সংগঠিত হন: বছরের শেষের আগে কীভাবে আপনার ব্যয় সংক্রান্ত প্রতিবেদনগুলি ধরা যায়

এটি বছরের শেষের কাছাকাছি চলে আসছে। অ্যাকাউন্টিং বিভাগ থেকে নতুন ইমেল এলে আপনি চুপচাপ আপনার ডেস্কে কাজ করছেন। আপনি সাবজেক্ট লাইনে জোরে জোরে হাঁসছেন এবং আপনার সমস্ত সহকর্মীরা কী হয়েছে তা দেখার জন্য ঘুরে দেখেন। আপনার গাল ফ্লাশ হিসাবে আপনি স্বীকার করেন যে এই মুহুর্ত পর্যন্ত, আপনি ব্যয় রিপোর্ট ফাইল করা সম্পূর্ণরূপে ভুলে গিয়েছিলেন। ইমেলটি জানায় যে সময়সীমা আজ। আপনার গাল থেকে উত্তাপ এক ভয়ঙ্কর অনুভূতিতে পরিণত হয় যা আপনার বুকের নিচে এবং আপনার পেটের গর্তে প্রবেশ করে। আপনার সংস্থার কয়েক শ 'ডলার ণী, এবং বছরের এই সময়ে, আপনি সত্যিই এটি ব্যবহার করতে পারেন। আতঙ্কিত হবেন না! এই সাধারণ পদক্ষেপগুলি আপনাকে আপনার ব্যয় নিয়ন্ত্রণ করতে সহায়তা করতে পারে।

কিছু সংস্থাগুলি দেরিতে হলেও, ব্যয়ের প্রতিবেদন জমা দেওয়া সত্যিই সহজ করে তোলে। ব্যয় রিপোর্টিং সিস্টেমে সংযুক্ত এমন কোম্পানির ক্রেডিট কার্ড থাকা প্রচুর পরিমাণে সহায়তা করে, উদাহরণস্বরূপ, তবে প্রত্যেকেরই সেই বিলাসিতা নেই। সুতরাং একটি গভীর নিঃশ্বাস নিন, এবং আপনার বকেয়া ব্যয়ের রিপোর্ট যত তাড়াতাড়ি সম্ভব জমা দেওয়ার জন্য এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন।

নোট করুন যে এই নিবন্ধটির বেশিরভাগ স্ব-কর্মসংস্থানযুক্ত প্রকারের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য যারা ব্যবসায়িক ব্যয় শুল্ক ছাড়ের দাবি জানাতে বছরের শেষে রসিদের জন্য ট্রল করতে হয়।

1. প্রকৃত সময়সীমা কখন এবং আপনি দেরীতে ফাইল করতে পারবেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন

আপনার সংস্থা কখন তার আর্থিক বছর নির্ধারণ করে এবং কীভাবে এটি উপার্জন পরিচালনা করে তার উপর নির্ভর করে ব্যয় প্রতিবেদন দাখিলের সময়সীমা ইতিমধ্যে শেষ হয়ে যেতে পারে। তবে এর অর্থ এই নয় যে আপনার প্রাপ্তিগুলি জমা দিতে খুব দেরি হয়ে গেছে। স্মার্ট লোকেরা প্যাডের শেষ সময়সীমা। যদি কেউ আপনাকে শুক্রবার দিনের শেষ সময়সীমা বলে দেয়, তবে আসল সময়সীমা সোমবার সকালে বা তার পরে আসার ভাল সম্ভাবনা রয়েছে।

অ্যাকাউন্টিংয়ের ক্ষেত্রে কাউকে বা আপনার বসকে ব্যয়ের রিপোর্টের সত্যিকারের সময়সীমার বিষয়ে সুস্পষ্ট বিশদের জন্য জিজ্ঞাসা করুন এবং যদি আপনি এটি মিস করেছেন তবে আপনি কিছু করতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। প্রায়শই আছে। আপনি যদি দেরি করে ফাইল করতে পারেন তবে লোকেরা আপনাকে এটি করতে সহায়তা করার জন্য দয়াশীল এবং করুণাময় হন এবং তারা যা চান ঠিক তা ডেলিভারি করার জন্য পিছনের দিকে বাঁকান। বিস্তারিত হতে হবে। মনে রাখবেন যে তারা আপনার পক্ষে একটি উপকার করছে। তাদের কাজ আরও সহজ করে এটিকে ফিরিয়ে দেওয়ার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করুন।

২. প্রাপ্তিগুলির বিধি পরীক্ষা করুন

আপনি যদি আগে ব্যয়ের প্রতিবেদন দাখিল করেন, আপনি সম্ভবত প্রাপ্তি জমা দেওয়ার প্রাথমিক নিয়মগুলি জানেন। তবে আপনি কি সূক্ষ্ম বিবরণ জানেন? ব্যয় ব্যয় করার অনেক পরে ব্যয় প্রতিবেদন করার সময়, আপনি কিছু প্রাপ্তি হারিয়ে ফেলতে পারেন। কোনও নীতি আছে কিনা তা সন্ধান করুন, যেমন $ 10 এর বেশি ব্যয়ের জন্য কেবল রশিদ প্রয়োজন। হাইলাইট করা লাইন আইটেমের সাথে ক্রেডিট কার্ডের বিবৃতি প্রদানের মাধ্যমে আপনি পেমেন্টের প্রমাণ প্রদর্শন করতে পারবেন কিনা তাও জিজ্ঞাসা করুন। এই বিবরণগুলি ব্যয় প্রতিবেদন প্রস্তুত করতে আপনাকে যে সময় লাগে তার মধ্যে একটি পার্থক্য তৈরি করতে পারে।

3. আইটেম এবং তারিখগুলির একটি রূপরেখা তৈরি করুন

একবার অতিরিক্ত সময় ব্যয় সংক্রান্ত প্রতিবেদন তৈরির সময় শুরু করার পরে, আপনার দাবি করা যে প্রধান ব্যয়ের প্রয়োজন হবে তার একটি মোটামুটি তালিকা তৈরি করুন, যেমন আপনার ক্রয় করা আইটেম, ভ্রমণ এবং ক্লায়েন্টের আতিথেয়তা। যদি আপনি কেবল একটি আইটেম বা একটি ট্রিপের জন্য ফাইল করছেন তবে এই পদক্ষেপটি এড়িয়ে যান।

যদি আপনার তালিকার কোনও আইটেম কোনও ইভেন্ট, যেমন ক্লায়েন্ট পরিদর্শন বা সম্মেলন হয় তবে তারিখগুলি লিখে রাখুন। তারপরে ইভেন্টের নীচে প্রতিটি দিনের জন্য একটি এন্ট্রি তৈরি করুন:

সম্মেলন এক্স: জুন ২-৩

জুন 1

২ জুন

৩ জুন

৪. আপনার ব্যয়কে ভিজ্যুয়ালাইজ করুন

ভ্রমণ বা ইভেন্টগুলি সম্পর্কিত ব্যয় একসাথে ছুঁড়ে ফেলার সময়, আমি এটি প্রথম বৃহত্তম ব্যয়ের তালিকা (ফ্লাইট, হোটেল এবং উপস্থিতি ফি, উদাহরণস্বরূপ) তালিকাভুক্ত করতে সহায়তা করি এবং তারপরে ছোট ব্যয়গুলি কাটাতে প্রতিটি দিন পুনরায় স্মরণ বা পুনরায় কল্পনা করার চেষ্টা করি। প্রতিদিন প্রবেশের নীচে এটি করুন।

আমি সম্ভাব্য ব্যয়ের জন্য মোটামুটি রূপরেখা তৈরি করতে চাই, তবে আমি তাদের মনে রাখার সাথে সাথে এটি পূরণ করুন (স্মৃতি যখন ব্যর্থ হয় তখন ফাঁকাগুলি পূরণের কয়েকটি কৌশল অন্তর্ভুক্ত 5-7 পদক্ষেপ)। আপনার তারিখের সাথে প্রাসঙ্গিক রূপরেখাটিতে এই পয়েন্টগুলির মধ্যে অনেকগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• শুরু অবস্থান। কোথায় ঘুমোলে? ওয়াই-ফাই চার্জের মতো এই জায়গায় আপনার কি কোনও খরচ হয়েছে?
• স্থানীয় ভ্রমণ । আপনি কোথাও গিয়েছিলেন, এবং যদি থাকেন তবে কীভাবে আপনি সেখানে পৌঁছেছিলেন (গাড়ি, ট্যাক্সি, গাড়ি পরিষেবা, পাবলিক ট্রানজিট)? কীভাবে ফিরলেন? যদি ড্রাইভিংয়ের জন্য প্রতি মাইল ফি দাবি করা হয় তবে দূরত্ব কত ছিল?
• খাবার. আপনি কোথায় প্রাতঃরাশ, মধ্যাহ্নভোজন এবং রাতের খাবার খান? আপনি বোতলজাত পানি এবং কফি, বা স্ন্যাকস সহ কোনও পানীয় কিনেছিলেন?
• সরবরাহ। আপনার দিনের সময় আপনার কি প্রত্যাশিত বা অপ্রত্যাশিত কিছু কেনার দরকার ছিল?
• শেষ অবস্থান। তোমার দিন কোথায় শেষ? তুমি সেখানে কী দিয়েছ?

প্রায়শই নিজেকে এই প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করা আপনাকে ব্যয়গুলি পুনরুদ্ধার করতে সহায়তা করে যা আপনি অন্যথায় ভুলে যেতে পারেন।

৫. আপনার প্রাপ্তির মাধ্যমে ফ্লিপ করুন

আপনার কাছে যদি প্রাপ্তিগুলির একটি স্ট্যাক থাকে তবে এখনই সেগুলির মাধ্যমে ফ্লিপ করুন এবং সেগুলি আপনার তৈরি করা রূপরেখায় মেলে। আমি প্রথমে এই পদক্ষেপটি না করার একটি কারণ রয়েছে। কখনও কখনও প্রাপ্তিগুলি আমাদের স্মৃতিটিকে এমনভাবে আকার দেয় যা দিনের বিভিন্ন অংশ ছেড়ে যায়। উদাহরণস্বরূপ, আসুন আমরা বলি যে আপনি আপনার প্রাপ্তিগুলি দেখুন এবং দেখুন একটি কফি শপে আপনি দ্রুত প্রাতঃরাশ করেছেন এবং পরে কনফারেন্সের ভেন্যুতে দুপুরের খাবার খান। আপনার কাছে এখন সেই দুটি ইভেন্টের একটি স্পষ্ট স্মৃতি রয়েছে এবং আপনি পরবর্তী প্রাপ্তিটি নিয়ে যেতে প্রস্তুত। তবে আপনার মেমরিটি সম্ভবত দুটি জায়গার মধ্যে physical 15 উবার যাত্রাকে বাদ দিয়েছে কারণ কেবল আপনার কাছে মেমরিটি ট্রিগার করার জন্য কোনও দৈহিক প্রাপ্তি নেই। আমাদের যখন ট্রিগার নেই তখন বিশদটি ভুলে যাওয়া সহজ easy

Your. আপনার ক্যালেন্ডারটি স্ক্যান করুন

একটি ক্যালেন্ডারে আরও অনুস্মারক থাকতে পারে যা আপনাকে সঠিক ব্যয়ের প্রতিবেদন তৈরি করতে সহায়তা করে। আপনার দিনটি পূরণ করার সাথে সাথে আপনার ক্যালেন্ডারটি খুলুন এবং ভ্রমণের তারিখগুলি এবং উল্লেখযোগ্য ইভেন্টগুলি যাচাই করতে এটি স্ক্যান করুন। নির্দিষ্ট এন্ট্রিগুলি ব্যয় সম্পর্কে তেমনি ব্যয়ের অভাব সম্পর্কে আপনার স্মৃতিচারণ করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও ব্যবসায়িক অংশীদারি আপনি যেদিন ভ্রমণ করছেন সেদিন রাতের খাবারের জন্য আপনাকে একটি ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ পাঠিয়েছিল এবং সে অর্থ প্রদান করেছে, তবে সেই রাতে আপনার খাবারের জন্য কোনও রশিদ অনুসন্ধান করার বিষয়ে আপনাকে উদ্বিগ্ন হওয়ার দরকার নেই।

7. পেরেজ পুদিনা

নিখোঁজ ব্যয়ের সন্ধানের আর একটি দুর্দান্ত জায়গা হ'ল পুদিনা। পুদিনা একটি ব্যক্তিগত ফিনান্স অ্যাপ্লিকেশন যা আপনার সমস্ত আর্থিক লেনদেনকে এক সন্ধানযোগ্য ওয়েবসাইট এবং অ্যাপ্লিকেশনটিতে একীভূত করে। পুদিনার সাহায্যে আপনি তারিখ অনুসারে আপনার সমস্ত ক্রেডিট কার্ড এবং ডেবিট কার্ড ব্যয়গুলি ফিল্টার করতে পারেন, যা আপনাকে ভুলে যাওয়া ব্যয়গুলি উদ্বোধনে সহায়তা করতে পারে। সেই উদাহরণে আমি আগে একটি উবারের প্রাপ্তি সম্পর্কে দিয়েছিলাম, আপনি পুদিনায় তারিখটি অনুসন্ধান করে তথ্যটি সন্ধান করতে পারেন যা আপনার ইমেলটিতে সত্যিকারের প্রাপ্তি খুঁজে পাওয়া সহজ করবে easier

আপনি আইটেম লেনদেনের লাইন মিন্টে ট্যাগগুলি যুক্ত করতে পারেন এবং আপনি যদি সারা বছর ব্যবসায়ের ব্যয়ের জন্য এটি করেন তবে আপনি দাবি করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত ব্যয় খুব সহজেই খুঁজে পেতে পারেন।

আমি আগে উল্লেখ করেছি যে আপনি যদি কোনও রসিদ না পান তবে আপনি ব্যয়ের জন্য লাইন আইটেমটি হাইলাইট করে কোনও ক্রেডিট কার্ডের স্টেটমেন্টের একটি অনুলিপি জমা দিতে পারবেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করতে পারেন। আবার, পুদিনা আপনাকে এখানে সহায়তা করবে, কারণ এটি আপনাকে বলবে যে আপনি কোন ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করেছেন।

8. টিপস এবং পার্কিং ভুলবেন না

উপেক্ষা করা সহজ যে দুটি ধরণের ব্যয় হ'ল টিপস এবং পার্কিং। হোটেল পরিষ্কারের কর্মী এবং বেলহপগুলির মতো নগদ অর্থ প্রদানের ছোট টিপস, কখনই রসিদ নিয়ে আসে না। পার্কিং প্রদানগুলিও কোনও রসিদ ছাড়াই নগদ হতে পারে। তবে তারা যুক্ত করে এবং আপনি এগুলি তৈরি করেছেন কিনা তা দাবি করার উপযুক্ত।