সংগঠিত হন: আরও ভাল ইমেল করার জন্য 5 টি উপায়

আরও দক্ষতার সাথে ইমেল ব্যবহারের জন্য প্রচুর দর্শন এবং পদ্ধতি রয়েছে। এগুলি বিক্ষিপ্ততা সীমাবদ্ধ করার এবং আরও উত্পাদনশীল হওয়ার জন্য ভিত্তিপূর্ণ। তবে আপনাকে আরও জানতে হবে যে আরও বেশি উত্পাদনশীল জায়গায় পৌঁছানোর জন্য আপনার কী কী সরঞ্জামগুলি নিষ্পত্তি করা উচিত।

ইমেল পরিষেবা সরবরাহকারী এবং তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ্লিকেশন বিকাশকারীরা কিছু ব্যতিক্রমী সরঞ্জাম আবিষ্কার করেছেন যা ইমেলকে আরও বেশি দক্ষ করে তোলে। এমন পাঁচটি রয়েছে যা আমি মনে করি সর্বাধিক প্রভাব রয়েছে এবং এটি সর্বাধিক বিস্তৃত। একসাথে, তারা আপনাকে সাহায্য করবে

• আরও ভাল ইমেল লিখুন,
• ইমেলগুলিকে কর্মে পরিণত করুন,
• ইমেল প্রেরণ পূর্বাবস্থা,
• ইমেল প্রেরণের সময়সূচী, এবং
• ইমেলগুলি स्नুজ করুন।

আরও ভাল লিখুন

অযথা দীর্ঘ বা অস্পষ্ট ইমেলগুলি লেখার সময় নষ্ট করা। প্রাপকের কাছে এগুলিকে প্রথমে পড়ার সময় থাকতে পারে না, বা তাদের বোঝার চেষ্টা করার জন্য তাদের পুনরায় পাঠের সময় নষ্ট করতে পারে বা স্পষ্টতার জন্য প্রেরকের কাছে জবাব দিতে হতে পারে। প্লাস, এগুলিকে প্রথম স্থানে লিখতে ব্যয় করা সমস্ত সময় নষ্ট হয়।

দুটি অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা আপনাকে আরও ভাল ইমেল লিখতে সাহায্য করার জন্য কঠোর পরিশ্রম করে কারণ সেগুলি নিজে লেখায় মনোনিবেশ করে: ব্যাকরণ এবং ক্রিস্টাল।

ব্যাকরণটি এমন একটি প্লাগইন যা ব্যাকরণ বিশ্লেষণ করতে স্পেল পরীক্ষকের মতো কিছু কাজ করে এবং কীভাবে আপনার ভাষা শক্ত করতে, স্পষ্টভাবে লিখতে এবং সাধারণ ভুলগুলি সমাধান করতে পারে সে সম্পর্কে বুদ্ধিমান পরামর্শ দেয়। এটিতে বিশেষত ESL ত্রুটিগুলিকে চিহ্নিত করার একটি উল্লেখযোগ্য ক্ষমতা রয়েছে।

স্ফটিকও একটি প্লাগ-ইন এবং এটি প্রাপকের কাছে আবেদন করার জন্য আপনাকে আপনার ইমেলের ভাষাটি উপস্থাপনের জন্য জোর দেয়। এটি এর মতো কাজ করে: ক্রিস্টাল প্রথমে আপনার প্রাপকদের অনলাইনে খুঁজে পেয়েছে - তাদের টুইটার অ্যাকাউন্ট, ফেসবুক পৃষ্ঠা এবং আরও forth এবং তারা কীভাবে ভাষা ব্যবহার করে এবং প্রতিক্রিয়া দেখায়। তারা কি সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি? নাকি তারা দীর্ঘ আলোচনায় জড়িয়ে যাওয়ার ঝোঁক রাখে? ফলাফলের ভিত্তিতে, ক্রিস্টাল আপনার লেখার জন্য গাইড করে।

আপনি যদি শক্তিশালী লেখক না হন তবে ক্রিস্টালের খুব স্পষ্ট অনুরোধগুলি আপনাকে যা বলতে চান তা লিখতে সত্যই আপনাকে শব্দগুলি খুঁজে পেতে সহায়তা করতে পারে। এটি একটি মূল্যবান প্রস্তাব, তবে এ সম্পর্কে কিছু আছে যা এটি আমাকে ভুল উপায়ে ঘষে। একটি অনাস্থিত ভিত্তি আছে যে আপনি অন্য ব্যক্তির থেকে কিছু পাওয়ার জন্য আপনার ভাষাটি তৈরি করছেন এবং আমি সেই হেরফেরটি পাই। তবে এটি আপনাকে বিরক্ত করতে পারে না বা এটি আপনি যা খুঁজছেন ঠিক তা হতে পারে। অস্বীকার করার দরকার নেই যে এটি যে কোনও হারে এটি করে, এটি ভাল।

ইমেলগুলিকে টাস্কে পরিণত করুন

আপনার ইনবক্সটি আপনার করণীয় তালিকা নয়, তবে আপনি সম্ভবত ইমেলের মাধ্যমে আপনাকে নির্ধারিত কাজগুলি পান। সমাধানগুলি হ'ল সেই কাজগুলিকে দক্ষতার সাথে আরও উপযুক্ত জায়গায় নিয়ে যাওয়ার জন্য একটি সংযুক্ত অ্যাপ সেট আপ করা up

আপনি যা-কিছু করবেন বা অনুস্মারক অ্যাপটি ব্যবহার করুন তাতে ম্যানুয়ালি নিজের জন্য একটি নতুন কাজ টাইপ করার পরিবর্তে অ্যাপটি সরাসরি আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে সংযুক্ত করুন বা ইমেল ফরোয়ার্ডিং সেটআপ করুন এবং এক বা দুটি ক্লিকের মাধ্যমে সেই ইমেলটিকে তার যথাযথ জায়গায় সরিয়ে দিন।

কয়েকটি অ্যাপ্লিকেশন যা ইমেলগুলিকে সরাসরি অন্য সংযোগে ইমেল স্থানান্তরিত করার ক্ষমতা সমর্থন করে, সরাসরি সংযোগ বা ইমেল ফরোয়ার্ডের মাধ্যমে, ওয়ান্ডারলিস্ট, এভারনোট প্লাস এবং প্রিমিয়াম, টডোইস্ট প্রিমিয়াম, বক্সার এবং নিউটন মেল।

পূর্বাবস্থায় ফিরুন

আমরা সকলেই অকালে পাঠাতে হিট করেছি, তা কারণ আমরা কোনও টাইপকে উপেক্ষা করেছি, কিছু তথ্য রেখেছি বা মুহুর্তের উত্তাপে লিখিত কোনও ইমেলটি পুনর্বিবেচনা করা বন্ধ করে দেয় না। তবে আপনাকে আফসোস বা দ্বিতীয় ইমেলটি লেখার অক্ষমতা নিয়ে বাঁচতে হবে না। আপনার কেবল প্রেরণটিকে পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনতে সক্ষম হতে হবে।

পূর্বাবস্থায় ফিরুন পাঠানো কোনও বার্তা প্রত্যাহার থেকে আলাদা। পূর্বাবস্থায় পাঠানো সহ, বার্তাটি কখনই প্রেরণ করা হয় না। মূলত, আপনার ইমেলটি 10 ​​থেকে 30 সেকেন্ডের মতো কোনও কিছুর জন্য বার্তাটি ধারণ করে, সেই সময় আপনি নিজের মতামত পরিবর্তন করতে পারেন।

জিমেইলের একটি পূর্বাবস্থায় পাঠানো বোতাম রয়েছে (এটি কীভাবে সেট আপ করবেন তার নীচের ভিডিও দেখুন) যা প্রতিটি জিমেইল ব্যবহারকারীকে সক্ষম করা উচিত। নিউটন মেল (যা মোবাইল ডিভাইসে ইমেলের জন্য প্রচুর বৈশিষ্ট্যযুক্ত) এর একটিও রয়েছে যা এটি সমর্থন করে এমন কোনও ইমেল অ্যাকাউন্টে কাজ করে এবং এর মধ্যে মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ এবং আইম্যাপ অ্যাকাউন্ট অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। অন্যান্য ইমেল সরবরাহকারীরাও এটি সরবরাহ করে।

শিডিউল প্রেরণ

"এখনই" ইমেল প্রেরণের জন্য উপযুক্ত সময় নয় not শিডিউল প্রেরণ কার্যকর হয় যখন। এই ইমেল বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে ভবিষ্যতে একটি সময় বাছাই করতে দেয় যখন আপনার বার্তাটি সরবরাহ করা হবে। আউটলুক, জিমেইলের জন্য বুমেরাং এবং নিউটন মেল সবগুলিতে এটি রয়েছে।

সময়সূচী প্রেরণের সাথে, যতক্ষণ না বার্তাটি এখনও চলে যায় না, আপনি এখনও এটি সম্পাদনা করতে পারেন। সুতরাং এটি পূর্বাবস্থায় ফেরত পাঠানোর বৈশিষ্ট্যটির সমতুল্য কিছু অংশ জুড়ে।

তন্দ্রা

আমি আপনার অপঠিত বার্তাটিকে কিছুতেই কমিয়ে দেওয়ার চেষ্টা করার ইনবক্স জিরো দর্শনের ভক্ত নই। এটি মানসিক বা প্রযুক্তিগত দিক থেকে পরিচালিত হতে খুব বেশি সময় নেয় এবং মানুষের বাস্তব ইমেল প্রয়োজনগুলিকে সম্বোধন করে না। যদিও আমি स्नুজ করার এক অনুরাগী, যা আপনার ইনবক্সে থাকা বার্তাগুলির সংখ্যা কোনও নির্দিষ্ট সময়ে ন্যূনতম রাখার একই ধারণা পেয়ে যায়।

কিছুক্ষণের জন্য আপনার ইনবক্স থেকে কোনও বার্তা আড়াল করা ছাড়া স্নুজ করা আর কিছুই করে না। কতক্ষণ? তুমি ঠিক কর. এর প্রভাবটি হ'ল আপনি কম গুরুত্বপূর্ণ বার্তা দ্বারা বিভ্রান্ত না হয়ে গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিতে ফোকাস করতে পারেন। এই কম গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি এমন সময়ে পুনরায় উত্থিত হবে যখন সেগুলি মোকাবেলা করা আপনার পক্ষে ভাল। আউটলুক (যেখানে এটি "সময়সূচী" বলা হয়), এয়ারমেল, স্পার্কমেল এবং নিউটন মেল সবগুলিতে একটি স্নুজ বোতাম রয়েছে।

আপনি যদি আরও উত্পাদনশীল হতে আগ্রহী হন (এবং কে না?) আপনার সেরা প্রোডাকটিভিটি অ্যাপ্লিকেশনগুলির আমার রাউন্ডআপটি একবার দেখে নেওয়া উচিত। আপনার কাজের দক্ষতার সমস্যাগুলি যাই হোক না কেন, সেখানে বেশ কয়েকটি অ্যাপ্লিকেশন বা পরিষেবা থাকা উচিত যা আপনাকে আপনার সময়ের আরও ভাল ব্যবহার করতে সহায়তা করবে।