সংগঠিত হন: ব্যক্তিগত নথিগুলি ডিজিটাইজ করা

সামগ্রী

• সংগঠিত হন: ব্যক্তিগত নথিগুলি ডিজিটালাইজিং
• কি ডিজিটালাইজ করা যায় না

কম্পিউটারগুলি অনুসন্ধানে খুব ভাল। কম্পিউটারগুলি পুনরুদ্ধারেও দুর্দান্ত। আপনি যত তাড়াতাড়ি এবং দক্ষতার সাথে মনে করেন আপনি নিজের বাড়িতে কাগজের টুকরো থেকে তথ্য সন্ধান করতে এবং পুনরুদ্ধার করতে পারবেন, বিশ্রামের আশ্বাস, কম্পিউটারগুলি এটি দ্রুত করতে পারে।

এটি আপনার নিজের ব্যক্তিগত ডকুমেন্টগুলির অনেকগুলি ডিজিটাইজ করা উচিত এ-নম্বর-এক কারণ।

আরও কিছু কারণ রয়েছে, যেমন, আপনার রান্নাঘরের কোনও কাগজের টুকরোটি যখন আপনি একটি রান্নাঘরের কাগজের টুকরোতে রেখে দেন তখনও আপনি সেই বন্যা বীমা নথির তথ্য পেতে পারেন না, কারণ একটি বাতিল ফ্লাইট আপনাকে সেন্ট কিটসে আটকে রেখেছিল, কারণ হারিকেন বাড়ি ফিরে আপনার ল্যাপটপ, স্মার্টফোন বা ট্যাবলেট থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য কোনও ডিজিটাল ডকুমেন্ট পাওয়ার কি সহজ সময় হবে না?

এখানে অন্যটি রয়েছে: আপনি গত কয়েক বছরে বেশ কয়েকবার চিকিত্সক, বীমা প্রোগ্রাম এবং ফার্মাসিগুলি পরিবর্তন করেছেন এবং ফার্মাসিস্টকে এখনই আপনার জানা দরকার যদি আপনি কোনও নির্দিষ্ট ওষুধ খেয়ে থাকেন তবে। আপনার ডাক্তাররা যে সমস্ত প্রেসক্রিপশন লিখেছিলেন সেগুলির রেকর্ড থাকা কোনও সুরক্ষিত সিস্টেমে লগইন করা কি কার্যকর হবে না কারণ আপনি সেগুলি পূরণ করার আগে আপনার ফোনের ক্যামেরাটি ছড়িয়ে দিয়েছেন?

অথবা আপনি খালি খিটখিটে পরিত্রাণ পেতে আপনার ব্যক্তিগত নথিগুলি আরও ডিজিটালাইজড করার জন্য অনুপ্রাণিত হন। এটি করার কারণগুলি অন্তহীন এবং শুরু না করার অজুহাতও রয়েছে। এখানে কয়েকটি টিপস এবং কৌশল যা আপনাকে আর কোনও কাজ বন্ধ রাখার জন্য কোনও অজুহাত ছাড়বে।

কী ডিজিটালাইজ করা যায়

আপনি আপনার বাড়িতে কাগজের পরিমাণ হ্রাস করার আগে আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে ডিজিটাল হওয়ার ক্ষেত্রে কোন দস্তাবেজের মূল্য রয়েছে। অনেক ক্ষেত্রে, আপনি মূল নথিগুলি রাখতে চান, ডিজিটালটিকে মূলত একটি ব্যাক-আপ তৈরি করে। এই তালিকাটি আপনাকে ধারণা তৈরি করতে সহায়তা করতে পারে:

• করের

• কর-ছাড়যোগ্য প্রাপ্তিগুলি

• পেস্টাবগুলি

• কাজ এবং ইজারা

• ওয়ারেন্টি

• পাসপোর্ট (অনেক দেশের পাসপোর্টের অনুলিপি তৈরির বিষয়ে খুব নির্দিষ্ট বিধি রয়েছে; আপনার সরকারের সাথে চেক করুন)

• পারিবারিক সংরক্ষণাগার, যেমন জন্ম শংসাপত্র, গ্রহণের কাগজপত্র, বিবাহের শংসাপত্র, মৃত্যু শংসাপত্র এবং অভিবাসন সংক্রান্ত কাগজপত্র

• বীমা ফর্ম

• চিকিত্সা এবং দাঁতের রেকর্ড, এবং প্রেসক্রিপশন

যদি আপনার নিয়োগকর্তা বৈদ্যুতিন পেস্টটব সরবরাহ না করেন তবে পুরো বছর না হলেও আপনার অবশ্যই কমপক্ষে ছয় মাসের জন্য মূলটি রাখা উচিত। ব্যাংক বা বাড়িওয়ালা প্রায়শই এই নথিগুলির প্রয়োজন হয়, ট্যাক্স ফর্ম (যুক্তরাষ্ট্রে ডাব্লু 2) ছাড়াও, আর্থিক বা আবাসন কাগজপত্র সম্পূর্ণ করার সময়।

পাসপোর্ট এবং কিছু অন্যান্য সরকারী আইনী দস্তাবেজ সহ, অনুলিপি তৈরির বিধি সম্পর্কে সতর্কতা অবলম্বন করুন। কমপক্ষে 10 শতাংশ দ্বারা চিত্রটি সঙ্কুচিত করা বা বড় করা সাধারণত ভাল ধারণা (যাতে দেখে আপনি এটি জাল করার চেষ্টা করছেন না)।

এমনকি যদি আপনি ভাবেন না যে আপনার কখনই এই নথির কোনও প্রতিলিপি সরবরাহের প্রয়োজন হবে, এমন সময় অবশ্যই আসবে যখন আপনাকে আপনার পাসপোর্ট নম্বর (একটি অ্যাপ্লিকেশনটির জন্য, বলুন) বা সেগুলি থেকে কিছু অন্যান্য ডেটা উল্লেখ করতে হবে। কাগজপত্রের পূর্ণ কক্ষের মধ্যে খনন করা শুরু করার চেয়ে আপনার কম্পিউটার থেকে সেই তথ্যটি অনুসন্ধান করা অনেক বেশি দক্ষ।