সংগঠিত হন: উন্নত প্রকল্প পরিচালনার জন্য কীভাবে যোগাযোগের উন্নতি করা যায়

যে কোনও প্রকল্পের সময়, কীভাবে যোগাযোগ করা যায় সেইসাথে যোগাযোগের জন্য কোনও প্রকল্প পরিচালন পরিষেবা কখন ব্যবহার করা যায় তা জানা গুরুত্বপূর্ণ। প্রকল্প পরিচালন ইনস্টিটিউটের এক প্রতিবেদনে বলা হয়েছে, প্রকল্প পরিচালনার সাফল্যের জন্য আপনার সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগ করা একক গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর। দুর্বল যোগাযোগগুলি প্রায়শই অন্যান্য সমস্যার কারণ হয় যা কোনও প্রকল্পের পথ বন্ধ করে দেয় বা পুরোপুরি ডুবে যায়।

প্রকল্প পরিচালনার ক্ষেত্রে পরিষ্কার, উন্মুক্ত এবং কার্যকর যোগাযোগ বলতে কী বোঝায় এবং আপনি এটি কীভাবে করেন? গত সপ্তাহের পান সংগঠিত কলামে কীভাবে কোনও প্রকল্প পরিচালনার কাজ শুরু করবেন তা দেখেছি। মূল গ্রাহকরা প্রকল্পটি সংজ্ঞায়িত করার বিষয়ে ছিল (এবং এটি চলমান কাজের চেয়ে বরং এটি একটি প্রকল্প এটি নিশ্চিত করা) এবং এর প্রয়োজনীয়তা, সুযোগ, বিতরণযোগ্য, মাইলফলক এবং স্টেকহোল্ডার সহ খেলোয়াড়গণ। আপনি যদি ইতিমধ্যে এটি না পড়ে থাকেন তবে আমি এই নিবন্ধটি মোকাবেলা করার আগে এটি করার পরামর্শ দিচ্ছি।

দরিদ্র যোগাযোগ কীভাবে প্রকল্প পরিচালনকে প্রভাবিত করে

প্রাইসওয়াটারহাউসকোপারের জরিপে দেখা গেছে যে শীর্ষ তিনটি সমস্যা যা কোনও প্রকল্পকে সফল হতে বাধা দেয় তা হ'ল সুযোগের পরিবর্তন, পরিকল্পনার পর্যায়ে দুর্বল অনুমান, এবং সঠিকভাবে নির্ধারিত লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যগুলি, প্রাইসওয়াটারহাউসকোপারের সমীক্ষায় দেখা গেছে। কিন্তু প্রজেক্টম্যানেজার ডটকমের সিইও জেসন ওয়েস্টল্যান্ড তাদের সকলকেই আলাদা মূল থেকে উদ্ভূত সমস্যা হিসাবে দেখছেন: খারাপ যোগাযোগ।

"যদি কোনও প্রকল্প পরিচালকের সুযোগ না থাকে বা খেলোয়াড়েরা সময়রেখা না জানায়, জিনিসগুলি বিচ্ছিন্ন হয়ে যায়, বা যা সরবরাহ করা হয় তা প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে না, " ওয়েস্টল্যান্ড যখন প্রকল্পের পরিচালনার সেরা অনুশীলন সম্পর্কে সম্প্রতি তার সাথে কথা বলেছিল তখন বলেছিল ।

ওয়েস্টল্যান্ড, যিনি দ্য প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট লাইফ সাইকেলও লিখেছেন, যোগ করেছেন, "সাধারণত যা হয় তা হ'ল প্রকল্প পরিচালকের প্রকল্পের ক্ষেত্রের সত্যিকারের হ্যান্ডেল থাকে না really দলটি আসলে তারা জানে না তারা কী সরবরাহ করছে। কেউ নেই one মাইলফলক বা কী সরবরাহযোগ্যগুলির শেষের তারিখগুলি আসলেই জানে And এবং প্রকল্পের পুরো সময় জুড়ে, কেউ তাদের সামগ্রিক দৃষ্টিভঙ্গি, তারা কেন এটি করছে তার কারণ সম্পর্কে অবহিত রাখে না And এবং বিষয়গুলি কেবল পিছলে যায়।"

ওয়েস্টল্যান্ড নিউজিল্যান্ডে বড় হয়েছে। তিনি আমার সাথে তার মাতৃভূমির ভূখণ্ডে ভেড়া পালনের এবং একটি প্রকল্প পরিচালনার মধ্যে একটি সাদৃশ্য ভাগ করেছিলেন।

এমন এক বালকের কল্পনা করুন যিনি কয়েকটি কুকুরের চেয়ে আরও কিছু ব্যবহার করে 300 টি মেষকে একটি প্যাডক থেকে অন্য প্যাডক থেকে সরানো হয়েছে। "আপনি আপনার কুকুরের সাথে হুইসেলের মাধ্যমে ক্রমাগত যোগাযোগ করছেন, " তিনি বলেছিলেন। "কুকুরগুলি দল বিভক্ত বা গোষ্ঠীগুলিকে একত্রিত করার জন্য অবিচ্ছিন্নভাবে এগিয়ে চলেছে।" এই কাজটি একটি ছেলে এবং কয়েকটি আক্রমণের পক্ষে অস্বাস্থ্যকর বলে মনে হতে পারে তবে যোগাযোগের ক্ষেত্রে যদি কখনও বিরতি না ঘটে এবং ছেলেটি তার লক্ষ্য সম্পর্কে নিজেকে স্মরণ করিয়ে রাখে তবে এটি করা যেতে পারে।

বড় ছবি দেখুন

কোনও প্রকল্পের কিকঅফ বৈঠকের সময়, সমস্ত খেলোয়াড় যারা এই প্রকল্পে কাজ করবেন তাদের অবশ্যই চূড়ান্ত প্রকল্পের অন্তর্ভুক্ত কী হবে তার একটি পরিষ্কার বিবরণ দিয়ে সভাটি ত্যাগ করতে হবে। অন্য কথায়, প্রত্যেকের কেবল একটি দৃষ্টি নয়, লিখিত বিশদও থাকা উচিত।

এমন একটি প্রকল্প কল্পনা করুন যা সম্পূর্ণ হতে এক বছর সময় নেয়। প্রকল্পটির কয়েক মাস পরে, এটি সম্পূর্ণরূপে সম্ভব যে কারওর চোখের দৃষ্টি প্রথম দিন থেকেই কিছুটা দূরে হয়ে গেছে। প্রকল্প পরিচালককে প্রত্যেককে চূড়ান্ত প্রকল্পের বিবরণ স্মরণ করিয়ে দিতে হবে - এবং প্রায়শই এটি করা দরকার। নিয়মিত নির্ধারিত বৈঠকের সময় (এই মুহুর্তে আরও বেশি) এই জাতীয় দৃষ্টিভঙ্গিটি ঘটতে পারে, বা প্রকল্পের ক্লায়েন্টকে সময়ে সময়ে আনার মাধ্যমে তারা কী কাজ করছে তা দলকে মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য।

অতিরিক্তভাবে, যখন কোনও কার্য বা সিরিজের কাজগুলি পরবর্তী বিতরণযোগ্য বা প্রকল্পের চূড়ান্ত বিবরণ থেকে দূরে সরে যায় তখন প্রকল্প দলের প্রত্যেকটি যোগাযোগের জন্য দায়বদ্ধ। যখন কোনও কাজ উদ্ভূত হয় যা সুযোগের মধ্যে নেই, কর্মীদের কথা বলা দরকার, এবং প্রকল্প পরিচালকদের শুনতে হবে। যোগাযোগ একটি দ্বিমুখী রাস্তা। একইভাবে, কোনও দল যদি বিশ্বাস করে যে এটি কোনও সময়সীমা বেঁধে ফেলবে না, তবে প্রজেক্ট ম্যানেজারকে তারা যখন বিপদে পড়বে তখন তাদের বলার দরকার, খুব বেশি দেরি হওয়ার পরে নয়। কোনও প্রকল্প পরিচালক যিনি এই জাতীয় যোগাযোগ শুনে থাকেন সে অনুযায়ী সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। এবং, আপনি যেমন অনুমান করতে পারেন, প্রকল্প পরিচালককে যা কিছু পরিবর্তন করা উচিত সে সম্পর্কে দলটিকে জানাতে হবে এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে।

সূক্ষ্ম বিবরণ মনোযোগ দিন

প্রায়শই দর্শনে ফিরে আসার পাশাপাশি স্কোপটি পরীক্ষা করে রাখার পাশাপাশি প্রকল্প পরিচালকদের প্রতিটি সূক্ষ্ম বিশদ সম্পর্কে জানতে হবে। ওয়েস্টল্যান্ড বলেছেন, "প্রকল্পের সময়, প্রকল্প ম্যানেজার প্রতিটি কাজ এবং সেই কার্যটির অবস্থান কী তা সম্পর্কে পুরোপুরি সচেতন হওয়া জরুরি।"

প্রকল্পগুলিতে সহজেই হাজার হাজার কাজ থাকতে পারে যা কোনও একটি প্রকল্প পরিচালকের মনে রাখার জন্য অনেক তথ্য। এটি সেই কারণেই একটি প্রকল্প পরিচালন পরিষেবা এত মূল্যবান। দুটি উদাহরণ জোহো প্রজেক্টস এবং টিম ওয়ার্ক প্রকল্পগুলি, যদিও বিভিন্ন আকার এবং জটিলতার দলগুলির জন্য বাজারে কয়েক ডজন রয়েছে are

দলগুলি যখন প্রকল্প পরিচালনার প্ল্যাটফর্মগুলি ব্যবহার করে, সমস্ত কাজগুলি সিস্টেমে রেকর্ড করা হয় এবং যা তাদের দেখার প্রয়োজন তাদের প্রত্যেকের কাছে দৃশ্যমান (বা কখনও কখনও তারা সরঞ্জামের উপর নির্ভর করে প্রত্যেকের কাছে দৃশ্যমান হয়)। প্রতিটি টাস্কের একজন অ্যাসিগিনি এবং নির্ধারিত তারিখ রয়েছে। সাধারণত অতিরিক্ত তথ্য রয়েছে যা বর্ণনা করে যে টাস্কটি বর্তমানে কারও প্লেটে নেই, বর্তমানে সক্রিয় রয়েছে বা সম্পন্ন হয়েছে। কিছু প্ল্যাটফর্ম প্রতিটি কাজের সমাপ্তির শতাংশ স্তর আরও বৃহত্তর বিশদে পর্যবেক্ষণ করে। সুতরাং কোনও প্রকল্প পরিচালক কোনও কারও ডেস্কের উপর দিয়ে হেঁটে না গিয়ে, তার কাঁধে ওই ব্যক্তিকে আলতো চাপতে এবং জিজ্ঞাসা না করে কোনও স্থিতি দেখতে যে কোনও সময় তার কাজটি দেখতে পারেন। এটি যোগাযোগের প্রকৃতি পুরোপুরি পরিবর্তন করে।

প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জামগুলি তথ্যকে কেন্দ্রিয় করে এবং প্রত্যেককে এটিতে অ্যাক্সেস দেয়। শেষ পর্যন্ত ডকুমেন্টেশন যোগাযোগের অন্য একটি রূপ।

মায়েস্ট্রো ডেভলপমেন্টের পরিচালক পিটার ক্লার্কসন, যা প্রকল্প পরিচালনার প্ল্যাটফর্ম মায়েস্ট্রো প্রকল্প অফিস করে তোলে, তিনি প্রাক্তন প্রকল্প পরিচালক যিনি হাজার হাজার প্রকল্প পরিচালনা করেছেন। "আমি খারাপ প্রকল্পগুলির অডিটিং অনেক করেছি I আমি জামিন-শিল্পী হিসাবে পরিচিত ছিলাম, " তিনি আমাকে বলেছিলেন। "অবিচ্ছিন্নভাবে, পদ্ধতিটির অভাব এবং এই প্রকল্পে কী ঘটেছিল তা জানার অভাব: সভাগুলি, বিষয়গুলি, ক্রিয়াকলাপগুলি নথিভুক্ত করা নয়।"

ক্লার্কসন যখন প্রজেক্ট ম্যানেজার হিসাবে তার দিনটি বর্ণনা করেন, যোগাযোগের গুরুত্ব এবং প্রকল্প পরিচালকের প্রতিটি বিট যোগাযোগের সাথে সংযুক্ত হওয়ার বিষয়টি স্পষ্ট হয়ে যায়। "একটি প্রকল্প পরিচালক হিসাবে, আমি সবসময় দাবি করি যে আমি অলস ছিলাম কারণ আমি কখনই নিজেকে কোনও কিছু অর্পণ করি না, " তিনি বলেছিলেন। "আমি যা করেছি তা হ'ল ঘুরে বেড়ানো এবং মানুষের সাথে কথা বলা, বা রিপোর্ট পড়া, বা উদ্বেগ ও রেকর্ড হওয়া বিষয়গুলির বিষয়ে ডাটাবেসগুলি পরীক্ষা করা, তবে কেউ কিছুই করেনি। আমি বিভিন্ন সভা থেকে মিটিংয়ের মিনিট পড়তাম। ' টি আসলে যান। " তিনি বলেছিলেন যে দলগুলি যে কোনও প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জাম এবং ডাটাবেস ব্যবহার করছে তাতে তিনি সহজেই তার কাজের দিনের এক তৃতীয়াংশ ব্যয় করেছিলেন।

সভা চালিয়ে যান

বেশিরভাগ প্রকল্প এবং প্রকল্প দলগুলি কিছুটা সভার উপর নির্ভর করে। ওয়েস্টল্যান্ড ব্যাখ্যা করার সাথে সাথে, "অনলাইন সরঞ্জামগুলির আগে, প্রকল্প পরিচালকরা সাধারণত একটি সাপ্তাহিক স্ট্যান্ড-আপ মিটিং চালাতেন, যার মধ্যে প্রত্যেকেই কেবল তারা কোন কাজগুলিতে কাজ করছে, কোন কাজগুলি সম্পন্ন করেছে এবং অন্যান্য সরবরাহযোগ্য বা কার্যগুলির স্থিতিটি বর্ণনা করেছিল" " তবে জায়গায় একটি প্রকল্প পরিচালনার প্ল্যাটফর্ম রয়েছে, যেখানে এই সমস্ত তথ্য রেকর্ড করা এবং দৃশ্যমান করা হয়েছে, সেখানে সভা করার কি এখনও কোনও বিষয় আছে?

প্রকৃতপক্ষে হ্যাঁ. অনলাইন সরঞ্জামগুলির মাধ্যমে যোগাযোগের ব্যাপক উন্নতি হলেও সভাগুলি এখনও উপকারী। "এটি এখনও নয় যে আপনার এখনও স্ট্যান্ড আপগুলি নেই; কেবল উদ্দেশ্যটি পরিবর্তিত হয়। সাপ্তাহিক টাস্ক-ভিত্তিক স্ট্যান্ড-আপের পরিবর্তে, এটি দ্বিপাক্ষিকভাবে একটি সভায় পরিণত হতে পারে যাতে প্রকল্প পরিচালক ম্যানেজমেন্টটি পুনরায় সেট করেন এবং প্রত্যেকে নিশ্চিত করেন যে ওয়েস্টল্যান্ড বলেছে, তাদের কোথায় যেতে হবে বা প্রকল্পটি কীভাবে সরবরাহ করা হচ্ছে তার কারণ সম্পর্কে কথা বলতে ক্লায়েন্টকে নিয়ে আসে It এটি কার্যকর করার অধিবেশনের চেয়ে কৌশলগত অধিবেশন হয়ে ওঠে, "ওয়েস্টল্যান্ড বলেছে।

পোস্টমর্টেমের জন্য পরিকল্পনা করুন

যোগাযোগ প্রতিটি প্রকল্পের সাফল্যের মূল চাবিকাঠি, কেবল পরিকল্পনার পর্যায়ে এবং কিকঅফ বৈঠকে নয়, প্রকল্পের পুরো প্রান্তে এবং এমনকি এটি শেষ হওয়ার পরেও। পোস্টমর্টেম সভাগুলি টিমের সদস্যদের কোনও প্রকল্পের মধ্যে সঠিক এবং ভুল কী হয়েছে তা জানানোর একটি চূড়ান্ত সুযোগ দেয়।

দলের সদস্যদের তাদের মতামত সহকারে সৎ এবং খোলামেলা হওয়া উচিত, তবে ঠিক তেমনি গুরুত্বপূর্ণ, প্রকল্প পরিচালকের অবশ্যই প্রতিক্রিয়াটি শুনতে হবে, এটি রেকর্ড করতে হবে এবং পরের বার যখন কোনও অনুরূপ প্রকল্পটি আসে তখন তা উল্লেখ করতে হবে।

প্রকল্প শেষ হওয়ার পরে প্রকল্প পরিচালনা প্ল্যাটফর্মগুলি রেফারেন্স উপাদানের একটি দুর্দান্ত উত্সও হতে পারে। বেশিরভাগ টিম তাদের প্রকল্পের প্রতিবেদনগুলি এবং ইতিহাস পর্যালোচনা করে উপকৃত হয় যখন কিছু খারাপ হয়ে যায় তখন কী ঘটেছিল সে সম্পর্কে আরও ভাল ধারণা পেতে।

পিসি ম্যাগের দুটি সম্পাদকের পছন্দ প্রকল্প প্রকল্প পরিচালনা পরিষেবা থেকে কীভাবে সর্বাধিক উপার্জন পাবেন তার আরও টিপসের জন্য, আপনি টিম ওয়ার্ক প্রকল্পগুলিতে প্রজেক্ট পরিচালনা সহজ করার 7 উপায় এবং আপনার ব্যবসাকে সংগঠিত করার জন্য 5 জোহো প্রকল্পগুলির বৈশিষ্ট্যগুলি পড়তে পারেন।