সংগঠিত হন: 5 টি কারণে আপনার ইনবক্স আপনার করণীয় তালিকা নয়

লোকেরা কীভাবে অফিসের ইমেল ব্যবহার করে সে সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে আমি খুব পছন্দ করি যদি কেবল ইমেলটি কীভাবে ব্যবহারের জন্য ডিজাইন করা হয়েছিল, কীভাবে এটি সর্বাধিক দক্ষতার সাথে ব্যবহৃত হয় এবং কীভাবে মানুষ আসলে এটি ব্যবহার করে তার মধ্যে পার্থক্য বুঝতে পারে।

যখন জিজ্ঞাসা করা হয়, তখন অনেকে গর্বের সাথে তাদের ইমেল পরিচালনার কৌশলগুলি যোগ করে: "আমার ইমেল ইনবক্সটি আমার করণীয় তালিকা!"

তারা সাধারণত মনে করে যে এটি একটি উদ্ভাবনী ব্যবস্থা, তবে এটি আমাকে কুঁচকে দেয়। আমি যখন এই উদ্দেশ্যপ্রণোদিত কিন্তু শেষ পর্যন্ত ধ্বংসাত্মক বিবৃতি শুনি তখন আমি আতঙ্কিত হয়ে পড়ি। (আমি জেনেছি, আমার শারীরিক প্রতিক্রিয়া যদি আমি কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার ইচ্ছা করি তবে এটি আদর্শ নয়))

এই নিবন্ধটির পুরো উদ্দেশ্য হ'ল আপনাকে বোঝানো যে আপনার ইমেল ইনবক্সটি আপনার করণীয় তালিকা হওয়া উচিত নয়। ইমেলটি ব্যবহার করার আরও ভাল এবং আরও কার্যকর উপায় রয়েছে - বা আরও ভাল, ইমেলটি ভাবার জন্য।

আশা করি, এই নিবন্ধটি আপনাকে আপনার উপায় পরিবর্তন করতে রাজি করবে। পরের সপ্তাহের কলামে (এই অর্গানাইজড সিরিজের সর্বশেষতমের জন্য প্রতি সোমবারে ফিরে দেখুন), আমি সমীকরণের অন্য দিকটি নিয়ে আলোচনা করব: কীভাবে আরও স্মার্ট টু ডু তালিকা তৈরি করতে হয়। ইমেল পরিচালনার জন্য 11 টি টিপস সহ গত সপ্তাহের কলামটিও পড়তে ভুলবেন না।

ইমেল কি জন্য?

আমরা ইলেকট্রনিক মেল প্রেরণের জন্য যে সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন এবং পরিষেবাদি ব্যবহার করি তার জন্য "ইমেল" আর কোনও সঠিক বর্ণনামূলক নাম নয়। তারা এর চেয়ে অনেক বেশি কিছু করে। ইমেলের সমস্ত ক্ষমতা এবং ফাংশন সহ - সংযুক্তিগুলি পাঠানোর ক্ষমতা (জীবন পরিবর্তন!), অন্তর্নির্মিত ঠিকানা বই, সময়সূচী এবং অনুস্মারক ফাংশন, পাবলিক এবং প্রাইভেট ক্যালেন্ডার - এটি আশ্চর্যজনক যে আমরা এখনও একে একে "ইমেল" বলি।

আন্তঃসংগঠনের যোগাযোগের জন্য, ইমেল উজ্জ্বলতার সাথে কাজ করে। আপনার কাছে কথোপকথনের একটি কাগজ লেজ রয়েছে, সর্বদা এবং তারিখ-স্ট্যাম্পড, প্রায় তাত্ক্ষণিকভাবে এবং নিরাপদে সরবরাহ করা। ইমেল আপনাকে নিজের গতিতে কাজের সাথে ডিল করতে দেয়, আপনি যেমন উপযুক্ত দেখবেন তেমন প্রতিক্রিয়াগুলিকে অগ্রাধিকার দেবেন।

যাইহোক, অন্তঃ-সংস্থা (অর্থ আপনার সংস্থার মধ্যে) যোগাযোগের জন্য, ইমেলটি লুকোচুরিভাবে পুরানো এবং মর্গে যাওয়ার পথেও ("ইমেলটি মারা গেছে?" দেখুন)। আমাদের কাছে এখন সরঞ্জামগুলির বৃহত ভাণ্ডার রয়েছে যা আমাদের একই শেষ লক্ষ্যগুলি অর্জনে সহায়তা করে তবে আরও দক্ষ ও কার্যকর উপায়ে। তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ অ্যাপস, ব্যবসায়িক সামাজিক নেটওয়ার্কগুলি এবং প্রকল্প-পরিচালনা পোর্টালগুলি (বেসক্যাম্পের মতো) এর কয়েকটি উদাহরণ। কিছু লোক ভুলে যায় যে টেলিফোন এবং মুখোমুখি মুখোমুখি হ'ল প্রায়শই কিছু নির্দিষ্ট কাজের জন্য যোগাযোগের সর্বোত্তম মাধ্যম।

ইমেলের অবশ্যই এর জায়গা আছে তবে অনেক লোক এটিকে এমন কাজগুলি সম্পাদন করতে ব্যবহার করে যা কোনও ভিন্ন সমাধান থেকে উপকৃত হয়। ইমেল যোগাযোগের জন্য ব্যবহার করা উচিত যা একটি কাগজের ট্রেইল প্রয়োজন, বিশেষত আন্তঃ-সংগঠন বার্তা। ইমেল এর মধ্যে থাকা অ্যাপস এবং বৈশিষ্ট্যগুলি যেমন ক্যালেন্ডার এবং সময়সূচী, তাদের উদ্দেশ্য হিসাবে ব্যবহার করা উচিত। আপনি যদি নিজের ইমেল প্রোগ্রামে আপনার করণীয় তালিকাকে রাখতে চান, তবে সম্ভবত এটির জন্য একটি সরঞ্জাম রয়েছে (আউটলুকে, উদাহরণস্বরূপ, এটি কার্যগুলি বলা হয়)। আপনার প্রতিদিন কোন কাজটি করা দরকার তা জানার জন্য ইনবক্সটি তৈরি করা হয়নি। এখানে কয়েকটি কারণ রয়েছে:

কারণগুলির জন্য আপনার ইনবক্সটি আপনার করণীয় তালিকা না হওয়া উচিত

1. আগত আইটেমগুলির উপর কোনও নিয়ন্ত্রণ নেই।

একটি করণীয় তালিকায় আপনি এটি রেখেছেন কেবলমাত্র আইটেম রয়েছে। অন্যদিকে আপনার ইনবক্সটি কোনও স্পিগট ছাড়াই এক ফোরাটের মতো। একে একে বিবেচনা করে সেগুলি মুছে ফেলা ব্যতীত আগত আইটেমগুলির উপর আপনার কোনও নিয়ন্ত্রণ নেই a একটি করণীয় তালিকাগুলি তৈরি করার একটি অত্যন্ত অকার্যকর উপায়। দিনের সমস্ত ঘন্টা বার্তাগুলি চালু হয়। তারা হায়ারার্কির বিষয়ে কোনও বিবেচনা না করে যে কারও কাছ থেকে আসতে পারে যা আপনার আসল করণীয় তালিকাটি নির্ধারণ করতে পারে। এবং না হওয়ার চেয়ে বেশি সম্ভবত, তাদের মধ্যে কেবলমাত্র একটি ভগ্নাংশই আপনাকে যা করতে হবে তা প্রতিফলিত করবে।

২. অসামান্য কাজ

আপনার করণীয় তালিকায় থাকা জিনিসগুলিকে প্রতিফলিত করে এমন ইনবক্স উপাদানের ক্ষুদ্র টুকরো জন্য, নিজেকে এই প্রশ্ন করুন: বিষয় লাইনটি আপনার যা করা উচিত তা কি সঠিকভাবে বর্ণনা করে? অনেক ক্ষেত্রে, অন্যান্য লোকেরা বিষয়বস্তুটি রচনা করে, যা বার্তাটি নিজেই প্রতিফলিত নাও হতে পারে, আপনার সাথে সম্পর্কিত মেসেজটির অংশটি খুব কম করে। একটি সঠিক করণীয় তালিকা সহ, আপনি দ্রুত গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পেতে আপনার নিজস্ব ভাষা ব্যবহার করেন। করণীয় লিখিত একটি হ'ল একটি যা আপনি দ্বিতীয় বা দু'এ স্ক্যান করতে পারেন এবং কী করা দরকার তা অবিকল জানেন। কেবলমাত্র আপনি এমনভাবে লিখতে পারেন যা তাড়াতাড়ি নিজের কাছে তথ্য যোগাযোগ করে।

3. খুব দীর্ঘ।

আমি জানি আমি কেবল এই কথাটি বলেছি, তবে এটি পুনরাবৃত্তি করে: একটি ভাল-লিখিত কাজ হ'ল তালিকাগুলি হ'ল আপনি একটি বা দ্বিতীয়টিতে স্ক্যান করতে পারেন এবং ঠিক কী কী করা দরকার তা জানেন। আমি ৫০ ডলার দিতাম যে আমি পিসিমেগে কোনও ইমেল ইনবক্সের সাথে একক ব্যক্তিকে খুঁজে পেল না যা এক নজরে তথ্য জানাতে পারে।

নিজেকে বাচ্চা দেবেন না। আমরা সকলেই আমাদের ইনবক্সে এমন বার্তা রাখি যা আমাদের যে কাজগুলি শেষ করতে চাই তা স্মরণ করিয়ে দেয় তবে তা হবে না। এবং এটা ঠিক আছে। তবে এই আইটেমগুলি করণীয় তালিকার অন্তর্ভুক্ত নয়।

৪. অগ্রাধিকার দেওয়ার এবং সময়সীমা নির্ধারণের জন্য সরঞ্জামগুলির অভাব।

লাল বিস্মৃত চিহ্ন, পতাকা, তারা, রঙ বুদবুদ - ইমেল প্রোগ্রামগুলি আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি চিহ্নিত করার জন্য সাধারণত কয়েকটি মুঠো সরঞ্জাম দেয়। কিছু অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে, আপনি এমনকি এই সপ্তাহে একটি "প্রতিক্রিয়া" তারিখ যেমন আজ, আগামীকাল বা আলগাভাবে "যুক্ত করতে পারেন।" লোকের সাথে যোগাযোগের জন্য নিজেকে স্মরণ করিয়ে দেওয়ার জন্য এই বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করুন তবে নির্দিষ্ট কাজের জন্য অগ্রাধিকারের চিহ্নিতকারী বা দৃ due় তারিখ হিসাবে নয়। যেমনটি উল্লেখ করা হয়েছে, সাবজেক্ট লাইনগুলি আপনাকে কী করা দরকার তা ধারাবাহিকভাবে কখনই বলে না এবং পতাকাগুলি যুক্ত করণীয় তালিকায় পাওয়া একই মূল্যবান তথ্য সরবরাহ করে না। একটি ভাল করণীয় তালিকা অগ্রাধিকার অনুসারে কার্যগুলি সজ্জিত করে এবং সময়সীমা ব্যবহার করে।

৫. আপনার ইমেলটি ইমেল হওয়া থেকে রোধ করে।

আমি আশা করি আমি বেশিরভাগই আপনাকে বুঝিয়েছি যে করণীয় তালিকার মতো কাজ করার জন্য আপনার ইনবক্সটিকে টুইঙ্ক করার চেষ্টা করায় খুব দরিদ্র তালিকার তালিকা তৈরি হবে। কি অনুমান? এটি খুব দুর্বল ইনবক্সও তৈরি করে, সুতরাং এখন আপনি দুটি অদক্ষতা! যদি আপনি আপনার করণীয় তালিকার দ্বিগুণ হয়ে আপনার ইনবক্সে হেরফের করার চেষ্টা করেন তবে এটি আপনাকে ক্রিয়াকলাপের মধ্যে ঝাপটায়। এটি কীভাবে ঘটতে পারে তা এখানে: করণীয় আইটেমগুলিকে উচ্চ অগ্রাধিকার সন্ধানের জন্য একটি উপায় ইনবক্সকে বাছাই করুন; মেল প্রবাহের একটি নতুন টুকরা স্পট করুন; বাধা পেতে; ইনবক্স রিসর্ট; নতুন মেল পরীক্ষা করুন; এটি আপনার জন্য প্রযোজ্য নয় সিদ্ধান্ত নিন; পতাকা বা তারা দ্বারা আবার অবলম্বন; করণীয় তালিকার সাথে আপনি কোথায় ছিলেন তা মনে করার চেষ্টা করুন…

মনে রাখবেন, যদি আপনার ইমেল প্রোগ্রামটিতে করণীয় তালিকার জন্য অন্তর্নির্মিত অ্যাপ্লিকেশন বা বৈশিষ্ট্য থাকে তবে আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন!

ইমেল ইমেইল

আপনার ইমেল ইনবক্সকে একটি ইমেল ইনবক্স হিসাবে রাখুন, এবং কোনও করণীয় তালিকা নয় এবং আপনি আরও বেশি দক্ষ হবেন efficient সম্ভাবনাগুলি হ'ল, আপনার কাজের জীবনও কিছুটা সুখী হয়ে উঠবে। পরের সপ্তাহের পান সংগঠিত কলামে, আমি কী করণীয় একটি ভাল তালিকা তৈরি করে, কীভাবে এটি ব্যবহার করবেন এবং কিছু সরঞ্জাম যা একটি করণীয় তালিকাকে সর্বোচ্চ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিচালিত করার প্রক্রিয়া তৈরি করে তা আরও বিশদে ব্যাখ্যা করব।