সংগঠিত হন: 5 টি অ্যাপস আপনাকে কাগজবিহীন করতে হবে

কাগজবিহীন যেতে শক্ত হতে হবে না, বিশেষত আপনি যদি জানেন যে কোন সরঞ্জামগুলি আপনাকে এটি করতে সহায়তা করতে পারে। আপনি যদি পুরোপুরি কাগজ ছেড়ে দেওয়ার চেষ্টা করছেন তবে এটি কার্যকর করার জন্য আপনার কমপক্ষে পাঁচটি সরঞ্জাম প্রয়োজন।

আপনার জীবনে আপনি এখনও কাগজ ব্যবহার করেন? হতে পারে আপনি নিজের করণীয় তালিকাটি একটি নোটবুকে রেখেছেন বা সম্ভবত আপনার কাছে কালি সাইন ইন করতে হবে এমন একটি নথি আছে। আপনি যখন এই পাঁচটি সরঞ্জাম রেখেছেন তখন আপনি আপনার জীবনের প্রায় সমস্ত কাগজ মুছে ফেলতে পারেন:

1. একটি করণীয় তালিকার অ্যাপ্লিকেশন,
2. একটি স্ক্যানিং অ্যাপ্লিকেশন,
3. একটি ফাইল সিঙ্কিং পরিষেবা,
4. ই-স্বাক্ষর সরঞ্জাম, এবং
5. একটি দস্তাবেজ সরবরাহ পরিষেবা।

আসুন এই প্রতিটি সরঞ্জাম এবং তারা কী করে তার কাছাকাছি নজর দিন। আপনাকে শুরু করতে সহায়তা করতে আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন নির্দিষ্ট অ্যাপ্লিকেশনগুলির জন্য আমি সুপারিশও দিই।

1. করণীয় তালিকার অ্যাপ্লিকেশন

আমি কখনই কারও কাছে আঙুল তুলব না যে যদি কোনও কাগজ টু-ডু তালিকার ব্যবহার করে তবে যদি তারা তাদের কাজ করে বলে মনে করে। আপনি যদি কাগজবিহীন হয়ে যাওয়ার চেষ্টা করছেন তবে, শুরু করার জন্য সেরা জায়গাগুলির মধ্যে একটি হ'ল আপনার সমস্ত কাজ এবং তালিকাকে একটি অ্যাপ্লিকেশানে নিয়ে যাওয়া।

সেরা করণীয় তালিকার অ্যাপ্লিকেশনগুলি কাগজের তালিকার তুলনায় অনেক বেশি দক্ষ। কাগজ দিয়ে আপনি ক্রস আউট নিয়ে আটকে গেছেন এবং আপনার অগ্রাধিকারগুলি পরিবর্তিত হলে আপনি সহজেই কার্যগুলি পুনর্বিন্যাস করতে পারবেন না। আপনি অন্যান্য ব্যক্তিকেও কার্য বরাদ্দ করতে পারবেন না এবং এগুলি সম্পন্ন করার সাথে সাথে সতর্কতাগুলি পেতে পারেন।

করণীয় তালিকার অ্যাপ্লিকেশন সহ, আপনি আসন্ন নির্ধারিত তারিখগুলি, অন্য কেউ কোনও কাজ সম্পূর্ণ করার সময় বিজ্ঞপ্তিগুলি, যে কোনও সময় আপনার তালিকা পুনরায় সাজানোর ক্ষমতা এবং অন্যান্য অনেক সুবিধার জন্য স্মরণীয় হয়ে উঠবেন। করণীয় তালিকার অ্যাপ্লিকেশনগুলির মধ্যে আমার শীর্ষ তিনটি পিকগুলি হ'ল:

• টডোইস্ট প্রিমিয়াম
• আসান (উপরে দেখানো হয়েছে)
• Any.do

আপনি যদি কাগজবিহীন হয়ে যাওয়ার চেষ্টা করছেন, আপনাকে একটি করণীয় তালিকার অ্যাপ্লিকেশনটি খুঁজে পেতে হবে যা আপনার জন্য কাজ করে এবং কয়েক সপ্তাহ ধরে এটি আটকে রাখে।

তিনটি বিভাগের তালিকা তৈরি করে শুরু করুন: কাজ, ব্যক্তিগত এবং পরিবার। যদি তারা আপনার প্রয়োজনের জন্য ঠিক না থাকে তবে আপনি পরে সর্বদা তাদের পরিবর্তন করতে পারেন। আপনার কাজের বিভাগে, কর্মক্ষেত্রে কাজগুলি লিখে রাখুন আপনাকে অবশ্যই এই সপ্তাহে শেষ করতে হবে। আপনার ব্যক্তিগত তালিকায় আপনার যা করা দরকার তা ব্যক্তিগতভাবে লিখুন যেমন একটি ধন্যবাদ-কার্ড পাঠানো বা চুল কাটার অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়সূচী নির্ধারণ করা। মুদি শপিং তালিকা শুরু করার জন্য আপনার পরিবারের বিভাগটি ব্যবহার করুন।

আপনাকে শুরু করার জন্য এটি যথেষ্ট। আপনি আপনার করণীয় অ্যাপটি ব্যবহার করার সাথে সাথে তালিকাগুলি সংগঠিত করার, অনুস্মারকগুলি সেট আপ করার এবং অন্য লোকেদের কার্য নির্ধারণের ক্ষেত্রে কী কৌশলগুলি আপনার পক্ষে সবচেয়ে ভাল কাজ করে তা বুঝতে পারবেন। প্রথম কয়েক সপ্তাহের জন্য, তবে আপনার তালিকাগুলি সংক্ষিপ্ত এবং সোজাভাবে রাখা ভাল keep প্রথমবারের জন্য একটি করণীয় অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করা নতুন অভ্যাস গ্রহণের মতো; যদি এটি খুব জটিল হয় তবে আপনি এটির সাথে লেগে থাকতে পারেন না। একবার আপনার অভ্যাসটি সত্যিই কমে যাওয়ার পরে, আপনি আপনার করণীয় তালিকার কৌশলগুলি পরিমার্জন করতে শুরু করতে পারেন।

2. স্ক্যানিং অ্যাপ

গুরুত্বপূর্ণ কাগজের নথিগুলি ডিজিটাল ফাইলগুলিতে রূপ দেওয়ার জন্য একটি স্ক্যানিং অ্যাপ অমূল্য। আপনি যখন নথিগুলি ডিজিটাল করবেন, আপনি সেগুলির একটি ব্যাকআপ অনুলিপি তৈরি করেন, যার অর্থ আপনি মূলগুলি টুকরো টুকরো করে বা পুনর্ব্যবহার করতে পারেন বা সেগুলি নিরাপদে ফাইল করে দিতে পারেন। আপনি যে আইটেমগুলি ডিজিটাল করতে চাইতে পারেন সেগুলির মধ্যে কয়েকটি হ'ল পেপার ট্যাক্স ফাইলিং, শনাক্তকরণের নথি, সরকারী শংসাপত্র (জন্ম, মৃত্যু, বিবাহ, বা ডিপ্লোমা যেমন), ওয়্যারেন্টি এবং প্রাপ্তি, রেসিপি এবং এমনকি কাগজ নন নথি, যেমন বিবরণ এবং নির্দেশাবলী আপনার বাড়ির ওয়াইফাই রাউটারের নীচে মুদ্রিত।

স্ক্যান করা অ্যাপ্লিকেশনগুলি আপনার ফোনের ক্যামেরাটিকে স্ক্যানারে পরিণত করে। আপনি নথিগুলি ডিজিটাইজ করতে স্ক্যানার সহ যে কোনও প্রিন্টার ব্যবহার করতে পারেন, মোবাইল স্ক্যানিং অ্যাপ্লিকেশনগুলি এত বেশি সুবিধাজনক, উল্লেখযোগ্য নয়, পোর্টেবল। আপনি যে কোনও জায়গায় একটি ছবি স্ন্যাপ করতে পারেন।

সেরা স্ক্যানিং অ্যাপ্লিকেশনগুলি আপনি যে আইটেমটি স্ক্যান করছেন তার প্রান্তগুলিই কেবল সনাক্ত করে না তবে এটি কোনও ধরণের আইটেম, বইয়ের কোনও পৃষ্ঠা বা ব্যবসায়ের কার্ড কিনা তা সনাক্ত করে। খুব ভালগুলির মধ্যে অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (ওসিআর) প্রযুক্তিও অন্তর্ভুক্ত থাকে যাতে কোনও নথির স্ক্যান করার এক মিনিটের মধ্যেই আপনি এখান থেকে পাঠ্যটি অনুলিপি করে আটকে দিতে পারেন। একটি ভাল স্ক্যানিং অ্যাপ্লিকেশনটি একক ফাইলে একাধিক পৃষ্ঠা সংকলন করতে সক্ষম হওয়া উচিত।

দুটি স্ক্যানিং অ্যাপস যা এই সমস্ত প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করে এবং অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএস উভয়ের জন্য উপলব্ধ are

• ফাইনস্ক্যানার প্রো ফাইনস্ক্যানার প্রো (প্রতি বছর $ 9.99 থেকে সাবস্ক্রিপশন; অথবা এর সরাসরি মালিকানার জন্য। 59.99) এবং
• স্ক্যানবট প্রো (99 6.99)।

3. ই-স্বাক্ষর সরঞ্জাম

আপনি যদি কাগজবিহীন হয়ে থাকেন তবে আপনার ডকুমেন্টগুলি মুদ্রণ না করে সাইন করতে সক্ষম হওয়া প্রয়োজন। কোনও কাগজের টুকরোটি মুদ্রণ ও সাইন ইন করার প্রায় কোনও কারণ নেই যা আপনাকে বৈদ্যুতিনভাবে পাঠায়। খুব অল্প ব্যতিক্রম সহ আপনার বেশিরভাগ দস্তাবেজ ডিজিটালি স্বাক্ষর করতে সক্ষম হওয়া উচিত। এটি করতে, আপনার একটি অ্যাপ্লিকেশন দরকার যা আপনাকে একটি ডিজিটাল স্বাক্ষর তৈরি করতে এবং এটি ফাইলগুলিতে প্রয়োগ করতে দেয়।

সফ্টওয়্যারের কয়েকটি উদাহরণ যা ই-স্বাক্ষর সরঞ্জামগুলি অন্তর্ভুক্ত:

• অ্যাডোবি রিডার,
• অ্যাডোবি অ্যাক্রোব্যাট,
• ডোকসাইন, এবং
• ম্যাকোসের জন্য পূর্বরূপ (উপরে দেখানো হয়েছে)।

শুরু করার জন্য, আপনাকে প্রথমে একটি স্বাক্ষর তৈরি করতে হবে যা প্রায়শই শক্ততম অংশ কারণ মাউস, আঙুল এবং টাচস্ক্রিন বা স্টাইলাস দিয়ে তৈরি করার সময় স্বাক্ষরগুলি opালু দেখায়। সুসংবাদটি হ'ল আপনাকে কেবল একবার এই পদক্ষেপটি করতে হবে। আপনি একটি স্বাক্ষর তৈরি এবং সংরক্ষণের পরে, আপনি এটি বারবার ব্যবহার করতে পারেন। সর্বাধিক জনপ্রিয় দুটি পদ্ধতির বিষয়ে আরও তথ্যের জন্য, আপনি অ্যাক্রোব্যাট রিডার ব্যবহার করে কীভাবে পিডিএফ সাইন করতে হবে এবং ম্যাকোস পূর্বরূপে পিডিএফ কীভাবে সাইন করবেন সে বিষয়ে পিসি ম্যাগের গল্পগুলিতে আপনি আরও বিশদ পেতে পারেন।

যদি আপনি নিজেকে মাউস, আঙুল বা স্টাইলাস দিয়ে নিজের নামটি স্বাক্ষর করতে লড়াই করে দেখতে পান তবে আপনি কলম এবং কাগজের স্বাক্ষরের একটি ছবি স্ন্যাপ করার কোনও বিকল্প আছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন যা আপনি তখন আপলোড করতে পারেন।

৪. ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবা

একটি ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবা আপনার কাছে যে ডিভাইসটি হাতে রয়েছে তা বিবেচনা না করেই আপনার সমস্ত নথি উপলব্ধ করে। ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবাটি কীভাবে অপরিহার্য, তার একটি উদাহরণ এখানে রয়েছে: কয়েক বছর আগে আমি গ্লোবাল এন্ট্রির জন্য আবেদন করেছিলাম বিমানবন্দরে। আমার সাক্ষাত্কারকারক আমাকে মেইলিং ঠিকানার প্রমাণ চেয়েছিলেন। এটি আমার ড্রাইভারের লাইসেন্সে নেই, এবং তাকে দেখাতে আমি কোনও মেল নিয়ে আসি নি। তারপরে আমার মনে পড়ে যে আমি আমার প্রয়োজন ঠিকানায় একটি রিয়েল এস্টেট ডকুমেন্ট স্ক্যান করে সংরক্ষণ করেছি। আমি আমার ফাইল সিঙ্কিং পরিষেবার মোবাইল অ্যাপটি খুললাম এবং সাক্ষাত্কারটি দেখানোর জন্য নথিটি টানলাম। তিনি সন্তুষ্ট, এবং আমি আমার গ্লোবাল এন্ট্রি পেয়েছি।

সর্বাধিক সুপরিচিত তিনটি ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবাদি - এবং আমি সেগুলির কোনওর প্রস্তাব দেওয়ার ক্ষেত্রে কোনও দ্বিধা নেই -

• বক্স,
• ড্রপবক্স, এবং
• গুগল ড্রাইভ.

অনেক ফাইল-সিঙ্কিং প্রোগ্রাম আপনাকে আপনার ডিভাইসে নথিগুলির অফলাইন অনুলিপিগুলি সংরক্ষণ করতে দেয়, যা একটি অর্ধ-জরুরী ক্ষেত্রে আপনার প্রয়োজন হতে পারে এমন কোনও কিছুর জন্য অতিরিক্ত সুবিধাজনক, যেমন একটি বীমা গাছের শংসাপত্র, একটি আইডি, বা নাম এবং ফোন নম্বর tree ।

খুব ভাল ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবাদির কিছুতে ডকুমেন্ট শেয়ারিংয়ের সরঞ্জামও রয়েছে, যা আমরা পরবর্তীগুলিতে পেতে পারি।

5. নথি ভাগ করে নেওয়ার সরঞ্জাম

ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলি প্রেরণের একটি সাধারণ উপায় হ'ল এগুলি কোনও ইমেলের সাথে সংযুক্ত করা। এই বিকল্পটি সর্বদা আদর্শ নয়, তবে প্রাপক কখন বা কখন পেয়েছেন তা আপনি সর্বদা বলতে পারবেন না। (আপনি পড়ার প্রাপ্তিগুলি ব্যবহার করতে পারেন তবে প্রাপক যদি তাদের অবরুদ্ধ বা অস্বীকার না করেন তবে কেবলমাত্র সেগুলি কাজ করে)) ইমেলের সাথে অন্য একটি সমস্যা হ'ল কিছু ফাইল খুব বড়, বা আপনার ইমেল প্রোগ্রামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মূলটির গুণমানকে ডাউনগ্রেড করে।

ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলি প্রেরণের বিকল্প উপায় হ'ল কিছু অন্যান্য ক্লাউড-ভিত্তিক পরিষেবার মাধ্যমে সেগুলি ভাগ করা। ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবাদি যেমন পূর্ববর্তী বিভাগে উল্লিখিত ফাইলগুলি সাধারণত আপনাকে একটি লিঙ্ক তৈরি করে কোনও ফাইল ভাগ করতে দেয় যা আপনি চান তবে প্রেরণ করতে পারেন। ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবাদি (যার মধ্যে বেশিরভাগ এখন ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবাদি থেকে পৃথক হয়ে যায়) সাধারণত সেগুলিও থাকে।

সাধারণত আপনি যে ফাইলগুলি ভাগ করতে চান তা আপনার সিঙ্কিং বা ক্লাউড স্টোরেজ অ্যাপ্লিকেশনটিতে ফোল্ডারে রেখেছেন এবং আপনি ভাগ করতে পারেন এমন লিঙ্ক পেতে ডান ক্লিক করুন। এই লিঙ্কটি থেকে, প্রাপক ফাইলগুলি ডাউনলোড করতে পারেন। আপনার কাছে কোন পরিষেবা রয়েছে তার উপর নির্ভর করে আপনার কাছে সেই ব্যক্তি কখন বা কতবার ফাইল ডাউনলোড করেন তা দেখার বিকল্প থাকতে পারে। ড্রপবক্স সহ কয়েকটি পরিষেবা আপনাকে অ্যাক্সেসের জন্য মেয়াদোত্তীর্ণ তারিখ তৈরি করতে দেয়।

সামনের দিকে তাকান, আজ শুরু করুন

কাগজবিহীন যাওয়ার বিষয়ে একটি চূড়ান্ত পরামর্শ হ'ল আজ শুরু করা এবং পিছনের চেয়ে প্রত্যাশিত। আমি এর দ্বারা যা বোঝাতে চাইছি তা হ'ল আপনার কাছে কাগজের যে ব্যাকলগ রয়েছে তা ডিজিটাইজেশনে আটকাবেন না। পরিবর্তে, কয়েকটি অ্যাপ্লিকেশন গ্রহণ করুন যা আপনাকে এখন থেকে কাগজবিহীন হতে সহায়তা করবে এবং আপনি আপনার নতুন অভ্যাসগুলি নিয়ে এগিয়ে যেতে পারেন।