সংগঠিত হন: কীভাবে ইমেল ওভারলোড এড়ানো যায়

সংস্থার ধাঁধাটির শেষ টুকরো - এবং যে লোকেরা সবচেয়ে বেশি ভয় পায় email তা হল ইমেল পরিচালনা management

ফোল্ডার পরিচালনা এবং ফাইল নামকরণ কনভেনশনগুলির মতো, ইমেল পরিচালনার জন্য একটি লাইফস্টাইল সমাধান প্রয়োজন। আপনার সাথে নিয়ম এবং নীতিগুলি বিকাশ করতে হবে যা আপনি প্রতিদিন বেঁচে থাকতে পারেন। মনে রাখবেন যে সংগঠিত থাকা ডায়েট এবং ব্যায়ামের নিয়ম বজায় রাখার অনুরূপ। একদিনের স্প্রিং ক্লিনিং প্রকল্পের মতো না করা এবং সংস্থার সাথে চিকিত্সা করা ক্র্যাশ ডায়েটে যাওয়ার অনুরূপ। আপনি যে ফলাফল দেখতে পান তা খুব স্বল্পস্থায়ী হবে।

আপনি আপনার ইমেল পুনর্গঠন প্রকল্পে ডুব দেওয়ার আগে, আপনার নিখুঁত হতে হবে না তা বুঝতে এক মুহূর্ত সময় নিন। লক্ষ্যটি হ'ল জীবনধারণের জন্য এমন নিয়ম নিয়ে আসা যা আপনি যুক্তিসঙ্গতভাবে আঁকড়ে রাখতে পারেন এবং এটি আপনার কাজ বা ব্যক্তিগত জীবনকে সহজ, আরও উত্পাদনশীল এবং আরও ভাল করে তোলে। যদি একটি নিফটি নতুন মাইক্রোসফ্ট আউটলুক প্লাগ-ইন ইনস্টল করা জিনিসটি আপনার ইনবক্স-ক্লিনিং ইঞ্জিনকে ঝাঁকিয়ে দেবে, তবে আপনার ফাইলগুলিকে সূচিকৃত এক্সবনি (ফ্রি, $ 29.99 প্লাস সংস্করণ, 4 তারা) চেষ্টা করুন বা উইন্ডোজ প্রিমিয়ামের জন্য প্রতি বছর 45 ডলার, 4.5 তারা), যা আপনাকে আপনার এভারনোটে ইমেল প্রেরণ করতে দেয় যেখানে আপনাকে সেই সফ্টওয়্যারটির অসামান্য অনুসন্ধানের ক্ষমতাগুলির সুবিধা রয়েছে।

বক্স এর নীচে দেখুন

যে মুহুর্তে আমি বুঝতে পেরেছিলাম যে ইমেলটি সম্পর্কে আমার নিয়মিত পদ্ধতির দরকার ছিল প্রথম বার যখন আমি আমার ইনবক্সটি খোলাম এবং সেখানে কেবলমাত্র বসে ছিলাম তখন তিন পৃষ্ঠার বেশি সামগ্রী stuff বেশিরভাগ ফাইলকে "পঠন" হিসাবে চিহ্নিত করা হয়েছিল তবে আমি সেগুলিতে অভিনয় না করায়, সেগুলি ইনবক্সে রেখে দিয়েছি। আমার মনে হচ্ছে অভিভূত হওয়া এবং ভেবেছিলাম যে আমি যদি খুব দ্বিতীয় মুহূর্তে ইমেলগুলি ফেলে দেওয়া শুরু না করি তবে সমস্যাটি এক ঘন্টার মধ্যে আরও খারাপ হয়ে উঠবে, এবং পরদিন সকালে অবশ্যই অসহনীয় হয়ে উঠবে।

ফলস্বরূপ, আমি নিজের জন্য একটি সাধারণ লক্ষ্য নির্ধারণ করেছি: সর্বদা আমার ইনবক্সের নীচের অংশটি উভয়ই দেখতে সক্ষম হোন। অন্য কথায়, আমি একক স্ক্রিনে সর্বাধিক প্রাপ্ত বার্তা এবং প্রাচীনতম বার্তার জন্য এন্ট্রি দেখতে সক্ষম হতে চাই।

আমি প্রতিদিনের প্রতিটি মুহুর্তে নিজেকে এই স্ট্যান্ডার্ড ধরে রাখি না। এটি স্নায়বিক এবং প্রতিবিপরীতমুখী হবে। তবে আমি প্রতিদিন কাজ ছেড়ে যাওয়ার আগে আমার ইনবক্সের নীচের অংশটি দেখার লক্ষ্য রেখেছি এবং যদি এটি ব্যর্থ হয় তবে কমপক্ষে শুক্রবারে। আমি যখন একদিন অসুস্থ থাকি বা সময় নিই তখন ইমেল ওভারলোড সম্পর্কে আমি বুদ্ধিমান থাকি। আমি ছুটি থেকে ফিরে আসার পরে, আমি ইমেলটি ধরতে নিজেকে কমপক্ষে এক সপ্তাহ সময় দেই এবং অফিসে প্রথম দু'দিন আগে এ নিয়ে চাপ না দেওয়ার চেষ্টা করব।

মাস-টু-মাসের

আমি আমার ব্যবসায়িক ইমেল অ্যাকাউন্টটি যেভাবে পরিচালনা করি ঠিক তেমনভাবে আমি আমার বৈদ্যুতিন ফাইলগুলি ফোল্ডারে পরিচালনা করি। সবকিছু একটি ফোল্ডারে যায়।

প্রথম, আমি প্রকল্পের মাধ্যমে কয়েকটি বেসিক ফোল্ডার তৈরি করি যেমন প্রকল্প এ, বি এবং সি প্রতিটি প্রকল্প ফোল্ডারের মধ্যে আমি প্রতি মাসের জন্য সাব-ফোল্ডার তৈরি করি, দুই অঙ্কের বছর এবং মাসের লেবেলযুক্ত, আন্ডারস্কোর মাসের চিঠি সংক্ষেপণ। উদাহরণস্বরূপ, জুন ২০১১ এর ফোল্ডারের নাম রাখা হয়েছে 1106_JUN।

যখন নতুন ইমেল আসে, তারা প্রায়শই আমার ইনবক্সে কয়েক ঘন্টা, একদিন, এমনকি এক সপ্তাহ বা দু'বারের জন্য বসে থাকে। তবে তারা আমাকে কখনই অভিভূত করে না কারণ আমার এমন একটি ব্যবস্থা রয়েছে যা সবকিছু পরিচালনা করার পর্যায়ে রাখে। আমার সিস্টেমের জন্য এখানে নিয়ম রয়েছে। এগুলি আপনার পক্ষে সঠিক নাও হতে পারে তবে তারা একটি সমাধানের উদাহরণ সরবরাহ করতে পারে। আপনার নিজস্ব জীবনযাত্রার সাথে মানানসই বিধিগুলির সাথে নিজের সমাধানটি তৈরি করুন।

নিয়ম 1. যদি ইমেলটির ক্রিয়া প্রয়োজন না হয় (পুনরায় পড়া সহ), আমি তাৎক্ষণিকভাবে তা ফেলে দেই।

বিধি ২. যদি কোনও ইমেল সমালোচিত হয় - যার অর্থ আসন্ন ক্রিয়া বা গভীর পুনর্নির্মাণ এবং সম্ভবত একটি উত্তর প্রয়োজন - আমি এটি না করা পর্যন্ত এটি ইনবক্সে থাকে। এটি এক মাস পর্যন্ত ইনবক্সে থাকতে পারে। এক মাস পরে, আমি এটি অভিনয় করতে হবে। এটাই শেষ সময়সীমা। আমি একবার পদক্ষেপ নেওয়ার পরে, ইমেলটি তার সংশ্লিষ্ট ফোল্ডারে ফাইল করা হবে।

বিধি ৩. যদি ইমেলটিতে আমার প্রয়োজনীয় তথ্য থাকে তবে তা অবিলম্বে ব্যবস্থা গ্রহণের প্রয়োজন না হয়, দিনের শেষে, বা আমি যদি ব্যস্ত থাকি তবে সপ্তাহের শেষে এটি সম্পর্কিত ফোল্ডারে স্থানান্তরিত করা উচিত। যদি আমি ভীত হই তবে আমি এটিতে অভিনয় করতে ভুলে যাব কারণ এটি ইনবক্সে তাত্ক্ষণিকভাবে দৃশ্যমান নয়, আমি অনুস্মারক হিসাবে একটি ক্যালেন্ডার আইটেম তৈরি করতে পারি। ইমেলটি অবশ্যই একটি ফোল্ডারে ফাইল করা উচিত। কোন আশা নাই.

নিয়ম ৪. শুক্রবার বিকেলে, আমি নিজেকে ইনবক্সে যা আছে তা সাজানোর জন্য 10 থেকে 20 মিনিট সময় দেই এবং সম্ভবত এমন আইটেমগুলিতে কাজ করব যাতে দীর্ঘ প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয় না। আমি অফিস ছাড়ার সময়, আমার নীচে এক ইঞ্চি বা দুটি সাদা জায়গা (উইকএন্ডে আবার পূরণ করার ঘর) দেখতে পারা উচিত।

বিধি 5. এক বছর পরে এটি সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন বা চক করুন। আমি প্রায় এক বছরের জন্য ইমেল ডেটা রাখি এবং অন্য সমস্ত কিছু সংরক্ষণ করি which যা আপনার তথ্য মাসে এবং বছর অনুসারে ফোল্ডারে সাজানোর পরে করা অত্যন্ত সহজ।

শারীরিক কাগজপত্রের দিনগুলিতে আবার জনপ্রিয় হওয়া আরেকটি সংগঠনের পদ্ধতিটি হ'ল 31 সংখ্যাগুলি লেবেলযুক্ত, প্রতিটি নম্বরটি মাসের এক দিনের সাথে সংযুক্ত করে, 31 টি ফোল্ডার তৈরি করা। প্রতিদিনের করণীয় তালিকার তালিকা তৈরির পরিবর্তে আপনার যথাযথ ক্রিয়া তারিখের সাথে সম্পর্কিত ফোল্ডারে কাগজপত্র এবং অনুস্মারক (এবং জন্মদিনের কার্ড এবং প্রদানের বিল ইত্যাদি) ফাইল করার কথা। তারিখটি আসার পরে, আপনি ফোল্ডারটি খুলুন এবং এখন যা কিছু আছে তার যত্ন নেওয়ার দায়িত্ব দেওয়া হবে।

তবুও আরেকটি পদ্ধতি হ'ল বগি। আপনি যদি বেসজ্যাম্পের মতো কোনও প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জাম (ফ্রি, 4 তারা এবং একটি সম্পাদকের পছন্দ) ব্যবহার করেন তবে আপনাকে কখনই সেই সিস্টেমে পরিচালিত প্রকল্পগুলির সাথে সম্পর্কিত ইমেলগুলি সংরক্ষণ করার প্রয়োজন হবে না। বেসক্যাম্প এটি আপনার জন্য করে। অনেক লোক বন্ধু এবং পরিবারের সাথে যোগাযোগের জন্য অন্যটিকে সংরক্ষণ করার সময় একটি ওয়েব-ভিত্তিক অ্যাকাউন্ট তালিকাগার এবং মেলিং তালিকায় উত্সর্গ করে তাদের ব্যক্তিগত ইমেল জীবনে বগিযুক্তকরণ ব্যবহার করে। ব্যবসায় কেন একই ধারণা ব্যবহার করবেন না?

ইমেল উদ্বেগ থেকে মুক্তি পান

আমি কোনও উপায়েই এই পরামর্শ দিচ্ছি না যে আমার সিস্টেম বা 31-দিনের-ফোল্ডার সিস্টেমটি সবার জন্য সঠিক। আমার সিস্টেমটি আমার পক্ষে কাজ করে কারণ আমি যখন সেগুলি ঘটেছিল তার উপর ভিত্তি করে জিনিসগুলি মনে রাখি। অতিরিক্তভাবে, আমি যখন ইনবক্সে আমার একবার ওভার করি তখন আমি প্রতি সপ্তাহের শেষের দিকে সেই কয়েক মিনিটের প্রত্যাশায় থাকি। সবশেষে, আমার ইনবক্সের নীচে সর্বদা দেখতে সক্ষম হওয়ার প্রাথমিক লক্ষ্যটি আমাকে সান্ত্বনা দেয়। এক ভিজ্যুয়াল স্ক্রিনের বাইরে তথ্য রক্তপাত দেখে আমার মধ্যে একধরণের টিপিং পয়েন্ট মারে। এটি অসহ্য বোধ করে, যেমন আমি কিছুই খুঁজে পাই না এবং আমি কখনই আমার পথ খোলা করব না।

তবে অন্যান্য ব্যক্তিরা এক ডজনেরও বেশি ফোল্ডার পরিচালনা করতে বা আত্ম-আক্রান্ত সময়সীমা পূরণ করতে উদ্বিগ্ন বোধ করতে পারেন। একক, স্ক্রোলিং ফলকে আপনার মেলটি দেখতে পারা আপনার পক্ষে আরও উত্পাদনশীল হতে পারে। খুব স্পর্শকাতরভাবে ঝুঁকির ঝুঁকির ঝুঁকিতে, এমন ধরণের জিনিসগুলি লিখে যাওয়াই আপনার খারাপ ধারণা নয় কারণ আপনি যদি নিজের ইমেইলে যা চান না তা সনাক্ত করতে পারেন, তবে আপনি প্রতিরোধের জন্য নিয়ম এবং গাইডলাইন তৈরি করতে পারেন এটা।

আপনি নিজের বা আপনার ব্যবসায়ের জন্য যে কোনও সাংগঠনিক ব্যবস্থা তৈরি করুন না কেন, জীবনযাত্রার মতো অভ্যাস এবং সাধারণ নিয়মে মনোনিবেশ করুন। আপনাকে প্রতিদিন নিখুঁত হতে হবে না। আপনাকে কেবল একটি সিস্টেম নিয়ে আসা দরকার যা আপনাকে ট্র্যাক এ রাখে।

অ্যাভয়েস নিন

এই নিবন্ধটি থেকে দূরে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ ধারণাগুলি হ'ল:

1. পরিচালনাযোগ্য পরিমাণ ইমেল থাকা আপনার কাজের জীবন সহজ এবং আরও ভাল করে তুলবে।

২. ইমেল পরিচালনার জন্য নীতি বিকাশের ক্ষেত্রে, কঠোর এবং দ্রুত নিয়মের পরিবর্তে জীবনযাত্রার অভ্যাসগুলিতে মনোনিবেশ করুন।

৩. আপনি কীভাবে প্রতিদিন, সাপ্তাহিক এবং মাসিক ইমেল পরিচালনা করবেন এবং সেইসাথে আপনি কতক্ষণ ইমেল ডেটা সংরক্ষণাগার করবেন তা নির্ধারণ করুন।

৪. আপনি নিজের ইমেল থেকে কী চান না তা চিত্রিত করুন এবং তারপরে এমন অভ্যাস তৈরি করুন যা এটি ঘটতে বাধা দেয়।