ফাইলগুলি ডিস্কে সংরক্ষণাগার দেওয়ার জন্য প্রস্তুত।

নিয়মিত "পুরাতন" সাধারণত এক থেকে তিন বছর আগে আমি যে ফাইলগুলিতে কাজ করেছি সেগুলি বোঝায়। এগুলি আমার হার্ড ড্রাইভ বা সার্ভারে থাকে, যেখানে আমার প্রয়োজন হলে আমি সেগুলি অ্যাক্সেস করতে পারি তবে বছরের ফোল্ডারে ফেলা যায়। আমার কাছে "2010, " "2009, " এবং "2008" লেবেলযুক্ত ফোল্ডার রয়েছে"

বছরের মধ্যে পুরানো সামগ্রী ফোল্ডারে রেখে দেওয়া আপনাকে একটি বসন্ত পরিষ্কার করতে দেয়। আপনি কি কখনও নিজের পায়খানাটি খালি না করে পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পরিষ্কার করার চেষ্টা করেছেন? এটি কাজ করে না। সংগঠিত হতে, আপনার একটি নতুন শুরু দরকার। আপনার সমস্ত ফাইলকে বছরে ফোল্ডারে স্যুইপ করা আপনাকে আপনার প্রয়োজনীয় কিছু অপসারণ না করে পরিষ্কার শুরু করে। আপনার সংগঠিত হওয়ার আগে আপনাকে একটি পরিষ্কার এবং পরিপাটি উইন্ডো দেখতে হবে!

একাধিক বছর ছড়িয়ে এমন একটি ফাইল আপনি কী করবেন? এটি সাম্প্রতিক বছরের ফোল্ডারে আটকে দিন। আপনি গত বছর এটিতে কাজ করেছেন? তারপরে এটি গত বছরের ফোল্ডারে থাকা উচিত। আপনি যদি চিন্তিত হন তবে আপনি এটি সন্ধান করতে পারবেন না, কেন? আপনার ফাইলগুলি ইতিমধ্যে একটি জগাখিচুড়ি! আপনার সম্ভবত ফাইলটি সন্ধান করতে হবে, সুতরাং এটি আরও একটি ফোল্ডারের ভিতরে বাসা বাঁধলে তাতে কী আসে যায়?

অ্যাভয়েস নিন

এই নিবন্ধটি থেকে গুরুত্বপূর্ণ গ্রহণযোগ্য পয়েন্টগুলি হ'ল:

1. আপনার ব্যবসা ফাইল-নামকরণের কনভেনশনটি সংস্থার প্রত্যেকে বুঝতে হবে needs

২. ফাইল-নামকরণের কনভেনশনগুলিতে লোকদের নাম স্ক্যান করে বা নামের মধ্যে তারিখ বা অন্যান্য সিগনিফায়ার অনুসন্ধান করে দ্রুত তথ্য সন্ধান করা উচিত।

৩. "প্রাকৃতিক অর্ডারযুক্ত" ফাইলগুলি স্ক্যান এবং বাছাই করা সহজ।

৪. নামকরণের সম্মেলনের সাথে সামঞ্জস্য থাকুন।

৫. বছরের পর বছর কেবল পুরানো ডেটা সংরক্ষণ করে একটি বিশাল ওভারহোল প্রকল্প এড়িয়ে চলুন।