সংগঠিত হন: আরও ইমেল সহ ইমেল যুদ্ধ বন্ধ করুন

ইমেল ওভারলোড কর্মক্ষেত্রে একটি বিশাল উত্পাদনশীলতার সমস্যা। আমি সমস্ত সময় ইমেলদের সাথে সাক্ষাত করি যারা ইমেল সম্পর্কে অভিযোগ করে বলে যে এটি তাদেরকে আচ্ছন্ন করে দিয়েছে, ইচ্ছে করে যে তাদের নতুন ইনবক্সগুলিতে ingুকানো সমস্ত নতুন বার্তাগুলির জন্য অফ সুইচ রয়েছে।

এই একই ব্যক্তিদের অনেকেই ইমেলটিতে এমনভাবে স্থির করেন যাতে তারা সমস্যাটিকে আরও বাড়িয়ে তোলেন। আমি যা দেখছি তারা হ'ল যারা আরও ইমেলের সাথে ইমেলের সাথে লড়াই করার চেষ্টা করেন যা ফলস্বরূপ আরও বেশি ইমেল তৈরি করে। যেহেতু তারা ইমেলের দুর্দশায় জড়িয়ে পড়েছে, তারা সাধারণত স্পষ্টভাবে কী ঘটছে তা দেখতে পায় না, তাই তারা এটিকে আরও খারাপ করছে বলে তাদের কোনও ধারণা নেই।

ইমেল ওভারলোড বোঝার চেষ্টা করার সময় লোকেরা পায়ে গুলি চালানোর কয়েকটি উপায় আমি লক্ষ্য করেছি।

করণীয় তালিকা হিসাবে আপনার ইনবক্স ব্যবহার করবেন না

লোকেরা যারা তাদের ইমেল সমস্যাগুলি আরও খারাপ করে তোলে তাদের প্রথম উদাহরণ হ'ল করনীয় লিস্টাররা যেমন আমি তাদের কল করতে চাই। মেসেজটিতে কোনও টাস্ক থাকে বা কোনও নির্ধারিত টাস্কের মেমোরিটিকে ট্রিগার করে যখন করণীয় তালিকার লোকেরা তাদের ইনবক্সগুলিতে ইমেলগুলি ছেড়ে দেয়। অন্য কথায়, তারা করণীয় তালিকা হিসাবে ইনবক্স ব্যবহার করে।

কীভাবে লোকেরা সাধারণত ইমেলের মাধ্যমে কার্য নির্ধারণ করে তা ভেবে দেখুন। বিষয় লাইনে খুব কমই স্পষ্টভাবে বলা কাজ। রিসিভারটি টাস্কের বিশদ জানতে ইমেলটি খুলতে এবং পড়তে হয়। সম্ভবত সম্ভবত, বার্তায় গ্রাহকের প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য যেমন ডেটলাইন বা টাস্ক সম্পর্কিত অন্যান্য বিবরণ থাকবে না। পিছনে এবং বার্তার বার্তাগুলির আদান-প্রদান কার্যটি স্পষ্ট করে দেয় এবং এটি প্রতিবার ইমেলের একটি নতুন টুকরো তৈরি করে শেষ হয়। সংক্ষেপে, ইমেল ইনবক্সগুলি করণীয় তালিকাগুলি খুব খারাপ।

আরেকটি সমস্যা হ'ল করণীয় লিজারদের প্রতিটি কার্যক্রমে অন্তর্ভুক্ত মেলটি পরীক্ষা করে দেখতে হয় যে এটিতে কোনও টাস্ক রয়েছে কি না এবং যদি তা না হয় তবে তারা মেলটি তাত্ক্ষণিকভাবে মুক্তি দেয়। টু-ডু লিসাররা অবিচ্ছিন্নভাবে আগাছা শেষ করে।

সবচেয়ে খারাপ কথা, টু ডু লাস্টাররা তাদের প্রতিদিনের কাজের জন্য তাদের ইনবক্সগুলি চেক করতে অভ্যস্ত হয়ে যায় এবং প্রায়শই তারা প্রায়শই নিজেকে সম্পাদন করতে চায় এমন অন্যান্য জিনিসগুলির অনুস্মারকগুলিতে ইমেল করে।

ইমেল যদি সমস্যা হয় তবে আপনি কেন এইভাবে আরও ইমেল তৈরি করতে চান?

এটির ঘনত্বের মধ্যে, করণীয়কারীরা দেখতে পাচ্ছেন না যে কীভাবে তাদের সিস্টেম বিষয়টি আরও খারাপ করছে। তারা প্রায়শই যুক্তি দেয় যে তাদের ইনবক্সকে করণীয় তালিকা হিসাবে ব্যবহার করা কেবলমাত্র কাজ করে। তবে যদি এই একই ব্যক্তি ইমেল দ্বারা অভিভূত বোধ করেন, স্পষ্টত এটি কাজ করছে না। কয়েকটি সমাধান রয়েছে, এবং আমি তাদের সাথে মুহুর্তে পৌঁছে দেব।

নজমেল পাঠানো বন্ধ করুন

ইমেল পরিচালনা সম্পর্কে আমি সম্প্রতি কর্পোরেট রিট্রিটে কথা বলেছি। আলোচনার জন্য প্রস্তুতি নেওয়ার জন্য, আমি কয়েকজন কর্মচারীর সাথে কথা বলেছি এবং শিখেছি যে তাদের মধ্যে অনেকগুলি নুডজেল ব্যবহার করে প্রতিদিন মাঝে মধ্যে 1000 টি বার্তা বিপুল পরিমাণ ইমেল পরিচালনা করে। তারা ভেবেছিল এটি প্রবাহ পরিচালনা করার জন্য এটি একটি নিখুঁত বুদ্ধিমান উপায়।

নডজমেল হ'ল একটি ফ্রিমিয়াম সরঞ্জাম যা আপনাকে এমন একটি সময় সেট করে ইমেলটিকে স্নুজ করতে দেয় যখন এটি কোনও নতুন বার্তা হিসাবে আপনার ইনবক্সে আবার প্রদর্শিত হবে। "মূলত" এখানে একটি খুব গুরুত্বপূর্ণ শব্দ।

স্যানবক্স বা সেরা ইমেল অ্যাপ্লিকেশানের মতো বেশিরভাগ স্নুজ ফাংশনগুলি আপনার ইনবক্স থেকে মূল বার্তাটি লুকান এবং তারপরে আপনি পছন্দ করার সময় এটি একটি নতুন অপঠিত মেল হিসাবে আবার প্রদর্শিত হবে make নজমেল কিছুটা আলাদাভাবে কাজ করে। আপনি যখন এটি মেলটি স্নুজ করার জন্য ব্যবহার করেন, আসল ইমেলটি আপনার ইনবক্সে থাকে এবং মূল বার্তার পুরো থ্রেডের সাথে উদ্ধৃত করে আপনার ইনবক্সের শীর্ষে একটি নতুন বার্তা উপস্থিত হয়।

আমাকে ভুল করবেন না নডজমেল একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম, এবং এটি কিছু পরিস্থিতিতে এটির দুর্দান্ত সমাধান। যে কেউ ইনসবাক্সকে যোগাযোগের জন্য প্রয়োজনীয় সংগ্রহের পয়েন্টের পরিবর্তে তথ্যের স্রোত হিসাবে দেখেন, এটি ব্যবহার করা ভাল। কিন্তু যখন কর্মীরা আমাকে বলছেন যে তাদের ইনবক্সগুলিতে নিখুঁত বার্তা তাদের কাজটি করতে অক্ষম করে এবং তাদের বার্তির 20 শতাংশ বার বার বার বার বার্তা বারবার বার্তা বারবার নুডমেলস, এটি একটি সমস্যা।

টু-ডু লিসাররা তাদের সিস্টেমটি নষ্ট হওয়ার বিষয়টি অস্বীকার করতে পারে, কিছু নুডমেল ব্যবহারকারী এটিকে ক্রাচে পরিণত করেন। তারা তাদের বর্তমান অভ্যাসে এতটা আটকে আছে যে তারা এর চেয়ে ভাল সমাধানের কল্পনা করতে পারে না।

এত তাড়াতাড়ি উত্তর দিবেন না

খুব প্রায়ই, কোনও ইমেলের জবাব দেওয়া হ'ল কথোপকথনটিকে সামনের দিকে না চালিয়ে অন্যের বার্তা স্বীকার করার একটি উপায়। উপস্থাপনা সম্পর্কে আপনার মতামত জিজ্ঞাসা করার জন্য সহকর্মী ইমেলগুলি কল্পনা করুন। আপনি এখনও উপস্থাপনা তাকান নি। আপনার কর্মক্ষেত্রের উপর নির্ভর করে, "আপনি জানেন না I আমি এখনও তাকাচ্ছি না, " যতক্ষণ না আপনি তাকান এবং কোনও মতামত তৈরি না করে দুই ঘন্টা অপেক্ষা না করে দ্রুত উত্তর দেওয়া আরও গ্রহণযোগ্য হতে পারে। আপনি যখন উত্তর দেওয়ার জন্য দ্রুত লাফ দিন, বার্তাটি তাত্পর্যপূর্ণ না হলেও আপনি অতিরিক্ত ইমেল তৈরি করছেন। যদি সংস্থার সংস্কৃতি আপনাকে সেই আচরণের দিকে ঠেলে দেয় তবে আপনি বিশ্বাস করতে পারেন যে অন্য লোকেরাও আপনার সাথে এটি করছে।

ইমেলের জবাব দিতে ধীর ব্যক্তি এমন কোনও ব্যক্তিকে অলস হিসাবে দেখা যেতে পারে বা টিম খেলোয়াড় হিসাবে দেখা যায় না, এমনকি কোনও ইমেলের উত্তর দেওয়ার জন্য অপেক্ষা করা যদিও এটির বিষয়ে আরও অনেক যুক্তিসঙ্গত এবং উত্পাদনশীল উপায়। তবে এটি পুরোপুরি পিছিয়ে গেছে এবং আপনি যদি ইমেলের মাধ্যমে স্রোত বোধ করেন তবে এ থেকে আপনাকে বিরত রাখতে হবে।

যা ঘটতে চলেছে তা হ'ল লোকেরা বার্তাগুলির জবাব কেবল টাকা পাস করার জন্য করে। আসুন বলি রাজ কিছু সম্পর্কে সারার মতামত জিজ্ঞাসা করে, এবং সে উত্তর দেয়, "নিশ্চিত নই। আপনি কী ভাবেন?" এখন বলটি রাজের দরবারে ফিরে এসেছে এবং কেবলমাত্র তার উত্তর দেওয়ার জন্যই তার উপর ভরসা রয়েছে যাতে সারার তার ইনবক্সে একটি নতুন অপঠিত বার্তা উপস্থিত হবে যা তাকে এইবারের উত্তর দেওয়ার সত্য মনে করিয়ে দিবে।

আইটি-র মতো সহায়তা বিভাগের লোকদের কাছে এটির একটি সাধারণ উদাহরণ হ'ল তারা কর্মীদের সহায়তার টিকিট ফাইল করার জন্য একটি জেনেরিক ইমেল ঠিকানা স্থাপন করবেন, যেমন কোনও কর্মচারী যখন তার কম্পিউটারটি নষ্ট হয়ে গেছে তা প্রকাশ করার সময় এবং তার দরকার হয় দ্রুত সহায়তা পান, তিনি জেনেরিক ইমেলটি ভুলে যেতে পারেন এবং পরিবর্তে আইটি-তে পরিচিত ব্যক্তিকে ইমেল করুন। এই আইটি ব্যক্তি সমস্যার কি যত্ন নেওয়া উচিত? ইমেল উপেক্ষা করবেন? উত্তর দিন এবং কর্মচারীকে বলুন যে তাকে সঠিক আইটি-সহায়তা ঠিকানা ব্যবহার করা দরকার? সিসি তার বস? সঠিক কাজটি কী?

আতঙ্ক এবং হতাশার দ্বারা উদ্দীপ্ত প্রায়শই প্রতিক্রিয়া কেবল আরও ইমেল তৈরি করে (এবং উত্তেজনা তৈরি করে)। আবার, এটি সংস্থার সংস্কৃতির উদাহরণ যা দ্রুত সমস্যার প্রতিক্রিয়া প্রত্যাশা তৈরি করে যা মূল সমস্যার কারণ। তবে আপনি শান্তি বিঘ্নিত না করে এই প্যাটার্নটি থেকে সরে যেতে পারেন এবং ফলস্বরূপ কম ইমেল তৈরি করতে পারেন।

অতিরিক্ত ইমেলের সমাধান

কীভাবে আমরা অতিরিক্ত ইমেল তৈরি বন্ধ করব? কিছু সমাধান সহজ এবং দ্রুত এবং কোনও ব্যক্তি সেগুলি কোম্পানির সমর্থন ছাড়াই করতে পারেন।

পূর্ববর্তী উদাহরণে, আইটি কর্মী সম্ভবত ইমেলের মাধ্যমে জবাব না দিয়ে মুখোমুখি কথোপকথন (বা কোনও দূরবর্তী কর্মচারীর সাথে ফোন কল) করে কুঁকিতে সমস্যাটি ডুবতে পারে। যদি আইটি ব্যক্তি ইমেলের মাধ্যমে জবাব দেয় তবে অভাবগ্রস্ত সহকর্মী সম্ভবত এটি খুব কাছ থেকে পড়বেন না। মনে রাখবেন, তিনি ইতিমধ্যে তার কম্পিউটার সমস্যা সম্পর্কে জোর দিয়ে গেছেন। এটি খুব কম প্রযুক্তি বলে মনে হতে পারে তবে সহকর্মীর মুখোমুখি, শান্তভাবে এবং পেশাগতভাবে, তাকে ভবিষ্যতে সহায়তা টিকিট দাখিল করার জন্য সঠিক প্রোটোকলটি মনে রাখতে সহায়তা করবে, বিশেষত যদি আইটি ব্যক্তি অন্য যে কোনও কাজকে অগ্রাধিকার দিচ্ছে তা ব্যাখ্যা করে যদি মুহূর্ত। ব্যক্তিগতভাবে ব্যাখ্যা করা অনেক বেশি এগিয়ে যায়।

নিজের জন্য অতিরিক্ত ইমেল তৈরি করা বন্ধ করার আরেকটি উপায় হ'ল নুডজেল যেমন করেন তেমন ভাল ইমেল সহকারী সরঞ্জামগুলি যা আপনাকে আপনার ইনবক্সে ইমেলটি ছড়িয়ে দিতে সহায়তা করে। স্যানবক্স (প্রতি মাসে প্রায় about 7) আমার প্রস্তাবিত সমাধান। মেলবার্ড একটি ইমেল ক্লায়েন্ট অ্যাপ্লিকেশন যা একটি স্নুজ বিকল্প এবং অন্যান্য বৈশিষ্ট্যগুলির সাহায্যে আসে যা সহায়তা করতে পারে।

ব্যক্তিগত কাজ এবং কর্ম-সম্পর্কিত কর্ম উভয়ের জন্য আপনার করণীয় তালিকা হিসাবে আপনার ইনবক্স ব্যবহার বন্ধ করুন। এখন অনেকগুলি দুর্দান্ত সরঞ্জাম রয়েছে যা কার্য নির্ধারণে, সেগুলি অনুসরণ করতে, সেগুলি সম্পর্কে বিশদ আপডেট করে এবং আরও অনেকগুলি আরও ভাল, যা ইমেলের উপর নির্ভর করে না। আমি টডোইস্ট পছন্দ করি, যদিও ওয়ান্ডারলিস্টটিও দুর্দান্ত একটি অ্যাপ।

আপনি যদি কার্য কর্মের জন্য আরও ভাল সরঞ্জাম বাছাই করতে আপনার কর্ম দল বা বিভাগকে বোঝাতে পারেন তবে আপনি সত্যই আরও ভাল অবস্থানে থাকবেন। পূর্ণ শক্তি প্রকল্প পরিচালন অ্যাপ্লিকেশনগুলি বাদে, এমন আরও কিছু সহযোগী অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা হালকা, ব্যবহারে সহজ, দ্রুত সেটআপ করা যায় এবং এগুলি আপনার দলের চ্যালেঞ্জগুলির আরও ভাল সমাধান হতে পারে।

আরও তথ্যের জন্য, অফিস ইমেল ওভারলোডকে কীভাবে পিছনে কাটা যায় সে সম্পর্কে আমার অন্যান্য টিপস দেখুন।