সংগঠিত হন: শেষ পর্যন্ত কাগজবিহীন 7 টি সহজ টিপস

আপনার রান্নাঘরের কাউন্টারে, ডাইনিং রুমের টেবিলে বা অন্য কোনও জায়গায় যেখানে কাগজপত্রের টুকরো রয়েছে? আপনার যদি পুনরায় রসিদের প্রয়োজন হয় তবে আপনি কি ঝুলিয়ে রাখছেন? আপনার পোষা প্রাণীটি তিন বছর আগে আপনার পোষা প্রাণীটিকে ঠিক কীভাবে গ্রহণ করেছে তা মনে রাখার জন্য যদি পশুচিকিত্সার কাছ থেকে কাগজপত্রের একটি স্ট্যাক থাকে? সমস্ত কাগজ সেখানে বসে আছে এমন একটি সময়ের জন্য অপেক্ষা করে যখন আপনি এটির মোকাবেলা করতে সক্ষম হবেন, যার অর্থ যাই হোক না কেন। (এর অর্থ প্রতিটি পৃষ্ঠায় ঝলকানো এবং তারপরে তাদের সমস্তকে পুনর্ব্যবহারযোগ্য বিনে ঝাঁকিয়ে দেওয়া)) কাগজ এবং এটির সাথে গাদা হওয়া সমস্ত অপরাধবোধ থেকে মুক্তি পাওয়ার সময় এসেছে। সময় এসেছে কাগজবিহীন।

আমি প্রায় এক দশক ধরে কাগজ মুক্ত ছিলাম। কাগজ-মুক্ত, আমার মানে এই নয় যে আমার জীবনে কাগজের টুকরো শূন্য রয়েছে। অবশ্যই আমার কাগজের জন্মের শংসাপত্র অবশ্যই প্রয়োজন, এবং আমি যে ভাষা ক্লাস নিয়ে থাকি তার জন্য আমি একটি ছোট কাগজের নোটবুক ব্যবহার করি। তবে বেশিরভাগ অংশে আমি কাগজে ঝুলি না। পরিবর্তে, আমি স্টোরেজ পরিষেবাতে গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি স্ক্যান করি এবং একটি নোট-নেওয়া অ্যাপে ডিজিটাল নোট রাখি। আমি আমার ফোনে আমার করণীয় তালিকা এবং শপিংয়ের তালিকাও লিখি এবং আমি একটি অনলাইন মানচিত্রে রেস্তোঁরাগুলির সুপারিশগুলি পিন করি। আপনার জীবন থেকে কাগজ অপসারণ করার জন্য অনেকগুলি সহজ উপায়।

ডিজিটাল যাওয়া সহজ। শক্ত অংশটি কাগজটিকে পিছনে ফিরতে দেয় না you're আপনি যদি আপনার জীবনের বেশিরভাগ কাগজ থেকে মুক্তি পেতে প্রস্তুত থাকেন তবে শুরু করার জন্য এবং এটি চালিয়ে যাওয়ার জন্য আপনার যা জানা দরকার তা এখানে।

1) ব্যাকলগ ভুলে যান

এটি বিপরীতমুখী মনে হতে পারে তবে পেপারলেস হওয়ার প্রথম পদক্ষেপটি হ'ল আপনি ইতিমধ্যে যে পেপার ব্যাকলগ জমা করেছেন সে সম্পর্কে ভুলে যাওয়া এবং পরিবর্তে কাগজবিহীন শুরু করার জন্য আপনাকে যে নতুন অভ্যাস গ্রহণ করতে হবে সেটির দিকে মনোনিবেশ করুন। পিছনের দিকে তাকাবেন না: এগিয়ে যাওয়া পদ্ধতির অবলম্বন করুন।

আপনি কোনও দিন আপনার বিদ্যমান কাগজের পাইলগুলিতে পৌঁছে যাবেন - না। আপাতত, সেই কাগজপত্রগুলি আপনাকে ধরে রাখতে দেবেন না। ব্যাকলগ মোকাবেলা করা অপ্রতিরোধ্য বোধ করতে পারে এবং লোকেরা যখন অভিভূত বোধ করে তখন তারা বিলম্ব করে। তাই আপাতত এটি সম্পর্কে ভুলে যান। পরিবর্তে, ব্যাকলগটি আরও বড় না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার প্রচেষ্টাটি রাখুন।

2) এই পাঁচটি অ্যাপস পান

পাঁচটি অ্যাপস বা পরিষেবা আপনার কাগজবিহীন যেতে হবে। তারা হ'ল:

• একটি করণীয় তালিকার অ্যাপ্লিকেশন,
• একটি স্ক্যানিং অ্যাপ্লিকেশন,
• একটি অনলাইন স্টোরেজ পরিষেবা, যেখানে আপনি নিজের ডিজিটাল ফাইলগুলি রাখবেন (এই মুহুর্তে আরও কিছু),
• ই-স্বাক্ষর সরঞ্জামগুলি (অ্যাডোব অ্যাক্রোব্যাট একটি ভাল উদাহরণ) মুদ্রণ ছাড়াই ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলিতে স্বাক্ষর করার জন্য এবং
• প্রিন্ট না করে অফিসিয়াল ডকুমেন্ট প্রেরণের জন্য একটি ডকুমেন্ট বিতরণ পরিষেবা।

এখানে প্রতিটি ধরণের অ্যাপের জন্য আমার প্রস্তাবনাগুলি দেখুন।

3) একটি স্টোরেজ পরিষেবা বাছুন

আসুন তৃতীয় অ্যাপটিতে স্টোরেজ পরিষেবাটিতে আরও কিছু খনন করা যাক এটি অন্যদের চেয়ে জটিল। স্টোরেজ পরিষেবাটি যেখানে আপনি নিজের কাগজ নথির ডিজিটাল সংস্করণ রাখবেন।

আদর্শভাবে, আপনি একটি স্টোরেজ পরিষেবা চান যা আপনার ফাইলগুলিকে অ্যাক্সেসযোগ্য করে তোলে আপনি যেখানেই থাকুন না কেন এবং সেগুলির ব্যাক আপ রাখুন। একটি বিকল্প হ'ল একটি অনলাইন স্টোরেজ এবং ফাইল-শেয়ারিং পরিষেবা, যেমন ড্রপবক্স বা মাইক্রোসফ্ট ওয়ানড্রাইভ ব্যবহার করা।

অন্য বিকল্পটি হ'ল একটি পরিষেবা ব্যবহার করা যা বিশেষত এমন লোকদের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে যা কাগজবিহীন যেতে চায়। ঝরঝরে এবং ফাইল এটি দুটি উদাহরণ। কাগজবিহীন মানুষের জন্য তাদের কাছে বিশেষ সরঞ্জাম রয়েছে যেমন ট্যাক্সের মতো স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেবেল এবং ডকুমেন্টের প্রকারগুলি যা এটি স্বীকৃত তা ট্যাগ করার ক্ষমতা। ফাইলটিরও একটি "আনয়ন" পরিষেবা রয়েছে যা আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে পাওয়া গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুলিপি করে।

আপনি কোন পরিষেবাটি বেছে নিন তা বিবেচনা না করেই একটি বেছে নিন এবং এটির সাথে আটকে থাকুন যাতে আপনি আপনার সমস্ত ডিজিটাল ডকুমেন্ট এক জায়গায় রেখে দিতে পারেন।

4) ইমেল বিবৃতি এবং ডিজিটাল অর্থ প্রদানের জন্য সাইন আপ করুন

আপনি যদি এখনও কাগজের বিল এবং বিবৃতিগুলি পান তবে আপনি যেখানেই পারেন ইমেলের মাধ্যমে সেগুলি পেতে সাইন আপ করুন। আপনি যদি এখনও নিয়মিত চেক প্রেরণ করেন তবে দেখুন যে আপনি অনলাইনে অর্থ প্রদানের ক্ষেত্রে স্যুইচ করতে পারেন কিনা।

ইউটিলিটি সংস্থাগুলি এবং ব্যাংকগুলি বছরের পর বছর ধরে ডিজিটাল অর্থ প্রদানকে সম্মান জানিয়েছে, সর্বশেষ হোল্ডআউট যারা সর্বদা তাদের গ্রহণ করে না তারা হ'ল বাড়িওয়ালা এবং পরিচালনা সংস্থা। যদি আপনি এই পরিস্থিতি আটকে থাকেন তবে ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করুন যে তারা যখন ডিজিটাল অর্থ প্রদান গ্রহণ করবেন তখন তারা দ্রুত এবং আরও নির্ভরযোগ্যতার সাথে তাদের অর্থ পাবে। এমনকি ক্ষুদ্রতম ব্যবসায়গুলি খুব কম সংযুক্ত বা কোনও ফি সংযুক্ত করে সরাসরি ব্যাংক স্থানান্তর গ্রহণ করতে পারে। আপনি যখন আপনার সমস্ত বিল চেক এবং খামের পরিবর্তে ডিজিটালভাবে পরিশোধ করতে পারেন, আপনি কাগজবিহীন হওয়ার এক ধাপ কাছাকাছি পাবেন।

5) স্ক্যান এবং টুকরো টুকরো

এখন সময় এসেছে নতুন অভ্যাস গড়ে তোলা শুরু করা। আপনি সম্ভবত সবচেয়ে বেশি কাজ করবেন এমনটি স্ক্যানিং এবং শেডিং বা পুনর্ব্যবহারযোগ্য। আমি অনেক বেশি মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে স্ক্যান করতে পছন্দ করি তবে আপনি কোনও ডেস্কটপ স্ক্যানার বা একটি মাল্টি ফাংশন প্রিন্টারে স্ক্যানিং ফাংশনও ব্যবহার করতে পারেন।

নিজের জন্য একটি নিয়ম তৈরি করুন যা এরকম কিছু হয়: আমি যখন একটি নতুন কাগজের ডিজিটালাইজ করা দরকার তখন আমি আমার ফোনটি এখনই এটি স্ক্যান করতে ব্যবহার করব এবং তারপরে কাগজটি পুনর্ব্যবহারযোগ্য বা কাটা পাইলের মধ্যে রাখব। আরও ভাল, এটি সরাসরি shredder মধ্যে নিষ্পত্তি। কেন অপেক্ষা করছ?

নিজেকে এই অভ্যাসটি অনুসরণ করতে বাধ্য করা কঠিন হতে পারে। "আপনি এখনই বলতে পারেন" এই মুহূর্তে এটি স্ক্যান করার সময় আমার কাছে নেই। আপনার ব্যাকলগ থেকে একটি ডকুমেন্ট বা দুটি স্ক্যান করে আপনার নতুন অভ্যাসটি অনুশীলন করুন, কেবল এটি ব্যবহার করে দেখুন। এতে কতক্ষণ সময় লাগবে? আপনি কোন অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করেছেন? আপনি দেখতে পাবেন যে প্রাকৃতিক আলোতে স্ক্যানিং ডকুমেন্টগুলি ইনডোর লাইটিং দিয়ে না করার চেয়ে সহজেই চলে। কীভাবে এটি করতে হয় এবং এটিতে কতটা সময় লাগে তার জন্য আপনি যদি একবার অনুভূতি পান তবে আপনার খুব সহজেই সময় কাটাতে পারে।

)) অন্যান্য কর্মপ্রবাহ বিকাশ করুন

স্ক্যান করা এবং কমানো এক কার্যপ্রবাহ। আপনি যেমন আপনার কাগজবিহীন জীবনযাত্রায় স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করবেন, আপনি দেখতে পাবেন যে অন্যান্য পরিস্থিতিতে আপনার আরও কর্মপ্রবাহের প্রয়োজন।

এখানে একটি উদাহরণ রয়েছে: আপনি যখন কোনও নতুন পণ্য কিনবেন, তখন আপনি মালিকের ম্যানুয়াল, রসিদ, ওয়ারেন্টি এবং সিরিয়াল নম্বর বা অন্য কোনও প্রাসঙ্গিক তথ্য নিতে পারবেন। সেই ছবিগুলি আপনার স্টোরেজ পরিষেবায় আপলোড করুন এবং তারপরে বহির্মুখী কাগজগুলি থেকে মুক্তি পান।

আপনি তৈরি করতে পারেন এমন অন্য একটি ওয়ার্কফ্লো হ'ল কাগজগুলির একটি গাদা সংরক্ষণ করা যা আপনি ভাবেন যে আপনার টুকরো টুকরো করা উচিত তবে এখনই নিশ্চিত নন, এবং তারপরে একটি উত্সর্গীকৃত দিনে যান। প্রতি শনিবার বা মাসের প্রথম রবিবার, একটি সময় এবং তারিখ চয়ন করুন এবং আপনার স্ট্যাকটি সাফ করার জন্য সেই সময়টি ব্যবহার করুন।

কখনও কখনও আপনি বীমা শংসাপত্র, বাড়ির মালিকের নথিপত্র ইত্যাদির ক্ষেত্রেও মূলগুলি রেখে গিয়ে কাগজপত্র স্ক্যান করতে চাইতে পারেন। এগুলিকে ডিজিটাল করার মাধ্যমে আপনি একটি ব্যাকআপ কপি তৈরি করেন এবং নিশ্চিত হন যে আপনি সেগুলিতে থাকা তথ্যে অ্যাক্সেস পেয়েছেন, এমনকি যদি আপনি মূলটিতে হাত না পান।

7) এটি overthink করবেন না

কিছু দস্তাবেজ রয়েছে যা আপনি প্রশ্ন করবেন যে মূলগুলি রাখবেন বা সেগুলি ডিজিটাইজড করে রাখবেন কিনা। আপনি যখন কোনও শক্ত ডাকের মুখোমুখি হন, তখন এটিকে উড়িয়ে দেবেন না। কাগজবিহীন হওয়ার কারণে আপনার জীবনকে সহজ এবং সহজ করা উচিত - ফোল্ডারে, অ্যাকর্ডিয়ান বাইন্ডার বা ফাইলিং মন্ত্রিসভায় মূলটি স্ট্যাশ করুন। আপনি কয়েকটি কাগজপত্র ঝুলিয়ে দিলে কেউ আপনার কাগজবিহীন ক্লাব কার্ডটি নিয়ে যাবে না।

মেডিকেল রেকর্ডগুলি মুশকিল, কারণ আপনি যদি হিপএএ-কমপ্লায়েন্ট সিস্টেম থাকে তবে কেবলমাত্র আপনার ডিজিটাইজড এবং সেগুলি বৈদ্যুতিনভাবে সংরক্ষণ করার কথা। আপনি কেবল সেগুলি ফোল্ডার বা অ্যাকর্ডিয়ান বাইন্ডারে সরিয়ে ফেলার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন এবং টস করার জন্য প্রস্তুত যে কোনও কিছুর জন্য বছরে একবার এটি চালিয়ে যান।

এটি বলেছিল, কোনও উদ্দেশ্য নেই এমন ডিজিটাইজেশন কাগজগুলিতে আটকা বা বিরক্ত করবেন না। আপনি যদি সেই ধরণের ব্যক্তি হন যে আপনি দায়িত্বশীল কাজটি করছেন তা বিশ্বাস করে কাগজের উপর দৃ.়তার সাথে ঝুলিয়ে রাখেন, তবে এটি কোনও কিছুকে ছিঁড়ে ফেলা এবং পুনর্ব্যবহার করতে ভীতিজনক বোধ করতে পারে । তবে আপনার কি কখনও দু'বছর আগে স্যান্ডউইচের জন্য সেই রশিদ বা উপকারের বিবরণীর ব্যাখ্যা দরকার? তাদের টুকরো টুকরো করে ছেড়ে দিন।