সংগঠিত হন: আপনার কর্মপ্রবাহটি নথি করুন

নতুন কর্মচারী এবং সাম্প্রতিক স্নাতকদের সহ কর্মশক্তিতে নতুন মুখগুলি যখন নতুন কাজ শুরু করেন তখন তাদের হাতে সাধারণত অতিরিক্ত সময় থাকে। প্রশিক্ষণে কয়েক সপ্তাহ বা মাস সময় লাগতে পারে এবং সহকর্মী এবং পরিচালকরা আপনি যখন প্রশংসিত হবেন তখন আপনাকে কিছুটা শ্বাসকষ্ট দিতে চাইবে। সময়টি ব্যবহারের এক অতি মূল্যবান উপায় হ'ল কার্যপ্রবাহ এবং প্রক্রিয়াগুলি ডকুমেন্ট করা।

আপনার কর্মপ্রবাহ এবং প্রক্রিয়াগুলি নথিভুক্ত করার অর্থ ধাপে ধাপে আপনার কাজটি ঠিক কী লিখবে তা লেখার চেয়ে বেশি কিছু নয়। আপনি যখন কাজের পরিবেশে নতুন হন তখন আপনি যা শিখেন ঠিক এটিই। এটি সময় অনুসারে বা আপনার কাজটি সম্পন্ন করার আরও ভাল বা আরও কার্যকর উপায় আবিষ্কার করার সাথে সাথে সমস্ত প্রক্রিয়াগুলিতে আপনি করতে পারেন এমন সমস্ত টুইট এবং পরিবর্তনগুলিও অন্তর্ভুক্ত করে।

খুব বড় এবং সুপ্রতিষ্ঠিত ব্যবসা এবং সরকারী সংস্থাগুলিতে ইতিমধ্যে প্রচুর পরিমাণে অপারেশন ম্যানুয়াল এবং অন্যান্য ডকুমেন্টেশন থাকতে পারে - তবে আমার অভিজ্ঞতায় ছোট সংস্থাগুলি এবং দলগুলি সাধারণত না করে, বা যদি তা করে তবে তারা মারাত্মকভাবে পুরানো।

যখন আপনি কোনও নতুন কাজের সময় ডাউনটাইমের মুখোমুখি হন, তখন আপনার কর্মপ্রবাহ এবং প্রক্রিয়াগুলি নথি করুন বা আপনি যে ম্যানুয়ালগুলি পেয়েছেন তা আপডেট করুন। সুবিধাগুলি প্রচুর এবং অনেক।

আপনার কর্মপ্রবাহ ডকুমেন্টিং এর সুবিধা

প্রারম্ভিকদের জন্য, আপনার কর্মপ্রবাহের ডকুমেন্ট করা আপনার আজকের কাজটি করা প্রশিক্ষণকে আরও জোরদার করবে। ফলস্বরূপ, আপনি চাকরীটি দ্রুত শিখবেন।

দ্বিতীয়ত, এই দস্তাবেজগুলি ম্যানেজার এবং তথ্যপ্রযুক্তি বিভাগের কাছে স্বর্ণ, যারা আপনার কাজের সাথে জড়িত পদক্ষেপগুলি এবং লোকজন হয়ত জানেন না - যা তাদের পরিবর্তন করার সময় বা নতুন সরঞ্জামগুলি প্রবর্তন করার সময় জানতে হবে এবং সমস্ত সম্ভাব্য প্রভাবগুলির মধ্যে দিয়ে চিন্তা করতে হবে । আমাকে অভিজ্ঞতা থেকে বলতে দাও যে আপনি প্রশংসা ছাড়া আর কিছুই শুনতে পাচ্ছেন না যদি আপনি একটি বিশদ এবং সুশৃঙ্খল নথি সরবরাহ করতে পারেন যা তাদের প্রয়োজনীয় সমস্ত কিছু রয়েছে। বিকল্পটি আপনার কাজের বিজ্ঞাপনের মাধ্যমে তাদের সাথে কথা বলছে, যখন আপনি কোনও পদক্ষেপ ভুলে যেতে পারেন, বা ভুল উচ্চারণ করতে পারেন বা কেবল ভুল হয়ে যেতে পারেন।

তৃতীয়ত, যদি আপনাকে কখনও অপ্রত্যাশিতভাবে অনুপস্থিতির ছুটি নেওয়ার প্রয়োজন হয় তবে পরিচালক এবং সহকর্মীরা আপনার নথিগুলিতে আটকে থাকবে। তেমনিভাবে, আপনি যখন কোনও নতুন পদে পদোন্নতি পেয়েছেন বা অন্য কোনও সংস্থায় চলে যান, আপনি যে সহকর্মীদের পিছনে রেখে যান তারা আপনার স্থানটি গ্রহণকারী ব্যক্তির কাছে আপডেট ম্যানুয়াল দেওয়ার জন্য কৃতজ্ঞ হবে।

আপনার কর্মপ্রবাহ কীভাবে ডকুমেন্ট করবেন

আপনি যে ডকুমেন্টেশন লিখেছেন তা সহজ, সহজে বোঝার এবং অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আমি কয়েকটি এম্বেড থাকা চিত্র সহ একটি পাঠ্য নথি (যেমন ওয়ার্ড ডকুমেন্ট) তৈরি করার পরামর্শ দিই।

একটি বৃহত্তর নথি যা সমস্ত কিছুর রূপরেখা তৈরি করে তা না করে, কেবলমাত্র একটি পদ্ধতি ক্যাপচার করে এমন ডকুমেন্ট তৈরি করুন বা সেগুলি করতে হবে এমন সম্পর্কিত প্রক্রিয়াগুলির একটি ধারাবাহিক রূপরেখা। ব্যক্তিগতভাবে, আমি ডকুমেন্টেশন দ্বারা অভিভূত যা প্রায় 11 বা 12 পৃষ্ঠাগুলির চেয়ে দীর্ঘ। আমি খুব সহজ, পড়তে সহজ-সরল নির্দেশাবলীর 4 বা 5 পৃষ্ঠাগুলি দেখতে পছন্দ করি। এই নিবন্ধটির নীচে থাকা "ডস এবং ডোনসস" আপনাকে সংক্ষিপ্ত অথচ পুঙ্খানুপুঙ্খ ম্যানুয়াল তৈরির দিকে চালিত করতে সহায়তা করবে।

খুব সহজভাবে বলতে গেলে, যখনই আপনি কাজের সুযোগে প্রশিক্ষণ নেবেন তখন নোট রাখুন এবং সেই নোটগুলিকে একটি নথিতে স্থানান্তর করুন। আপনি নিজের কাজটি শুরু করার সাথে সাথে আপনার নোটগুলিতে যুক্ত করুন বা আপনি যে কাজগুলি করছেন তা আরও নির্ভুলভাবে প্রতিফলিত করতে সেগুলিকে সামঞ্জস্য করুন।

যদি আপনার কাজের জন্য একটি "বড় ছবি" থাকে তবে কিছু ওভারভিউর রূপরেখা এটি নথির শুরুতে রেখে দিন। বড় চিত্রের সাথে যুক্ত পয়েন্টগুলি হ'ল এই ডকুমেন্টে, বা কয়েকটি ছোট নথিতে যদি আপনাকে এটি ভেঙে ফেলার প্রয়োজন হয় তবে আপনাকে আরও পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে রেকর্ড করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, নিউজলেটার বিপণনে, ওভারভিউটি দেখতে এইরকম হতে পারে:

• কপিরাইটার কপি লিখে তা বিপণন ব্যবস্থাপকের কাছে জমা দেয়।
• বিপণন ব্যবস্থাপক অনুলিপিটি সম্পাদনা করে এবং সম্পাদনা করে এবং প্রবীণ বিপণন ব্যবস্থাপকের কাছ থেকে অনুমোদন পান।
• বিপণন ব্যবস্থাপক একটি তালিকা আপডেট চালানোর জন্য একটি অনুরোধ জমা দেয়।
• বিপণন ব্যবস্থাপক সহকারীকে চূড়ান্ত অনুলিপি সরবরাহ করেন।
• সহকারী নিউজলেটার উত্পাদন করে এবং গুণগত মান পরীক্ষা পাঠায়।
• কিউএ টিম নিউজলেটারগুলি পর্যালোচনা করে পরিবর্তন জমা দেয়। সহকারী পরিবর্তনগুলি, যাচাইকরণ এবং সময়সূচী প্রকাশের প্রয়োগ করে।

এই আইটেমগুলির মধ্যে যে কোনও একটিতে তিন পৃষ্ঠার ম্যানুয়াল থাকতে পারে যাতে কাজটি পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি বর্ণনা করা যায়। কপিটি কোথায় এবং কীভাবে জমা দেওয়া হয়? অনুলিপিটি কী ফর্ম্যাট হতে হবে? কে তালিকার আপডেট চালায় এবং এর অর্থ কী? অথবা, এই আইটেমগুলির মধ্যে বেশ কয়েকটিকে একটি ম্যানুয়ালে একত্রিত করা যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, "বিপণন পরিচালক…" দিয়ে শুরু হওয়া তিনটি কার্য

আপনার কী দরকার

পদক্ষেপগুলি লিখতে, আপনাকে এগুলি সম্পর্কে কমপক্ষে একবার প্রশিক্ষণ দেওয়া উচিত। যখন আপনাকে আবার কাজটি করতে হবে, তখন সেগুলি সঠিক এবং বুঝতে সহজ কিনা তা দেখার জন্য পদক্ষেপগুলির মাধ্যমে আপনাকে গাইড করার জন্য আপনার নিজের পদ্ধতির নিজের প্রথম খসড়াটি ব্যবহার করুন।

স্ক্রিন ক্যাপচার। পাঠ্যের মধ্যে ব্যাখ্যা করা কঠিন বলে মনে হচ্ছে বা যা দৃশ্যতভাবে সুনির্দিষ্টভাবে বর্ণনা করা হয়েছে তার স্ক্রিনশট নিন। আপনার সমস্ত স্ক্রিনশটগুলি প্রথমে কোনও ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন এবং কেবলমাত্র প্রয়োজন হলে ডকুমেন্টে এগুলি যুক্ত করুন। আপনার ম্যানুয়ালগুলি পড়তে যে কাউকে অত্যধিক স্ক্রিনশট লাগানো উদ্বিগ্ন বলে মনে হচ্ছে।

(স্ক্রিন ক্যাপচার নেওয়ার জন্য বেশ কয়েকটি পদ্ধতি রয়েছে তবে দ্রুততমটি হ'ল: উইন্ডোজে, PrtScn বোতামটি ব্যবহার করুন এবং তারপরে একটি চিত্র সম্পাদনা প্রোগ্রামে আপনার চিত্রটি ফেলে দেওয়ার জন্য পেস্ট ফাংশনটি ব্যবহার করুন যেখানে আপনি এটি ক্রপ এবং সম্পাদনা করতে পারবেন; ম্যাকের উপর, ব্যবহার করুন অ্যাপল + শিফট +4 এবং যে অঞ্চলটি আপনি অঙ্কুর করতে চান তার চারপাশে লক্ষ্য টানুন))

স্ক্রিন ক্যাপচার সফটওয়্যার। আপনি যে চিত্র সম্পাদকটি ব্যবহার করছেন তাতে আপনার স্ক্রিনশটগুলি চিহ্নিত করার জন্য সরঞ্জামগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যদি আপনি কোনও প্রাসঙ্গিক কিছুতে নির্দেশক একটি তীর যুক্ত করতে চান বা চিত্রের নির্দিষ্ট অংশটি হাইলাইট করতে চান। $ 50 এর জন্য, ম্যাকের জন্য স্ক্রিন ক্যাপচার প্রোগ্রাম Snagit এবং Snagit আপনার প্রয়োজন হতে পারে কেবলমাত্র সমস্ত কাজ করবে।

ডায়াগ্রাম সরঞ্জাম। কিছু কর্মপ্রবাহ এবং পদ্ধতিগুলি খুব কম চিত্রের মাধ্যমে প্রকাশ করা হয়। মাইন্ড-ম্যাপিং সফ্টওয়্যার আপনাকে দ্রুত ফ্লোচার্টগুলি এবং এ জাতীয় আঁকতে সহায়তা করতে পারে, যদিও আপনি মাইক্রোসফ্ট পাওয়ারপয়েন্টে এই একই চিত্র আঁকার সরঞ্জামগুলি এবং সন্নিবেশ ট্যাবের অধীনে ওয়ার্ডে আরও সীমিত নির্বাচন পেতে পারেন।

করণীয় এবং করণীয়

• আপনার পুরো কাজটি ব্যাখ্যা করার জন্য একটি বৃহত নথির চেয়ে পৃথক প্রক্রিয়া এবং পদ্ধতিগুলির জন্য পৃথক নথি তৈরি করুন।
• পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে করা, কিন্তু সংক্ষিপ্ত।
• স্ক্রিনশট অন্তর্ভুক্ত করবেন না ।
• দস্তাবেজগুলি সম্পূর্ণ করতে কয়েক সপ্তাহ সময় নিন। প্রক্রিয়াগুলি প্রতিফলিত করার জন্য নিজেকে সময় দিন এবং আপনি সেগুলি সঠিকভাবে রেকর্ড করেছেন কিনা তা যাচাই করতে ডকুমেন্টগুলিতে ফিরে যান।
• পৃষ্ঠার শীর্ষে একটি তারিখ স্ট্যাম্প রাখুন যখন ফাইলটি সম্প্রতি আপডেট হয়েছিল showing
• কর্মপ্রবাহের দলিল করার সময় লোকের নামের পরিবর্তে কাজের শিরোনাম ব্যবহার করুন।
• মাস্টার অনুলিপিগুলিকে একটি ভাগ করা স্থানে রাখুন যাতে অন্যান্য লোকেরা সেগুলি সহজেই পুনরুদ্ধার করতে পারে।
• আপনার ডেস্কটপে বা একটি ব্যক্তিগত ক্লাউড-ভিত্তিক সিস্টেমে (বা উভয়) ফাইলের স্থানীয় ব্যাকআপ রাখুন।
• বছরে একবার আপনার দস্তাবেজগুলি পর্যালোচনা এবং সংশোধন করুন। এগুলি জীবিত নথি হিসাবে ভাবেন যা কখনই "সমাপ্ত হয় না"। তারা চির-বিকশিত।
• আপনার বস এবং সহকর্মীদের বলুন যে আপনি এই নতুন রেকর্ডগুলি তৈরি এবং রক্ষণাবেক্ষণ করছেন, কারণ তাদের কাছে মূল্যবান ইনপুটও থাকতে পারে।
• পৃষ্ঠাগুলি জাজ করার জন্য ক্লিপ আর্টকে অন্তর্ভুক্ত করবেন না । সবাই এটিকে ঘৃণা করে।
• পাঠ্যের বিন্যাসে ক্রেজি যাবেন না । সহজবোধ্য রাখো. সাবহেডিংয়ের জন্য গা bold় ধরনের ব্যবহার করুন। লোকেরা প্রাসঙ্গিক তথ্য সহজেই দেখতে সহায়তা করার জন্য উপযুক্ত হিসাবে বুলেট এবং সংখ্যাযুক্ত তালিকা ব্যবহার করুন। অনুচ্ছেদগুলি খুব ছোট রাখুন।
• মানুষের নাম ব্যবহার করবেন না । লোকদের তাদের কাজের শিরোনামে উল্লেখ করুন। আমি কি ইতিমধ্যে এটি বলেছি? হ্যাঁ আমি করেছি, তবে এটি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ তাই আমি এটি আবার বলছি।
• আপনার ডকুমেন্টগুলির অত্যধিক সুরক্ষিত হবেন না । আপনি তাদের একমাত্র সুবিধার জন্য নয়, সংস্থাটিকে সহায়তা করার জন্য তাদের তৈরি করেছেন।
• পিডিএফগুলিতে আপনার দস্তাবেজগুলি আউটপুট করবেন না । এগুলি এমন এক বিন্যাসে ছেড়ে দিন যা সম্পাদনা করা যেতে পারে (উপরে দেখুন)।