সংগঠিত হন: গ্যান্ট চার্ট দিয়ে শুরু করার জন্য 5 টি সহজ পদক্ষেপ

আপনি কোনও নতুন প্রকল্প শুরু করার আগে, এটি একটি রোডম্যাপ, সমস্ত প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলির একটি ধরণের স্পষ্ট ওভারভিউ এবং এই পদক্ষেপগুলি ঘটতে হবে এমন ক্রমটি করতে সহায়তা করে। গ্যান্ট চার্টটি মূলত এটি। প্রকল্পটি কোনও ব্যক্তিগত, আপনার বাড়ির পিছনে ডেক যুক্ত করার মতো, বা কোনও ব্যবসায় যেমন নতুন ওয়েবসাইট তৈরির মতো, কোনও বিষয় নয়। আপনাকে জানতে হবে

• আপনি কখন এবং কোথায় শুরু করছেন,
• পথে সমস্ত পদক্ষেপ এবং তারা কতক্ষণ সময় নেয়,
• কে প্রতিটি পদক্ষেপের জন্য দায়ী,
• ক্রম যাতে পদক্ষেপগুলি হওয়া দরকার এবং
• যখন প্রকল্পটি শেষ হবে।

ইঞ্জিনিয়ার এবং পরামর্শক হেনরি গ্যান্টের জন্য নামকৃত গ্যান্ট চার্ট, যিনি 1910-এর দশকে তাদের বিকাশ ও ব্যবহার করেছিলেন, শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত কোনও প্রকল্পের দৃশ্যায়ন। এগুলি উত্পাদনশীলতার সরঞ্জামগুলির একটি অত্যন্ত সাধারণ ধরণের এবং তারা অনেকগুলি প্রকল্প পরিচালনার পরিষেবার একটি মূল অংশ। আসলে, দুর্দান্ত টিমগ্যান্ট পরিষেবা এমনকি চার্টগুলি থেকে এর নাম নেয়।, আমি ব্যাখ্যা করি গ্যান্ট চার্টগুলি কী, তারা কী করে এবং লোকেরা কীভাবে তাদের ব্যবহার করে এবং তাদের সাথে শুরু করার জন্য পাঁচটি পদক্ষেপ সরবরাহ করে।

গ্যান্ট চার্ট কী?

"একটি গ্যান্ট চার্ট হ'ল আপনার প্রকল্পটি সম্পন্ন হওয়ার জন্য গৃহীত পদক্ষেপগুলির একটি দৃশ্যায়ন, " ​​আমি সম্প্রতি তাকে গ্যান্ট চার্ট দিয়ে শুরু করার বিষয়ে কিছু অন্তর্দৃষ্টি শেয়ার করতে বললে লিকুইডপ্ল্যানারের লিড প্রোগ্রাম ম্যানেজার কায়ভন গাফারি ব্যাখ্যা করেছিলেন। লিকুইডপ্ল্যানার হ'ল একটি সম্পাদক চয়েজ-বিজয়ী প্রকল্প পরিচালনা এবং কর্মক্ষেত্রের সহযোগিতা অ্যাপ্লিকেশন যা গ্যান্ট চার্টগুলিকে জোর দেয়।

গাফফারি আমাকে মনে করিয়ে দিয়েছিল যে একটি প্রকল্প অন্যান্য ধরণের কাজের চেয়ে আলাদা। "একটি প্রকল্প হ'ল কাজের একটি সেট যাটির শুরু এবং শেষ থাকে এবং এই প্রকল্পটি তৈরির কাজ সম্পাদনের কাজগুলি একটি সেট" " গ্যান্ট চার্টগুলি চলমান কাজের জন্য নয়, বিশেষত প্রকল্পগুলির জন্য কাজ করে। তারা আপনাকে শুরু থেকে শেষ অবধি পেতে সহায়তা করবে, সুতরাং এটি গুরুত্বপূর্ণ এটি শেষ.

বাম থেকে ডানে, উপরে থেকে নীচে পর্যন্ত গ্যান্ট চার্টগুলি পড়ে। (টিমজ্যান্টের উপরের চিত্রটি দেখুন)) এক্স-অক্ষ সময় is প্রকল্পটি কিক অফ হয়ে গেলে এবং প্রকল্পটি সরবরাহ করার পরে শেষ হয় যখন চার্টটি শুরু হয়। Y- অক্ষের দৈর্ঘ্য চালানো কাজ, যদিও তারা কেবল একটি তালিকায় রয়েছে। Y- অক্ষগুলিতে তাদের সঠিক স্থাপনা অপ্রাসঙ্গিক, যদিও তারা কালানুক্রমিক ক্রমে পড়ে থাকে।

"একটি কার্যক্রমে তিনটি উপাদান রয়েছে: এটি কী, এটি কত দিন সময় নিবে এবং কে এটি করতে চলেছে, " গাফারি বলেছিলেন। গ্যান্ট চার্টে প্রতিটি টাস্ক একটি বার দিয়ে উপস্থাপন করা হয়। বারটির দৈর্ঘ্যটি দেখায় যে টাস্কটি কতটা সময় নেবে। প্রায়শই টাস্ক বারগুলি রঙ-সমন্বিত হয়, এটি নির্দেশ করে যে কোনও ব্যক্তি বা বিভাগ টাস্কটি সম্পন্ন করার জন্য দায়বদ্ধ। "কী, " টাস্কের নামটি সাধারণত বারে প্রদর্শিত হয় বা আপনি এটিতে ক্লিক করলে দৃশ্যমান হয়।

কোনও প্রকল্পের জন্য সমস্ত কাজ দেখানো এবং তারা কতক্ষণ সময় নেবে তা ছাড়াও, গ্যান্ট চার্টগুলি ক্রম এবং ক্রম নির্ভরতা দেখায়। অন্য কথায়, তারা ক্রমগুলি প্রদর্শন করে যাতে কোন কাজগুলি হওয়া দরকার এবং একটি জিনিস অন্যের আগে ঘটেছিল কিনা তা। কেন এত গুরুত্বপূর্ণ?

গ্যান্ট চার্টগুলি কী করে?

"গ্যান্ট চার্টগুলি এটি দৃশ্যত পরিষ্কার করে দেয় যে আপনি একই সাথে সবকিছু করতে পারবেন না, " ওয়ার্কফ্রন্টের সরাসরি পণ্যের কৌশলের ক্রিস সাভোই বলেছিলেন। তিনি গাছের ঘর তৈরির উদাহরণ ব্যবহার করেছিলেন। আপনি একই সাথে নখ এবং কাঠ কিনতে পারেন, তবে গাছটি পেরেক দেওয়ার আগে আপনাকে অবশ্যই কাঠটি কেটে ফেলতে হবে।

গ্যান্ট চার্টগুলি কাজের মধ্যে নির্ভরতা দেখায়, সাধারণত তাদের সাথে সংযুক্ত লাইনের মতো কিছু থাকে।

ওয়ার্কফ্রন্টে যোগ দেওয়ার আগে (যা লিকুইডপ্ল্যানারের মতো কর্মক্ষেত্রের সহযোগিতা এবং প্রকল্প পরিচালনার হাতিয়ার), সাওই ইউনাইটেড স্পেস অ্যালায়েন্সের সাথে নাসার জনসন স্পেস সেন্টারের সাথে একযোগে কয়েকটি অত্যন্ত জটিল প্রকল্পে কাজ করেছিলেন। তিনি উল্লেখ করেছিলেন যে ক্রমবর্ধমান এবং নির্ভরতা এমনকি সাধারণ প্রকল্পগুলির জন্য যেমন একটি ট্রি হাউস তৈরির জন্য গুরুত্বপূর্ণ, আন্তর্জাতিক মহাকাশ স্টেশন তৈরির মতো বহুবছরের দীর্ঘ প্রকল্পের জন্য এগুলি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

গ্যান্ট চার্টগুলি করে এমন আরেকটি জিনিস হ'ল সংস্থাগুলি বা প্রকল্পকে নেতৃত্ব দেয় সংস্থানসমূহ পরিচালনা করতে। গাফফারি বলেছিলেন, "কোনও কাজ উপস্থিত থাকার অর্থ এই নয় যে কোনও ব্যক্তি স্বাধীনভাবে এটি করতে পারেন, " গাফারি বলেছিলেন।

একটি গ্যান্ট চার্টের সাহায্যে আপনি সহজেই দেখতে পারবেন যে লোকেরা বা বিভাগগুলি যখন ফ্রি থাকে তখন বনাম কোনও কাজের জন্য নির্ধারিত হয়। "আপনার লোকদের সময়সূচী এবং দিনে কত ঘন্টা আছে তা হিসাব করতে সক্ষম হতে হবে, " তিনি যোগ করেছেন। গ্যান্ট চার্টগুলি সময়, কার্য এবং সংস্থানগুলি দেখার কার্যকর উপায় তৈরি করে।

গ্যান্ট চার্ট দিয়ে শুরু করা

গ্যান্ট চার্টগুলি কী এবং কীভাবে সেগুলি দরকারী সেগুলি সম্পর্কে আপনার যখন উচ্চ-স্তরের বোঝাপড়া হয়ে যায়, আপনি সেগুলি আপনার নিজের প্রকল্পের জন্য তৈরি করতে শুরু করতে পারেন। এই পাঁচটি পদক্ষেপ আপনাকে শুরু করতে সহায়তা করবে।

1. স্ক্র্যাচ থেকে একটি টেমপ্লেট বা বিল্ড করুন

সাধারণত, আপনি যখন নতুন গ্যান্ট চার্ট শুরু করেন, আপনার কাছে কোনও টেম্পলেট ব্যবহার করার বা স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করার বিকল্প রয়েছে। প্রকল্প পরিচালন সফ্টওয়্যার দ্বারা সরবরাহিত ক্ষেত্রে, টেমপ্লেটগুলি বাইরের উত্স থেকে আসতে পারে বা তারা আপনার নিজস্ব কোনও অতীত প্রকল্প থেকে আসতে পারে।

টেমপ্লেট তৈরি করতে আপনার নিজের আগের কাজটি ব্যবহার করার একটি সুবিধা হ'ল আপনি অতীতে যা ঘটেছিল তা থেকে প্রায়শই অনেক কিছু শিখতে পারেন। টেমপ্লেটটি কেবলমাত্র কার্য এবং সিকোয়েন্সিং সম্পর্কিত নয়, তবে কোনও কাজ প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় নিয়েছে কিনা তাও সরবরাহ করবে।

২. আপনার মাইলফলক চিহ্নিত করুন

গ্যান্ট চার্ট তৈরির জন্য বেশিরভাগ সফ্টওয়্যারটিতে মাইলফলক যুক্ত করার ক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত। একটি মাইলফলক এমন একটি চিহ্নিতকারী যা কোনও প্রকল্পের একটি পর্যায় সম্পূর্ণ হওয়ার ইঙ্গিত দেয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি ওয়েবসাইট তৈরির ক্ষেত্রে, ওয়্যারফ্রেমগুলি লক করা একটি সাধারণ মাইলফলক।

স্ক্র্যাচ থেকে একটি গ্যান্ট চার্ট তৈরি করার সময়, কোনও কাজ যোগ করার আগে সমস্ত মাইলফলক প্লট করা প্রায়শই সহায়ক। সমস্ত মাইলফলক তালিকাবদ্ধ করে প্রকল্পটি ছোট ছোট টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো করে তোলে এবং সেই ছোট ছোট টুকরা একবারে পুরো প্রকল্পের চেয়ে ধারণাই করা সহজ।

৩. কার্য, ক্রম ইভেন্টগুলি যুক্ত করুন এবং নির্ভরতা তৈরি করুন

পরবর্তী পদক্ষেপটি কাজগুলি, ক্রম ইভেন্টগুলি যুক্ত করা এবং নির্ভরতা তৈরি করা। কাজগুলি যুক্ত করার সময়, historicalতিহাসিক প্রতিবেদনগুলি দেখার বিষয়ে নিশ্চিত হন বা তাদের কতক্ষণ সময় লাগবে তার সঠিক অনুমান করার জন্য কাজগুলি সম্পন্ন করবে এমন লোকদের সাথে কথা বলুন।

ইভেন্টগুলি সিকোয়েন্স করার সময়, মনে রাখবেন যে একই সময়ে একাধিক কাজ সম্পাদন করা সম্ভব তবে একই ব্যক্তির দ্বারা নয়। একটি ওয়েবসাইট বিল্ডে, একজন ব্যক্তি ওয়্যারফ্রেমে কাজ করতে পারেন অন্য ব্যক্তি প্রোটোটাইপের জন্য নমুনা সামগ্রী সংগ্রহ করে। তবে ওয়্যারফ্রেম ডিজাইনার একই সাথে মুড বোর্ডও তৈরি করতে পারে না।

আপনি সমস্ত কাজ তালিকাভুক্ত করার পরে এবং সঠিক ক্রমে রেখে দেওয়ার পরে নির্ভরতা যুক্ত করুন এবং সেগুলি সম্পর্কে সাবধান হন। "আপনি যে বিষয়টি সত্যিই বিভ্রান্ত করতে পারেন তা হ'ল যদি আপনি গ্যান্ট চার্টের অর্ধেক অংশে যান এবং এটি দেখুন, বলুন, টাস্ক 12 আর টাস্ক 5 এর উপর নির্ভর করে না, " সাভোই বলেছিলেন। তিনি আরও যোগ করেছিলেন যে প্রাথমিকভাবে তাদের নির্ভরশীলতা অপসারণ না করা অত্যন্ত সতর্ক হওয়া উচিত যদি না তারা নিশ্চিত যে এটি করা ঠিক আছে, কারণ তারা যদি ইভেন্টগুলির একটি দীর্ঘ শৃঙ্খলা তৈরি করে তবে তাদের ফিরে পাওয়া খুব কঠিন is

4. আপনার সংস্থান দেখুন

গাফারি ব্যাখ্যা করেছিলেন, "কাজগুলি সঠিক ক্রমে থাকা দরকার এবং তারপরে আপনাকে সেই কাজগুলি সম্পন্ন করার জন্য কে উপলব্ধ রয়েছে তা নিয়ন্ত্রণ করতে হবে, " গাফারি ব্যাখ্যা করেছিলেন। উপরে উল্লিখিত হিসাবে, কেবল একটি কাজ করার অর্থ এই নয় যে এটি করার জন্য কোনও স্বাধীন ব্যক্তি রয়েছে।

গাফারি উল্লেখ করেছেন যে তাঁর কোম্পানির গ্যান্ট চার্ট সফ্টওয়্যার ওভারবুকিংয়ের অনুমতি দেয় না, যার অর্থ লিকুইডপ্ল্যানার যদি সেই ব্যক্তি ইতিমধ্যে একই সময়ে অন্য কোনও কার্যে নিযুক্ত হয়ে থাকে তবে আপনাকে কাউকে কোনও কাজে নিযুক্ত করতে দেবে না।

গ্যান্ট চার্টগুলি আপনাকে কেবলমাত্র কোনও উত্সকে অতিরিক্ত বুক করা হলে তা দেখতে সহায়তা করে না, তবে সংশোধন করার পরে প্রকল্পের শিডিয়ুলের বাকী ফলাফলগুলি কী ঘটবে।

5. সহযোগিতা করুন

"লোকেরা বুঝতে পারে যে গ্যান্ট চার্টটি যাদু নয়, " এটি সত্যই গুরুত্বপূর্ণ " "শুধু আপনি কিছু পরিকল্পনা করার কারণে, এর বাস্তবতার সাথে কোনও যোগসূত্র নেই।"

গ্যান্ট চার্ট বাস্তবতার সাথে সঙ্গতিপূর্ণ তা নিশ্চিত করার উপায়টি সহযোগিতার মাধ্যমে। প্রায়শই, গ্যান্ট চার্ট সফ্টওয়্যার একটি বৃহত্তর প্রকল্প পরিচালনা বা কর্মক্ষেত্রের সহযোগিতা প্যাকেজের অংশ। কোনও দলের প্রত্যেকেরই অন্তত চার্টটি দেখার ক্ষমতা থাকতে হবে, যদি এতে কাজগুলি এবং অন্যান্য তথ্য যাতে ফিড হয় তবে তা আপডেট না করে। এইভাবে, যদি কোনও Assignee কোনও কাজ প্রথম দিকে শেষ করে, এবং তার কাজটি চিহ্নিতকরণ এবং আনুমানিক সময়টি সংশোধন করার জন্য তার অগ্রগতি আপডেট করার ক্ষমতা রাখে এবং তা করার মাধ্যমে তিনি অন্যান্য অ্যাসিগিনিদেরও তাদের কাজ খুব দ্রুত সম্পন্ন করতে সহায়তা করতে পারেন। অথবা তার পরবর্তী নির্ধারিত দায়িত্ব না হওয়া পর্যন্ত অন্য কোনও কাজে সহায়তা করার জন্য তিনি নিজেকে উপলভ্য সংস্থান হিসাবে চিহ্নিত করতে পারেন।

গাফারি এইভাবে সহযোগিতার শক্তির সংক্ষিপ্তসার জানিয়েছিলেন: "যদি গ্যান্ট চার্টটি শূন্যস্থানে থাকে তবে এটি সঠিক কিনা কে জানে? যদি এটি সহযোগী হয়, তবে সেখানে চেকগুলি নির্মিত হয়েছে এবং এটি বাস্তবতার প্রতিফলন করার সম্ভাবনা বেশি। এটিই যেখানে মানটির মূল্য রয়েছে গ্যান্ট চার্ট জ্বলজ্বল করে ""

গ্যান্ট চার্টে খুব বেশি নির্ভর করবেন না

গাফারি এবং সাভোই উভয়ই আমাকে বলেছিলেন যে তারা পরিকল্পনার জন্য এবং কোনও প্রকল্পে সন্ধানের জন্য গ্যান্ট চার্ট ব্যবহার করে তবে তারা এতে প্রতিদিনের কাজ পরিচালনা করতে পছন্দ করেন না। "এটি একটি পরিকল্পনা, সাধারণত কার্যকর করার সময়সূচী নয়, " সাভোই বলেছিলেন।

সাভো আরও উল্লেখ করেছেন যে কোনও শিক্ষানবিশ লোক বুঝতে পারে না যে মানুষ খুব কমই, যদি কখনও হয় তবে পুরো গ্যান্ট চার্টটি একবারে দেখুন কারণ তারা সাধারণত বিশাল। "এটি মুদ্রণের জন্য আপনার একটি বিলবোর্ড লাগবে, " তিনি বলেছিলেন।

গাফফারির মতে, "গ্যান্ট চার্ট তৈরি করা শেষ লক্ষ্য নয় It's এটি টাস্ক প্ল্যান এবং সিকোয়েন্সিংয়ের একটি ভিজ্যুয়ালাইজেশন। গ্যান্ট চার্টটি কীভাবে পরিকল্পনাটি কাজ করে যাচ্ছে তা বুঝতে সহায়তা করে।"

আপনি যদি গ্যান্ট চার্টে আগ্রহী হন তবে আপনি সম্ভবত সাধারণভাবে প্রকল্প পরিচালনায় আগ্রহীও হন। আপনার প্রকল্পটি ট্র্যাক রাখার জন্য কয়েকটি দুর্দান্ত সংযোজন টিপসের জন্য, প্রকল্প পরিচালনার সাথে শুরু করার জন্য আমার 4 টি পরামর্শ এবং আরও ভাল প্রকল্প পরিচালনার জন্য যোগাযোগ কীভাবে উন্নত করতে হবে সে সম্পর্কে আমার পরামর্শও দেখুন check