সংগঠিত হন: সহযোগিতা সরঞ্জামকিট

সামগ্রী

• সংগঠিত হন: দ্য সহযোগীতা সরঞ্জামকিট
• টাস্ক ম্যানেজমেন্ট, প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট, স্ক্রিনশারিং

আমার দু'জন বন্ধু আমাকে সম্প্রতি বলেছিল যে আমি তাদের মনের ভাব উড়িয়ে দিয়েছি। কিভাবে? সহজ। আমরা একটি বড় ডিনার আউটিংয়ের আয়োজন করার বিষয়ে আমাদের যে ইমেল থ্রেডটি দিয়েছিলাম তা অক্ষরে ছড়িয়ে দিয়েছি (আপনি জানেন কীভাবে এই থ্রেডগুলি অনুপ্রাণিত হয়েছিল এবং কে কী তারিখে মুক্ত ছিল বলে জানিয়েছে) এবং এর পরিবর্তে ডুডল ব্যবহার করা হয়েছিল। ডুডল একটি নিখরচায় ওয়েবসাইট যা আপনাকে দিন এবং সময় লোকেরা একত্রে নিখরচায় থাকার মতো বিষয়গুলির জন্য একটি অনলাইন পোল তৈরি করতে দেয়। আমি বেশ কয়েক বছর ধরে এটি সহযোগিতার জন্য ব্যবহার করেছি, বেশিরভাগ লোকেরা যারা সারা বিশ্ব জুড়ে থাকে এবং বিভিন্ন সময় অঞ্চলে থাকে তাদের সাথে মিটিংয়ের সময় নির্ধারণের জন্য।

সহযোগিতার সাথে সহায়তা করার জন্য অনেক আশ্চর্যজনক অ্যাপ রয়েছে। সম্ভবত আমি আমার দক্ষতার সাথে আমার বন্ধুদের মনকে ফুঁকিয়েছি, তবে তারা বুঝতে পারে যে তারা এর আগে কখনও ডুডল জুড়ে আসে নি!

সহযোগিতার সংগঠক হওয়ার এই শ্রমসাধ্য দায়িত্ব নিয়ে লোকদের সহায়তা করতে, আমি দুর্দান্ত মন এবং ধারণা একসাথে পাওয়ার জন্য খুঁজে পেয়েছি এমন কয়েকটি সেরা সরঞ্জাম ভাগ করতে চেয়েছিলাম।

পূর্বপরিকল্পনা

ডুডল আমার গো-টু শিডিউলিং অ্যাপে পরিণত হয়েছে কারণ এটি নিখরচায় এবং অংশগ্রহণকারীদের ব্যবহারের জন্য নিবন্ধভুক্ত করার প্রয়োজন নেই। একটি পোল সেট আপ করুন, লিঙ্কটি প্রেরণ করুন এবং লোককে কেবল ওয়েবসাইটে গিয়ে বাক্সগুলি টিক দিয়ে জবাব দিন। এটি একটি বড় গ্রুপের সাথে মিটিং বা সামাজিক ইভেন্টগুলির সময় নির্ধারণের জন্য অমূল্য।

যখন প্রত্যেকে আউটলুকের ক্যালেন্ডারের মতো একই ক্যালেন্ডার সিস্টেমটি ব্যবহার করে, আপনি সাধারণত আপনার ক্যালেন্ডারটিকে অন্যান্য দলের সদস্যদের কাছে দৃশ্যমান করে তুলতে পারেন, যা সময় নির্ধারণে সহায়তা করতে পারে, কিন্তু এই পরিস্থিতিতে সবসময় সবার জন্য কাজ করে না। আরেকটি বিকল্প হ'ল টাঙ্গল.মে যা আপনার ডুডলের একই উপাদানগুলির পাশাপাশি আপনার নিখরচায় এবং ব্যস্ত সময়গুলিকে জনসাধারণের জন্য নির্দিষ্ট বা কিছু লোকের কাছে দৃশ্যমান করার ক্ষমতা রাখে।

ডকুমেন্টস এবং ফোল্ডারগুলি ভাগ করা

আপনি যে সকল ব্যক্তির সাথে সহযোগিতা করছেন তাদের জন্য কীভাবে আপনি ফাইলগুলি উপলব্ধ করবেন? তাদের কাছাকাছি ইমেল করবেন না! এটি ম্লান এবং ট্র্যাক করা শক্ত। দস্তাবেজ এবং ফোল্ডারগুলি ভাগ করে নেওয়ার জন্য আপনার আরও ভাল পদ্ধতির দরকার।

সবচেয়ে সহজ সমাধানগুলি ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবাদির আকারে আসে, যেমন ড্রপবক্স বা সুগারসিঙ্ক । আমি প্রকৃতপক্ষে কাজের ফাইলগুলির জন্য সুগারসিঙ্ক এবং ব্যক্তিগত ফাইলগুলির জন্য ড্রপবক্স উভয়ই ব্যবহার করি। আমি এগুলি সম্পাদক এবং এমনকি আমার আইনজীবী সহ সকল ধরণের লোকের সাথে দস্তাবেজগুলি ভাগ করে নিতে ব্যবহার করেছি।

আমি ড্রপবক্স এবং সুগারসিঙ্কটিকে এফটিপি সাইটগুলির তুলনায় সেটআপ এবং ব্যবহার করতে এবং অন্যান্য লোকদের ব্যবহার করতে রাজি করিয়েছি which এটি ফাইল এবং ফোল্ডারগুলি ভাগ করে নেওয়ার জন্য প্রাচীন স্কুল পদ্ধতি।

সহযোগীভাবে সম্পাদনা করা হচ্ছে, অ্যাসিনক্রোনাসলি

সহযোগিতার আয়োজনের জন্য ড্রপবক্স, সুগারসিঙ্ক বা অন্য একটি ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবা ব্যবহার করার আরেকটি কারণ হ'ল তারা একাধিক ব্যক্তিকে একটি ডকুমেন্ট সম্পাদনা করার অনুমতি দেয় যদিও সাধারণত অবিচ্ছিন্নভাবে। অন্য কথায়, আপনি অন্য ব্যক্তিকে রিয়েল টাইমে ফাইল সম্পাদনা করতে পারবেন না। পরিবর্তনগুলি স্থানীয়ভাবে ঘটে এবং কেবল তখনই গোষ্ঠীর কাছে দৃশ্যমান হয় যখন সম্পাদনাটি করা ব্যক্তিটি দস্তাবেজটি ভাগ করে নেওয়া জায়গায় ফিরে যায়।

এই পরিষেবাগুলি আপনাকে সহযোগীকারীরা কী করতে পারে এবং কী করতে পারে না তার ক্ষেত্রে সূক্ষ্ম গ্রানুলারিটি দেয় না (উদাহরণস্বরূপ, কেট ফাইলগুলিকে এক্স এবং ওয়াই সম্পাদনা করতে পারবেন তবে জেড নয়) তবে তারা প্রাথমিক অনুমতি দেয় provide উদাহরণস্বরূপ, আপনি কেবল পঠনযোগ্য লিঙ্কটি প্রেরণ করে ভাগ করে নিতে পারেন, বা নির্দিষ্ট ভাগ করা ফোল্ডারে যা আছে তাতে লোকেরা সম্পূর্ণ অ্যাক্সেসের জন্য আমন্ত্রণ জানাতে পারেন।

সহযোগীভাবে সম্পাদনা করা হচ্ছে, সুসংগতভাবে

গুগল ড্রাইভ (পূর্বে গুগল ডক্স) এর মধ্যে আমি দেখেছি সবচেয়ে চিত্তাকর্ষক সহযোগী বৈশিষ্ট্যগুলির একটি: রিয়েল-টাইমে সহযোগিতামূলকভাবে সম্পাদনা করার ক্ষমতা।

আমি একবার অন্য কোনও রাজ্যের একজন সহযোগীর সাথে কাজ করেছি এবং আমাদের সাপ্তাহিক ফোন সভা ছিল যার অর্থ ছিল "কার্যনির্বাহী সভা"। এটি বলার অপেক্ষা রাখে না যে আমরা প্রকল্পের অবস্থা নিয়ে আলোচনা করেছি এবং একই সাথে কাজটি করা হয়েছিল যা প্রকল্পের রাজ্যকে আরও বাড়িয়ে তোলে। সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় কাজগুলিকে লগ করতে এবং তাদের অগ্রাধিকার রেটিং দিয়ে চিহ্নিত করার জন্য আমরা গুগলে একটি সাধারণ স্প্রেডশিট ব্যবহার করেছি। সপ্তাহের সময়, আমরা প্রয়োজন অনুসারে নোটগুলি যুক্ত করতে পারি। তারপরে আমাদের বৈঠকের সময়, আমরা তালিকার মধ্য দিয়ে যেতে পারি, ফোনে থাকাকালীন সময়ে রিসাল টাইমে কাজগুলি শেষ করতে এবং সেগুলি টিক করতে পারি। মাঝে মাঝে তবে সে তালিকায় কিছু দেখতে পেয়ে বলত, "এর অর্থ কী?" আমি ব্যাখ্যা করব। এবং তিনি আমার চোখের সামনে টাস্কটি লেখার পদ্ধতিটি বদলে দিতেন, যাতে আমি নিশ্চিত যে তাঁর কাজটির অনুবাদটি একই উদ্দেশ্যে করা আমার উদ্দেশ্য ছিল। এটি সহযোগিতামূলক পরম ছিল।

গুগলের সরঞ্জামগুলি কেবল স্প্রেডশিটগুলির জন্যই নয়, পাশাপাশি উপস্থাপনা এবং পাঠ্য নথির জন্যও কাজ করে।