সংগঠিত হন: জেসন শাহ, সভাগুলি আরও উত্পাদনশীল করার বিষয়ে ডট কমের প্রতিষ্ঠাতা

সভাগুলি চালানোর লোকেরা প্রস্তুত না হওয়ায় আপনি কতটা সময় নষ্ট করেন? কোন এজেন্ডা নেই। সহকারীরা দেরিতে পৌঁছে যায়। যা আলোচিত তা আপনার বা আপনার কাজের সাথে কিছু করার আছে। এক ঘন্টা পরে, আপনি কিছুই করেননি, কিছুই শিখেননি এবং কিছুই অবদান রাখেন নি। কথাটা কী ছিল?

ডট কমের লক্ষ্য হল লোকেরা তাদের পরিকল্পনা করার ও সম্পাদনের জন্য সংস্থান সরবরাহ করে আরও ভাল সভা করতে সহায়তা করবে। অনেকগুলি উপায়ে, এটি জড়িত প্রত্যেকের জন্য উত্পাদনশীল তা নিশ্চিত করার জন্য এটি একটি মিটিংয়ের আগে, সময় এবং পরে একটি কাজ করার চেকলিস্টের মতো।

ডটকমের প্রতিষ্ঠাতা ও সিইও জেসন শাহের সাথে আমার সাক্ষাত হওয়ার আগে আমরা আলাপের জন্য উপযুক্ত তারিখ এবং সময় খুঁজতে ইমেল করেছি iled একবার আমরা সম্মতি জানালে তিনি জবাব দিয়েছিলেন, "আমি আপনাকে স্কাইপে কল করার পরিকল্পনা করছি এবং খুব শীঘ্রই আমি একটি ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ পাঠাব।" এক মুহুর্ত পরে, যথেষ্ট নিশ্চিত, একটি ক্যালেন্ডারের আমন্ত্রণ এসেছিল।

আমাদের সভার দিনটি আমি ডটকম থেকে শাহের মাধ্যমে একটি ইমেল পেয়েছি। এর ভিতরে আমি একটি এজেন্ডা, সভার জন্য পরিষ্কার শুরু এবং শেষ সময়গুলি খুঁজে পেয়েছি, কল এবং তাদের যোগাযোগের তথ্যে থাকা লোকের একটি তালিকা (কেবলমাত্র আমরা দুজন এই ক্ষেত্রে,) এবং পটভূমির তথ্যের লিঙ্কগুলি পেয়েছি। এই সমস্তই আমাদের আহ্বানের সময় তাড়া করতে সাহায্য করেছিল, যেমন শাহ ব্যাখ্যা করেছিলেন যে একটি সভা কী ফলপ্রসূ করে তোলে, ডটকম ডটকম শুরু করার জন্য তার প্রেরণা এবং জ্ঞান কর্মীদের মধ্যে সভার ধরন কীভাবে পরিবর্তিত হচ্ছে।

জিল ডাফি: আসুন আমরা সভাগুলির বিষয়ে এবং কেন লোকেরা তাদের ঘৃণা করে সে সম্পর্কে কথা বলি।

জেসন শাহ: আমরা যা পেয়েছি, সেখান থেকে বেশিরভাগ লোকেরা এমন সভাগুলিতে যোগ দেন যা তাদের জন্য অপ্রস্তুত হয়। সভাটি হওয়ার কোনও ভাল কারণ নেই। আগে কোন বিতরণ বিতরণ করা হয়নি। লোকেরা দেরি করে দেখায় এবং কাউকে জিনিসগুলিকে পুনঃস্থাপন করতে হয়। যে লোকেরা তাদের সংগঠিত করে তারা কারা থাকবেন সে সম্পর্কে সবসময় চিন্তাভাবনা করে না এবং তাই আপনি বড় সভাগুলি শেষ করেন যার অর্ধেক লোক alচ্ছিক, এবং সম্ভবত অর্ধেক মানুষ মূল, তাই গতিশীল বন্ধ রয়েছে এবং এটি উত্পাদনশীলতা রোধ করে।

ব্যস্ত মানুষের জন্য সময় নষ্ট করার জন্য এটি ফোটে।

যদি আপনি কাউকে 30 মিনিটের জন্য কোনও ঘরে বসে কিছু না করার জন্য বলেন, তারা মনে হয় আপনি পাগল হয়ে গেছেন। তবে কর্মক্ষেত্রে লোকেরা প্রতিদিন কয়েক মিলিয়ন বার এটি করে।

জেডি: আপনি কীভাবে উত্পাদনশীল সভার বর্ণনা করবেন?

জেএস: আপনার কয়েকটি মূল উপাদান থাকতে হবে। প্রথমত, এটি আসলে ঘটতে হবে। ইমেলের মাধ্যমে যদি কোনও কিছু দ্রুত পরিচালনা করা যায় তবে তা করুন। তবে যদি এটির একটি সভা হওয়া দরকার তবে ঠিক আছে।

প্রস্তুতি মূল: কী নিয়ে আলোচনা হতে চলেছে তা রোল করা, কাদের জন্য দায়ী, এই ধরণের জিনিস যা ফোকাসপূর্ণ কথোপকথনের দিকে পরিচালিত করে। সভা চলাকালীন: আঁকড়ে থাকা, সময় রাখা, নোট নেওয়া এবং সময়মতো শেষ হওয়া।

সভার সময়টিও অনেক গুরুত্বপূর্ণ। প্রচুর লোকজন কেবল এক ঘন্টা ডিফল্ট। আমি লক্ষ্য করেছি আপনি খুব ইচ্ছাকৃত এবং এই কথোপকথনের 25 মিনিট বলেছিলেন। আমি মনে করি এটি একটি ভাল অনুশীলন।

সভার পরে কী ঘটে তাও মূল বিষয়। বব এবং স্টেসি যদি বলেন যে তারা একটি স্লাইড ডেকের একটি নতুন সংস্করণ অনুসরণ করছেন এবং মার্ক বলেছেন যে তিনি আপনাকে বিক্রয় সংখ্যা প্রেরণ করতে চলেছেন, তাদের আসলে তা করতে হবে! আমরা দেখতে পাই যে বেশিরভাগ লোকেরা বলে, "দুর্দান্ত! শুভ সাক্ষাত!" এবং তারা চলে গেছে এবং কোন অনুসরণ নেই। এমনকি যদি থাকে তবে এটি ভুল সময়ে ঘটে, যা অন্য সভা বা আরও অপ্রয়োজনীয় কাজকে বিরত করে দেয়।

সুতরাং প্রস্তুতি, সভাটি ভালভাবে চালানো, সাফল্যের পরে অনুসরণ করা একটি ভাল সভার মূল উপাদান।

জেডি: প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জামগুলি এবং অন্যান্য কাজের পরিচালনার সরঞ্জামগুলি কাজের প্রবাহকে নকশাকৃত করা হয়েছে। ধারণাটি কম সভা এবং (এবং কম ইমেল) করা উচিত have আপনি একে অপরের কাজ এবং সময়সীমা সম্পর্কে কোনও সভা না করেই নির্ধারণ করতে পারেন। আপনার দৃষ্টিকোণ থেকে, এই সরঞ্জামগুলি কি জ্ঞানের কর্মীদের মধ্যে সভাগুলি পরিবর্তন করেছে?

জেএস: হ্যাঁ ম্যাক্রো স্তরে, আশা করি আমরা সেই সরঞ্জামগুলির ফলস্বরূপ কম সভা করব।

উদাহরণস্বরূপ, যদি আমি দেখি যে ড্রপবক্সে মকআপগুলি আপডেট হয়েছিল এবং আমি মনে করি সেগুলি ভাল তবে সেগুলি নিয়ে আলোচনা করার জন্য আমার ডিজাইনারের সাথে দেখা করার দরকার নেই। এমনকি তিনি আমাকে অবহিত করতে হবে না। আমি কেবল একটি বার্তাটি সরিয়ে ফেলতে পারি যাতে বলা হয়, "আরে, আমি আপডেট হওয়া ফাইলগুলি দেখেছি।" স্ল্যাকের মতো কিছু দিয়ে, আমি প্রশ্নের প্রকৃতি নিয়ে আলোচনা না করেই কাউকে দ্রুত প্রশ্ন করতে পারি।

এর আগে, লোকে কম প্রযুক্তি চেয়েছিল কারণ এটি শক্ত ছিল, উদাহরণস্বরূপ, মনিটরের জন্য ডঙ্গল নেওয়া, বা এটি মানুষের জন্য বিভ্রান্তিকর ছিল।

আমি আশা করি যে এই সরঞ্জামগুলির উত্থানটি কম বৈঠকের দিকে পরিচালিত করছে, তবে ব্যক্তিগত সংস্থাগুলি যে প্রচার প্রচার চালিয়েছে তা ছাড়া, এটিকে সমর্থন করার জন্য এখনও কোন কংক্রিট তথ্য রয়েছে কিনা তা আমি জানি না। এবং বৈঠকে নিজেই, আমি মনে করি সেগুলির প্রকৃতি পরিবর্তিত হচ্ছে কারণ আমরা আরও প্রযুক্তিগত দিকনির্দেশিত। আমরা যদি কোনও সভার বাইরেও পরিষেবাগুলি ব্যবহার করি, তবে মিটিংগুলি নিজেরাই এটি চালিয়ে যেতে হবে।

জেডি: আমি কার্যনির্বাহী সভা করতে পছন্দ করি। তারা আমার জন্য সর্বাধিক উত্পাদনশীল হতে থাকে। আমি একদল লোকের সাথে একত্রিত হয়েছি, আমরা সেখানে বসে আমাদের যে কাজটি করা দরকার তা এখনই করতে পারি, সম্ভবত আমাদের সরঞ্জামগুলি কোনও স্ক্রিনে প্রত্যাশিত।

জেএস: এটি আমাকে ফ্লিপড ক্লাসরুমের মডেল সম্পর্কে ভাবতে বাধ্য করে। ক্লাসরুমটি কাজ করার জায়গা, কেবল উপস্থাপনা দেখার চেয়ে, কোনও সভা আপনাকে ডেকে ডেকে ফেলার জন্য ডাকা উচিত নয় যা আপনাকে সহজেই ইমেল করতে পারে।

জেডি: দো ডট কম নিয়ে একটু কথা বলি। আমাকে ডট কম কী কী তার 30 সেকেন্ডের ব্যাখ্যা দিন এবং তারপরে আপনি কীভাবে এটি ব্যবহার করবেন সে সম্পর্কে আমরা আরও বিশদে আলোচনা করব।

জেএস: ডো ডট কম সভাগুলির জন্য সহযোগিতা সফ্টওয়্যার। ভিডিও এবং অডিওর সাথে এর কোনও যোগসূত্র নেই। এটি সব সভার উত্পাদনশীলতা সম্পর্কে।

করুন দিয়ে, লোকেরা এজেন্ডা সেট করতে পারে যাতে তারা কী বিষয়ে কথা বলতে পারে তা জানে। তারা রিয়েল টাইমে নোট নিতে পারে এবং তাদের অন্যান্য কর্মপ্রবাহের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করে এমন কার্য নির্ধারণ করতে পারে। আমরা গুগল অ্যাপস, মাইক্রোসফ্ট অফিস 365, স্ল্যাক, সেলসফোর্স ইত্যাদির সাথে একীভূত হয়েছি

আমাদের ২০, ০০০ এরও বেশি সংখ্যক সংস্থার মিটিংয়ে দেড় মিলিয়নেরও বেশি লোক অংশ নিয়েছে। আমরা মূলত লোককে কম সভা, ভাল সভা এবং আশা করি কর্মক্ষেত্রে আরও সুখী এবং উত্পাদনশীল হতে সহায়তা করছি।

জেডি: এবং এটি একটি ফ্রিমিয়াম মডেল।

জেএস: এটা আছে। আপনি নিখরচায় সাইন আপ করতে পারেন এবং আমাদের প্রচুর পরিমাণে নিখরচায় ব্যবহারকারী রয়েছে।

জেডি: ডটকমের সম্পর্কে আমাকে যে জিনিসগুলি আঘাত করেছিল তার মধ্যে একটি হ'ল এটি সত্যই সমাধানের বিপরীতে এবং সঠিক সমাধানের জন্য মানুষকে সঠিক পদক্ষেপ নিতে সত্যিই উত্সাহিত করছে। আমি অনুপ্রেরণার মতো জিনিসগুলি এবং আমরা কীভাবে সর্বদা আমাদের সেরা আগ্রহের সাথে আচরণ করি না সে সম্পর্কে অনেক কিছুই ভাবি। সুতরাং আমি যখন মনে করি যে আমাদের কিছু দেওয়ার চেয়ে আমাদের গাইড করার বিষয়ে আরও বেশি সরঞ্জাম রয়েছে তখন এটি পরিষ্কার হয় think আমি বুঝতে পেরেছি যে ডটকমের সম্পর্কে।

জেএস: হ্যাঁ, আমি একমত। আমাদের বিশ্বাস হ'ল সভাগুলি প্রযুক্তির সমস্যা হিসাবে যতটা সমস্যা। উদাহরণস্বরূপ, ববকে অ্যাকাউন্ট থেকে রোধ করতে কোনও ইমেল অ্যাপ্লিকেশন দরকার নেই যা বোঝার জন্য শক্ত super এটি সম্ভবত সংস্থার রাজনীতি, ববের পেশাদার হয়ে ওঠার দক্ষতা, দলের গতিশীলতা, এই জাতীয় জিনিসগুলির সাথে সম্পর্কযুক্ত। কোনও ওয়েব ব্রাউজারে আটকে থাকা কিছু ইউআই বব পরিবর্তন করতে যাচ্ছেন না।

এটি আগে আমি ইয়ামারে যখন কাজ করেছি সে সম্পর্কে আমি অনেক কিছু ভেবেছিলাম। ইয়ামার সংস্থাগুলি আরও স্বচ্ছ করার চেষ্টা করছিলেন। তবে সত্যই, ইয়ামার স্বচ্ছ সংস্থাগুলির একটি হাতিয়ার ছিল, কারণ কোনও সংস্থার সংস্কৃতি পরিবর্তন করা খুব কঠিন।

ডট কম এমন একটি পণ্য যা মানুষকে আরও উন্নত করতে সহায়তা করার চেষ্টা করে এবং তাদেরকে এমন প্রযুক্তি দেয় যা তাদের পক্ষে এটি করার পরিবর্তে এটি করতে সক্ষম করে। সত্যি বলতে কী, আমরা এমনকি জানি না যে আমরা একটি স্যুইচ ফ্লিপ করতে এবং একটি সভা আরও উত্পাদনশীল করতে পারি কিনা। এটা হবে বেশ যাদু!

আমরা সত্যই বিশ্বাস করি যে এটি স্থায়ী শক্তি থাকবে। যদি এটি কাজ করে চলেছে তবে এটি মানুষের কাছ থেকে আসতে হবে এবং আমরা তাদের তাদের সেরা হয়ে উঠতে সক্ষম করছি।

জেডি: আমাকে ডট কমের মূল গল্পটি বলুন এবং আপনি কেন এই প্রকল্প এবং সংস্থার প্রতি অনুরাগী?

জেএস: মাইক্রোসফ্ট ইয়ামার কেনার আগে আমি ইয়ামারে কাজ করছিলাম। এবং আপনি সম্ভবত ধারণা করতে পারেন, মাইক্রোসফ্ট সংস্থাটি কিনে দেওয়ার পরে, সংস্কৃতি অনেকগুলি আমলাতন্ত্র এবং সভাগুলি যুক্ত করে অনেক কিছু পরিবর্তন করতে শুরু করে।

আমি প্রায় এক বছর পেরিয়েছি, সেই অধিগ্রহণের পরে, খুঁজে পেয়েছি যে জিনিসগুলি করা সত্যিই কঠিন ছিল। এটি আমার কাছে উন্মাদ ছিল, বিশেষত কারণ আমরা মূলত একটি সংস্থা যা মানুষের জন্য আরও ভাল কাজ করার জন্য তৈরি হয়েছিল!

দীর্ঘ গল্প সংক্ষেপে, আমি একদিন 10 জনের সাথে এক ভয়ানক সভায় বসেছিলাম এবং "আমি এখানে কী করছি?" এর উন্মাদনা আমাকে কেবল আঘাত করেছিল।

যদি আমি আপনাকে একটি ডিনার পার্টিতে আমন্ত্রণ জানিয়েছিলাম এবং আমি উপাদানগুলি প্রস্তুত করার জন্য আগে থেকে প্রস্তুত না হয়েছি এবং এমন কিছু ধারণা পেয়েছি যা আমি অতিথিদের উপভোগ করতে চাই, এবং তারা দেখায় এবং আমি বলে, "আরে, চল মুদি দোকানে যাই এবং করি এই রাতের খাবারের পার্টি, "তারা বলবে, " এটি পাগল! আমরা আপনার সাথে এটি বের করতে যাচ্ছি না We আমরা এখানে একটি নৈশভোজ করতে এসেছি! " তবে বৈঠকগুলি এটাই!

আমি ভেবেছিলাম এটি পাগল, এবং আমি চলে যেতে এবং একটি নতুন সংস্থা শুরু করতে চুলকাচ্ছি।

জেডি: আপনি আর কোন উত্পাদনশীলতা অ্যাপ্লিকেশন বা পরিষেবা ব্যবহার করেন? আপনি উত্পাদনশীল থাকার জন্য কোন সেরা অনুশীলন আছে?

জেএস: আমি কি অপ্রচলিত উত্তর দিতে পারি? আমি মনে করি সেরা কিছু উত্পাদনশীলতা অ্যাপ্লিকেশনগুলি সত্যই উত্পাদনশীলতা অ্যাপ্লিকেশন নয়। উদাহরণস্বরূপ, উবার আমাকে আসানার মতো অ্যাপের চেয়ে বেশি উত্পাদনশীলতা দেয়। আমি জায়গাগুলি দ্রুত পেয়েছি এবং বৃষ্টির জন্য দাঁড়িয়ে গাড়ির জন্য অপেক্ষা করতে কম সময় নষ্ট করি।

আমি বেটারস্নাপটুল নামে আরও একটি সরঞ্জাম ব্যবহার করেছি এবং এটি আবার কোনও ক্লাসিক উত্পাদনশীলতা সরঞ্জাম নয়। আমি তিনটি কলাম এবং আমার উইন্ডোজ স্ন্যাপের সাহায্যে আমার মনিটরের সেট আপ করেছি, আমি একটি শর্টকাট কী চাপলাম, এবং আমার সমস্ত উইন্ডোজ স্ন্যাপটি ঠিক জায়গায় স্থান দিয়েছে।

আমরা এখানেও ট্রেলো এবং স্ল্যাক ব্যবহার করি। আমরা অফিসে আমাদের মুদিগুলির জন্য ইনস্ট্যাকার্ট ব্যবহার করি। যে সম্পর্কে কারও চিন্তা করতে হবে না তা সহায়ক এবং কোনওভাবে ফলস্বরূপ আমাদের আরও উত্পাদনশীল করে তোলে।

জেডি: এবং সেরা অনুশীলন বা ব্যক্তিগত উত্পাদনশীলতার অভ্যাস সম্পর্কে কী?

জেএস: জিনিসটি শেষ না হয়ে যায় তা নিশ্চিত করার জন্য আমি ক্যালেন্ডারে আমার দিনে সময় বন্ধ করে দেওয়া শুরু করেছি। আমাকে শূন্যে সেট করতে এবং কী কী গুরুত্বপূর্ণ তা পরিষ্কার করতে সাহায্য করতে আমি সকালে ধ্যান শুরু করেছি।

অপ্রচলিত আর একটি হ'ল জিনিসগুলি অর্পণ করা। এটি একটি ফোর আওয়ার ওয়ার্ক উইন্ড সাউন্ডবাইট নয়, তবে আমার এমন ব্যক্তিত্ব রয়েছে যা আমাকে নিজেই সবকিছু করতে চায়। নিজের কাজ করার ক্ষেত্রে ডিফল্টের বিপরীতে প্রতিনিধি দলের কাছে ডিফল্ট হওয়ার প্রয়োজনীয়তার বিষয়ে সচেতন হওয়া সত্যিই কার্যকর হয়েছে।

আমার কাছে এটি আরও মননশীল, সময়-বক্সিং জিনিস এবং ডেলিগেশন করার মিশ্রণ। আমি আরও শান্তিতে আছি এবং প্রতিদিন যে দু'টি জিনিস গুরুত্বপূর্ণ তা মনোনিবেশ করছি। একজন প্রতিষ্ঠাতা হিসাবে, আপনি সংস্থার সাথে সম্পর্কিত যে কোনও বিষয় থেকে বিভ্রান্ত হতে পারেন, তা বিনিয়োগকারীর সম্পর্ক হোক বা PR এর সুযোগই হোক না কেন, এবং ডেলিগেশন আমাকে আরও উত্পাদনশীল করে তুলেছে।

জেডি: আপনার স্টাফ কত বড়?

জেএস: দশ জন। ডেলিগেশন সহজ হয়ে উঠছে, তবে অবশ্যই এটি একটি সংস্থার পক্ষে অত্যন্ত ছোট।

জেডি: হ্যাঁ, তবে অন্য উদ্যোক্তাদের পক্ষে এটি জানা জরুরী, আপনি খুব ছোট একটি দলের সাথে কাজ করলেও প্রতিনিধি দল এখনও গুরুত্বপূর্ণ।