সংগঠিত হন: কখন মুছে ফেলা ঠিক হবে?

ডিজিটাল ডেটা সংরক্ষণ করা একটি মজার বিষয়। এটি রাখার প্রায়শই কোনও মূল্য নেই (একটি বিতর্কযোগ্য বক্তব্য, এবং আমি এটিতে পৌঁছে যাব), তবুও এটি কোনও শারীরিক স্থান গ্রহণ করে না এবং ভার্চুয়াল স্থানটি সস্তা নয়, আমরা এটির উপরে ঝুলিয়ে রাখি।

তবে সব কিছু সংরক্ষণের ফলাফল রয়েছে। আপনি যদি ওয়ার্ক ফাইল থেকে শুরু করে ছবি থেকে ইমেল পর্যন্ত ডেটা রাখতে বা মুছবেন কিনা তা নিয়ে লড়াই করে থাকলে, এই কলামটি আপনাকে আপনার বর্তমান দ্বিধাদ্বন্দ্বের মধ্যে দিয়ে ভাবতে এবং ক্রমবর্ধমান লোড পরিচালনার জন্য নতুন কৌশল তৈরি করতে সহায়তা করবে।

সংরক্ষণকারীদের মনস্তত্ত্ব

কোনও বিষয় ফেলে দেওয়া বা মুছতে পছন্দ করা প্রায়শই একটি বৌদ্ধিক সিদ্ধান্তের চেয়ে মনস্তাত্ত্বিক বা সংবেদনশীল দুর্দশা। খুব প্রায়শই, যখন আমাদের আঙুলটি মুছুন কীটির উপরে ঘোরাফেরা করে, তখন যে জিনিসটি এটি চাপতে আমাদের থামায় তা প্রকৃত মান নয়, সম্ভাব্য মান হিসাবে বিবেচিত হয়। আমাদের ধারণা, "এই ইমেল থ্রেডটিতে এমন প্রকল্প থাকতে পারে যে দুটি বছরের জন্য শেষ হয়েছে যা ভবিষ্যতে আমার প্রয়োজন হবে about" অথবা, "যদি একদিন, আমি ফটো-সম্পাদনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে এবং সেই চিত্রগুলি খুব ভাল না বলে পরিষ্কার করতে শিখি তবে?"

যখন আমরা ইমেল, ফটো, সঙ্গীত, নোট এবং অন্যান্য ফাইলগুলি সংরক্ষণ করি, তখন আমাদের মধ্যে অনেকেই ডেটাটির সঠিক মূল্যায়নটি এখন যেমন স্থায়ী হয় তেমন মূল্যায়ন করে না। আমরা ভবিষ্যতের পরিস্থিতি নিয়ে ভাবছি যা ঘটতে পারে এবং নাও পারে। আমরা জিনিসগুলিতে ঝুলি কারণ এতে ক্ষতি কী? ডিজিটাল স্টোরেজ স্পেস আগের চেয়ে সস্তা। আপনি নিখরচায় প্রচুর ক্লাউড-ভিত্তিক স্টোরেজ পেতে পারেন। বাহ্যিক হার্ড ড্রাইভগুলি এত ব্যয়বহুল নয়। এবং একটি সাধারণ হোম কম্পিউটার, ট্যাবলেট এবং স্মার্টফোনে যে পরিমাণ স্থান আসে - এমনকি আপনি যদি সর্বনিম্ন বরাদ্দও কিনে থাকেন a এটি এক দশক আগে যে পরিমাণে ছিল তার চেয়ে বহুগুণ বেশি।

চিন্তার একটি বিদ্যালয়টি হ'ল এই সমস্ত উপলব্ধ স্থানের সাথে আমাদের কখনই কোনও কিছু মুছে ফেলা উচিত নয়। সংরক্ষণাগারটি ঠিক আছে, তবে মুছে ফেলার কোনও মূল্য নেই। সাবধানতার দিকে ত্রুটি, এবং সবকিছু সংরক্ষণ করুন। এই শিবিরের লোকেরা - আসুন তাদের সেভার বলি - প্রায়শই সম্ভাব্য মূল্যের ধারণাটিতে সাফল্য লাভ করে। "আমাদের ব্যবসায় যদি পুরানো ইমেলগুলি থেকে কীভাবে মূল্যবান তথ্য উপার্জন করতে পারে তা নির্ধারণ করে?" এবং তারা সম্ভবত সংরক্ষণবাদী পদ্ধতিরও গ্রহণ করে: "আমরা এখনও এই তথ্যের ইতিহাসের মূল্য জানি না, তাই আমাদের যখন করা উচিত তখনও আমাদের এটি সংরক্ষণ করা উচিত।"

তবে, যখন সেভারগুলি তাদের সংরক্ষিত ডেটা অ্যাক্সেস করার চেষ্টা করে, তারা সাধারণত কয়েকটি অপ্রত্যাশিত বাস্তব বিশ্বের সমস্যার মধ্যে চলে যায়। প্রথমত, আইটি বিভাগে আমার একজন সহকর্মী হিসাবে এটি রেখেছিলেন, "স্টোরেজ সস্তা, তবে এটি রক্ষণাবেক্ষণ ব্যয়বহুল।" এটি কোথায় এবং কীভাবে আর্কাইভ করা হয়েছে তার উপর নির্ভর করে আর্কাইভগুলি ইনডেক্সিং এবং পুনরুদ্ধারের সাথে সম্পর্কিত - অর্থ, সময় বা উভয় ক্ষেত্রেই ব্যয় হয়। আপনি যদি মনে করেন যে আপনার কাছে প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য আছে কারণ আপনি নিজের আউটলুক ফাইলগুলি অধ্যবসায়ের সাথে সংরক্ষণাগারভুক্ত করেন, আমি ডাবল-ডগ আপনাকে নির্দিষ্ট কিছু চেষ্টা করার এবং পুনরুদ্ধার করার সাহস করি। সংরক্ষণাগারে ফাইল পাঠানো সহজ। এগুলি বের করে নেওয়া এবং আপনি যা খুজছেন তা ঘাড়ে ব্যথা এবং খুব কম লোকই এটি করে। সেভারগুলি সমস্ত কিছু সংরক্ষণ করে কারণ তাদের ডেটার প্রয়োজন হয় না, তবে তারা প্রয়োজনে তাদের ডেটা পেতে সক্ষম হওয়ার ধারণাটি পছন্দ করে। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন যে আপনি গত 10 বছরের জন্য মুছে ফেলা অস্বীকার করেছেন সেই পিএসটি ফাইলগুলি সুরক্ষা কম্বল ছাড়া আর কিছু নয়।

অন্য কথায়, আপনি কোনও সংরক্ষণাগার স্থাপন করার সময়, এটি কোথায় এবং কীভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হয়েছে তার উপর নির্ভর করে এটি পুনরুদ্ধার করার চেয়ে মূল্য দুর্গম এবং আরও বেশি সমস্যা হতে পারে।

সংরক্ষণ এবং সংরক্ষণাগার সম্পর্কে ভারসাম্যযুক্ত পন্থা

আমার মতে আরও ভাল পন্থা হ'ল "ওয়ার্কিং ফাইল" বা "অ্যাক্টিভ ডেটা" এবং অন্যান্য ধরণের ডেটার মধ্যে স্পষ্ট মানসিক পার্থক্য থাকা। আমি বর্তমান কাজের প্রগতিতে প্রয়োজন ডেটা বা ওয়ার্কিং ফাইলগুলির শব্দটি ব্যবহার করি যা সম্প্রতি যথেষ্ট পরিমাণে সম্পন্ন হয়েছিল যাতে আমার অদূর ভবিষ্যতে এটিকে অ্যাক্সেস করার প্রয়োজন হতে পারে। "অ্যাক্টিভ ডেটা" মূলত একই জিনিসটির অর্থ, তবে পারিবারিক ছবি এবং বিনোদন (সঙ্গীত এবং ভিডিও) এর মতো কম্পিউটার ফাইলগুলি কাজের সাথে আবদ্ধ না থেকে আরও ভালভাবে বর্ণনা করতে পারে। আপনি সক্রিয়ভাবে বাজানো সংগীত এবং সংগীতের মধ্যে পার্থক্য রয়েছে যা আপনি সংগ্রহের জন্য সংগ্রহ করেছেন তবে সম্ভবত কখনও বাজবে না…।

কোনও ফাইলের বয়স সর্বদা এটি সক্রিয় কিনা তা আপনাকে জানায় না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কিছু পুরানো ফটোগুলি পারিবারিক ইতিহাস বা প্রাচীর ক্যালেন্ডারের মতো ভাগ করে নিতে বা কোনও প্রকল্পে তাদের অন্তর্ভুক্ত করতে চান তবে আপনি সক্রিয় বিবেচনা করতে পারেন। তবে, যদি আপনার কাছে একই ছবি রচনাটির 18 টি সংস্করণ থাকে এবং সেগুলির 16 টি ঝাপসা হয়ে থাকে তবে আপনি যে 16 টি শট ব্যবহার করবেন বা তার থেকে যে কোনও মান খুব কম তা কেটে নেওয়ার সম্ভাবনা। কোনও ফাইলের মান যখন কম হয় তখন এটি ট্র্যাশ হয়। কল্পনা করা সম্ভাব্য মানটি যাক এবং কেবল এটি মুছুন।

আমি এটিও মনে করি এটি মুছে ফেলার অনুরূপ সংরক্ষণাগারটি ভাবাতে সহায়তা করে, অর্থ একবার কোনও সংরক্ষণাগার তৈরি হয়ে গেলে এটি মূলত অ্যাক্সেসযোগ্য, এমনকি যদি এটি ভাল না হয় তবে।

এখানে একটি সুস্পষ্ট উদাহরণ: মার্কিন সরকার আদেশ দিয়েছে যে আমেরিকানদের সাত বছরের মূল্য রেকর্ড রাখতে হবে, সুতরাং সমস্ত তথ্য "সক্রিয়" এবং এটি সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য এমনভাবে সংরক্ষণ করা দরকার। সাত বছরেরও বেশি সময় আগে আপনার করের রেকর্ডগুলি সম্ভবত সংরক্ষণাগারভুক্ত করা যেতে পারে কারণ আপনার এগুলি অ্যাক্সেস করার খুব সম্ভবত সম্ভাবনা নেই, তবে আপনার বা আপনার পরিবার, ব্যবসায়িক অংশীদারদের, বা আইনী পরামর্শের প্রয়োজন হতে পারে বা পেতে চান এমন একটি পাতলা সম্ভাবনা রয়েছে the ভবিষ্যত।

কখন মুছে ফেলবেন (বা সংরক্ষণাগার) কীভাবে জানবেন

আপনার কম্পিউটারের ডেটা এবং ফাইলগুলি মুছে ফেলা ঠিকঠাক হলে আপনি কীভাবে জানবেন? আপনার নিজের জন্য রাখা নিয়মগুলি ফাইলের ধরণের দ্বারা পৃথক হতে পারে, তাই এখানে অফিসিয়াল অফিস ফাইলগুলির জন্য কিছু পয়েন্টার (ওয়ার্ড প্রসেসিং, স্প্রেডশিট, উপস্থাপনা ইত্যাদি), ইমেল, ফটো এবং সংগীত এবং ভিডিওগুলি দেওয়া হয়।

মানটি চিহ্নিত করুন। ব্যবহারিকভাবে বলতে গেলে, যখন বিশৃঙ্খলা পরিষ্কার করার সময়, আপনার কী প্রয়োজন হবে বা কাজ, ডেটা বা ফাইল এবং আপনি কোথায় পাবেন তা সম্পর্কে জানতে চান pin তারপরে এমন জায়গাগুলি সন্ধান করুন যেখানে এটি সদৃশ - এটি প্রায়শই একই জায়গা যেখানে আপনি মুছুন কীটি ব্যবহার শুরু করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, আসুন আপনি নীচেরগুলিকে সংরক্ষণ করুন: প্রেরিত চালানের পিডিএফ, পরিশোধিত চালানের জন্য চেকের অনুলিপি এবং সমস্ত চালানের ক্রিয়াকলাপের একটি স্প্রেডশিট। অর্থপ্রদান প্রাপ্তির পরে এক পর্যায়ে আপনি চালান পিডিএফগুলি মুছে ফেলতে (বা সংরক্ষণাগার) করতে চাইতে পারেন। চুক্তি শেষ হয়েছে, চেকটি সাফ হয়ে গেছে, এবং আপনার অগ্রগতির একটি ভাল রেকর্ড রয়েছে।

গুলি করার সময় ফটোগুলি মুছুন। ফটোগুলি সহ, মনে রাখবেন যে আপনার কাছে কয়েক হাজার চিত্র সংরক্ষণের ক্ষমতা রয়েছে কেবল তার অর্থ এটি নয়। ফোকাসের চিত্রগুলি এবং অন্যান্য খারাপ শটগুলি গ্রহণ করার সাথে সাথে মুছে ফেলার অভ্যাসটি পান (এটি সর্বোপরি ডিজিটাল ফটোগ্রাফি সম্পর্কে একটি সুন্দর জিনিস)।

রুটিন ইমেলগুলি ট্র্যাশ করুন। ইমেলের জন্য, রুটিন বার্তাগুলি এবং দ্রুত যোগাযোগ মুছুন যাতে আপনার পরে প্রয়োজন হতে পারে এমন কোনও তথ্য থাকে না। বেশিরভাগ লোক প্রাপককে বাছাই করতে পারে এবং এই ফাইলগুলির সর্বাধিক স্থান কোথায় তা জানতে পারে।

ইমেল সংযুক্তির কেবল একটি অনুলিপি সংরক্ষণ করুন। সংযুক্তি সহ ইমেলগুলি মুছুন, তবে প্রয়োজনে স্থানীয়ভাবে সংযুক্তিটি সংরক্ষণ করুন। বা বিপরীতে: ইমেল রাখুন, ফাইলটি খাঁজ করুন। যে কোনও উপায়ে, ইমেল সংযুক্তিগুলি সদৃশ সনাক্তকরণের জন্য ভাল জায়গা এবং আপনার কেবল একটি অনুলিপি প্রয়োজন। বিশেষত ইমেল সম্পর্কে আরও টিপসের জন্য, "ইমেল ওভারলোড কীভাবে এড়ানো যায়" দেখুন।

আপনি খেলেন না এমন মিডিয়া ডাম্প (বা সংরক্ষণাগার) করুন। সমস্ত সংগীত এবং ভিডিও সংগ্রহকারীদের কাছে, আপনি আসলে কোন ফাইলটি খেলবেন তা সম্পর্কে বাস্তববাদী হন। আপনি যদি সত্যিকারের ভারী মিডিয়া ব্যবহারকারী হন তবে ক্লাউড পরিষেবাদির সুবিধা গ্রহণ করুন যা আপনার নিজের মালিকানাধীন মিডিয়াগুলিকে লাইসেন্স দেয় (একটি লা আইটিউনস ম্যাচ) যাতে আপনার মনে হয় যে স্টাফের স্থানীয় কপিগুলি আপনার নিজেরাই চায় তবে কখনই না সঞ্চয় করতে পারে আসলে খেলুন।

হতে পারে এটি কেবল আমার ব্যক্তিত্বই, তবে আমি যখন আমার কেবল প্রয়োজন হয় না এমন ফাইলগুলি নিয়ে আমার ঝাঁকুনি না থাকে তখন আমি স্বাধীনতার অনুভূতি বোধ করি। এমনকি অল্প অযথা ডেটা মুছে ফেলার অনুশীলন, বা ফাইলগুলির সত্যিকার মূল্য নেই, এটি অনুভব করতে সহায়তা করে যে আমি যে ডেটার বিষয়বস্তুতে বেশি ফোকাস করছি।