ভিডিও: 15 दिन में सà¥?तनों का आकार बढाने के आसाà (নভেম্বর 2024)
যদি আপনার সংস্থাটি ব্যবসায় ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটি বিবেচনা করছে তবে নম্বরগুলি আপনাকে গাইড করে। অবশ্যই, আপনি সম্ভবত আরও একটি স্থায়ী সফ্টওয়্যার লাইসেন্সিং ফি সম্পর্কে উদ্বিগ্ন, যা মাসের পর মাস এবং বছরের পর বছর যোগ হবে, তবে নিশ্চিত নিশ্চিত যে, এই সরঞ্জামগুলি শেষ পর্যন্ত তাদের ব্যয়ের চেয়ে আরও বেশি অর্থ সাশ্রয় করবে। জোহো ডক্সের মতো একটি সম্পাদকের চয়েস সরঞ্জাম আপনাকে আরও নমনীয়তা, সহযোগিতা বৈশিষ্ট্য এবং স্টোরেজ সক্ষমতা সরবরাহ করে যা আপনার কাছে কখনও কাগজ, ফাইল ফোল্ডার এবং স্টোরেজ ক্লোজের সাথে থাকে।
আমি অ্যাডোব ডকুমেন্ট ক্লাউডের গ্রুপ প্রোডাক্ট মার্কেটিং ম্যানেজার লিসা ক্রফ্টের সাথে কথা বললাম, একটি দক্ষ এবং ব্যয়বহুল ব্যবসায়িক ডকুমেন্ট পরিচালনার সরঞ্জাম, ব্যবসায়ের ডকুমেন্ট পরিচালনা করার মাধ্যমে আপনার সংস্থার সময়, স্থান এবং আরও গুরুত্বপূর্ণভাবে, প্রচুর অর্থোপার্জন সঞ্চয় করতে পারে about এই সরঞ্জামগুলি চারটি সুস্পষ্ট উপায় যা বিনিয়োগগুলির জন্য দুর্দান্ত রিটার্ন দেয় provide
1. মুদ্রণের ব্যয়
আপনি যদি পুরো অপারেশনটি ডিজিটাল করে কাগজ নথি থেকে নিজেকে পুরোপুরি মুছে ফেলতে সক্ষম হন তবে আপনি আপনার প্রতিযোগীদের তুলনায় অনেক কম কাগজ কিনবেন। অতিরিক্তভাবে, আপনি মুদ্রণের জন্য কম অর্থ ব্যয় শেষ করবেন, যার মধ্যে শক্তি খরচ, কালি এবং দূরবর্তী অবস্থানগুলিতে শারীরিকভাবে নথি প্রেরণের সাথে সম্পর্কিত ডাক অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
অ্যাডোবের গণনা অনুসারে 10, 000 টি ডকুমেন্ট মুদ্রিত ব্যবসাগুলি ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলিতে স্যুইচ করে প্রায় 10, 000 ডলারের সাশ্রয় করবে (10, 000 ডকুমেন্টগুলি প্রায় এক জিবিতে প্রায় 1/6; পরে এটি আরও), যদি কাগজের ব্যয় আপনাকে দমন করে না, আপনি পরিবেশকে কতটা সহায়তা করবেন তা ভেবে দেখুন। দশ হাজার নথির জন্য 11, 427 গ্যালন জল, 961 পাউন্ড বর্জ্য এবং 3, 725 পাউন্ড কাঠের উত্পাদন প্রয়োজন। এটি আমাদের বাস্তুতন্ত্রের অনেক ক্ষতি হয়েছে।
"কখনও প্রিন্ট না করার চেষ্টা করুন, " ক্রফট বলেছিলেন। "একবার আপনি কোনও দস্তাবেজ মুদ্রণ করার পরে আপনি সেই নথিটি পরিচালনার জন্য একটি ব্যয় প্রবর্তন করছেন you আপনি যদি এটিকে শেষ থেকে শেষ পর্যন্ত ডিজিটাল রাখেন তবে আপনি শুরু থেকে অর্থ সাশ্রয় করেন।"
2. স্টোরেজ ব্যয়
মিডটাউন ম্যানহাটনে বাণিজ্যিক রিয়েল এস্টেটের ব্যয়, যেখানে পিসিমেগের অফিসগুলি অবস্থিত, প্রতি বর্গফুট প্রায় $ 73। আপনি যদি ডকুমেন্ট স্টোরেজটিতে কেবল 100 বর্গফুট উত্সর্গ করেন তবে আপনি প্রতি মাসে প্রায় 7, 300 ডলার বা প্রতি বছর $ 87, 600 ব্যয় করছেন, কেবল কাগজ সংরক্ষণ করছেন oring
তবে, আপনি যদি নিজের কাগজ-ভিত্তিক অপারেশনটিকে পুরোপুরি ডিজিটালাইজ করতে থাকেন তবে আপনি 1 জিবি এরও কম ডিজিটাল ক্লাউড স্টোরেজে, ৪, ৮০০ মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট পৃষ্ঠা সংরক্ষণ করতে সক্ষম হবেন। জোহো ডক্স সহ, উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রতি বছর 100 গিগাবাইট স্টোরেজের জন্য কেবলমাত্র 96 ডলার দিতে পারবেন। একশ গিগাবাইট হ'ল 64, 800, 000 ওয়ার্ড পৃষ্ঠাগুলির সমতুল্য। জোহো ডক্সের সাহায্যে আপনি গ্রুপ ফাইল ভাগ করে নেওয়া, অনলাইন এবং একযোগে টিম এডিটিং, এমনকি অডিট লগগুলিতেও অ্যাক্সেস পাবেন যা আপনার ডকুমেন্টগুলিতে কাকে অ্যাক্সেস করেছে এবং কীভাবে পরিবর্তন করেছে (এই বিষয়ে আরও পরে) tell
৩. আরও কম করার জন্য আরও করুন এবং এটি আরও দ্রুত করুন
আমি আগে কয়েকটি ডিজিটাল বৈশিষ্ট্য উল্লেখ করেছি যা স্ট্যান্ডার্ড কাগজ নথির চেয়ে ব্যবসায়ের ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমকে আপনার ব্যবসায়ের জন্য আরও মূল্যবান করে তোলে। এই বিভাগে, আমি আরও কিছুটা গভীরতার দিকে যাব। অ্যাডোব ডকুমেন্ট ক্লাউডের সাথে উদাহরণস্বরূপ, আপনি একাধিক ব্যবহারকারীর কাছে একটি ফাইল পাঠাতে এবং প্রতিটি প্রাপকের কাছ থেকে স্বাক্ষরের জন্য অনুরোধ করতে পারেন। কাগজ এবং মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের পরিষেবা পরিষেবা সহ যে প্রক্রিয়াটি আরও কত জটিল এবং ব্যয়বহুল হবে সে সম্পর্কে চিন্তাভাবনা করুন। এখন, এই ব্যয়টি বহুগুণ করুন তবে আপনি সারা বছর এই প্রক্রিয়াটির পুনরাবৃত্তি করতে পারেন।
"বৈদ্যুতিনভাবে একটি দস্তাবেজ স্বাক্ষর করা আপনার অর্থ সাশ্রয় করে, " ক্রফ্ট বলেছিলেন। "আপনাকে এটি ফেডেক্স করতে হবে না it এটি ফেরত পাঠানোর জন্য আপনাকে অপেক্ষা করতে হবে না This এটি নথির সময় এবং অতিরিক্ত কপিগুলি হ্রাস করে people আপনি নথিটি পরিবর্তনের ক্ষেত্রেও সমস্যাগুলি দূর করেন, তাই আপনি নথিটি জানেন যে বাইরে গিয়ে স্বাক্ষর করা হ'ল ডকুমেন্ট যা আপনি আসলে প্রেরণ করেছিলেন "" আমি পরের অংশে সুরক্ষায় নেব।
গ্রুপ এডিটিং সম্পর্কে কী? জোহো ডক্সের মতো সরঞ্জামগুলির সাহায্যে আপনি একটি দলকে একত্রিত করতে এবং সদস্য থেকে অন্য সদস্য পদে বার বার প্রেরণ না করে নথিগুলিতে একযোগে পরিবর্তন করতে পারেন। এমনকি আপনি যদি ইতিমধ্যে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড এবং ইমেল ব্যবহার করে থাকেন তবে এই প্রক্রিয়াটি অনেক ধীর এবং কম সহযোগী হবে। আপনি সম্ভবত একটি নথি তৈরি করতে চাইবেন এবং একাধিক পর্যালোচনার জন্য কমান্ডের কমান্ডটি প্রেরণ করবেন, এই বিন্দুটি আপনাকে পুনর্বিবেচনার জন্য প্রেরণ করা হবে। ব্যবসায় ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার দিয়ে, বিনিয়োগকৃত সমস্ত পক্ষই একই দস্তাবেজ দর্শকের মধ্যে ডকুমেন্টে একবারে সম্পাদনা করতে পারে।
ক্রফট বলেছিলেন, "কোনও দস্তাবেজের সাথে সহযোগিতা করতে সক্ষম হওয়া অবশ্যই একটি সুবিধা definitely" "এর মূল্য হ'ল ভ্রমণের জন্য অর্থ সাশ্রয় করে এবং পর্যালোচনা চক্রও হ্রাস করে। আপনি একটি জটিল জটিল চক্রের মধ্য দিয়ে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত একটি নথি নিচ্ছেন Any যে সময় আপনি এই সময়টি হ্রাস করতে পারবেন, আপনি অর্থ সাশ্রয় করছেন। এই পেরিফেরিয়াল জিনিসগুলি লোকেরা চিন্তা করে না তবে আপনাকে দীর্ঘমেয়াদে অর্থ সাশ্রয় করে ""
4. নথি সুরক্ষার অনেক বিষয়
দেরি না হওয়া অবধি আপনার দলমানের সুরক্ষা কতটা সংরক্ষণ করতে পারে তা প্রমাণ করা অসম্ভব। উদাহরণস্বরূপ: কেউ যদি কোনও চুক্তি করে থাকেন যা আপনি তাদের কাছে কোনও কাগজের দৈহিক টুকরোতে প্রেরিত চুক্তি গ্রহণ করেন এবং চুক্তির শর্তাদিতে অবিস্মরণীয় পরিবর্তন করেন? এটি সাইন ইন করার আগে আপনি প্রতারণামূলক দস্তাবেজের প্রতিফলিত পরিবর্তনগুলি দেখতে পাবেন না এটি সম্ভব। এখন আপনি আইনীভাবে নতুন এবং মজাদার চুক্তির শর্তাদির জন্য দায়বদ্ধ।
তদ্ব্যতীত, কেউ যদি এমন এক কাগজের টুকরো হারিয়ে ফেলেন যাতে গুরুত্বপূর্ণ কর্পোরেট তথ্য রয়েছে এবং সেই তথ্যটি ভুল হাতে চলে যায়? আপনি আপনার প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা হারাতে পারেন বা আপনার বিরুদ্ধে মামলা হতে পারে। যদিও এই ক্ষতির ফলে আপনার ব্যবসায়ের কী কী ক্ষতি হতে পারে তার কোনও সংখ্যা রাখার উপায় নেই তবে এটি অবশ্যই বার্ষিক ব্যবসায়িক দলিল পরিচালনার সাবস্ক্রিপশনের দামের চেয়ে কম।
ব্যবসায় "ডকুমেন্ট পরিচালনার সরঞ্জামগুলি আপনাকে জানায় যে কার অ্যাক্সেস রয়েছে এবং তারা কোনও দস্তাবেজ দিয়ে কী করতে পারে, " ক্রফ্ট বলেছেন। "আমি আপনাকে একটি ফাইল প্রেরণ করতে এবং বলতে পারি যে আপনি এটি কখন খুললেন, আপনি যদি এটি তাকান, আপনি কি এটি মুদ্রণ করেছেন I নথিটি কোথায় আছে তা আমি জানি,, সেই নথিটি কি ভুল হাতে পেতে চলেছে? এই সরঞ্জামগুলি সেই ঝুঁকিটিকে পুরোপুরি দূর করে দেয় এটি এমন কিছু যা আপনি অর্থ সঞ্চয় করার বিষয়ে ভাবেন না তবে দীর্ঘমেয়াদে এটি হতে পারে ""
আপনার জন্য সঠিক সরঞ্জামটি সন্ধান করুন
যদিও জোহো ডকস এবং অ্যাডোব বাজারের সেরা সরঞ্জামগুলির মধ্যে অন্যতম, অন্য পণ্য যেমন গুগল ড্রাইভ, মাইক্রোসফ্ট শেয়ারপয়েন্ট, এবং ড্রপবক্স বিজনেস এমন অনন্য বৈশিষ্ট্য সেট দেয় যা আপনার প্রয়োজনের সাথে আরও ভাল মানিয়ে নিতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ: গুগল ড্রাইভ নথিগুলিতে সম্পূর্ণ অনলাইন অ্যাক্সেস সরবরাহ করে, মাইক্রোসফ্ট অফিস ফাইলগুলি পড়তে পারে এবং পাঁচটিরও বেশি ব্যবহারকারীর জন্য সীমাহীন স্টোরেজ সরবরাহ করে। শেয়ারপয়েন্ট হ'ল সংস্থাগুলির জন্য আদর্শ সরঞ্জাম যা মূলত মাইক্রোসফ্ট অফিস 365 সরঞ্জামগুলিতে ওয়ার্ড, পাওয়ারপয়েন্ট এবং এক্সেলের উপর নির্ভর করে। ড্রপবক্স ফাইল সংরক্ষণ, পরিচালনা এবং স্থানান্তর করার ক্ষেত্রে সেরা। এই সংস্থাটি সম্প্রতি আইটি প্রশাসকের সরঞ্জামগুলি যুক্ত করেছে যে কে কী ডকুমেন্টগুলি দেখেছে সে সম্পর্কে আপনাকে আরও স্বাচ্ছন্দ্য দেয়।
