সংগঠিত হন: কর্মপ্রবাহ মানচিত্রের জন্য কীভাবে সহযোগিতা সফটওয়্যার ব্যবহার করবেন

আমার প্রথম সত্যিকারের কাজের প্রথম দিনেই, আমাকে নিযুক্ত জার্নাল-পাবলিশিং সংস্থার সিনিয়র সম্পাদক আমাকে একটি প্রাচীরে বেঁধে একটি বিশাল ফ্লোচার্টে নিয়ে গিয়েছিলেন। "এখানে একটি নিবন্ধ লিখিত থেকে প্রকাশিত হয় কিভাবে, " তিনি বলেছিলেন। আমার দল এবং আমি যে অংশে জড়িত সেগুলি নিয়ে তিনি জোর দিয়ে পুরো প্রক্রিয়াটি পেরিয়েছিলেন। এটি ছিল 2001, এর আগে সহযোগিতার সফ্টওয়্যার অবাধে উপলব্ধ ছিল, তবে আমি সেদিন যে পাঠগুলি শিখেছিলাম তা আসান এবং স্লকের এই যুগেও প্রযোজ্য।

প্রতিটি জার্নাল আর্টিকেল একটি বড় আকারের পলি খামে wentুকে যায় সামনে টুকরো টুকরো কাগজ। কাগজটি জার্নালে বর্ণিত কোডযুক্ত ছিল যাতে নিবন্ধটি প্রদর্শিত হবে। আমরা এটিকে একটি জব জ্যাকেট বলেছিলাম। প্রবন্ধটি যখনই কোনও আলাদা বিভাগে গিয়েছিল, প্রুফিংয়ের জন্য অনুলিপি সম্পাদকদের হোক বা পরিবর্তনের জন্য কীবোর্ডিং বিভাগে, তার যাত্রার ইতিহাসটি জব জ্যাকেটে লগইন করা হয়েছিল। যখন কোনও কর্মচারী এটি সম্পন্ন করা হত, তিনি ট্র্যাক শীটে একটি লাইন লিখে এটি একটি নতুন বিভাগে অর্পণ করতেন। যে কেউ জব জ্যাকেটটি দেখেছেন তিনি নিবন্ধটি যে সমস্ত পর্যায়ে এসেছিল এবং কোথা থেকে এটি এগিয়ে যাওয়ার কথা ছিল ঠিক ঠিক সেগুলিই জানত।

এটি আবার চিন্তা করেই, এই চাকরির জ্যাকেটগুলি আসনের মতো আজকের ওয়ার্কফ্লো সফ্টওয়্যারটির পূর্ববর্তী এবং শারীরিক প্রকাশ ছিল। নতুন কর্মচারী এবং অন্য যে কেউ জাহাজে চলাচল করছিল সে জন্য আমার কাছে প্রাচীরের সাথে যুক্ত ওয়ার্কফ্লো চার্টটি একটি দুর্দান্ত অভিযোজন ছিল। সংস্থাটি কী করেছে এবং কীভাবে এটি আমাকে একটি ক্রিস্টাল স্পষ্ট চিত্র দিয়েছে।

আজকের বিশ্বে, যেখানে আমরা কাগজবিহীন পরিবেশের জন্য চাপ দিই এবং বৈদ্যুতিন ফাইল এবং ফোল্ডারগুলিতে সরে এসেছি, এই ধরণের ওয়ার্কফ্লো ডকুমেন্ট তৈরি করা এবং তাদের আপ টু ডেট রাখাই সহজ। তবে সমস্ত ব্যবসায় এবং এমনকি শখের স্তরের টিমওয়ার্ক প্রকল্পগুলির জন্য, আপনার কর্মপ্রবাহটি নথিভুক্ত করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ডকুমেন্ট ওয়ার্কফ্লো কেন?

আপনি কেন আপনার কর্মপ্রবাহ ডকুমেন্ট করবেন? নিম্নলিখিত সহ কয়েকটি সম্পূর্ণ জটিল কারণ রয়েছে:

• এটি ব্যবসায়ের মালিকদের এবং পরিচালকদের ব্যবসায়ের প্রক্রিয়াটির প্রতিটি পর্যায়ে কী ঘটে এবং এটি কেন পুরোপুরি চিন্তা করতে এবং বুঝতে সহায়তা করে;
• এটি শনাক্তকরণ এবং প্রক্রিয়াগুলি কেটে ফেলার জন্য অপ্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলিকে সক্ষম করে;
• এটি এমন কর্মচারী বা দলের সদস্যদের মনে করিয়ে দেয় যারা ব্যবসায়ের নির্দিষ্ট পর্যায়ে থেকে কেন তারা বিদ্যমান এবং তারা কী মূল্য প্রদান করে তা থেকে দূরে থাকতে পারে;
• এটি বোর্ডের সদস্যদের বোর্ডিংয়ের জন্য প্রয়োজনীয়;
• এটি সম্ভাব্য সহকর্মী, ক্লায়েন্ট এবং বিনিয়োগকারীদের কীভাবে কোনও ব্যবসা পরিচালনা করে তা বোঝানোর অন্যতম সেরা উপায়; এবং
• এটি একটি দলকে আরও কার্যকরভাবে সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে শুরু করার অনুমতি দেয়।

শেষ অবধি, আমি ইতিমধ্যে আসনের উল্লেখ করেছি। আসানা একটি ওয়ার্কফ্লো-ম্যানেজমেন্ট সরঞ্জাম, স্টেরয়েডগুলিতে করণীয় তালিকার মতো। এটি আমার প্রথম প্রকাশের কাজে ব্যবহৃত জব-জ্যাকেট সিস্টেমের সাথে খুব মিল। আসানা আপনাকে এমন কার্যগুলি ট্র্যাক করতে দেয় যা করা দরকার এবং একটি প্রক্রিয়া মাধ্যমে সেগুলি ধাক্কা দেয়। প্রতিটি টাস্কের সমস্ত পদক্ষেপ বা সাব টাস্কের ইতিহাস রয়েছে that একজনের হাতের সাবটাস্কটি শেষ হয়ে গেলে, সে বা সে এটিকে পরবর্তী পদক্ষেপের জন্য নির্ধারিত করে এবং এমন ব্যক্তি বা বিভাগে নির্দেশ দেয় যিনি পরবর্তী এটিকে বেছে নেবেন।

আমি এর আগে সাদৃশ্যটি তৈরি করেছি আসান কার্ডের ডেকের মতো, অন্যদিকে প্রকল্প পরিচালন সফ্টওয়্যার বোর্ড গেমের মতো। আপনি যখন কোনও বোর্ড গেমটি খোলেন, আপনার কাছে বোর্ডের মতো কিছু থাকতে পারে, বিভিন্ন ধরণের খেলার টুকরোগুলি এবং কীভাবে গেমটি খেলতে হয় তার একটি স্পষ্ট রুলবুক। যারা খেলছেন তারা এই পূর্ব নির্ধারিত নিয়মগুলিতে সম্মত হন। আপনি বিধিগুলি থেকে বিচ্যুত হতে পারেন, তবে গেমটি যখন আপনি এই নিয়মগুলিকে আঁকড়ে ধরে থাকেন তখন সর্বাধিক উপভোগের জন্য তৈরি করা হয়েছে, সুতরাং আপনি তা করুন।

আপনি যখন কার্ড খেলেন, তবে যাঁরা খেলছেন তাদের প্রত্যেককে কী গেমটি খেলতে হবে এবং কোন বিধিগুলি আপনি অনুসরণ করবেন সে সম্পর্কে একমত হওয়া দরকার। আপনি হৃদয় খেলতে পারেন বা আপনি থুতু খেলতে পারেন। কিছু কার্ড গেম টেক্সাস হোল্ড'এমের মতো প্রতিষ্ঠিত নিয়মের সাথে সুপরিচিত। তারপরে অন্যান্য গেমগুলির বিভিন্নতা রয়েছে যেমন রম্মি (জিন রমি, স্ট্রেইট রমি, ৫০০ রুমি এবং আরও কিছু) এবং টেবিলে প্রত্যেকের সাথে আপনার নিয়মগুলি হ্যাশ করা দরকার যাতে আপনি সমস্ত বিষয়ে একমত হবেন তা নিশ্চিত করতে কিভাবে খেলতে হবে. আপনার নিজের কার্ড গেমটিতে উদ্ভাবনের বিকল্প রয়েছে, এই অনন্য নিয়মগুলির সাথে আপনাকে যা খেলতে নামবে তাদের প্রত্যেককে শেখাতে হবে।

আসান (এবং আরও অনেক সহযোগিতার সরঞ্জাম; আমি এক মুহুর্তে আরও উদাহরণ দেব), যেমনটি আমি বলেছিলাম, এটি কার্ডের ডেকের মতো। সুতরাং আসনকে কাজ করতে প্রত্যেককে খেলাটি কীভাবে খেলানো হয়, কী কী নিয়ম রয়েছে, উদ্দেশ্য কী এবং কীভাবে খেলা শেষ হয় তা জানতে হবে।

কানবানের কী হবে?

কানবান বোর্ডগুলি সহযোগিতার সরঞ্জামগুলির আরও একটি উদাহরণ যা আরও বেশি কার্ডের ডেকের মতো। ট্রেলো একটি অনলাইন কানবান সরঞ্জামের একটি উদাহরণ। সফটওয়্যার ডেভলপমেন্ট এবং প্রোগ্রামিং দলগুলি প্রায়শই একটি নির্দিষ্ট নির্দিষ্ট, পূর্বনির্ধারিত উপায়ে (টেক্সাস হোল্ড'ম খেলার মতো) কানবান ব্যবহার করে, তবে যারা ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য কানবান ব্যবহার করে তাদের পছন্দ মতো কোনও বিধি তৈরি করতে পারে।

আপনার যদি কোনও ডকুমেন্টেড ওয়ার্কফ্লো থাকে তবে আপনি সহজেই সেই ওয়ার্কফ্লোটিকে আসানে মানচিত্র করতে পারেন। আপনার যদি ইতিমধ্যে কোনও ডকুমেন্টেড ওয়ার্কফ্লো থাকে তখন আসানাটি ব্যবহার শুরু করা খুব সহজ কারণ এর অর্থ আপনি ইতিমধ্যে পুরো ব্যবসাটি বা টিম প্রক্রিয়াটি শীর্ষ থেকে নীচে অবধি চিন্তা করেছেন। আসানকে দত্তক নেওয়া যা কিছু হোক না কেন কিছু ট্রায়াল এবং ত্রুটি লাগে, তবে আপনি যদি আপনার কর্মপ্রবাহের আগে কখনও ডকুমেন্ট না করে এটি করেন তবে এটি আরও মেসেঞ্জার এবং হতাশাগ্রস্ত হবে।

ওয়ার্কফ্লোগুলি ম্যাপিং

ওয়ার্কফ্লো সফ্টওয়্যার সহ, সাধারণত পুরো প্রক্রিয়াটি চলমান থাকলেও কিছু সম্পূর্ণ হয়। যা কিছু সম্পন্ন করা যায় তা হ'ল সাধারণত আপনার কাজ বা সাবটাস্ক।

প্রকল্প পরিচালনার সফ্টওয়্যারটিতে সমাপ্তির ধারণাটি একেবারেই আলাদা। সংজ্ঞা অনুসারে একটি প্রকল্প হ'ল এমন একটি জিনিস যা একটি তারিখে সমাপ্ত এবং বিতরণ করা হয়। তবে সব ধরণের কাজই প্রকল্প নয়। আমি যে জার্নাল-পাবলিশিং হাউসে কাজ করেছি সেখানে একটি নিবন্ধ মুদ্রিত হলে সম্পূর্ণ হবে। একইভাবে, জার্নালের প্রতিটি ইস্যুর বিতরণ করার সময় তার একটি শেষ তারিখ ছিল। তবে অনুলিপি সম্পাদনা কখনই সম্পূর্ণ ছিল না। এটি চলমান কাজ ছিল। এটি এখনও ট্র্যাক করা প্রয়োজন। এটিতে কংক্রিট টাস্ক অ্যাসাইনমেন্ট ছিল - অনুলিপিটি নিবন্ধ সম্পাদনা করুন - তবে অনুলিপি সম্পাদনার নিজের শেষ তারিখ বা বিতরণযোগ্য নেই।

একটি ওয়ার্কফ্লো ম্যাপিংয়ের প্রক্রিয়াতে ঠিক কোনটি প্রক্রিয়া বা পদ্ধতিগুলি স্পষ্টরূপে নির্ধারিত ও ট্র্যাক করা প্রয়োজন তা সনাক্তকরণেরও অন্তর্ভুক্ত। বিশদটির এই নির্ভুলতা এবং স্তরটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

রান্নার জন্য একটি রেসিপি সম্পর্কে চিন্তা করুন। রেসিপিগুলি প্রতিটি একক পদক্ষেপের তালিকা করে না কারণ তাদের অনেকগুলি অন্তর্ভুক্ত বা বোঝা যায়। রেসিপিগুলি আপনাকে ডিম ফাটানো, সেগুলির বিষয়বস্তু খালি করতে এবং শাঁস ফেলে দিতে বলে না কারণ "ডিম যুক্ত করুন" এর অর্থ ইতিমধ্যে এটি, এবং এই সমস্ত পদক্ষেপের তালিকা তৈরি করা অকারণে জটিল হয়ে ওঠে। একইভাবে, কাজের পরিবেশে, এটি বোঝা যেতে পারে যে "সম্পাদনা নিবন্ধ" এর অর্থ "শিরোনামটি পরীক্ষা করুন, বাইলাইনটি দেখুন, টুকরো সম্পাদনা করুন এবং লেখকের জন্য কোনও প্রশ্ন রেখে দিন।"

কিছু পরিস্থিতিতে, তবে আপনার একটি সূক্ষ্ম ডিগ্রীর কাছে স্পষ্ট হওয়া দরকার। আমি একবার সংবাদপত্রের প্রকাশনাতে কাজ করেছি যেখানে শিরোনাম, ফটো ক্যাপশন, পৃষ্ঠার নীচের অংশের তারিখ এবং পৃষ্ঠা নম্বরটি কপিরাইট করা থেকে আলাদা পদক্ষেপ হওয়া উচিত ছিল কারণ তারা প্রায়শই অবহেলিত ছিল।

অন্য কথায়, আপনাকে কী স্তরের বিশদটি প্রয়োজনীয় তা নির্ধারণ করতে হবে। অনেকগুলি পদক্ষেপ এবং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা লোকেরা পদ্ধতিটি উপেক্ষা করতে চলেছে। খুব কম, এবং সমালোচনামূলক ভুল হতে পারে। এটি ঠিক ঠিক পেতে পেতে কিছুটা ট্রায়াল এবং ত্রুটি লাগবে, তবে শুরু করার আগে আপনাকে কিছু সিদ্ধান্ত নিতে হবে।

ম্যাপিং মাইন্ডসেটস

ওয়ার্কফ্লোগুলি ম্যাপিং করার সময়, আপনার সংস্থা সম্মিলিতভাবে কীভাবে চিন্তা করে তা নির্ধারণ করার জন্যও আপনি সময় ব্যয় করবেন। প্রকল্পগুলি, ব্যক্তি বা আগ্রহের বিষয়গুলি সম্পর্কে আপনার সংস্থার মানসিকতা কী? এটি আসানের পাশাপাশি অন্যান্য সহযোগিতার সরঞ্জামগুলিতে প্রাসঙ্গিক।

স্ল্যাক একটি ভাল উদাহরণ। স্ল্যাক হ'ল একটি বার্তা প্ল্যাটফর্ম যা নোটিফিকেশনগুলিকে চাপ দেওয়ার পরিবর্তে টানকে জোর দেয়, সুতরাং এটি আপনি যে বার্তাগুলি পেতে চান তা চয়ন করার বিষয়ে op এই বিজ্ঞপ্তিগুলির জন্য ভাল ফিল্টার তৈরি করতে, আপনাকে চ্যানেলগুলির অংশে নির্ভর করতে হবে। চ্যানেলগুলি গ্রুপগুলির মতো এবং কার্যকরভাবে চ্যানেলগুলি তৈরি করতে আপনাকে জানতে হবে আপনার দল কীভাবে সবকিছু সম্পর্কে ভালভাবে চিন্তা করে। আপনি কি বিভাগ বা প্রকল্পের দিক থেকে ভাবেন? আপনি কি বিষয় বা ক্লায়েন্টের দিক থেকে ভাবেন? আপনি যদি রিয়েল এস্টেট সংস্থা পরিচালনা করেন তবে আপনি আশেপাশের অঞ্চল বা সম্পত্তি মূল্য থ্রেশহোল্ডগুলি বা এজেন্টগুলির বিবেচনায় ভাবেন। চ্যানেলগুলি তৈরি করার আগে আপনাকে আপনার দলের মানসিকতাটি খুঁজে বের করতে হবে যাতে তারা টিম ওয়ার্কের সুবিধার্থে আসলে কার্যকর হয়।

সহযোগী সরঞ্জামগুলিতে প্রায়শই তথ্য সংগঠিত করার আরও উপায় অন্তর্ভুক্ত থাকে যেমন রঙ-কোডিং, ট্যাগিং এবং কখনও কখনও রঙ-কোডড ট্যাগিং। আমি বর্ণিত সেই রঙ-কোডড জব জ্যাকেটগুলি মনে রাখবেন? একই চুক্তি। সঠিকভাবে ব্যবহার করা হলে, রঙ-কোডিং একটি ভিজ্যুয়াল সিগনিফায়ার যা অবিলম্বে পরিষ্কারভাবে তথ্য জানায় information যে কারণে, রঙ-কোডিং উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করে। আমি একটি সহযোগী সরঞ্জামে রঙ-কোডিং ব্যবহার করার পরামর্শ দিচ্ছি, যতক্ষণ না আপনি প্রথমে নিশ্চিত হন যে কোনও কিছুকে কেন প্রথমে রঙিন কোড করা উচিত সে সম্পর্কে দলের মানসিকতাটি আপনি বুঝতে পেরেছেন। তাত্ক্ষণিকভাবে এবং শব্দ ছাড়াই কোন তথ্য জানাতে হবে? এই প্রশ্নের উত্তর দিতে সক্ষম হতে আপনাকে আপনার দলের মানসিকতা বুঝতে হবে।

সংস্কৃতি সহ

কোনও সহযোগিতার সরঞ্জামে ম্যাপিংয়ের আগে ওয়ার্কফ্লোগুলি নথিভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ এবং মানসিকতা বোঝার এবং মানচিত্রের পক্ষে এটি ঠিক ততটাই গুরুত্বপূর্ণ। চূড়ান্ত অংশ সংস্কৃতি হয়।

সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি আয়না সংস্থা সংস্কৃতি এবং তদ্বিপরীত। পেশাদারিত্ব, আনুষ্ঠানিকতার স্তর, এবং যেখানে এটি যথাযথ নয় এবং যথাযথ নয় সে সম্পর্কে ব্যস্ততার সাধারণ নিয়মগুলি প্রতিষ্ঠা করা সত্যই গুরুত্বপূর্ণ।

কোনও কর্মচারী বা দলের সদস্যের দৃষ্টিকোণ থেকে, সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি প্রায়শই বাষ্প ফুঁকানোর জন্য জায়গা হিসাবে ব্যবহৃত হয়। আমার অভিজ্ঞতায়, সহযোগিতা সরঞ্জামগুলি এর জন্য একটি উত্সর্গীকৃত স্থান দেয় কিনা তা বিবেচনা না করেই লোকেরা তাদের অভিযোগগুলি এয়ার করবে। কিছু সংস্থা প্রকাশ্য বিতর্ক এবং এমনকি কাজের বিষয়ে উত্তপ্ত আলোচনাকে গুরুত্ব দেয়, আবার অন্যরা এটিকে বিভ্রান্তিকর এবং সম্ভাব্য বিপজ্জনক হিসাবে দেখায়।

সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি একাই আদেশ করতে পারে না যে লোকেরা উপযুক্ত জায়গায় vent এটি কোম্পানির সংস্কৃতি থেকে আসতে হবে। নেতৃত্বের পদের লোকেরা স্পষ্ট করে তুলতে হবে যে তারা দলের সদস্যরা কাজের প্রসঙ্গে বা এর বাইরে অভিযোগ ও যুক্তি দিয়ে কথা বলতে চায় কিনা। সমস্যা থাকলে কার জানা দরকার? দলের সদস্যরা কোনও উদ্বেগ বা অভিযোগ প্রকাশের আগে নাম প্রকাশ করতে চান? ক্যাথারসিসের জন্য অভিযোগ করা হচ্ছে বা কাজ এবং কর্মপ্রবাহের সাথে সম্ভাব্য সমস্যাগুলি হাইলাইট করার জন্য? যদি এটি যাইহোক ঘটতে চলেছে (এবং এটি হয়) তবে তা ঘটছে না বলে ভেবে বরং এটিকে বিবেচনায় নেওয়া এবং এ সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেওয়া ভাল।

অতিরিক্ত সম্পদ

আরেকটি সংস্থান যা ম্যাপিংয়ের কার্যপ্রবাহকে সহজ করে তোলে হ'ল মাইন্ড ম্যাপিং সফটওয়্যার; একটি মানচিত্র কীভাবে আপনার প্রকল্প পরিচালনকে ডিক্লুট করতে পারে সে সম্পর্কে এই টিপসগুলি দেখুন। আপনি যদি প্রকল্প পরিচালনার সফ্টওয়্যার ব্যবহারের প্রথম দিনগুলিতে থাকেন তবে শুরু করার জন্য এই চারটি টিপসের সহায়তা করা উচিত। এবং আসানকে আরও গভীরভাবে দেখার জন্য এটি আসানা ব্যবহারের জন্য কয়েকটি টিপস পড়তে সহায়তা করে।