সংগঠিত হন: আপনার ইনবক্সটি কীভাবে পরিষ্কার করবেন জিল ডফি

ইমেল আমাদের উত্পাদনশীলতা এবং আমাদের মানসিকতার জন্য মারাত্মক সমস্যা সৃষ্টি করে। একটি উপচে পড়া ইনবক্স মনের উপর ভারী ওজন। বার বার এটিতে ফিরে আসা আরও "কাজ সম্পর্কে কাজ" তৈরি করে, যেমনটি বলা হয় যা অত্যন্ত অদক্ষ এবং খুব কমই সত্যিকার অর্থে আমাদের যে সত্যিকারের কাজটি করা দরকার তা কেন্দ্রীভূত। যদি এটি আপনার জীবনের মতো মনে হয় তবে এই ইনবক্সটি পরিষ্কার করার সময় এসেছে।

ইমেলের সাথে সুস্থ সম্পর্ক বজায় রাখার জন্য আমার পদ্ধতিটি খুব ছোট এবং কংক্রিটের উপর নির্ভর করে যা আমি প্রতিদিন করি - ইমেল পরিচালনার জন্য আমার 11 টি টিপস পরীক্ষা করে দেখুন। অন্য কথায়, আমার ইনবক্সটি বজায় রাখা কোনও এক সময়ের ক্লিনআপ কাজ নয়। তবে যদি আপনার ইনবক্সটি এতটা ভয়ঙ্কর হয় যে আপনি প্রথমে এর সাথে মোকাবেলা করার বিশাল এবং তাত্ক্ষণিক বাধা অতিক্রম করতে পারেন না তবে আপনি কী করতে পারেন? সেক্ষেত্রে বসে বসে ইনবক্সটি ওভারহোল করার সময় এসেছে।

এটি কীভাবে করবেন তা এখানে's

পদক্ষেপ 1. আপনার ইনবক্সে সুইপ করুন

আপনার ইনবক্সে প্রতিটি বার্তা প্রক্রিয়াকরণ সম্পর্কে ভুলে যান। এটি ঘটতে চলেছে না, এবং কোনও বড় অর্থ প্রদানও হবে না। ঝাড়ু করা ভাল is

"ঝাড়ফুঁক করা" এর অর্থ হ'ল গোলাগুলি এবং গোটা গোছাটিকে অন্য এক জায়গায় নিয়ে যাওয়া। আপনার ইমেল প্রোগ্রামে কয়েকটি নতুন ফোল্ডার সেট আপ করুন এবং বছর, ত্রৈমাসিক বা মাস অনুসারে তাদের নাম দিন (বর্তমান বছর, ত্রৈমাসিক বা মাস বাদে; যেমন, "এখনও" 2013 ফোল্ডারটি তৈরি করবেন না), আপনার অবস্থার উপর নির্ভর করে ইনবক্স এবং কীভাবে আপনি সময় সম্পর্কে ভাবেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এই ফোল্ডারগুলি তৈরি করতে পারেন:

• 2010
• 2011
• 2012

অথবা আপনার হতে পারে:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

আপনি চলতি বছর, ত্রৈমাসিক বা মাসের জন্য কোনও ফোল্ডার তৈরি করবেন না কারণ হ'ল আপনার ইনবক্সটি আপাতত "বর্তমান" ফোল্ডার হবে।

এরপরে, নির্দিষ্ট বার থেকে সমস্ত বার্তাগুলি আলাদা করতে এবং সংশ্লিষ্ট ফোল্ডারে ম্যাসেজ-এ স্থানান্তর করতে আপনি কোন ইমেল প্রোগ্রামটি ব্যবহার করেন তার উপর নির্ভর করে একটি অনুসন্ধান বাছাই বা সম্পাদন করুন।

আপনার ইনবক্সে যা কিছু অবশিষ্ট রয়েছে - সেগুলি হ'ল সেই বার্তাগুলি যা আপনি প্রকৃতপক্ষে প্রক্রিয়াজাতকরণ সম্পর্কে উদ্বিগ্ন হতে পারেন, সম্ভবত আজ, সম্ভবত আগামীকাল, তবে আরও সম্ভবত, পরের দু'দিকের মধ্যে এটি অল্প অল্প হয়ে যাবে'll আপনি একবারে খুব বেশি গ্রহণ করতে চান না।

আপনার সমস্ত পুরানো বার্তাগুলি এখনও উপস্থিত রয়েছে - এগুলি কেবল পথের বাইরে। হতে পারে আপনি একদিন তাদের সাথে ডিল করবেন, তবে আমি বাজি ধরছি আপনি তা করবেন না। এটি ইমেলের সবচেয়ে খারাপ সমস্যা। আমরা মনে করি আমরা এতগুলি বার্তা পড়তে, জবাব দিতে বা অন্যথায় প্রতিক্রিয়া জানাতে চলেছি, কিন্তু আমরা কখনই তা করি না। স্যুইপিং আপনাকে এগুলি এড়াতে সহায়তা করে সেগুলি এড়াতে দেয়। সুতরাং আপনি বিশ্বাস করে যেতে পারেন যে আপনি একদিনে সমস্ত 2012 ইমেলগুলি প্রসেস করতে পারেন (যদিও আপনি সম্ভবত তা করবেন না)।

জিমেইলে কীভাবে ঝাঁকুনির জন্য ভিডিওটি দেখুন।

পদক্ষেপ 2. সংকলন

"সুইপ" আপনার ইতিমধ্যে থাকা বার্তার যত্ন নেয় তবে এটি বার্তাগুলির জন্য কিছু করে না যা এখন যে কোনও সেকেন্ডে ঘুরবে। সুতরাং একবার আপনার একটি ইনবক্স হয়ে গেলে শ্বাসকষ্ট অনুভূত হয় না, আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এগিয়ে যাওয়ার জন্য কিছু ফিল্টার বা কমপিটারালাইজেশনের অন্যান্য উপায় তৈরি করতে হবে।

এটি করার একটি উপায় হ'ল সমস্ত কিছুর চেয়ে একের পরিবর্তে বিভিন্ন উদ্দেশ্যে বিভিন্ন ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করা। আমার কাছে নিয়মিত আমি ব্যবহার করি এমন চারটি আলাদা ইমেল অ্যাকাউন্ট রয়েছে: একটি ব্যবসায়ের জন্য, একটি ব্যক্তিগত যোগাযোগের জন্য, একটি অনলাইন শপিংয়ের জন্য (যেখানে আমি রসিদ রাখি, প্যাকেজগুলি ট্র্যাক করি, ব্যাংকিং এবং ইলেকট্রনিক ট্যাক্স ফাইলিংয়ের সতর্কতা পাই) এবং আমি যেটির জন্য কল করি তার জন্য একটি " আবর্জনা। " আমার জাঙ্ক অ্যাকাউন্টটি আসলে কঠোর অর্থে জাঙ্কের জন্য নয়। এটি এমন একটি ঠিকানা যা আমি চেষ্টা করতে চাই নিউজলেটার বা নতুন অনলাইন পরিষেবার জন্য সাইন আপ করতে ব্যবহার করি তবে এটি চূড়ান্তভাবে গুরুত্বপূর্ণ নয়। এই ধরণের সামগ্রীর আর একটি নাম গ্রেমেইল। এটি মোটামুটি স্প্যাম নয়, কারণ আপনি এটি অনুরোধ করেছেন এবং বাছাই করুন of মিশন-সমালোচনামূলক কোনও কিছুই এই জাঙ্ক অ্যাকাউন্টে যায় না, তাই যদি আমি বেশ কয়েক দিন ধরে এটি পরীক্ষা না করে থাকি তবে এটি কোনও বড় বিষয় নয়। আমি কর্মস্থলে জাঙ্ক অ্যাকাউন্ট বা শপিং অ্যাকাউন্টটি খুব কমই খোলাম, তাই আমাকে প্রলোভিত করা এমনকি চোখের দৃষ্টিতে কখনও হয় না।

একই প্রভাব পেতে দ্বিতীয় উপায় হ'ল ফোল্ডার এবং স্বয়ংক্রিয় বাছাইয়ের মাধ্যমে। এটি নিউজলেটার এবং প্রতিদিনের ডিলগুলি পরিচালনা করার একটি বিশেষ সহায়ক উপায়। আউটলুক ডটকম এই ক্ষেত্রে বেশ পরিশীলিত, এবং Gmail এটিতেও বেশ ভাল।

আপনি ফিল্টার এবং ফোল্ডারগুলি সেট আপ করুন বা নিউজলেটারগুলি এবং শপিংয়ের প্রাপ্তিগুলি অন্য কোনও ইমেল ঠিকানায় ঠেলাঠেলি শুরু করুন না কেন, এই পদক্ষেপটি কিছুটা সময় নেয়। বুনিয়াদি বগি পদ্ধতি নির্ধারণের জন্য আপনার সম্ভবত 30 মিনিট থেকে এক ঘন্টা প্রয়োজন হবে।

পদক্ষেপ 3. মোছা

আশা করি, আপনার ইনবক্সে যা যা অবশিষ্ট ছিল তা আগে যা ছিল তার একটি অংশ মাত্র। পরের জিনিসটি আমি যা করব তা হ'ল এমন কিছু মুছতে চেষ্টা করুন যা কেবল গুরুত্বপূর্ণ নয়। এই পদক্ষেপটি কিছুটা সময় নিতে পারে তবে আমি এতে খুব বেশি সময় নষ্ট করব না।

আপনার ইনবক্সে থাকা বার্তাগুলি স্ক্যান করুন এবং আপনি মুছে ফেলতে চলেছেন এমন কোনওটিতে অবতরণ করার পরে প্রেরকের মাধ্যমে ইনবক্সটি বাছাই করে দেখুন এবং এই একই ব্যক্তির অন্য কোনও বার্তা মুছে ফেলার মতো আছে কিনা তা দেখুন। প্রায়শই আমি একই ব্যক্তির কাছ থেকে একাধিক ফলোআপ ইমেল পাই যা সেগুলি বলে এবং সেগুলি সমস্ত কাটা ব্লকে থাকা উচিত।

কোনও একটি বার্তার সামগ্রীতে না গিয়ে যতটা সম্ভব মুছুন। আপনি যদি কোনও বার্তা সম্পর্কে নিশ্চিত না হন তবে আপাতত এটি একা রেখে দিন।

মুছে ফেলা আমার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি যেতে দেওয়া প্রতিনিধিত্ব করে। যদি কোনও বার্তা গুরুত্বপূর্ণ না হয় এবং সমালোচনামূলক তথ্য না থাকে তবে এটিকে মুছে ফেলা এমন একটি চিহ্ন যা আমাকে আর কখনও এটি নিয়ে ভাবতে হবে না। এটি ইমেল প্রতিনিধিত্ব করে এমন বাধ্যবাধকতা থেকে মানসিকভাবে আমাকে মুক্তি দেয়।

আপনি "পরে" নামে একটি ফোল্ডার তৈরি করতেও পারেন যেখানে আপনি এমন বার্তাগুলি ফাইল করেন যা সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ নয় তবে আপনার এখনও কিছু মানসিক সংযুক্তি রয়েছে। এগুলি সেই বার্তাগুলি যার সাথে আপনি "পরে" ডিল করতে চান। আমার অভিজ্ঞতায়, "পরে" বার্তাগুলি সাধারণত ট্র্যাশ হয় যা আমি এখনও ছাড়তে প্রস্তুত ছিলাম না।

সানবক্স (এক মাসে 6 ডলার) নামে একটি দুর্দান্ত পরিষেবাটি আপনার ইনবক্সটি আসলে আপনার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে "@ স্যানেলটার" নামে একটি নতুন ফোল্ডারে চাপিয়ে দেবে এবং গুরুত্বহীন ইমেলগুলিকে ধাক্কা দেবে। স্যানবক্স পরীক্ষায়, আমি খুঁজে পেলাম যে এটি গুরুত্বপূর্ণ যা বনাম গুরুত্বপূর্ণ নয় তা সনাক্ত করার জন্য একটি অবিশ্বাস্য কাজ করেছে।

পদক্ষেপ ৪. একটি সিস্টেম বিকাশ করুন, অভ্যাসে পরিণত করুন

ইমেল ফাইল করার জন্য জায়গায় ব্যবস্থাপনামূলক ইনবক্স এবং বেসিক কাঠামো সহ, আপনার এখন কীভাবে আপনি আপনার ইমেল ফাইল করবেন তার একটি সিস্টেম দরকার need "জুন ২০১৩ নিবন্ধ সম্পর্কিত ইমেলগুলি ১৩০6_জুন ফোল্ডারে যাবে" এর মূল নিয়ম ছাড়াই, তবে আপনি কখন রাখবেন ওখানে? আপনি কতবার তাদের মাধ্যমে দেখতে পাবেন? বার্তা ফাইল করার আগে আপনি কী করবেন?

এই পদক্ষেপটি সবচেয়ে কঠিন কারণ এটি আপনাকে দীর্ঘমেয়াদে অনুসরণ করার নিয়ম তৈরি করতে এবং অভ্যাস বিকাশ করতে বলে। আপনার তৈরি বিধিগুলি সুস্পষ্ট হওয়া উচিত। আপনার এগুলি উচ্চারণ করতে সক্ষম হওয়া উচিত। তবে তাদের নিখুঁত বা নিখুঁত হতে হবে না। আপনি সময়ে সময়ে তাদের কাছ থেকে বিপথগামী হলে এটি ঠিক আছে। আপনি এমন একটি সিস্টেম চান যা এখানে এবং সেখানে খারাপ দিনকে ক্ষমা করে দেয়, এমন একটি যা আপনি পিছলে গেলে খুব সহজেই পিছনে যায়।

কীভাবে নিয়মগুলি কার্যকর হয় সে সম্পর্কে আপনাকে ধারণা দেওয়ার জন্য, ইমেল প্রসেস করার জন্য আমার কিছু নিয়ম এখানে রইল।

দ্রুত মুছুন। যদি কোনও ইমেলের পুনরায় পড়া বা রেফারেন্সের জন্য সংরক্ষণাগার সহ কোনও পদক্ষেপের প্রয়োজন না হয়, আমি তাৎক্ষণিকভাবে এটিকে ফেলে দেব। আমি খুব সকালে প্রথম জিনিসটিতে বার্তা মুছে ফেলার মাধ্যমে ম্যাসেজটি দ্রুত অভ্যাসের মধ্যে থেকে মুছে ফেলার চাষ করি ate আমি যখন আমার ডেস্কে পৌঁছে যাই, আমি যতটা বার্তা দেখতে পাচ্ছি ততটুকু মুছে ফেলছি one এটি আমার নতুন অপঠিত বার্তাগুলির প্রায় 60 শতাংশ।

তাত্ক্ষণিক সমালোচনামূলক বার্তাগুলির প্রতিক্রিয়া জানুন বা এগুলি ইনবক্সে রাখুন। যদি কোনও ইমেল সমালোচিত হয় - যার অর্থ আসন্ন ক্রিয়া বা গভীর পুনর্নির্মাণ এবং সম্ভবত একটি উত্তর প্রয়োজন - আমি তাৎক্ষণিকভাবে এটিকে অভিনয় করি বা আমি ইনবক্সে না ফেলে যতক্ষণ না আমি সাধারণত এক বা দু'দিনের মধ্যে কাজ করি। এটি ইনবক্সে এক মাস বা আরও বেশি সময় থাকতে পারে। এক মাস পরে, আমি এটি অভিনয় করতে হবে। এটাই শেষ সময়সীমা।

দিনের শেষে ফাইল। যদি কোনও বার্তায় আমার কাছে প্রয়োজনীয় তথ্য থাকে তবে তাৎক্ষণিক পদক্ষেপের প্রয়োজন না হলে দিনের শেষে really বা সপ্তাহের শেষের দিকে এটি কোনও সংশ্লিষ্ট ফোল্ডারে (অথবা স্থানীয়ভাবে আমার ডেস্কটপে সংরক্ষিত) স্থানান্তরিত করা উচিত if ।

শুক্রবার বিকেলে ইনবক্সটি পরিষ্কার করুন। শুক্রবার বিকেলে, আমি নিজেকে ইনবক্সের মধ্যে যা কিছু আছে তা সাজানোর জন্য 10 থেকে 20 মিনিট সময় দেই এবং সম্ভবত এমন আইটেমগুলিতে কাজ করব যাতে দীর্ঘ প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয় না। আমি অফিস ছাড়ার সময়, আমার নীচে এক ইঞ্চি বা দুটি সাদা জায়গা (উইকএন্ডে আবার পূরণ করার ঘর) দেখতে পারা উচিত।

ইনবক্সের নীচে দেখুন। প্রতিদিন, এই নিয়মটি আমি সবচেয়ে মূল স্তরে বাস করি: সর্বদা ইনবক্সের নীচে দেখুন। ইনবক্স জিরো থেকে ভিন্ন, আমি স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছি তার চেয়ে বেশি ইনবক্স বার্তা না রাখার লক্ষ্য আমার। ইহা সাধারণ. এটা ক্ষমা। এটি নমনীয়। এটি একটি যুক্তিসঙ্গত এবং অর্জনযোগ্য লক্ষ্য। এবং এই নিয়মটি ধারাবাহিকভাবে অনুসরণ করতে বেশি লাগে না। এটি একটি অভ্যাস হিসাবে খেলবে যে একবার আমি আমার ইনবক্সের নীচে দেখতে লক্ষ্য করা শুরু করি, এটি অবচেতন লক্ষ্য হয়ে ওঠে।

ইমেল পরিচালনার জন্য একটি দীর্ঘমেয়াদী সমাধান

সমস্ত সংস্থা সত্যই নিয়মের দিকে ফোটে এবং লঞ্চপিন যা নিয়মকে একসাথে রাখে তা হ'ল অভ্যাস। অভ্যাসগুলি হ'ল আপনি কীভাবে নিয়মগুলি করেন। দিনের শেষে যদি নিয়মটি ইমেল ট্র্যাশটি খালি করে থাকে তবে অভ্যাসটি আপনি ইমেল প্রোগ্রামটি ছাড়ার আগে সবসময় ট্র্যাশ ডাম্প করার জন্য ডান ক্লিক করে (বা প্রস্থান করার পরে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্র্যাশ মুছতে আপনার ইমেল প্রোগ্রাম সেটআপ করবেন)। যদি নিয়মটি হ'ল দিনের শেষে আপনার বসের কোনও ইমেলের উত্তর দেওয়া থাকে তবে অভ্যাসটি হতে পারে আপনার বসের বার্তাগুলি একটি বিশেষ ফোল্ডারে বাছাই করা এবং সেই ফোল্ডারটি প্রতিদিন বিকাল ৪ টা ৪০ মিনিটে চেক করা উচিত be

ইমেলটি ভাল এবং দক্ষতার সাথে পরিচালনা করা আপনার ব্যবহার করা সফ্টওয়্যার নয় the অ্যাপ্লিকেশন, বৈশিষ্ট্য এবং প্লাগইনগুলি ইমেলের মাধ্যমে আপনার নির্দিষ্ট সমস্যাগুলি সমাধান করতে সহায়তা করতে পারে, তবে সেগুলি যদি অভ্যাসকে অভ্যস্ত করার পদ্ধতিতে আরও বিস্তৃত বিধি বা পদ্ধতির দ্বারা গঠিত না হয়, তবে তারা দীর্ঘমেয়াদী শোধ করতে পারবে না।