সংগঠিত হন: প্রকল্প পরিচালনার সাথে শুরু করার জন্য 6 টিপস

প্রকল্প পরিচালনা একটি কঠিন কাজ is টিম এবং সংস্থাগুলি ঝুঁকির সাথে কাজ করার চেষ্টা করছে এবং প্রায়শই এর অর্থ একটি উত্সর্গীকৃত প্রকল্প পরিচালকের ভূমিকা মুছে ফেলা। যদিও এখনও এ বিষয়ে উন্নত ডিগ্রি অর্জন সম্ভব, তবুও অভিজ্ঞ ব্যক্তিরা না থাকলে এমন লোকদের পক্ষে প্রায়শই তাদের অফিসিয়াল কাজের শীর্ষে থাকা প্রজেক্ট ম্যানেজারের ভূমিকায় নিজেকে জোর দেওয়া খুঁজে পাওয়া অস্বাভাবিক কিছু নয়। যদিও এটি একটি অপ্রতিরোধ্য অভিজ্ঞতা হতে পারে, বাজারে প্রকল্প পরিচালনার জন্য এত শক্তিশালী সফ্টওয়্যার রয়েছে যে একটি ছোট প্রকল্প বা দু'এর জন্য কোনও প্রজেক্ট ম্যানেজারের প্রয়োজন হয় না।

আপনার যদি প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার খুব বেশি অভিজ্ঞতা না থেকে থাকে তবে আপনাকে শুরু করার জন্য এখানে কিছু পয়েন্টার রয়েছে। প্রবন্ধটির পূর্ববর্তী সংস্করণ সম্পর্কে তাদের অন্তর্দৃষ্টি সম্পর্কে অন্তর্ভুক্তির জন্য পূর্বের মায়েস্ট্রো ডেভলপমেন্টের পিটার ক্লার্কসন এবং প্রজেক্টম্যানেজার ডটকমের সিইও জেসন ওয়েস্টল্যান্ডকে অনেক ধন্যবাদ।

1. আপনার একটি প্রকল্প আছে তা নিশ্চিত করুন

আপনি কোনও প্রকল্প পরিচালনা করার চেষ্টা শুরু করার আগে, আপনার কাছে একটি প্রকল্প রয়েছে তা নিশ্চিত করুন! এই পরামর্শটি অত্যধিক সহজ শোনায় তবে আমি বিশেষজ্ঞ প্রকল্প পরিচালকদের কাছ থেকে এটি সময় এবং সময় শুনেছি।

একটি প্রকল্প হ'ল কার্যগুলির একটি সেট যা শুরুর তারিখ, শেষের তারিখ এবং বিতরণযোগ্য হয়। একটি বিতরণযোগ্য এমন কিছু যা কাজের শেষে বিতরণ করা হয়, যেমন একটি শারীরিক পণ্য বা কার্যকরী ওয়েবসাইট। বাড়ি বানানো একটি প্রকল্প। কোনও ওয়েবসাইট পুনরায় ডিজাইন করা (নীচে প্রোফহাব থেকে স্ক্রিনে বর্ণিত হিসাবে) একটি প্রকল্প। আপনি যদি তত্ত্বগতভাবে প্রকল্পের সমস্ত কাজ অন্য কারও হাতে তুলে দিতে পারেন এবং সেই ব্যক্তির কাছ থেকে কিছু ফিরে পেয়েছিলেন, এটি একটি প্রকল্প।

কখনও কখনও লোকেরা চলমান কাজগুলিকে প্রকল্পগুলির সাথে বিভ্রান্ত করে, তাই এটি পরিষ্কার করার জন্য চলমান কাজের কয়েকটি উদাহরণ দেই। প্রতি সপ্তাহে কোনও ওয়েবসাইটের জন্য নতুন সামগ্রী লেখার কাজ চলছে, যদিও আপনি নিজের লেখার একক টুকরোটির নিজস্ব সামান্য প্রকল্প হিসাবে দেখে নিতে পারেন। ক্রমাগত স্থির করে কোডের জন্য রক্ষণাবেক্ষণ সহায়তা সরবরাহ করা চলমান কাজ। গ্রাহকের ইমেল বা ফোন কলগুলির উত্তর দেওয়া কাজ চলছে।

2. একটি আবিষ্কারের সময়কাল আছে

কোনও প্রকল্প লাথি মারার আগে, কিছু লোক আবিষ্কার বলে পরিচিত বলে সুপারিশ করে। প্রকল্প পরিচালনার আবিষ্কার আইনী অর্থে আবিষ্কারের চেয়ে পৃথক। আমাদের উদ্দেশ্যগুলির জন্য, এটি সময়ের একটি সময় যখন প্রকল্পটির জন্য অনুরোধ করা লোকেরা তারা কী করতে বা কী করতে চায় এবং কেন তা অন্বেষণ করে। এটি সভা, ধারাবাহিক সভা বা মুক্ত চিন্তাভাবনা এবং অনুসন্ধানের জন্য উন্মুক্ত সময় হতে পারে।

আপনি আবিষ্কারের সময় নীচে কিছু অন্বেষণ করতে হবে are

• প্রকল্পটি কী হবে? এটি সংজ্ঞায়িত করার ক্ষেত্রে আপনি কতটা নির্দিষ্ট পেতে পারেন?
• এর উদ্দেশ্য কী?
• আপনি কি ফলাফল চান?
• এই প্রকল্পে আপনার কী সংস্থান গ্রহণ করতে হবে?
• আপনার কখন চূড়ান্ত পণ্য দরকার এবং আপনার সংস্থানগুলি দেওয়ার জন্য আপনার সময়সীমা যুক্তিযুক্ত?

৩. স্কোপটি সংজ্ঞায়িত করুন

আপনি অভিজ্ঞ প্রকল্প পরিচালককে এটি বলতে শুনতে পাবেন: "যদি এটি সুযোগ না হয়, তবে এটি প্রকল্পে নেই not"

প্রতিটি প্রকল্পের একটি স্পষ্ট সুযোগ প্রয়োজন। প্রকল্পের ক্ষেত্রটি প্রকল্পটি ঠিক কীভাবে জড়িত তা নির্ধারণ করে। এটি প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত দিক, সম্পদ, বৈশিষ্ট্য, বিতরণযোগ্য এবং অন্যান্য বিবরণের একটি লকডাউন তালিকা। একবার এটি লক হয়ে গেলে আপনি এতে যুক্ত করতে পারবেন না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও বাড়ি তৈরি করছেন তবে স্কোপটি সংজ্ঞায়িত করবে যে ঘরে কত গল্প থাকবে, এর স্কোয়ার ফুটেজ, কত উইন্ডো থাকবে, কত সিঁড়ি, হালকা সুইচ এবং আরও অনেক কিছু।

আপনি প্রকল্পগুলি শুরু করার আগে প্রকল্পগুলির স্পষ্ট সুযোগের কারণ হ'ল যাতে কেউ প্রকল্পের শুরু হওয়ার পরে সুযোগের বাইরে যে কোনও কিছু যুক্ত করার চেষ্টা করে না। কোনও প্রকল্পের সময়সীমা, বাজেট এবং উপলব্ধ সংস্থানগুলি ছুঁড়ে ফেলার পরে কোনও প্রকল্পের সুযোগগুলিতে যুক্ত করা। আপনি যদি কোনও প্রকল্পে কাজ যোগ করে রাখেন তবে এটি একটি প্রকল্পে পরিণত হওয়াও বন্ধ হয়ে যেতে পারে - এটি কেবল চলমান কাজ হয়ে যেতে পারে।

সুযোগটি নির্ধারণ একটি আবিষ্কার বৈঠকে ঘটতে পারে, বা এটি ক্লায়েন্ট বা প্রকল্পের জন্য অনুরোধকারী ব্যক্তি এবং প্রকল্পের সম্ভাব্য নেতৃত্ব বা পরিচালকের মধ্যে কথোপকথন থেকে আসে।

৪. একটি কিক অফ সভা করুন

একটি কিক অফ সভা যেখানে প্রকল্পে কাজ করবেন এমন প্রত্যেককে এটির সাথে পরিচয় করানো হয়। এই সভাটি কাজের জন্য অগ্রণী সুরটি নির্ধারণ করে এবং প্রকল্প দলের প্রত্যেকের কাছে তারা কী করবে এবং কেন করবে সে সম্পর্কে সুস্পষ্ট তথ্য নিশ্চিত করেছে।

লক্ষ্য করুন কীভাবে কোনও কিক অফের সভা অনুষ্ঠিত হওয়া কোনও প্রকল্প পরিচালনার সময় আপনি যে প্রথম কাজটি করেন তার কাছাকাছি নয়! যেহেতু কিকঅফ সকলকে একই পৃষ্ঠায় পেতে সহায়তা করে, আপনি নিশ্চিত হতে চান যে আপনি প্রকল্প এবং সুযোগ সম্পর্কে একটি স্পষ্ট উপলব্ধি পেয়েছেন যাতে আপনি এটিকে আত্মবিশ্বাসের সাথে সবার কাছে পৌঁছে দেন।

একটি কিকঅফ বৈঠকের সময়, প্রকল্পের লিডের কমপক্ষে এই চারটি জিনিস সংজ্ঞায়িত করা উচিত:

• প্রকল্পের সুযোগ,
• খেলোয়াড় এবং তাদের ভূমিকা,
• বিতরণযোগ্য, এবং
• মাইলফলক।

আমরা ইতিমধ্যে প্রকল্পের সুযোগ সম্পর্কে কথা বলেছি। খেলোয়াড় এবং তাদের ভূমিকার জন্য, প্রকল্পের নেতৃত্ব একে অপরের সাথে বিভিন্ন দল এবং অবদানকারীদের পরিচয় করিয়ে দেবে। অধিকন্তু, কিক অফ সভা হায়ারার্কি নিয়ে আলোচনা করার জন্য একটি আদর্শ সময়, যিনি কে প্রতিবেদন করেন এবং কে কাজ থেকে সাইন ইন করেন।

ডেলিভারিবলের একটি আলোচনা শ্রেণিবিন্যাসের আলোচনার সাথে ওভারল্যাপ হবে কারণ আপনাকে অবশ্যই এই প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে, "প্রতিটি বিতরণযোগ্য কে পাবে?"

মাইলস্টোনস (উপরে যেমন সম্পাদকদের পছন্দ প্রকল্প পরিচালনা সফটওয়্যার টিম ওয়ার্ক প্রকল্পগুলি দেখানো হয়েছে) এমন একটি প্রকল্পের পয়েন্ট যা চূড়ান্ত লক্ষ্যের দিকে স্পষ্ট অগ্রগতি দেখায়। বাড়ি তৈরি করার সময়, আপনি যখন ভিত্তি pouredালা এবং সেট স্থাপন করেন তখন পয়েন্টটি মাইলফলক হতে পারে। আপনার যখন ফ্রেমটি স্থানে থাকবে তখন এটি অন্য মাইলফলক। একটি কিক অফ বৈঠকের সময় আপনার জানা উচিত যে প্রকল্পের মাইলফলকগুলি কী হবে যদি আপনার কাছে এখনও তারিখগুলি লক না করে থাকে। কখনও কখনও, আপনার অন্যান্য টিম বিশেষজ্ঞের প্রয়োজন হয়, যেমন প্রোগ্রামিং সীসা বা ডিজাইনের সীসা, ঠিক কখন এই মাইলফলকটি পড়তে হবে তা নির্ধারণ করার জন্য। আপনার মাইলফলকের সময়সীমা সম্পর্কে মোটামুটি ধারণা নিয়ে একটি কিক অফ সভায় যাওয়া ভাল, তবে প্রতিটি দলকেই তাদের ভারসাম্য বজায় রাখার এবং তাদের সাথে সামঞ্জস্য করার সুযোগ দিন।

৫. আপনার প্রকল্পের সময়সীমা নির্ধারণ করুন

এর আগে, আমরা প্রতিটি প্রকল্পের সূচনার তারিখ এবং শেষের তারিখ কীভাবে তা নিয়ে কথা বলেছিলাম। কিক অফটি আপনার আনুষ্ঠানিক সূচনার তারিখ হতে পারে। শেষের তারিখটি সমস্ত কাজের নিখুঁত চূড়ান্ত নিকটবর্তী হওয়া উচিত। এই তারিখের পরে প্রকল্পের কোনও কাজ ঘটে না। এটি একটি সত্য হ্যান্ডস অফ, পেন্সিল-ডাউন মুহুর্ত।

এখন আপনি একটি কিক অফ সভা করেছেন, সমস্ত মূল খেলোয়াড় (যেমন প্রকল্প পরিচালক এবং দলের নেতৃত্ব) সঠিক মাইলফলক এবং বিতরণ তারিখগুলি বের করতে পারে এবং সেগুলি শুরু করার তারিখ এবং শেষের তারিখের মধ্যে একটি ক্যালেন্ডারে প্লট করতে পারে।

আপনি যদি প্রকল্প পরিচালনার সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, আপনি যখন এটি ব্যবহার শুরু করবেন তখনই এটি হয়। আপনার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ তারিখ অ্যাপ্লিকেশনটিতে রাখুন। আপনি এখন পর্যন্ত তৈরি অন্যান্য ডকুমেন্টেশনগুলি যেমন প্রকল্পের সুযোগ হিসাবেও আপলোড করতে পারেন। এখন সমস্ত সময় প্লেয়ারকেও সফ্টওয়্যারটিতে যোগ দেওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানানো শুরু করার সঠিক সময়। লোকেরা প্রকল্প পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশনটিতে যোগদান করার সাথে সাথে তারা কার্যভার গ্রহণ করতে পারে, তাদের অগ্রগতি আপডেট করতে এবং অন্যান্য উপায়ে সহযোগিতা করতে পারে। টিমগ্যান্টের গ্যান্ট চার্টে ম্যাপযুক্ত এই সমস্ত তথ্যের একটি উদাহরণ নীচে দেখা যাবে। গ্যান্ট চার্ট সম্পর্কিত আরও তথ্যের জন্য, আপনি আমার নিবন্ধটি পড়তে পারেন 5 সহজ পদক্ষেপগুলির জন্য জিএনপি গ্যান্ট চার্ট সহ শুরু করা।

6. যোগাযোগের জন্য প্রত্যাশা সেট করুন

কিক অফের বৈঠকের পরে এবং প্রকল্পের পুরো সময় জুড়েই যোগাযোগের লাইন খোলা রাখা গুরুত্বপূর্ণ। আপনার গ্রুপের একটি পূর্ণ-সময়ের প্রকল্প পরিচালক থাকুক বা না থাকুক না কেন, প্রকল্পের মূল যোগাযোগের জন্য যিনি হবেন যোগাযোগের জন্য উত্সাহ দেয় এবং সহায়তা করে সেটাই হওয়া উচিত। প্রকল্পটি পুরো র‌্যাম্প আপ করার আগে আর সমস্ত হাতের সভা করা খারাপ ধারণা নয় যাতে লোকেরা তাদের যে কোনও অবশিষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারে।

প্রথম দিকে যোগাযোগের জন্য প্রত্যাশা সেট করুন। দল নেতৃত্বগুলি কি তাদের দলের অগ্রগতিতে সাপ্তাহিক আপডেট জমা দেবে? প্রকল্প চলাকালীন আপনার কতগুলি অল-হ্যান্ড মিটিং হবে - কখনও কখনও সেগুলি মোটেই প্রয়োজন হয় না; আপনার প্রকল্পের কি দরকার? প্রায়শই, একটি প্রকল্পের মধ্যে ছোট দল যেমন ডিজাইন দল বা প্রোগ্রামিং টিমের চেক-ইন সভাগুলি পুনরাবৃত্তি হয় যেখানে প্রত্যেকে সম্প্রতি তাদের কাজগুলি পুনরুদ্ধার করে এবং কোনও সম্ভাব্য সমস্যা উত্থাপন করে। যত দ্রুত মানুষ সম্ভাব্য সমস্যাগুলির দিকে ভয়েস দেয়, ততই তাদের সম্ভাবনা হ্রাস করা বা তাদের মোকাবেলা করার সম্ভাবনা তত ভাল।

অগ্রসর হচ্ছে

শুরু করার জন্য এই টিপস সজ্জিত, আপনি এখন প্রকল্পের মাংস খনন করতে পারেন। প্রকল্প পরিচালনার সফ্টওয়্যারটি প্রকল্পের সাথে জড়িত প্রত্যেককে তার অগ্রগতিতে আপ টু ডেট রাখতে সহায়তা করার জন্য এক দীর্ঘ পথ অতিক্রম করে। এটি মানুষের আন্তঃসংযোগের একটি ভাল পরিমাণও নেয়, তবে প্রকল্প এবং তার বিশদ সম্পর্কে যতটা সম্ভব স্পষ্টতা।