সংগঠিত হন: ইমেল টেমপ্লেটগুলি কীভাবে সেট আপ করবেন

সামগ্রী

• সংগঠিত হন: ইমেল টেমপ্লেটগুলি কীভাবে সেট আপ করবেন
• Gmail এ ইমেল টেমপ্লেট ব্যবহার করা

কর্মক্ষেত্র এবং আমাদের ব্যক্তিগত জীবনে উভয় ক্ষেত্রেই আমরা অনেকেই একই ইমেলটি বার বার প্রেরণ করি। এটি এমন কিছু বলতে পারে, "এখানে সাপ্তাহিক বিক্রয় সংখ্যাগুলি রয়েছে…" বা "মধু, দয়া করে ভাড়াটি আগে বা তার আগে মেল করতে ভুলবেন না…"

আপনি যদি যুক্তিসঙ্গতভাবে সংগঠিত এবং দক্ষ ব্যক্তি হন তবে আপনি যখনই নিয়মিত প্রেরিত ইমেলটি প্রেরণ করার সময় আসে তখনই আপনি আগের ইমেলটিকে একটি নতুন বার্তায় অনুলিপি করে আটকান। এটি কোনও খারাপ পদ্ধতি নয়, তবে এটি আপনাকে ত্রুটিগুলি প্রবর্তনের জন্য উন্মুক্ত রাখে। আপনি সাবজেক্ট লাইন, তারিখ, একটি আর্থিক চিত্র, একটি ডেটা পয়েন্ট এবং আরও আপডেট করতে ভুলে যেতে পারেন।

আমি যখন প্রথম মিডিয়া এবং প্রকাশনাতে আমার ক্যারিয়ার শুরু করি, তখন আমি প্রাথমিকভাবে কিছু একাডেমিক জার্নালের জন্য একটি লাইন সম্পাদক ছিলাম, টাইপসেটরদের সাথে কাজ করে যারা আমার ফাইলগুলিতে চিহ্নিত করেছিলাম এমন পরিবর্তনগুলি টাইপ করেছিল। টাইপসেটরগুলির জন্য নিবন্ধগুলি চিহ্নিত করতে কীভাবে আমি শিখেছি তার মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নিয়মটি ছিল: তারা যত কম কীস্ট্রোক করতে হবে ততই ত্রুটি পরিচয় করানোর সম্ভাবনা তত কম। অন্য কথায়, আমার কাজটি ছিল কোনও টাইপস সংশোধন করা এবং টাইপসেটরগুলিকে কতটা টাইপ করতে হয়েছিল তা হ্রাস করার সাথে সাথে পৃষ্ঠাতে লেখকের পরিবর্তন আনতে হবে।

একই লাইনের পাশাপাশি, আপনি যখন কোনও পুরানো ইমেল পুনরায় ব্যবহার করেন, আপনাকে অনেকগুলি অপ্রয়োজনীয় কীস্ট্রোকগুলি ইনপুট করতে হবে, যেমন মুছে ফেলা এবং তারপরে বিষয় লাইনটি আপডেট করা, তথ্যের মূল অংশগুলি পরিবর্তন করা ইত্যাদি।

একটি আরও ভাল সিস্টেম ইমেল সেট আপ করা হয় যা আপনি আরও কার্যকরভাবে পুনরায় ব্যবহার করতে পারেন, একটি "ইমেল টেম্পলেট" (মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের শব্দ) বা "টিনজাত প্রতিক্রিয়া" (গুগলের শব্দ)

লোড হচ্ছে…

একটি ইমেল টেম্পলেট হ'ল আপনি যা প্রত্যাশা করছিলেন তা হ'ল, ফাঁকা জায়গা সহ ইমেলের একটি রূপরেখা যেখানে আপডেট হওয়া তথ্য প্রদর্শিত হবে। আপনি যখন নিজেকে আপডেট করার জন্য কোনও সংখ্যা বা উপাত্তের পরিবর্তে একটি ফাঁকা স্থান সরবরাহ করেন, আপনি কম কীস্ট্রোক তৈরি করছেন এবং এর ফলে আপনি যে ত্রুটিগুলি প্রবর্তন করতে পারেন তা হ্রাস করবেন। আপনি কখনও ভুলক্রমে গত সপ্তাহের রিপোর্ট নম্বর প্রেরণ করবেন না; সবচেয়ে খারাপ যেটি ঘটতে পারে তা হ'ল আপনি কিছু খালি রেখে দিন, প্রাপকরা তাত্ক্ষণিকভাবে লক্ষ্য করবেন এবং আপনাকে নিখোঁজ হওয়া ডেটা জিজ্ঞাসা করবেন। আপনি যদি ভুল তথ্য প্রেরণ করেন তবে প্রাপকরা এটি কখনই জানেন না।

সর্বাধিক ব্যবহৃত দুটি ইমেল প্রোগ্রামে ইমেল টেম্পলেটগুলি কীভাবে সেট আপ করবেন তা এখানে রয়েছে: আউটলুক এবং জিমেইল।

কিভাবে আউটলুক একটি ইমেল টেমপ্লেট সেট আপ

আউটলুক এই ধরণের নিয়মিত প্রেরিত বার্তাগুলিকে "ইমেল টেমপ্লেট" হিসাবে উল্লেখ করে। বৈশিষ্ট্যটি আউটলুকের ডেস্কটপ প্রোগ্রামে উপলভ্য, তবে এটি আউটলুক ডটকমে পাওয়া যায় না।

আউটলুক 2007 এ । একটি নতুন ইমেল বার্তা শুরু করুন। ইমেলের মূল অংশ এবং সাবজেক্ট লাইনের যতটা তথ্য আপনাকে পুনরায় ব্যবহার করতে হবে তার প্রবন্ধটি টাইপ করুন, নিজের বার্তাটি পাঠানোর সময় আপনি যেখানেই নতুন তথ্য প্রবেশ করতে যাচ্ছেন সেখানে নিজেকে একটি পরিষ্কার এবং দৃশ্যমান ফাঁকা জায়গা রেখে দেওয়ার বিষয়ে নিশ্চিত হয়ে। এখানে একটি উদাহরণ:

	বিষয় লাইন:		সপ্তাহ শেষ হওয়ার জন্য সাপ্তাহিক পেজভিউ প্রতিবেদন
	শারীরিক:		ওয়েবসাইটটির জন্য সাপ্তাহিক পেজভিউ প্রতিবেদন এখানে। তারিখ: পৃষ্ঠাদর্শন: ধন্যবাদ সবাইকে! আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে আমাকে জানান.

বার্তা বাক্সের উপরের বাম কোণে, ফাইল> সেভ করুন to

প্রদর্শিত ডায়লগ বাক্সে আপনাকে ফাইলের ধরণটি আউটলুক টেম্পলেট (*.oft) এ পরিবর্তন করতে হবে। তারপরে আপনি যা চান তা নিজের টেম্পলেটটির নাম দিতে পারেন।

আপনি যখন টেমপ্লেটটি ব্যবহার করে একটি নতুন বার্তা রচনা করতে প্রস্তুত হন, দুর্ভাগ্যক্রমে, টেমপ্লেটটিতে পৌঁছানোর প্রক্রিয়াটি কিছুটা অক্ষম fficient

নতুন> ফর্ম চয়ন করুন এ যান

এবং উপরের ড্রপ-ডাউন নির্বাচন বাক্সে, ফাইল সিস্টেমে ব্যবহারকারী টেম্পলেটগুলি চয়ন করুন। আপনি সংরক্ষণ করেছেন এমন কোনও টেম্পলেট সেখানে থাকা উচিত। আপনি যা চান সেটি চয়ন করুন এবং এটি একটি নতুন ইমেল বার্তা হিসাবে খোলা হবে, যা আপনি যথাযথ হিসাবে আপডেট করতে পারবেন।

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক 2010 এ । একটি নতুন ইমেল বার্তা শুরু করুন। ইমেলের মূল অংশ এবং সাবজেক্ট লাইনের যতটা তথ্য আপনাকে পুনরায় ব্যবহার করতে হবে ঠিক তেমন টাইপ করুন, নিজের বার্তাটি পাঠানোর সময় আপনি যেখানেই নতুন তথ্য প্রবেশ করতে যাচ্ছেন সেখানে নিজেকে একটি পরিষ্কার এবং দৃশ্যমান ফাঁকা জায়গা রেখে দেওয়ার বিষয়ে নিশ্চিত হয়ে। (উপরের নমুনাটি দেখুন))

আপনি যখন আপনার টেম্পলেটটির নকশা শেষ করেছেন, ফাইল ট্যাবে যান এবং হিসাবে সংরক্ষণ করুন চয়ন করুন।

প্রদর্শিত ডায়লগ বাক্সে আপনাকে ফাইলের ধরণটি আউটলুক টেম্পলেট (*.oft) এ পরিবর্তন করতে হবে। তারপরে আপনি যা চান তা নিজের টেম্পলেটটির নাম দিতে পারেন। হিট সেভ

আপনি যখন টেমপ্লেটটি ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত হন, নতুন আইটেমগুলিতে> আরও আইটেমগুলি> ফর্ম চয়ন করুন

এবং উপরের ড্রপ-ডাউন নির্বাচন বাক্সে, ফাইল সিস্টেমে ব্যবহারকারী টেম্পলেটগুলি চয়ন করুন। আপনি সংরক্ষণ করেছেন এমন কোনও টেম্পলেট সেখানে থাকা উচিত। আপনি যা চান সেটি চয়ন করুন এবং এটি একটি নতুন ইমেল বার্তা হিসাবে খুলবে, যা আপনি যথাযথ হিসাবে আপডেট করতে পারবেন।

বিতরণ তালিকা । আপনি সম্ভবত একটি বিতরণ তালিকার সাথে একটি ইমেল টেমপ্লেটটি যুক্ত করতে চাইবেন যাতে আপনি একটি শটে লোকের একটি গোষ্ঠীতে বার্তাটি প্রেরণ করতে পারেন।

আউটলুকের পরিচিতি বিভাগে যান। নতুন> বিতরণ তালিকা নির্বাচন করুন।

আপনি যদি কর্পোরেট বা ব্যবসায়িক ইমেল ব্যবহার করছেন তবে আপনার পক্ষে সেরা যুক্ত বাছাই হয় অ্যাড নিউ নামে পরিচিতিটি ব্যবহার না করে সদস্য নির্বাচন করা। নির্বাচিত সদস্যগণ সম্ভবত আপনার ব্যবসায়ের ইমেল সিস্টেমে উপলব্ধ ব্যবহারকারীদের তালিকা উপস্থিত করবেন। অন্যদিকে, নতুন যুক্ত করুন আপনাকে ম্যানুয়ালি একটি ইমেল ঠিকানা টাইপ করতে দেয়।