সংগঠিত হন: আমি কীভাবে মেঘে কাজ করতে চলেছি

একটি হাইব্রিড সিস্টেমে কয়েক বছর কাজ করার পরে, যেখানে কিছু ফাইল স্থানীয় ছিল এবং কিছু ক্লাউডে ছিল, আমি সম্প্রতি সম্পূর্ণ অনলাইনে কাজ করতে স্যুইচ করেছি। আমি গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করা বেছে নিয়েছি, তবে এটি মাইক্রোসফ্ট অফিস অনলাইন এর মতো সহজেই কোনও অনুরূপ পরিষেবা হতে পারে।

আমি কীভাবে নতুন পরিবেশে স্থানান্তরিত করেছি, সম্পূর্ণ অনলাইনে কাজ করার কিছু উপকারিতা এবং পরামর্শগুলি এবং আপনি যদি স্যুইচিংয়ের বিষয়েও ভাবছেন তবে পরামর্শ।

আমি গুগল ড্রাইভে কেন স্থানান্তরিত করেছি

আমি Google ডক্স, পত্রক এবং স্লাইড সহ দীর্ঘকালীন গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করেছি। তবে আমি এটিকে সাম্প্রতিককাল পর্যন্ত আমার সমস্ত কাজের জন্য একচেটিয়াভাবে ব্যবহার করি নি।

আমার পূর্ববর্তী সেটআপটিতে স্থানীয়ভাবে কিছু ফাইল আমার কম্পিউটারে সঞ্চিত ছিল (অবশ্যই ব্যাকআপ ছিল) এবং কেবলমাত্র গুটিকয়েক ফাইল যা গুগল ডক্স এবং অন্যান্য অনলাইন ফাইল হিসাবে বাস করত। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আমি গুগল ড্রাইভকে এমন ফাইলগুলির জন্য ব্যবহার করি যা সহযোগী ছিল, যেমন একটি দস্তাবেজ যেমন বন্ধুদের সাথে ছুটির পরিকল্পনা করার জন্য।

মেঘে পুরোপুরি সরিয়ে নেওয়ার সিদ্ধান্ত নেওয়ার একটি প্রধান কারণ হ'ল আমি আগের চেয়ে অনেক বেশি বিভিন্ন ডিভাইস ব্যবহার করছি। যে কোনও দিন, আমি বাড়িতে ছিলাম, মিটিংয়ে, ভ্রমণে বা অন্য কোথাও ছিলাম তার উপর নির্ভর করে প্রায় পাঁচটি আলাদা ডিভাইসের যেকোন একটির কাছ থেকে কাজ শেষ করতে চাই। আমার কাছে একটি ডেস্কটপ ম্যাক, একটি ক্রোমবুক পিক্সেল রয়েছে যা পোর্টেবল তবে মিটিং, স্মার্টফোন এবং ল্যাপটপের জন্য দুর্দান্ত নয়। এবং মাঝে মাঝে আমি অন্য কারও কম্পিউটারে কাজ করি।

যখনই সম্ভব, আমি আমার ফাইলগুলিতে সরাসরি নোটগুলি এবং সম্পাদনাগুলি পছন্দ করতে চাইছি, ফাইলের পরে আমাকে কী করতে হবে সে সম্পর্কে নোট-নেওয়া অ্যাপে আলাদা নোট তৈরির চেয়ে। ক্লাউডে কাজ করা সেই প্রয়োজনটি পূরণ করে এবং গুগল ড্রাইভ আমার অন্যান্য বেশিরভাগ চাহিদাও পূরণ করে, যেমন মাইক্রোসফ্ট অফিস ফাইল ফর্ম্যাটগুলির সাথে সামঞ্জস্যতা, প্রচুর সঞ্চয়স্থান এবং আমার কাছে থাকা সমস্ত ডিভাইসের সমর্থন support

আপনার সমস্ত কাজ মেঘে থাকলে আপনার সরাসরি ফাইলগুলিতে অ্যাক্সেস থাকে। যতক্ষণ না আপনার কাছে একটি ইন্টারনেট সংযোগ রয়েছে (এবং কখনও কখনও এমনকী আপনি না করলেও), আপনি ফাইলগুলি সম্পাদনা করতে পারেন। গুগল ড্রাইভে এই মুহুর্তে পৌঁছাতে কয়েক বছর সময় লেগেছে, তবে এখন এটি এখানে রয়েছে, আমি দুর্দান্ত ফলাফল সহ এটি ব্যবহার করছি।

মেঘে স্থানান্তরিত করার টিপস

আপনার সমস্ত কাজ মেঘের মধ্যে রাখার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় এবং স্থানীয়ভাবে এটির কোনওোটাই সংরক্ষণ করার জন্য আপনার একটি বড় চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি হবেন: আপনার সমস্ত পুরানো ফাইলগুলি কী করবেন তা সন্ধান করে। আমার পরামর্শটি পুরানো ফাইলগুলি সম্পর্কে খুব বেশি চিন্তা করবেন না । আপনার সমস্ত পুরানো ডেটা পুরোপুরি মাইগ্রেট বা পুনর্গঠিত করার চেষ্টা করে আপনার সময় নষ্ট করবেন না, যা আপনি আর কখনও দেখবেন না।

পরিবর্তে, আপনি কীভাবে নতুন ডেটা সাজিয়ে রাখবেন বা সংরক্ষণ করবেন তা ফোকাস করুন । আমার ক্ষেত্রে, আমি সঙ্গে সঙ্গে আমার সমস্ত নতুন নথির জন্য গুগল ড্রাইভ ব্যবহার শুরু করেছি। আমি গুগল ড্রাইভে অনলাইনে নতুন ফোল্ডার তৈরি করেছি যা আমার ডেস্কটপে আমি ব্যবহার করতাম একই সাংগঠনিক সিস্টেমটি মিরর করে। যখন আমি একটি নতুন ফাইল শুরু করেছি, তখন আমি এটিকে একটি Google ডক্স তৈরি করেছি। আমি অতীতের চেয়ে বর্তমানের প্রতি বেশি মনোযোগ দিয়েছি।

আমার কাছে কয়েকটি ফাইল রয়েছে যা আমি পুরানো বা নতুন নয় বরং "চলমান" হিসাবে শ্রেণিবদ্ধ করব। একটি চলমান ফাইল হ'ল এটি আমি অনেক আগে তৈরি করেছি তবে এটি এখনও প্রাসঙ্গিক এবং আজও ব্যবহৃত। আমার ক্ষেত্রে, এগুলি স্প্রেডশীটগুলিতে ঝোঁক রয়েছে যেখানে আমি এটি কাজ শেষ করার সাথে সাথে লগইন করি। উদাহরণস্বরূপ, আমার একটি চলমান ফাইল রয়েছে যেখানে আমি আমার নিবন্ধগুলি, তারা প্রকাশের তারিখগুলি এবং অন্যান্য মেটাডেটা ট্র্যাক করে রাখি। আমি ক্রমাগত এটিতে যুক্ত হচ্ছি, এবং এটি সর্বদা দরকারী এবং প্রাসঙ্গিক, যদিও আমি এটি বহু বছর আগে তৈরি করেছি।

এই চলমান ফাইলগুলিতে স্থানান্তরিত করতে, আমি এগুলি একের পর এক গুগল ড্রাইভে আপলোড করেছি এবং সেগুলি গুগল-ফর্ম্যাট করা ফাইলগুলিতে রূপান্তর করেছি। এক্সেল ফাইলগুলি Google পত্রক হয়ে উঠেছে। সহজ।

আমি তাদের এক এক করে করার কারণটি ছিল তা পরীক্ষা করে নিশ্চিত করা যে তারা খোলায় এবং সামগ্রীগুলি গার্ফ করা হয়নি। ভাগ্যক্রমে, সবকিছু সুচারুভাবে স্থানান্তরিত হয়েছে। তবুও, ফাইলগুলির সেই মূল্যবান মূল কপিগুলি আমি আমার কম্পিউটারে প্রায় একমাস ধরে রেখেছিলাম, যা ক্ষেত্রে আমাকে অন্য পরামর্শের দিকে নিয়ে যায়: আপনার গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলির মূল অনুলিপি একটি ওভারল্যাপের জন্য রাখুন।

আপনার মাইগ্রেশনে যদি কিছু ভুল হয়ে যায় তবে আপনি আসলটি চাইবেন। এটি এমন এক মুহুর্তের মতো যখন আপনি কোনও মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে রিমোটলি কোনও কাগজ চেক জমা দেন এবং ব্যাংক আপনাকে একটি বার্তা দেয় যে "আপনি এই চেকটি ক্লিয়ার না হওয়া অবধি কেন ঝুলছেন না?"

পরামর্শের আরেকটি অংশটি পরীক্ষা করা হয় যে পরিষেবাটি আপনার সমস্ত ডিভাইসে কাজ করে । বিভিন্ন ফাইল খুলুন। এখন Wi-Fi বন্ধ করুন এবং সেগুলি খোলার চেষ্টা করুন। এটি কি সম্ভব, অর্থাত্, আপনার কাছে থাকা ফাইলগুলির অফলাইন অনুলিপিগুলি কী ছিল (এক মুহুর্তে অফলাইনে অ্যাক্সেসে আরও)? আপনি সম্পাদনা করতে পারেন? আপনি যে কাজটি করতে চান তা করার জন্য আপনার কি কোনও অ্যাপ্লিকেশন বা প্লাগইন ইনস্টল করতে হবে? এই পরীক্ষাগুলি চালানোর জন্য আপনি যে সময়টি মনে করতে পারেন তার চেয়ে কঠিন এটি তবে এটি নিশ্চিত যে কোথাও কোথাও প্রদর্শিত হবে এবং আপনি যা পরিকল্পনা করেছিলেন তা করতে সক্ষম হবেন না।

গুগল ড্রাইভে সম্পূর্ণরূপে আমার নতুন সিস্টেমের সাথে কাজ করার পরে (তবে স্থানীয়ভাবে সঞ্চিত সমস্ত ডেটা মুছে ফেলার আগে এই ওভারল্যাপের সময়কালে এখনও), আমি আমার কম্পিউটারে গুগল ড্রাইভ সিঙ্কিং উপাদানটি ইনস্টল করেছি এবং গত দু'বছর ব্যাক আপ করেছি ' মেঘ থেকে ডেটা মূল্য। আমি প্রতিটি ফাইলকে গুগল ড্রাইভে পরিষ্কারভাবে রূপান্তরিত করেছি তা নিশ্চিত করার জন্য আমি পরীক্ষা করিনি, আমার চলমান গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলির সাথে আমি যেভাবে করেছি, তবে আমার যদি প্রয়োজন হয় তবে আমি আমার পুরানো ডেটা অনেকটা টেনে নিয়েছি বলে আরও ভাল অনুভব করেছি। সেই সামনের পরামর্শ: পুরানো ফাইলগুলি ব্যাক আপ করুন, তবে এতে খুব বেশি সময় ব্যয় করবেন না।

ঝুঁকি এবং পুরষ্কার, সুবিধাগুলি এবং অসুবিধাগুলি ওজনের ক্ষেত্রে আমি অনুভব করেছি যে আমার পুরানো ডেটা ব্যাক আপ করা, যা আমার সম্ভবত আর প্রয়োজন হবে না, গুগল ড্রাইভে এবং এটি একটি দিন বলা আমার পক্ষে যথেষ্ট।

এছাড়াও অন্যান্য বিভিন্ন উপকারিতা এবং কনস রয়েছে। মনে রাখবেন যে আমি প্রতিটি প্রো এবং কন তালিকাভুক্ত করছি না, তবে কেবলমাত্র কয়েকটি কাজের ফাইলের জন্য গুগল ড্রাইভ ব্যবহারের সাথে প্রাসঙ্গিক।

মেঘে কাজ করা: পেশাদার

স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ। আমি জানি বেশিরভাগ লোকেরা যারা এখন তাদের ডেটা ব্যাক আপ করেন না তারা খুব শীঘ্রই কোনও সময় শুরু করবেন না। আপনি যখন গুগল ড্রাইভে কাজ করেন, তখন আপনাকে ব্যাক আপ নেওয়ার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এবং প্রায়শই ঘটে।

এত জায়গা! গুগল ড্রাইভ উদার পরিমাণে স্থান নিয়ে আসে। একটি গুগল অ্যাকাউন্ট সহ প্রত্যেকে কমপক্ষে 15 জিবি পায় তবে আরও কেনা সস্তা buying এছাড়াও, এমন অন্যান্য লুফোল রয়েছে যা আপনাকে আরও বেশি স্থান দেয়। উদাহরণস্বরূপ, গুগল ডক্সের মতো আপনি গুগল ড্রাইভে যে ফাইলগুলি তৈরি করেন সেগুলি আপনার সঞ্চয়স্থানের সীমাতে গণনা করে না! এটা বিশাল।

অফিসের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। আমি গুগল ড্রাইভে একচেটিয়াভাবে ফাইলগুলি তৈরি এবং সম্পাদনা করার সময়, আমি যার সাথে সহযোগিতা করি তারা সবাই তা করে না। অনেক লোক এখনও মাইক্রোসফ্ট অফিস ব্যবহার করে। গুগল ড্রাইভের সাহায্যে আপনি যে কোনও গুগল ফাইল টাইপকে মাইক্রোসফ্ট ফর্ম্যাটে রফতানি করতে পারবেন। মাত্র কয়েকটি ক্লিকের সাহায্যে আমি একটি গুগল ডক্সকে একটি ওয়ার্ড.ডোক্স ফাইলে পরিণত করতে পারি।

সাহায্য। রিয়েল টাইমে সহযোগিতার জন্য, কোনও কিছুই Google ড্রাইভকে হারায় না। আপনি অন্য ব্যবহারকারীর সাথে ফাইলগুলি ভাগ করতে পারেন, কারা দেখতে এবং সম্পাদনা করতে পারে তা পরিচালনা করতে পারেন এবং আপনি যখন কোনও ফাইলের সাথে একসাথে কাজ করেন তখন আপনার সহযোগীদের সাথে চ্যাটও করতে পারেন।

স্থানীয় সিঙ্ক হচ্ছে। আমি যেমন উল্লেখ করেছি, আমি দ্রুত আমার পুরানো ফাইলগুলি গুগল ড্রাইভে ব্যাক আপ করতে সক্ষম হয়েছি কারণ এতে একটি স্থানীয় সিঙ্ক উপাদান রয়েছে। এই বৈশিষ্ট্যটি Google ড্রাইভকে একটি অনলাইন সহযোগী অফিস স্যুট এবং একটি ফাইল-সিঙ্ক এবং ব্যাকআপ প্রোগ্রাম হিসাবে ডাবল ডিউটি ​​করতে দেয়।

মূল্য। গুগল ড্রাইভ বিনামূল্যে। মাইক্রোসফ্ট অফিসের বছরে প্রায় 100 ডলার খরচ হয়। আমি আরও বলতে চাই?

মেঘে কাজ করা: কনস

গোপনীয়তা এবং সুরক্ষা উদ্বেগ। যে সমস্ত লোক কোনও ক্লাউড পরিষেবা ব্যবহার করতে চান না তারা প্রায়শই গোপনীয়তা এবং সুরক্ষা সম্পর্কে উদ্বিগ্ন থাকেন। অন্য কেউ আপনার ডেটা এমন স্থানে সংরক্ষণ করছেন যা আপনি সম্ভবত চিহ্নিত করতে পারবেন না। গুগল ড্রাইভে আপনার সঞ্চিত ফাইলগুলি ডিফল্টরূপে এনক্রিপ্ট করে, তবে সংস্থাটি আপনার জন্য কীগুলি পরিচালনাও করে, যা কারও কাছে লাল পতাকা। আপনি যদি আপনার ফাইলগুলি স্টোর করে এমন সংস্থার উপর বিশ্বাস না করেন বা আপনার ফাইলগুলিতে অত্যন্ত সংবেদনশীল তথ্য থাকে তবে মেঘে স্থানান্তর করা আপনার পক্ষে নাও হতে পারে।

অফলাইন অ্যাক্সেস। মেঘে কাজ করার অর্থ আপনার একটি ইন্টারনেট সংযোগ প্রয়োজন। অনলাইন বনাম অফলাইন নিয়ম এবং কনফিগারেশন নেভিগেট করা একটি বাস্তব ব্যথা হতে পারে। কখনও কখনও জিনিসগুলি ভুল হয়ে যায় বা আপনি যেমন প্রত্যাশা করেছিলেন তেমন নয়।

গুগল ড্রাইভের সাহায্যে অফলাইনে কাজ করা সম্ভব, যা প্রচুর পরিমাণে সতর্কতা অবলম্বন না করে সত্যই বলা যায়, আমার কাছে এগুলি মুখস্ত করা নেই। আমি জানি এটি কাজ করার জন্য আমার ক্রোম ব্রাউজারটি ব্যবহার করা দরকার তবে আমি ঘন ঘন বিশদগুলি ভুলে যাই। আমি খুঁজে পেয়েছি যে ওয়াই-ফাই দিয়ে কোনও অঞ্চল ছাড়ার আগে আমি যে ফাইলগুলিতে কাজ করতে চাই সেগুলি লোড করা ভাল সমাধান, তবে আবার আমি কেবল ক্রোম চালিয়ে যাচ্ছি। তারপরে আমি এই ফাইলগুলিতে সহজেই কাজ করতে পারি (যতক্ষণ না আমি দুর্ঘটনাক্রমে ট্যাবটি বন্ধ না করি)।

তবে এটি অগোছালো হতে পারে।

আমি যখন অফলাইনে সম্পাদনা সম্পন্ন করি তখন ক্লাউডে পরিবর্তন আনার জন্য আমার এখনও ডিভাইসটি ইন্টারনেটের সাথে সংযোগ স্থাপন করতে হবে। কখনও কখনও এটি সমস্যা সৃষ্টি করে। ধরা যাক আমি বিমানটিতে থাকাকালীন ল্যাপটপে অফলাইনে কাজ করি। বিমানটি অবতরণ করে, আমি একটি ট্যাক্সিে উঠি এবং তারপরে আমি আর একটি পরিবর্তন করতে চাই। যদি আমি আমার ফোনটি খুলি এবং ডেটা সংযোগটি ব্যবহার করে ফাইলটি লোড করি তবে আমি বিমানটিতে আমার যে সমস্ত পরিবর্তন করেছি তা আগে পুরানো অনুলিপিটি দেখতে যাচ্ছি কারণ আমি এখনও সেগুলি সিঙ্ক করেছি না। যাক আমি সেই পয়েন্টটি ভুলে গেছি এবং আমি ফোনের মাধ্যমে কয়েকটি পরিবর্তন করেছি। আমি যখন শেষ পর্যন্ত আমার ল্যাপটপটিকে ইন্টারনেটে সংযুক্ত করি তখন গুগল আমাকে বলতে যাচ্ছিল যে কোনও কিছু অসম্পূর্ণ। সমাধান আছে, কিন্তু এগুলির কোনওটিই পরিষ্কার বা সরল নয়। কপি এবং পেস্ট করার জন্য প্রস্তুত হন।

অনুসন্ধান কাজ করে, যখন তা না করে। আপনি যখন ইন্টারনেট অনুসন্ধানে প্রথম নাম Google এর সাথে আপনার ফাইলগুলি সঞ্চয় করেন তখন অনুসন্ধান সরঞ্জামটির জন্য আপনার উচ্চ প্রত্যাশা থাকে। গুগল ড্রাইভে ফাইল সন্ধান করা আমার জন্য হিট বা মিস হয়েছে। আমি যখন ফাইলের নাম দিয়ে অনুসন্ধান করি তখন আমার যা প্রয়োজন তা সম্ভবত খুঁজে পেতে পারি তবে সবসময় না। বিশেষত ফাইলের নামগুলি বোঝার জন্য লুপের জন্য গুগলকে ছুঁড়ে ফেলা হচ্ছে। আমার কাছে 160530_SIN_RR_ সহযোগিতা-চার্ট নামে একটি ফাইল রয়েছে, তবে যখন আমি "সহযোগিতা" অনুসন্ধান করি তখন নীচের চিত্রটি কী দেখায় তা দেখায়।

গুগল আপনার ফাইলগুলির বিষয়বস্তু অনুসন্ধান করে যা সাহায্য করে, তবে এটি আপনার প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি খুঁজে পেতে কিছু পরীক্ষা এবং ত্রুটি নিতে পারে। অন্যান্য সহযোগীরা যখন আপনার সাথে ফাইলগুলি ভাগ করে থাকেন, তখন সেগুলিই আমার সন্ধানের সাথে বা না করেই প্রায়শই সন্ধান করা est আমি স্টার (পছন্দসই) হিসাবে চিহ্নিত ফাইলগুলির পাশাপাশি গুগল ড্রাইভের প্রচুর পরিমাণে অফার করে এমন সাম্প্রতিক ফাইলগুলির তালিকার উপর নির্ভর করে।

অনলাইন বিঘ্ন গুগল ডক্সে কাজ করতে আপনার অবশ্যই একটি ব্রাউজার উইন্ডো খোলা থাকতে হবে এবং কিছু লোকের জন্য অনলাইনে থাকা পিচ্ছিল slাল। আমার জন্য, এটি খুব একটা সমস্যা নয়। উত্পাদনশীলতা বাড়াতে এবং ব্যাঘাতগুলি হ্রাস করতে আমি কয়েকটি সরঞ্জাম এবং কৌশল ব্যবহার করি। তবে অন্যদের জন্য কেবল অনলাইনে থাকা ওয়েবকে সার্ফ করার এবং বাস্তব কাজটি না করার জন্য একটি আমন্ত্রণ is আপনি যখন ইন্টারনেট থেকে প্লাগ আনছেন তখন আপনি যদি কাজটি করতে আরও ভাল হন তবে মেঘে কাজ করা সম্ভবত আপনার পক্ষে নয়।

আপনার কি মেঘে সরানো উচিত?

মেঘে একচেটিয়াভাবে কাজ করার এর সুবিধা রয়েছে তবে এটি কিছুটা হতাশার সাথেও আসে। যেমনটি আমি বলেছি, অনলাইনে কাজ করার অর্থ অগত্যা গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করা নয়, তবে অনেকগুলি মতামত একই রকম সমাধানগুলিতে একই হবে। মেঘে যাওয়ার আগে নিজেকে কিছু প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা উচিত:

• আমার কি বেশিরভাগ সময় নির্ভরযোগ্য ইন্টারনেট অ্যাক্সেস থাকে?
• আমি কি অফলাইন বনাম কাজ করার অনলাইন বিধিগুলি জানতে আগ্রহী?
• মেঘে কাজ করা কি আমাকে এমনভাবে ফাইলগুলিতে অ্যাক্সেস দেবে যা আমার কাছে নেই এবং আমি আসলে ব্যবহার করব?
• আমি যেখানে আমার কাজটি সঞ্চিত আছে তা সজ্জিত করার জন্য আমি কি প্রস্তুত?
• আমি যদি সর্বদা সংযুক্ত থাকি তবে কী আমি ওয়েব সার্ফিংয়ের প্রলোভনগুলির বিরুদ্ধে প্রতিরোধ করতে সক্ষম হব?

আরও পরামর্শের জন্য, 30 টি গুগল ড্রাইভ টিপস দেখুন।