সংগঠিত হন: আরও ভাল সভার জন্য সরঞ্জামগুলি

বিশেষজ্ঞরা বলতে পছন্দ করেন যে সভাগুলি উত্পাদনশীলতা হ্রাস করে। অহেতুক এবং খারাপ পরিকল্পনা করা মিটিং অবশ্যই করে। তবে কিছু সভা জরুরি। সভাগুলি নতুন ব্যবসায়িক চুক্তি সিল করতে পারে। তারা উত্পাদনশীল নতুন উদ্যোগে দল চালু করতে পারে। কোনও প্রকল্পের ভুল হওয়াতে তারা কোর্সটি সংশোধন করতে পারে। এবং তারা একই স্থানে একসাথে থাকতে অক্ষম এমন সহযোগীদের মধ্যে ক্যামেরাদির সহজতর করতে পারে। যখন আপনার অবশ্যই সভা হতে হবে, আপনাকে আরও উত্পাদনশীল সভা করার জন্য কিছু টিপস এবং সেই সাথে সঠিক সফ্টওয়্যার প্রয়োজন।

পূর্বপরিকল্পনা

সাধারণত অফিস সফ্টওয়্যার হিসাবে সভাগুলি নির্ধারিত করার জন্য আউটলুক সম্ভবত মনে আসে, তবে আমি আউটলুকের অনেকগুলি বৈশিষ্ট্যকে ক্লিনকি এবং উদ্দেশ্য হিসাবে ব্যবহার করা শিখতে পারা দেখতে পাই। যদি আপনার সমস্ত সভায় অংশগ্রহণকারী দক্ষ আউটলুক ব্যবহারকারী হন তবে আপনি সম্ভবত এমন একটি সময় খুঁজে পেতে পারেন যা সবার জন্য কাজ করে, একটি সম্মেলন কক্ষ সংরক্ষণ করে, এবং আউটলুক ব্যতীত অন্য কিছু ব্যবহার করে ক্যালেন্ডারে সেই সভাটি পেতে পারেন। আমার আরও সহজ কিছু দরকার, এবং আমি কিছুটা সাংগঠনিক-সরঞ্জাম আফিকোনাডো, তাই আমি কেবলমাত্র কল্পনা করতে পারি যে অন্যরা শিডিউলিং সরঞ্জাম হিসাবে আউটলুক সম্পর্কে কীভাবে অনুভব করতে পারে।

ডুডল ডট কম এটি সহজ সমাধান simple মিটিং এবং গেম-টুথারের পরিকল্পনা করার জন্য এটি আমার প্রিয় ওয়েবসাইটগুলির মধ্যে একটি। ডুডল ডট কম এমন একটি নিখরচায় ওয়েবসাইট এবং পরিষেবা যা জরিপ তৈরির মতো সময়সূচীটি সাধারণ করে তোলে। আপনি জনগণকে জরিপে আমন্ত্রণ জানান (কোনও ইউআরএল ঘুরিয়ে পাঠিয়ে, বা সরাসরি ডুডল থেকে আমন্ত্রণ জানিয়ে) এবং তারা পোষক স্রষ্টার যে পছন্দগুলি সরবরাহ করে তার উপর ভিত্তি করে উপলভ্য চিহ্নগুলি পরীক্ষা করে। এটি একটি দক্ষতার স্বপ্ন সত্য।

ডুডল সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, ডুডলের প্রতিষ্ঠাতা মাইকেল নায়েফের সাথে আমার সাক্ষাত্কার দেখুন, যার মধ্যে একটি ভিডিও রয়েছে যা ডুডল কীভাবে কাজ করে তা দেখায়।

ভার্চুয়াল সভা সভা

ওয়েবেেক্স এবং GoToMeeting হল সবচেয়ে পরিচিত দুটি ভার্চুয়াল মিটিং পরিষেবাদি যা আমার অভিজ্ঞতা অনুসারে, এমন লোকেরা ব্যবহার করবেন যাঁর সংস্থাগুলি ইতিমধ্যে সেই সরবরাহকারীর সাথে অ্যাকাউন্ট রয়েছে। উভয়ের পরিশোধিত অ্যাকাউন্টগুলি বৈশিষ্ট্যগুলিতে ভরপুর, যেমন সভাগুলি রেকর্ড করার ক্ষমতা, অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের সাথে চ্যাট করা, কারও কম্পিউটারের স্ক্রিনে ঘটে যাওয়া সমস্ত কিছু ভাগ করে নেওয়া, একাধিক ওয়েবক্যাম সংযুক্ত করা এবং আরও অনেক কিছু। GoToMeeting ব্যবহারের জন্য একটি ইনস্টলড অ্যাপ্লিকেশন ইনস্টল প্রয়োজন।

ওয়েবেেক্স একটি নিখরচায় অ্যাকাউন্ট দেয় (GoToMeeting দেয় না), তবে এটি কিছু শক্ত সীমাবদ্ধতার সাথে আসে। উদাহরণস্বরূপ, কেবলমাত্র একজন ব্যক্তি মিটিং হোস্ট করতে পারেন এবং সভার সর্বাধিক লোক তিনজন। মিটিংয়ের প্রত্যেককে ভিওআইপি ব্যবহার করা দরকার কারণ ফোন ডায়াল ইন সমর্থিত নয়, এবং হোস্ট তার ডেস্কটপ, হোয়াইটবোর্ড এবং নথিগুলি ভাগ করতে পারে তবে অ্যাপ্লিকেশন বা দূরবর্তীভাবে চলমান কিছু নয়। সুতরাং আপনি যদি এই পরিষেবাগুলির কোনও ব্যবহার করেন তবে আপনি সম্ভবত পরিশোধিত অ্যাকাউন্টটি চাইবেন।

ভার্চুয়াল মিটিং হোস্টিংয়ের জন্য জয়েন.এমই আরেকটি জনপ্রিয় বিকল্প। ওয়েবেেক্সের মতো, এটিতেও একটি বিনামূল্যে বিকল্প রয়েছে, তবে সীমাবদ্ধতার সাথে looseিলে.ালা বাধা রয়েছে। একটি নিখরচায় জয়েন.এম অ্যাকাউন্টটি ভার্চুয়াল বৈঠকে 10 জন অংশগ্রহণকারীকে গ্রহণ করে, স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়ার এবং নিয়ন্ত্রণ ভাগ করার ক্ষমতা সমর্থন করে (যেমন, কিছু অংশীদারকে হোস্টিংয়ের দায়িত্ব অর্পণ করে)।

মিটিংবার্নার (ফ্রি; প্রো অ্যাকাউন্টগুলি প্রতি মাসে 39.95 ডলার থেকে) একটি অন্য বিকল্প যা ব্রাউজারে কোনও ইনস্টলেশনের প্রয়োজন নেই runs একটি নিখরচায় অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে, আপনি দশ জন পর্যন্ত সভা করতে পারেন, তবে ভিওআইপি সমর্থিত নয় - স্কাইপ তবে ঠিক সেবার মধ্যেই কাজ করে।

নির্দিষ্ট ধরণের সভাগুলি হোস্ট করার জন্য স্কাইপ কোনও খারাপ সরঞ্জাম নয় তবে এটি অন্যদের মতো সর্বদা নির্ভরযোগ্য নয়। অন্যান্য সরঞ্জামগুলির মতো, একটি ফ্রি স্কাইপ অ্যাকাউন্টে বেশ কয়েকটি সীমাবদ্ধতা আসে (কোনও স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়া মিটিং এবং কেবলমাত্র অন্য একজনের সাথে ভিডিও কনফারেন্সিংয়ের পক্ষে নয়) তবে যখন আপনার অডিওর দ্রুত দরকার হয় তখন এটি একটি সুবিধাজনক বিকল্প হতে পারে এমন লোকদের সাথে কল করুন যারা সারা বিশ্ব জুড়ে ছড়িয়ে পড়েছে… এবং যাদের ইতিমধ্যে স্কাইপ অ্যাকাউন্ট রয়েছে।

মুখোমুখি সহযোগিতা করা

উপরে উল্লিখিত বেশিরভাগ ওয়েবিনার সরঞ্জাম অনলাইন ভার্চুয়াল সহযোগিতার সুবিধার্থে, তবে যখন সবাই একই ঘরে থাকে এবং মুখোমুখি কথা বলতে পারি তখন আমি এমন সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে পছন্দ করি যা পরিচালনাগুলি কম-নিবিড় হয়।

গুগল ড্রাইভ (ফ্রি) অফিসে সুবিধাজনক কারণ একাধিক লোক রিয়েল টাইমে ডকুমেন্ট আপডেট করতে পারে। আপনি যখন খালি একই দস্তাবেজ সম্পাদনা করছেন বা দেখছেন তখন আপনি দেখতে পারবেন। দুর্ভাগ্যক্রমে, মোবাইল ডিভাইসে গুগল ড্রাইভ আদর্শ নয়। গুগল ড্রাইভ আইপ্যাড অ্যাপ্লিকেশনটির চেয়ে মিটিংয়ের সময় ল্যাপটপে ব্যবহার করা এখনও আমার কাছে আরও সহজ মনে হয়েছে।

আসানা তার দুর্দান্ত অনলাইন সহযোগিতামূলক টাস্ক-ম্যানেজমেন্ট (এবং প্রকল্প-পরিচালনা) সরঞ্জাম দিয়ে ঝড়ের সাহায্যে সহযোগিতা বিশ্বকে নিয়েছে। এটি আপনার কাজের চক্র জুড়ে ব্যবহার করার জন্য একটি দুর্দান্ত পরিষেবা এবং নতুন কার্য তৈরির জন্য সভাগুলির সময় এর মান দেখায় যেমন একটি সভার শেষে লোককে নির্ধারিত ফলো-আপ ক্রিয়াকলাপ।

নোট গ্রহণ

এভারনোট (প্রিমিয়ামের জন্য মাসে 45 ডলারে নিখরচায়) নোট নেওয়ার 800 পাউন্ডের গরিলা এবং আমি সভাগুলির মধ্যে এটিকে প্রচণ্ডভাবে ব্যবহার করি। আমি পছন্দ করি যে এটিতে অন্তর্নির্মিত অডিও রেকর্ডিং কার্যকারিতা রয়েছে যা আমাকে পরবর্তী সময়ে উল্লেখ করার প্রয়োজন হলে পুরো কথোপকথনটি ক্যাপচার করতে দেয়। এটি একটি ক্যামেরা বৈশিষ্ট্যটির জন্য একটি মোবাইল ডিভাইসে চমত্কার। হোয়াইটবোর্ডের একটি ছবি স্ন্যাপ করুন, এভারনোটে এটি আপলোড করুন এবং ছবির সমস্ত পাঠ্য ওসিআর দ্বারা বিশ্লেষণ করা হয়েছে এবং সম্পূর্ণ অনুসন্ধানযোগ্য হয়ে উঠেছে।

মিনিটস.আইও (ফ্রি), মিটিং মিনিট নেওয়ার সুস্পষ্ট উদ্দেশ্যে তৈরি করা একটি ব্রাউজারে কাজ করে তবে অনলাইন এবং অফলাইন উভয়ই পরিচালনা করে। যখন আপনাকে অপ্রত্যাশিতভাবে একটি সভার জন্য সরকারী নোট নিতে বলা হয়, মিনিট.ইও দ্রুত চালু হয় এবং ভালভাবে কাজ করে, আপনাকে কার্যের জন্য একটি টেমপ্লেট দেয়।