সংগঠিত হন: কোনও প্রকল্প পরিচালনার জন্য টিপস এবং সরঞ্জাম

ছোট ব্যবসায়ের মালিক, কর্মজীবী ​​পেশাদার এবং এমনকি কিছু শিক্ষার্থীরা প্রায়শই কোনও প্রকল্প পরিচালকের ভূমিকা পালন করে, এমনকি তারা সম্পূর্ণরূপে প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত না থাকলেও। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট হ'ল একটি বড় এবং গুরুতর ব্যবসা, যেখানে অ্যাডভান্সড ডিগ্রি এবং শংসাপত্রগুলি নিবেদিত হয়। আপনি যদি কোনও শংসাপত্রপ্রাপ্ত প্রধানমন্ত্রী না হন তবে আপনার তত্ত্বাবধানে একটি প্রকল্প এবং এর অধিভুক্ত টিমের পক্ষে নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে যেতে, ট্র্যাক বন্ধ করে দেওয়া এবং একেবারে বিশৃঙ্খলাবস্থার জগাখিচায় পরিণত করা সহজ। আপনি যদি প্রকল্প পরিচালনা সম্পর্কে কিছুই জানেন না তবে আপনি কীভাবে আপনার প্রকল্পটি চালিয়ে যাবেন?

কিছু বছর আগে ছোট্ট একটি সংস্থায় আমার কাছে এই ঘটনাটি ঘটেছিল। আমাকে বেশ কয়েকটি ওয়েবসাইটের নতুন নকশাগুলি এবং পুনরায় প্রবর্তন পরিচালনা করতে বলা হয়েছিল (আমাকে সম্পাদক হিসাবে নিয়োগ দেওয়া হয়েছিল)। দলের সদস্যরা কয়েকজন অভ্যন্তরীণ কর্মী সদস্য, পাশাপাশি বেশ কয়েকটি বাইরের ঠিকাদার এবং কিছু বেতনের স্বেচ্ছাসেবককে অন্তর্ভুক্ত করেছিলেন। এবং আমি প্রকল্প পরিচালনা সম্পর্কে কিছুই জানতাম না।

আমি একজন অত্যন্ত সংগঠিত ব্যক্তি, যার কারণেই সম্ভবত আমাকে প্রকল্পের পরিচালনার দায়িত্বে প্রথম স্থান দেওয়া হয়েছিল। তবে ব্যক্তিগত সংস্থা প্রকল্প পরিচালনার মতো নয় এবং আমার প্রথম প্রকল্পটি এক ভয়াবহ সূচনায় এসেছিল। আমি এটি সম্পর্কে ভয়াবহ অনুভব করেছি এবং আমার আত্মবিশ্বাসের অভাব বিষয়টিকে আরও খারাপ করেছে। অবশ্যই, আমি কীভাবে তথ্য সংগ্রহ করতে, একটি তফসিলের খসড়া তৈরি করতে এবং জড়িত সমস্ত পক্ষের কাছে এটি ছড়িয়ে দিতে জানতাম, তবে আমার আর কী করা উচিত বলে আমার ধারণা ছিল না।

অবশেষে, আমি প্রকল্পটি রাইট করেছিলাম এবং অবশ্যই পেয়েছিলাম, তবে এটি সহজ ছিল না। অনেকগুলি বিষয় রয়েছে যা আমি ইচ্ছা করি আমি যদি কোনও প্রকল্পকে কীভাবে পরিচালনা এবং পরিচালনা করি সে সম্পর্কে জানতাম।

আপনার সমস্ত অনর্থক আত্মার জন্য যারা অজান্তে প্রকল্প পরিচালনা করতে পারেন, আমি পেশাদার প্রকল্প পরিচালকদের কাছ থেকে কিছু জ্ঞান সংগ্রহ করেছি এবং আমি শিখেছি এমন কয়েকটি টিপসও ভাগ করে নিয়েছি। এই সমস্ত টিপস প্রধান জার্গন ছাড়াই সরল ভাষায় রচিত এবং সর্বোত্তম অভ্যাসগুলির দিকে নির্দেশ করে যা সাধারণ, কৌশলগত এবং ব্যবহারিক।

মিটিং ফ্রিকোয়েন্সি সব পক্ষের জন্য কাজ করে তা নিশ্চিত করুন। প্রকল্পের আকার এবং এটি কতটা ভাল চলছে তার উপর নির্ভর করে সভার ফ্রিকোয়েন্সি (বা ভৌগোলিকভাবে পৃথক দলগুলির জন্য কল করুন) আলাদা হবে। সাপ্তাহিক সভা বা কলগুলি প্রায়শই আদর্শ, বিশেষত প্রারম্ভিক সময়ে, তবে ফ্রিকোয়েন্সি প্রকল্পের আকার এবং সময়রেখার উপর নির্ভর করে এবং এটি সমস্ত পক্ষের কাছে সম্মত এবং মূল্যবান হতে পারে। - টম থ্র্যাশ, অপ্টরার প্রকল্প পরিচালক

সভাগুলির বিষয়টি তৈরি করুন। একটি এজেন্ডা আছে, এজেন্ডা আটকে, এবং শেষ। একটি প্রকল্প দলের সময় নষ্ট করা একটি দলের আস্থা হারানোর দ্রুততম উপায়গুলির মধ্যে একটি। যদি এটি কোনও স্থিতি বৈঠক হয় তবে নিশ্চিত হয়ে নিন যে এটি স্থিতি বৈঠকে স্থির থাকে এবং গ্রিপ সেশন বা মস্তিষ্কে পরিণত হয় না। ইতিমধ্যে বরাদ্দ হওয়া কয়েক মিনিটের সময় ফিরিয়ে দেওয়া যোগাযোগের এক দ্রুত উপায় যা আপনি দল এবং তাদের সময়কে সম্মান করেন। - বিল স্যান্ডার্স, রোবলিং স্ট্রাস, ইনক। এর ব্যবস্থাপনা পরিচালক (একটি ডিজিটাল প্রকল্প এবং পরিচালনার পরামর্শ)

সঠিক মিলনের সরঞ্জামগুলি চয়ন করুন। যখন কোনও অফ-সাইট ঠিকাদারের সাথে সাপ্তাহিক ফোন সভাগুলি অনুৎপন্নমূলক প্রমাণিত হয়, তখন আমি মিশ্রণটিতে একটি Google ড্রাইভের স্প্রেডশিট যুক্ত করেছি। এটি একটি প্রকল্পে আমি চিহ্নিত হওয়া বাগগুলির একটি তালিকা এবং সেগুলি ঠিক করার জন্য আমি কীভাবে গুরুত্বপূর্ণ ভেবেছিলাম তার একটি রেটিং প্রদর্শন করেছে। ফোনে কথা বলার সময় ঠিকাদার এবং আমি সম্মিলিতভাবে এই নথিটি সম্পাদনা করেছিলাম। কখনও কখনও, তিনি এমনকি ততক্ষণে ছোট সমস্যাগুলি ঠিক করে দিতেন। "কার্যনির্বাহী সভাগুলি" হোস্টিং, যেখানে মিটিং নিজেই মিটিং চলাকালীন কাজটি সম্পন্ন হয়, তখন থেকে কোনও প্রকল্পকে এগিয়ে রাখার উপায়গুলির পরামর্শের তালিকার আমার পক্ষে একটি অমূল্য সংযোজন হয়ে দাঁড়িয়েছে। রিয়েল-টাইম সহযোগী সরঞ্জাম, ভিডিও কনফারেন্স সিস্টেম এবং পুরানো ফ্যাশন সামনের মুখ, ল্যাপটপ থেকে ল্যাপটপ এনকাউন্টার সমস্ত বিকল্প all -জিল ডাফি

"সবকিছু ঠিকঠাক থাকলে" খনন চালিয়ে যান। চেক-ইনগুলি অমূল্য। খুব প্রায়ই, আমি "সবকিছু ঠিক আছে" এর উত্তরে একটি চেক-ইন মিটিংয়ের ফলাফলগুলি পাই। আমি যখন ফলো-আপ প্রতিক্রিয়াগুলি পেয়েছি এর মতো হয় "শুনতে শুনতে এটি দুর্দান্ত, তবে, আসলেই কোনও সমস্যা নেই?" আপনাকে আলাদা করে তুলতে পারে এবং যেখানে আপনি ব্যবহার করতে পারেন প্রতিক্রিয়া পাবেন। এই ফলো-আপ প্রশ্নটি প্রায়শই এর প্রতিক্রিয়ায় ডেকে আনে, "আচ্ছা, হ্যাঁ, এক্স খুব সুন্দরভাবে এগিয়ে চলেছে, তবে এই ছোট্ট ওয়াই ছিল যা আমাকে ভুল পথে ঘামিয়েছিল।" এমন অনেক লোক আছেন যারা কেবল অভিযোগ করতে পছন্দ করেন না, তাই গভীরতর খনন প্রকল্পের পরিচালকের হাতে। - টম থ্র্যাশ

ম্যাসেঞ্জারকে কখনই গুলি করবেন না। যখন জিনিসগুলি ভুল হয়ে যায়, এবং তারা করবে, কেউই খারাপ সংবাদ সরবরাহ করতে চায় না। আপনি যদি কোনও ইতিবাচক ব্যতীত অন্য কোনও খারাপ সংবাদে প্রতিক্রিয়া জানাতে পরিচিত হন, "এটি আমার নজরে আনার জন্য আপনাকে অনেক ধন্যবাদ। এখন আমরা কীভাবে এটি সমাধান করব?" আপনি প্রায় গ্যারান্টি দিচ্ছেন যে আপনি কখনই কোনও খারাপ সংবাদ তাড়াতাড়ি পাবেন না। এবং খুব শীঘ্রই খারাপ সংবাদ পাওয়া আপনাকে সমস্যা (গুলি) সমাধান এবং প্রকল্পে তাদের নেতিবাচক প্রভাব হ্রাস করতে আরও অনেক বেশি সময় দেয়। - বিল স্যান্ডার্স

অন্যরা ভাবতে দিন যে তারা নিয়ন্ত্রণে রয়েছে। আমার মনে হয় এটি কিছু মরসুম গ্রহণ করে, তবে একটি জিনিস যা আমি মূল্যবান বলে মনে করি তা হ'ল নিয়ন্ত্রণে রাখা শিখতে হয় অন্যকে মনে হয় যে তারা গাড়ি চালাচ্ছেন। অনেকের মনে হয় তারা নিয়ন্ত্রণে রয়েছে এবং এটি ঠিক আছে তবে প্রধানমন্ত্রীকে বুঝতে হবে যে প্রকল্পটি কীভাবে রূপান্তরিত হয় তার জন্য তারা চূড়ান্তভাবে দায়বদ্ধ। - টম থ্র্যাশ

ব্যবহারকারীকে মানদণ্ডের সংজ্ঞা দিন। প্রতিটি বিতরণযোগ্য একটি ব্যবহারকারী আছে, এটি অন্য দলের সদস্য বা শেষ অবধি ব্যবহারকারী হতে হবে। এই বিতরণযোগ্য মালিকরা এটি শেষ করার জন্য প্রয়োজনীয় সময় এবং সংস্থানগুলি সঠিকভাবে অনুমান করতে পারার আগে, তাদের কীভাবে গুণমান এবং সম্পূর্ণতার জন্য বিতরণযোগ্য পরিমাপ করা হবে তা জানতে হবে। এটি কোনও পূর্ণ বৈশিষ্ট্যযুক্ত প্রযুক্তিগত বিশদকরণ বা এক পৃষ্ঠার মানের মানদণ্ডের কার্যপত্রকের রূপ নেয়, ব্যবহারকারীর এটি আগে থেকেই সংজ্ঞায়িত করা উচিত। এটি সহজলভ্য ঝুঁকি-পরিচালনার কৌশলগুলির মধ্যে একটি। - বিল স্যান্ডার্স

প্রকল্প পরিচালকদের জন্য সরঞ্জাম

এক্সেল এবং আউটলুকের মতো সর্বাধিক বুনিয়াদি বহুমুখী ব্যবসায়িক সরঞ্জামগুলি বাদ দিয়ে, অ্যাড-লাইব প্রধানমন্ত্রীরা দেখতে পাবেন যে বিশেষায়িত প্রকল্প পরিচালন সফ্টওয়্যার তাদেরকে সংহত বৈশিষ্ট্যগুলির মাধ্যমে সর্বোত্তম অনুশীলনের দিকে অনুরোধ করে p দায়িত্ব অর্পণ, টাস্ক সমাপ্তির সময় অনুমান করা এবং যোগাযোগ বজায় রাখা সব কিছুই মনে রাখা সহজ হতে পারে যদি কোনও গতি আপনাকে চালিয়ে যায়। এখানে আপনি কয়েকটি বড় এবং ছোট প্রকল্পের জন্য ব্যবহার করতে পারেন:

আসানা সত্যই একটি টাস্ক ম্যানেজার, তবে এটি একাধিক ব্যবহারকারীকে সমর্থন করে, অত্যন্ত নমনীয় এবং লাইটওয়েট প্রকল্প পরিচালন অ্যাপ্লিকেশন হিসাবে সহজেই দ্বিগুণ করতে পারে।

আমাদের সম্পাদকদের পছন্দ বেসক্যাম্প হ'ল প্রকল্প পরিচালন সফ্টওয়্যারটি অনেক বড় সংস্থায় ব্যবহৃত হয়। একটি নিখরচায় সংস্করণ অনেক ছোট মাধ্যমের দলের জন্য একটি নিম্ম এবং নমনীয় বিকল্প - যতক্ষণ না তাদের সংযুক্ত স্টোরেজ প্রয়োজন হয় না।

কোম্পানির মতে হডল হ'ল "মেঘ বিষয়বস্তু সহযোগিতা সরঞ্জাম", যার অর্থ এটি আপনাকে অনলাইনে নথিগুলি রাখার এবং তাদের চারপাশে সহযোগিতার জন্য একটি স্থান সরবরাহ করে। যদিও হাডল আগে একটি পিএম অ্যাপ্লিকেশন ছিল বেশি, এখন এটি অন্য প্রকল্প পরিচালনার সফ্টওয়্যারগুলির সাথে একত্রে ব্যবহার করার জন্য তৈরি করা হয়েছে। এটি অন্য কারও চেয়ে বিপণন পেশাদারদের দ্বারা বেশি ব্যবহৃত হয়।

লিকুইডপ্ল্যানার (প্রতি মাসে সদস্য হিসাবে 29 ডলার) এর একটি বড় শক্তি রয়েছে: এটি পৃথিবীতে সময় নির্ধারণ করে। যখন ব্যবহারকারীরা মনে করেন যে কাজ শেষ হয়ে যাবে তখন তার নরম তারিখগুলিতে প্রবেশ করতে বলার চেয়ে লিকুইডপ্ল্যানার প্রধানমন্ত্রীকে অগ্রাধিকার অনুসারে সময়সূচী করতে দেয়। এটি ভাবনা এবং কাজ করার আলাদা উপায়, তবে এটি আপনার পক্ষে কার্যকর হতে পারে।

কোনও প্রকল্প পরিচালনা করার সময় আরও অনেকগুলি সরঞ্জাম ব্যবহার করতে বা কো-অপ্ট করতে হয় এবং কখনও কখনও সর্বাধিক সাধারণগুলি দৃust়, পূর্ণ-বৈশিষ্ট্যযুক্তগুলির চেয়ে আরও দক্ষতার সাথে কাজটি সম্পন্ন করে। আপনার যদি প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার বা সুপারিশ করার জন্য কোনও প্রোগ্রাম সম্পর্কে ভাগ করে নেওয়ার দুর্দান্ত টিপ থাকে তবে দয়া করে নীচে একটি মন্তব্য দিন।