সংগঠিত হন: ইমেল সময় স্তন্যপান এড়াতে কিভাবে

ইমেল উত্পাদনশীলতা ধ্বংস করে এবং প্রায় কেউ বুঝতে পারে না যে কতটা খারাপ। ইমেল প্রোগ্রামগুলিতে লোকেরা যে পরিমাণ সময় ব্যয় করে তা অবাক করে দেওয়া, প্রতিদিনের 30 শতাংশের কাছাকাছি হয়ে ঘুরে বেড়ানো। যদিও এটির উপর একটি হ্যান্ডেল পাওয়ার উপায় আছে। এবং আপনি ইমেলটিতে যতটা সময় ব্যয় করেছেন তা অগত্যা হ্রাস করেই আপনি প্রকৃতপক্ষে ইমেল সমস্যাটিকে পরাজিত করতে পারেন। সমাধানটি, যা আমি নীচে ভাগ করছি, প্রথমে সমস্যাটিকে আরও ভাল করে বোঝার উপর জড়িত।

ইমেলটি ফেসবুকের চেয়েও খারাপ

গবেষণা অনুসারে ফেসবুকের চেয়ে ইমেল আপনার উত্পাদনশীলতার জন্য আরও খারাপ এবং সমস্যাটি হ'ল মানুষ ইমেলটিতে কত সময় ব্যয় করে তা বুঝতে পারে না।

রেসকিউটাইম-এ পণ্য বিকাশের সহ-সভাপতি রবি ম্যাকডোনেল ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে যা দেখেন এবং শোনেন তার ভিত্তিতে সম্মত হন। রেসকিউটাইম একটি সময়-পরিচালনা সরঞ্জাম যা আপনার কম্পিউটার এবং মোবাইল ডিভাইসে থাকা অ্যাপ্লিকেশন এবং ওয়েবসাইটগুলি আপনি ব্যবহার করেন tra এরপরে এটি আপনার সময়টি কীভাবে ব্যয় করে তা প্রতিবেদন তৈরি করে।

আমি ম্যাকডোনেলকে জিজ্ঞাসা করেছি যে রেসকিউ টাইমে তিনি এবং তার সহযোগীরা যখন তাদের সামগ্রিকভাবে তাদের ব্যবহারকারীর কাছ থেকে সংগৃহীত ডেটা দেখেন তখন তারা কী উত্পাদনশীলতার প্রবণতা দেখায় tre "আমরা যে বৃহত্তম প্রবণতাটি দেখতে পাই তা হল জনগণের সময় যোগাযোগের অ্যাপ্লিকেশনগুলির দ্বারা প্রাধান্য পায়। বিশেষত ইমেলটি আমাদের ডেটাতে সর্বদা শীর্ষের কাছাকাছি থাকে।"

"রেসকিউটাইমের জন্য সাইন আপ করা লোকদের কাছ থেকে আমরা একটি কথা শুনি, 'ডেটা কী বলে তা দেখে আমি ভয় পেয়েছি কারণ আমি ফেসবুক বা রেডডিটে কতটা সময় ব্যয় করতে চাই তা দেখতে চাই না।' প্রায়শই, এক সপ্তাহ পরে, তারা বলে, 'এটি যতটা ভাবা ঠিক ততটা খারাপ ছিল না, তবে ওহে আমার, শ্বর, আমি ইমেইলে অনেক সময় ব্যয় করি, ' "ম্যাকডোনেল যোগ করেছেন।

ইমেল 'খারাপ কেন?'

তাহলে ঠিক কেন ইমেল খারাপ? কিছু উত্পাদনশীলতা বিশেষজ্ঞরা বলেছেন যে এটি ইমেল "কাজ সম্পর্কে কাজ" এবং আসল কাজ নিজেই নয়। আরেকটি যুক্তি, যা সম্ভবত আরও সঠিক, তা হ'ল ইমেলটি আমাদের ক্রমাগত বাধা দেয়। আমরা ইমেলের কতটা সময় ব্যয় করি তা সমস্যা নয়। সময়টি সারা দিন জুড়ে থাকে।

বিশেষত জ্ঞানকর্মীদের সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ কাজটি সম্পাদনের জন্য নিরবচ্ছিন্ন ফোকাসের প্রয়োজন need "বেশিরভাগ লোকেরা এই বিষয়টি নিয়ে চকচকে করে থাকে যে ইমেল এমন ক্রিয়াকলাপ যা আপনাকে সারা দিন বার বার সেই সৃজনশীল চিন্তাভাবনা থেকে দূরে সরিয়ে নিয়ে যায়, " ম্যাকডোনেল বলেছিলেন।

ইজিলিডোর একটি প্রধান অ্যাপ্লিকেশন মাইকেল বার্নারের মতে একবারে একাধিকবার ওভারলোডের প্রবণতা তৈরি হয় এবং আপনাকে ক্লান্ত করে তোলে, যা আপনাকে সময়মুক্ত করতে সহায়তার জন্য আপনার জীবনের ছোট ছোট দিকগুলি স্বয়ংক্রিয় করে তোলে। আমরা যখন সারাদিন ইমেল চেক করি তখন আমরা আসলে ইমেলটি প্রক্রিয়াজাত করি না বা যত্ন নিই না, এবং এই সেকেন্ডগুলি নষ্ট সময় যোগ করে। "আপনি যদি কোনও ইমেল খুলতে চলেছেন, তবে এটির সাথে কিছু করুন যেমন এর প্রতিক্রিয়া জানান, বা এটি মুছুন বা তা ফাইল করে দিন you আপনি ঠিক তখনই এটি প্রক্রিয়া করতে না পারলে কোনও ইমেলও খুলবেন না""

আরও কী, কোনও নতুন বার্তা এলে আপনাকে জানানোর জন্য যোগাযোগ ব্যবস্থা ডিজাইন করা হয়েছে। "তারা আপনাকে সর্বদা বিজ্ঞপ্তি দিয়ে রেখেছে, " ম্যাকডোনেল বলেছেন। "এটি ক্রমশ বিরল হয়ে উঠছে যে আপনি অন্য কোনও ক্রিয়াকলাপের দিকে ঝুঁকছেন তার কয়েক মিনিটেরও বেশি সময় পরে get" এমনকি আপনি যদি আপনার ইনবক্সে আগত প্রতিটি ইমেল পুরোপুরি না পড়েন, আপনি যখন নতুন ইমেল এসেছেন এমন কোনও বিজ্ঞপ্তি পান তখন আপনার মনোযোগ বিভক্ত হয়। এবং আপনার কাছে বিজ্ঞপ্তিগুলি সক্ষম না করা সত্ত্বেও, আপনি প্রতিবার ইনবক্সটি পরীক্ষা করে দেখার জন্য আপনার নিজের ফোকাসটি ভেঙে যাচ্ছেন কিনা কেউ আপনাকে কোনও টিপিংয়ের বিষয়ে ইমেল দেওয়ার চেষ্টা করছে কিনা তা দেখার জন্য।

তিনি বলেন, "এটির মতো নয় যে দিনের শুরুতে ইমেলের মাধ্যমে কারও সময়ের 30 শতাংশ সময় ব্যয় হয় এবং তারপরে দিনের বাকী অংশ অন্যান্য কাজ করতে ব্যয় হয়। "এটি খুব ছড়িয়ে পড়েছে, যা পরামর্শ দেয় যে আপনাকে নিয়মিত বাধা দেওয়া হচ্ছে।"

কিভাবে ইমেল যুদ্ধ করতে হয়

আপনি ইমেল থেকে বেরিয়ে আসতে পারেন এবং আসল, কঠোর পরিশ্রমের দিকে ফিরে যেতে পারেন। এটি কয়েক সপ্তাহের মধ্যে এবং পাঁচটি সহজ ধাপে করা যেতে পারে।

১. রেসকিউটাইম বা টোগল এর মতো একটি সময়-ট্র্যাকিং প্রোগ্রাম ইনস্টল করুন এবং আপনি ইমেলটিতে প্রতিদিন এবং কখন কতটা সময় ব্যয় করেন তা ট্র্যাক করে দিন। আপনার সমস্ত ইমেল এবং চ্যাট অ্যাপ্লিকেশন যোগাযোগ হিসাবে সঠিকভাবে শ্রেণিবদ্ধ হয়েছে তা নিশ্চিত করুন।

২. প্রায় দুই সপ্তাহ অপেক্ষা করুন যাতে আপনার পর্যাপ্ত ডেটা থাকে। তারপরে, এলোমেলোভাবে একটি তারিখ চয়ন করুন এবং আপনার প্রতি ঘন্টা প্রতিবেদনটি দেখুন। আপনার যোগাযোগের ব্যবহার দিনের এক বা দুই বারের দিকে মনোনিবেশ করা থাকলে আপনি ভাল অবস্থানে আছেন। নীচের ছবিতে যেমন দেখানো হয়েছে, আপনার যোগাযোগ অ্যাপ্লিকেশনগুলি সারা দিন অল্প টুকরো টুকরো টুকরো করে ছড়িয়ে পড়ে তবে আপনি পরিবর্তন করতে পারবেন changes

লক্ষ্যটি ইমেলের সময় আপনি যে ঘন্টা ব্যয় করেছেন তা হ্রাস করা প্রয়োজন। লক্ষ্যটি হ'ল ইমেইলটি কম স্প্রেড এবং আরও বেশি কেন্দ্রীভূত করা যাতে আপনার প্রতিবেদনগুলি আরও ভাল দেখায়:

৩. আপনার নিদর্শনগুলির উপর ভিত্তি করে, দিনের এক বা দুই বার শনাক্ত করুন যখন আপনি ইমেলটি চেক করবেন না। অনেক লোকের জন্য, সকাল, আপনার মধ্য-দিনের বিরতির প্রায় এক ঘন্টা আগে এবং বিকেল, আপনার মধ্য-দিনের বিরতির এক ঘন্টা পরে শুরু হওয়া সময়টি আদর্শ সময়। এই সময়কালে, ইমেল অ্যাপ্লিকেশনগুলি বন্ধ করুন এবং স্টেফোকসডের মতো একটি বিচ্যুতি-মুক্ত সরঞ্জাম ইনস্টল করে ওয়েবমেলটি ব্লক করুন। আপনার যদি রেসকিউটাইম প্রিমিয়াম অ্যাকাউন্ট থাকে তবে আপনি ওয়েবমেল অ্যাক্সেস থেকে নিজেকে আটকাতে এর সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে পারেন।

৪. একইভাবে, এমন সময় চয়ন করুন যখন আপনি ইমেলটি পরীক্ষা করবেন । ধরা যাক আপনার অ-ইমেল ফোকাস সময়কাল সকাল 9:00 থেকে সকাল সাড়ে 11 টা পর্যন্ত থাকবে এবং আপনার ইমেল সেশনটি 11:30 থেকে মধ্যাহ্নভোজন পর্যন্ত থাকবে। যদি এটি 11:10 হয় এবং আপনি ইমেলটি পরীক্ষা করতে লোভিত বোধ করেন, আপনি যখন এই ইনবক্সটি খুলবেন তখন আপনার পূর্বনির্ধারিত সময় থাকলে এটি বন্ধ করা সহজ হবে।

৫. আপনি যদি অসমর্থিত হন যে আপনি কাজ করার চেষ্টা করার সময় একটি জরুরি এবং গুরুত্বপূর্ণ বার্তা উপস্থিত হবে, একটি ভিআইপি সতর্কতা সিস্টেম সেটআপ করুন। আইওএস ব্যবহারকারীগণ ইতিমধ্যে তাদের মেল অ্যাপ্লিকেশনটিতে একটি তৈরি করেছেন। আপনি যদি আইওএস ব্যবহার না করেন বা আপনি এমন কোনও ভিআইপি সতর্কতা ব্যবস্থা চান যাতে আরও বিকল্প এবং কাস্টমাইজেশন রয়েছে, অ্যাওফাইন্ড চেষ্টা করুন। উভয় ক্ষেত্রেই আপনি কোনও সতর্কতা পেতে পারেন যেমন আপনার ফোনে একটি পুশ বিজ্ঞপ্তি বা এমনকি কোনও পাঠ্য বার্তা, যখন কোনও গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি আপনাকে ইমেল করে। তার মানে আপনি কেবলমাত্র কোনও বিজ্ঞপ্তি পেলে ইমেল চেক করতে পারেন, যা আশা করা খুব কমই হবে। অন্য সমস্ত ইমেল অপেক্ষা করতে পারে।

আমি ব্যক্তিগতভাবে ব্যবহার করি এমন অন্য কৌশলটি আমি কাজ শুরু করার পরে আমার ইমেল অ্যাপ্লিকেশনগুলি খুলতে বিলম্ব করা। আমি আমার ফোনে সকালে কাজের ইমেলের মাধ্যমে প্রথম জিনিসটি স্কিমে যেতে পছন্দ করি, কেবল সত্যিকারের জরুরি বিষয়গুলির জন্য যাচাই করতে। আমি ফোনটি ব্যবহার করার কারণ হ'ল আমার ল্যাপটপ বা ডেস্কটপ কম্পিউটারের চেয়ে বন্ধ করা সহজ বলে মনে করি যদি আমার তাত্ক্ষণিক দৃষ্টি দেওয়ার প্রয়োজন হয় না। আমি যদি এমন ইমেল দেখতে পাই যা গুরুত্বপূর্ণ তবে জরুরি নয় তবে আমি একটি তারা যুক্ত করতে পারি। যদি এটি সত্যিই জরুরি হয় তবে আমি ফোন থেকে সরাসরি উত্তর দিই। তবে আমি ফোনে পড়া বা লিখতে পছন্দ করি না বলে আমি অন্য ইমেলগুলিতে চুষতে চাই না যা সত্যই জরুরি নয়।

এটি এই জাতীয় ছোট কৌশলগুলি যা আপনাকে ইমেল থেকে দূরে রাখতে এবং গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য আপনাকে ফিরিয়ে আনতে বড় লাভ যোগ করে।