সংগঠিত হন: কীভাবে নিউজলেটারগুলি এবং প্রতিদিনের চুক্তির ইমেলগুলি পরিচালনা করবেন

আপনার প্রিয় স্টোরের ক্যাশিয়ার আপনার ইমেল ঠিকানার বিনিময়ে 10 শতাংশ ছাড়ের পাশাপাশি ভবিষ্যতে একচেটিয়া ছাড় দেয় offers আপনার বন্ধু একটি দৈনিক চুক্তির নিউজলেটারের প্রস্তাব দেয় যা যদি কোনও দরকষাকষি আসে তবে তা আপনার পক্ষে ঠিক রইল money আপনি একটি শব্দভান্ডার-দিনের-দিনের-দিনের ইমেলটি পেতে সাইন আপ করেছেন, যা আপনি যখন কেবলমাত্র কাজটি ধীরে ধীরে হয় তখন সকালে পড়েন। এই সমস্ত বার্তা ধূসরমেল, অনুরোধিত মেল যা আপনি কখনও কখনও পড়তে চাইতে পারেন, তবে কখনও গুরুত্বপূর্ণ নয়। গ্রেমেইল স্প্যামের চেয়ে আলাদা যে এতে পরেরটি অনিচ্ছাকৃত, অন্যদিকে গ্রেমেইল আপনার অনুরোধে আসে। যদিও আমরা অনেকে আমাদের ধূসরপথ ব্রাউজ করি, এটি খুব বিশৃঙ্খলার একটি প্রধান উত্স হতে পারে, বিশেষত যদি এটি খুব দীর্ঘ সময়ের জন্য পরীক্ষা না করা হয়।

আপনার ইনবক্সটি পরীক্ষা করে রাখার জন্য ধূসর मेल পরিচালনার জন্য এখানে কয়েকটি সমাধান রয়েছে।

একটি 'জাঙ্ক মেল' অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন

গ্রে মেল পরিচালনার জন্য বইয়ের প্রাচীনতম সমাধানগুলির মধ্যে একটি হ'ল একটি নিখরচায় ওয়েবমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরি করা যা আপনি বিপণন বার্তাগুলি, লিস্টবার্স, কুপন এবং অন্যান্য গুরুত্বহীন ইমেলের জন্য একচেটিয়াভাবে ব্যবহার করেন।

বছরের পর বছর ধরে, আমি এই উদ্দেশ্যে একটি হটমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেছি, যদিও এখন এটি কিছুটা নির্বোধ বলে মনে হচ্ছে কারণ হটমেল এবং আউটলুক ডটকম (আউটলুকের ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনটিতে বিভ্রান্ত হওয়ার দরকার নেই) বিশেষত গ্রে মেল পরিচালনার জন্য বেশ কয়েকটি বিল্ট-ইন সরঞ্জাম রয়েছে, নীচে আরও বিস্তারিত আলোচনা। এই সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই যদি আপনি গ্রেইমেলের জন্য পুরোপুরি একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট সংরক্ষণ করেন তবে আমি যেমন করেছি, কারণ ইনবক্সটি ইতিমধ্যে একটি বিশাল ফিল্টার হবে। যে কোনও ইভেন্টে, বৈশিষ্ট্যগুলি ঠিক জায়গায় থাকার আগে আমি প্রায় দশ বছর আগে অ্যাকাউন্টটি সেট আপ করেছি।

আমি সাধারণত একবারে অ্যাকাউন্টে লগইন করি, তবে কখনই না তা নিয়ে কখনই দুবার ভাবি না। আমি কখনও চিন্তাও করি না যে কোনও গুরুত্বপূর্ণ বার্তা ধূসর মেইলের মধ্যে সমাহিত হবে, কারণ এই অ্যাকাউন্টে কোনও গুরুত্বপূর্ণ বার্তা নেই। এটি নিখুঁতভাবে গ্রেমেইলের জন্য সংরক্ষিত। আউটলুক ডটকমের একটি নতুন বৈশিষ্ট্য আপনাকে গ্রামীমেল বা অন্যান্য সংবাদপত্রের মতো জিনিস যেমন সীমাবদ্ধ থাকবে এবং যার জন্য আপনি লোকেরা আবার আপনার সাথে যোগাযোগ করতে চান না (যেমন পোস্টে পোস্ট করুন) - এর জন্য এমন একটি উপাত্ত ইমেল ঠিকানা তৈরি করতে দেয় যা এমনকি নিষ্পত্তিযোগ্যও হতে পারে একটি Craigslist)।

বিধি, ফিল্টার এবং ফোল্ডার ব্যবহার করুন

প্রতিটি ইমেল প্রোগ্রামের প্রায়শই আপনাকে বার্তাগুলিকে বিভিন্ন ফোল্ডারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাছাই করতে নিয়ম বা ফিল্টার তৈরি করতে দেয় যাতে আপনি সেগুলি পৃথকভাবে পরিচালনা করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নিয়ম তৈরি করতে পারেন যা বলছে "যদি কোনও ইমেল এমন প্রেরকের কাছ থেকে আসে যার ঠিকানা 'nypl.org' এ শেষ হয় তবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বার্তাটি প্রাপ্তির পরে 'লাইব্রেরি নোটিশ' নামে একটি ফোল্ডারে সরিয়ে দেয়।

ধূসরপত্রে হটমেল এবং আউটলুক ডটকমের বিশেষ বৈশিষ্ট্যগুলি সম্পর্কে অবতীর্ণ হওয়ার আগে, আমাকে কেবল অন্য দুটি প্রধান ফ্রি ওয়েবমেল প্রোগ্রামগুলিতে কীভাবে ফিল্টার এবং নিয়মগুলি সেট আপ করতে হবে তা রূপরেখা দিন, ইয়াহু! মেল এবং জিমেইল।

ইয়াহুতে ফিল্টারগুলি কীভাবে যুক্ত করবেন! মেল

ইয়াহুতে! উপরে প্রদর্শিত মেল, কোনও বার্তার বাক্সটি (বা একাধিক) টিক চিহ্ন দিন, তারপরে অ্যাকশন এবং ফিল্টার ইমেলগুলি পছন্দ করুন select একটি পপ-আপ বাক্স আপনাকে কীভাবে অনুরূপ বার্তাগুলি ফিল্টার এবং সাজানোর জন্য নিয়ম পূরণ করতে দেয়।

আপনার হৃদয় যা ইচ্ছা তা করতে আপনি ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন। ধারণাগুলির জন্য আমার পরামর্শগুলির তালিকাটি শেষে দেখুন।

কীভাবে Gmail এ ফিল্টার যুক্ত করবেন

প্রক্রিয়াটি জিমেইলে অত্যন্ত অনুরূপ similar

আপনি যে কোনও বার্তা ফিল্টার করতে চান তার বাম দিকে বাক্সটি টিক দিন, তারপরে আরও নির্বাচন করুন এবং তারপরে "এই জাতীয় বার্তাগুলি ফিল্টার করুন"। তারপরে আপনি ফিল্টারটিতে নিয়মের প্রথম সেট প্রয়োগ করতে পারেন, যেমন প্রেরকের সম্পর্কে তথ্য, বা "থেকে" নাম বা বিষয় লাইনের কিছু। "ফিল্টার তৈরি করুন" ক্লিক করুন এবং আপনি নিয়মের পরবর্তী পদক্ষেপটি প্রয়োগ করতে পারেন: মানদণ্ডগুলি পূরণ করে এমন বার্তাগুলির সাথে কী করবেন (উদাঃ, পড়ুন হিসাবে চিহ্নিত করুন, মোছুন, ফরোয়ার্ড করুন… ইত্যাদি)।

দ্রষ্টব্য: আমার অভিজ্ঞতা অনুসারে, Gmail এ নিয়ম সক্রিয় করা সর্বদা মসৃণ হয় না (সম্প্রতি উইন্ডোজে ক্রোম ব্যবহার করে)। লিঙ্ক এবং বোতাম সবসময় কাজ করে না। সাইন আউট এবং পুনরায় সাইন ইন করা প্রতিক্রিয়াহীনতার সমাধান করার জন্য মনে হচ্ছে।

ইয়াহুতে একটি অতিরিক্ত Gmail বিকল্প পাওয়া যায় নি! মেল আপনাকে যেকোন বার্তাটিকে গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তারকাচিহ্নিত করতে দেয়। ইয়াহু! ফিল্টার সহ স্বয়ংক্রিয়ভাবে নয়, গুরুত্বপূর্ণ মেলকে চিহ্নিত করারও উপায় আছে does

কীভাবে হটমেল / আউটলুক.কম এ ফিল্টার যুক্ত করা যায়

হটমেল এবং আউটলুকের গ্রে মেল পরিচালনার জন্য আরও অনেকগুলি বৈশিষ্ট্য রয়েছে। আমি এখনও পর্যন্ত যে উদাহরণগুলি ব্যবহার করেছি সেগুলি কেবল পৃষ্ঠের স্কিম করে। বিধিগুলি বেশ জটিল হতে পারে এবং যখন সেগুলি হয় তখন সেগুলি সঠিকভাবে সক্ষম করে এবং আপনি যেমন ইচ্ছা তেমন কাজ করেন কিনা তা পরীক্ষা করে - যদি আপনি হটমেল বা আউটলুক ডটকম ব্যবহার না করেন।

উল্লিখিত হিসাবে, মাইক্রোসফ্টের ওয়েবমেল অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে কয়েকটি তৈরি-বিধি বিধি রয়েছে যা লোকেদের তাদের ইনবক্সগুলিতে প্রয়োগ করতে চায় এমন সাধারণ কিছু ফিল্টার কার্যকর করে। অটোমেশনের বেশিরভাগটি বিভাগের মাধ্যমে পরিচালিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বেশ কয়েকটি বার্তাকে "নিউজলেটার" হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করতে পারেন এবং তারপরে সমস্ত নিউজলেটারগুলিতে কী ঘটে তার জন্য একটি নিয়ম সেট করতে পারেন। বিভাগগুলি থাকার পরে কোনও নিয়মে পরিবর্তনগুলি করা আরও সহজ করে তোলে এবং এটি অনুরূপ বার্তাগুলিতে প্রয়োগ করা উচিত।

আউটলুক ডটকম এবং হটমেলের আরেকটি সত্যই দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য হ'ল আনসাবস্ক্রাইব এবং শিডিয়ুল ক্লিনআপ বিকল্পগুলি যা মাইক্রোসফ্ট গ্রেমেইল হতে জানে প্রতিটি বার্তার শেষে উপস্থিত হয়।

সাবস্ক্রাইব লিঙ্কটি প্রেরকের প্রদত্ত যে কোনও সদস্যতা বাতিল করার দিকনির্দেশ থেকে স্বতন্ত্র এবং কার্যকরভাবে এটি আপনাকে খুব সহজেই অযাচিত বার্তাগুলি থেকে মুক্তি দিতে দেয় যা কখনও কখনও সেগুলি পরিচালনা করা পছন্দনীয়। যখন ব্যবহার করা হয়, আনসাবস্ক্রাইব বোতামটি আপনাকে একই প্রেরকের সমস্ত পূর্ববর্তী ইমেলগুলি মুছতে অপশন দেয়।

দ্বিতীয় বিকল্প, শিডিউল ক্লিনআপ, একই প্রেরকের বার্তা ডাম্প করার জন্য কয়েকটি বিকল্প প্রস্তাব করে যা সময়ের সাথে সাথে পাইলড হয়ে থাকতে পারে। আমার পছন্দসই নির্বাচনটি প্রেরকের কেবলমাত্র সাম্প্রতিক বার্তা রাখা এবং এটি করা একই প্রভাবের জন্য একটি নিয়ম তৈরি করে। এই প্রেরকের কাছ থেকে যখন কোনও নতুন বার্তা আসে তখন যে কোনও পুরানো বার্তা ইনবক্স থেকে মুছে ফেলা হবে।

প্রতিদিনের চুক্তি ইমেলের মতো কোনও কিছুর জন্য আপনি সম্ভবত এই বৈশিষ্ট্যের সুবিধাগুলি কল্পনা করতে পারেন, যার জন্য কেবল সাম্প্রতিক ইমেলটি প্রাসঙ্গিক।

ফোল্ডারগুলির জন্য ধারণা

গ্রে মেল পরিচালনার সময়, আমি আপনাকে যে ধরণের মেল পড়ার ঝোঁক লাগে তার জন্য সহজেই স্বীকৃত নামগুলির সাথে কয়েকটি ফোল্ডার তৈরি করার পরামর্শ দিচ্ছি - বা সম্ভবত "স্ক্যান" সঠিক শব্দ others অন্যের চেয়ে বেশি। কয়েকটি ধারণার মধ্যে রয়েছে:

• ব্লগ আপডেট
• নিশ্চিতকরণ ইমেল (স্বয়ংক্রিয় অর্থ প্রদানের সতর্কতা ইত্যাদি)
• ইভেন্ট ঘোষণাগুলি (ভেন্যু ট্র্যাকিং, বাদ্যযন্ত্র শিল্পী আপডেটগুলি, ইত্যাদি)
• ফেসবুক ট্যাগ / বার্তা সতর্কতা
• গুগল নিউজ সতর্কতা
• লিঙ্কডইন সতর্কতা / কাজের আপডেট
• নিউজলেটার-ব্যক্তিগত (শখ এবং আগ্রহের জন্য)
• নিউজলেটারস-পেশাদার (পেশা উন্নয়নের জন্য)
• রসিদ
• শিপিংয়ের নিশ্চয়তা / ট্র্যাকিং
• নির্ধারিত ডাউনটাইম নোটিশ
• ভ্রমণ
• টুইটার সতর্কতা

অন্যদিকে, আপনার সমস্ত ফেসবুক ট্যাগ সতর্কতাগুলি দেখতে যদি আপনার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ হয়, উদাহরণস্বরূপ, এই বার্তাগুলি ফিল্টার করবেন না! আপনার ইনবক্সে সরাসরি সেট করতে রেখে দিন।

আপনার ইনবক্সটি একটি ইনবক্সের মতো কাজ করা চালিয়ে যান

গ্রেমেইল পরিচালনার পুরো ধারণাটি হ'ল যে বার্তাগুলি আপনি মাঝে মাঝে দেখতে চান আপনার বার্তাগুলি আপনার ইনবক্সে আসার সাথে সাথেই দেখার প্রয়োজন হতে পারে keep এটি করা আপনাকে আপনার প্রিয় ব্লগ, ওয়েবসাইট, নিউজ উত্স, সোশ্যাল নেটওয়ার্ক এবং আরও অনেক কিছু থেকে আপডেটটি পড়তে সাহায্য করবে, যাতে আপনার সময় মতো উত্পাদনশীল এবং দক্ষ হওয়ার ক্ষমতা বাধা না দেয়।

আপনাকে ইনবক্স যাতে রাখার আরও উপায়ের জন্য ইমেল পরিচালনা করার জন্য 11 টিপস, "5 টি কারণ আপনার ইনবক্সটি আপনার করণীয় তালিকা নয়, " এবং "ইমেল ওভারলোড কীভাবে এড়ানো যায়" দেখুন।