সংগঠিত হচ্ছে: স্মার্ট ডেটা শেয়ারিং

যোগাযোগ হ'ল প্রতিটি ব্যবসায়ের প্রাণবন্ত। তবুও অনেক ব্যবসায়ী নেতা, যারা প্রতিদিন চ্যালেঞ্জের মধ্যে পড়ে, কর্মীদের তথ্য ভাগ করে নেওয়ার জন্য ব্যবহারিক উপায় দেওয়ার প্রয়োজনীয়তাকে উপেক্ষা করে।

"তথ্য ভাগ করে নেওয়ার" দ্বারা আমি যা বোঝাতে চাইছি তা মৌখিক যোগাযোগ, লিখিত ডকুমেন্টেশন, একটি সার্ভার বজায় রাখা, ইমেল লেখার এবং আরও অনেক কিছুকে অন্তর্ভুক্ত করে। এই নিবন্ধটির উদ্দেশ্যে, আমি বৈদ্যুতিন নথিতে ফোকাস করব, তবে কীভাবে সংগঠন জুড়ে এবং সমস্ত স্তরে তথ্য ভাগ করে নেওয়া হয় তা বিবেচনা করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ভাগ করে নেওয়ার গুরুত্ব

কেন তথ্য ভাগ করে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ? আপনার তথ্য ভাগ করে নেওয়ার কাজটি তত বেশি কার্যকরভাবে আপনার ব্যবসা পরিচালনা করবে। কর্মীদের সাফল্যের জন্য তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান এবং তাদের আরও ভাল করার জন্য তাদের কাজের সন্তুষ্টি বাড়ায়।

যখন তথ্যগুলি ভালভাবে ভাগ করা হয় না, তখন ব্যবসায়গুলি কম দক্ষতার সাথে চালিত হয় এবং অর্থ অপচয় হয়। স্থায়ী প্রতিস্থাপন, অস্থায়ী (প্রসন্নতা, মাতৃত্বকালীন ছুটি, সাব্বটিক্যাল) বা নতুন ভূমিকায় - কোনও নতুন কর্মচারী দলে যোগদানের সাথে সাথেই সেই ব্যক্তিকে তার চাকরির কাজ সম্পর্কে বিশাল পরিমাণ শিখতে হবে, পাশাপাশি কীভাবে ব্যবসা পরিচালিত হয়। কর্মচারীরা যখন তথ্যগুলি ভালভাবে ভাগ করে নেন, নতুন দলের সদস্যরা তাদের দ্রুত কী জানার দরকার তা শিখেন। এবং তাদের সত্যিকারের যা জানা দরকার তা হল প্রশ্নের সুনির্দিষ্ট উত্তরের পরিবর্তে তথ্য কোথায় এবং কোথায় পাওয়া যায়। এটি "একজন মানুষকে মাছ ধরা শেখায়" নীতিটি।

গতিতে নতুন কর্মচারী পেতে সময় হারাতে থাকায় একটি ব্যবসায় সবচেয়ে ব্যয়বহুল ব্যয়ের একটি ভাড়া নিচ্ছে is দ্রুত কর্মীরা তাদের নিজস্ব প্রশ্নের উত্তর কীভাবে দেবেন তা নির্ধারণ করুন, যত তাড়াতাড়ি তারা আপনার নীচের লাইনে উল্লেখযোগ্য অবদান রাখতে পারে। পুরো সংস্থা জুড়ে তথ্য-ভাগ করে নেওয়ার উন্নয়নের ক্ষেত্রে আপনার লক্ষ্যটি হল লোকেদের নিজের সমস্যাগুলি সমাধান করা সহজ করা। আরেকটি লক্ষ্য হ'ল লোকেরা একই ভুলগুলির পুনরাবৃত্তির সংখ্যা হ্রাস করে। আপনি যদি এই ব্যয়গুলি হ্রাস করেন তবে কত সহজেই আপনার ব্যবসা পরিচালনা করতে পারে তা কল্পনা করুন Ima

প্রকারের তথ্য কর্মচারীরা ভাগ করে নিন

আসুন কয়েকটি নির্দিষ্ট ধরণের তথ্য যা ভাগ করা উচিত তা বিবেচনা করুন: পদ্ধতিগত ডকুমেন্টেশন, কর্মী সংস্থার চার্ট, ওয়ার্কফ্লো চার্ট, কর্মীদের যোগাযোগের তথ্য, ক্লায়েন্টের যোগাযোগের তথ্য এবং মানবসম্পদ ফর্মগুলি। সমস্ত সম্ভাবনায় আপনার ব্যবসা এইচআর ফর্মগুলি সমস্ত কর্মীদের কাছে সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য করে তুলেছে - সাধারণত আইনটির প্রয়োজন হয় বলে। অন্য সমস্ত নথির ক্ষেত্রে যখন বিষয়টি আসে তবে তার সম্ভাবনা খুব পুরনো হয়ে গেছে বা এগুলির অস্তিত্ব নেই।

পরিবর্তে, লিখিত হওয়া উচিত এমন অনেক তথ্য কারও মাথায় জমা থাকে এবং এটি বেশ কয়েকটি কারণে সমস্যাযুক্ত। প্রারম্ভিকদের জন্য, কোনও ব্যক্তিকে কখনই কোনও ব্যবসায়-সমালোচনামূলক তথ্যের একমাত্র রক্ষক হওয়া উচিত নয়। এটা ঠিক খুব ঝুঁকিপূর্ণ। যদি সেই ব্যক্তি অসুস্থ হয়ে পড়ে, সংগঠনটি ছেড়ে যায়, বা সংগঠনের মধ্যে থাকা লোকদের বা অনুশীলনের জন্য আসে, তবে এটি ব্যবসায়টিকে পিছনে ফেলে দিতে পারে! দ্বিতীয়ত, যখন তথ্য দৃশ্যমান স্থানে না গিয়ে কারও মাথায় সংরক্ষণ করা হয়, তখন অন্য কেউ এতে অবদান রাখতে পারে না। তৃতীয়ত, অন্যান্য ব্যক্তিদের যাদের তথ্যের প্রয়োজন হয় তারা কখনই নিশ্চিত হন না যে তাদের সর্বাধিক আপডেট হওয়া সংস্করণ রয়েছে। কারণগুলি আরও চলছে।

এন্ট্রি-লেভেলের কর্মীদের সবচেয়ে আশ্চর্যজনক সম্পদ হ'ল তারা কীভাবে জিনিসগুলি সন্ধান করতে জানে। যদি তাদের কিছু জানতে হয় (যেমন এক্সেলে কীভাবে সূত্রগুলি লিখতে হয়) এবং এটি বর্ণনা করার জন্য ব্যবহৃত মূল শর্তগুলি সনাক্ত করতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, যোগফল, পণ্য, লিঙ্কযুক্ত স্প্রেডশিট), তারা উত্তরটি অনলাইনে খুঁজে পেতে পারে।

সবসময় প্রায়শই, ব্যবসাগুলি এই ধরণের স্বয়ম্ভরতা সমর্থন করার জন্য ডিজাইন করা হয় না। কর্মক্ষেত্রে, আপনি সর্বদা উত্তর সন্ধান করতে পারবেন না। কখনও কখনও আপনাকে লোকের খোঁজ করতে হবে এবং তাদের থেকে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্যগুলি ঝাঁকিয়ে ফেলতে হবে, যেমনটি আমি পূর্ববর্তী বিভাগে উল্লেখ করেছি। উত্তরগুলি অনুসন্ধানযোগ্য জায়গায় সংরক্ষণ করা হয়নি। তবে তাদের হওয়া উচিত!

লোককে ভাগ করে নেওয়া

আপনি যদি এই নিবন্ধটি পড়ছেন এবং ভাবছেন, "আমার ব্যবসা আগাছায় রয়েছে W ডাব্লুতে কখনই এই জাতীয় ব্যাক-লগ কাজ করার সময় বা সংস্থান থাকবে না, " ভয় পাবেন না। আপনি কীভাবে এটি একটি চার-পদক্ষেপ পরিচালনাযোগ্য প্রকল্পে বিভক্ত করবেন তা এখানে।

1. ভাগ করে নেওয়ার গুরুত্ব ব্যাখ্যা কর। আপনার সংস্থার লোকদের কথায় কথায় 15 মিনিটের একটি বৈঠকে বলুন, কেন ভাগ করা নথি থাকা গুরুত্বপূর্ণ।

২. ডকুমেন্টেশন প্রকল্পের জন্য একটি অর্ধ দিন নির্ধারণ করুন। আপনার যদি ডিলটি মিষ্ট করতে হয় তবে প্রত্যেকের মধ্যাহ্নভোজ কিনুন।

৩. যদি আপনার ব্যবসা দলগুলিতে সাজানো থাকে তবে প্রতিটি দলে তাদের কী কী দলিলগুলি একত্রিত করতে বা আপডেট করতে হবে তা নিয়ে আলোচনা করতে দেখা উচিত। কোন ব্যক্তির মাথায় জ্ঞানটি বেঁচে থাকে তার ভিত্তিতে কোন নথিগুলি তৈরি করা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তাও তারা অগ্রাধিকার দিতে পারে।

৪. হাফ-ডে প্রকল্পের সময়, প্রতিটি ব্যক্তি কেবলমাত্র একটি ডকুমেন্টের জন্য দায়বদ্ধ থাকবে। জটিল প্রক্রিয়াগুলির জন্য, দুই বা আরও বেশি লোক দায়বদ্ধ হতে পারে। প্রকল্পটির লক্ষ্য হ'ল দস্তাবেজগুলি ব্যবসায়ের প্রয়োজনীয়গুলি সেট আপ করা - পুরো দিনটি সেদিন সম্পূর্ণ না করে not

হাফ-ডে প্রকল্পের শেষে, দলের সদস্যরা (বা পুরো সংস্থাটি, যদি আপনার ব্যবসাটি ছোট হয়) তাদের কী তৈরি করেছে এবং কতটা পেল তা একে অপরের সাথে ভাগ করে নেওয়া উচিত। নিশ্চিত হয়ে নিন যে সবাই বুঝতে পেরেছে যে সমস্ত নথিই জীবিত নথি হিসাবে বোঝানো হয়েছে।

এই শেষ পদক্ষেপটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং একটি বা দুটি শব্দের ব্যাখ্যা প্রাপ্য।

লিভিং ডকুমেন্টস

একটি লাইভ ডকুমেন্ট হ'ল সময়ের সাথে পরিবর্তিত হয় এবং সাধারণত একটি প্রশাসক নয়, একদল লোকের দ্বারা পরিবর্তন করা যায়। ডকুমেন্টগুলি দ্বারা আক্রান্ত প্রত্যেকের কীভাবে পরিচালনা করা হয় এবং কী কী আছে, এমনকি জুনিয়র স্টাফও, যারা সম্ভবত কিছু নির্দিষ্ট কাজ সম্পর্কে সর্বাধিক জ্ঞানী ব্যক্তি হতে পারে সে সম্পর্কে ভেবে দেখার সুযোগ নেওয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

লাইভ ডকুমেন্টগুলির পুরো উদ্দেশ্য হ'ল যে সমস্ত লোকের কাছে তাদের অ্যাক্সেস দরকার তা তাদের জন্য উন্মুক্ত এবং স্বচ্ছ করে তোলা - এবং কেবল বিদ্যমান কর্মচারীরা নয়, ভবিষ্যতের কর্মচারীরাও।

সম্প্রতি, আমার এক বন্ধুর জন্য একটি স্প্রেডশিট ঠিক করা দরকার যা তার সংস্থা একটি বিভাগে ব্যয় গণনা করার জন্য ব্যবহার করছিল। স্প্রেডশীটে ভুল সূত্র রয়েছে এবং যে ব্যক্তি এটি সেট আপ করেছিল সে ফাইলটি লক করে রেখেছিল - এবং কয়েক বছর আগে অবসর নিয়েছিল। একটি ভাগ করা সার্ভারে কিছুটা আড্ডা দেওয়ার পরে, আমার বন্ধু একটি নথি পেয়েছিল যা কেবলমাত্র সিনিয়র স্টাফ অ্যাক্সেস করতে পারে, এতে পাসওয়ার্ড রয়েছে। তিনি অত্যন্ত ভাগ্যবান যে পূর্ববর্তী কর্মচারী সেই তথ্যটি এমন জায়গায় রাখার জন্য ভেবেছিলেন যেখানে সঠিক লোকেরা এটি খুঁজে পেতে পারে। তবে এই ক্ষেত্রেও, আমার বন্ধু (এবং সমস্ত সিনিয়র স্টাফ) যদি আগে জানত যে পাসওয়ার্ড সহ এই নথিটি কোথায় আছে, এটি কোথায় রয়েছে এবং এর নাম কী ছিল।

দৃঢ়তা

লিভিং ডকুমেন্টগুলি ভাগ করা সার্ভারগুলিতে রাখা যেতে পারে বা উইকি হিসাবে পরিচালিত হতে পারে। ফাইলগুলি যদি কোনও সার্ভারে হোস্ট করা থাকে তবে নামকরণের কনভেনশনের জন্য আপনার গাইডলাইনগুলি রোল আউট করতে হবে যাতে লোকেরা সার্ভারে নতুন ফাইল এবং ফোল্ডার যুক্ত করতে (বা পুরানো ফাইলগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করে), তারা এটি একটি ধারাবাহিক পদ্ধতিতে করছে। সবাই যদি একই পৃষ্ঠায় থাকে তবে নামগুলি সামঞ্জস্য থাকবে এবং প্রত্যেকে তাদের যা প্রয়োজন তা দ্রুত খুঁজে পেতে সক্ষম হবে।

তথ্য ভাগ করে নেওয়ার শেষ ধাপটি যা প্রয়োজন তাদের জন্য জীবিত নথিগুলি উপলভ্য করা এবং এর জন্য আপনাকে ফাইল এবং ফোল্ডার নামকরণের সম্মেলনে ফিরে যেতে হবে return এমনকি আপনি যদি উইকি তৈরি করেন তবে সাইটের পৃষ্ঠাগুলি কীভাবে নামকরণ ও সংগঠিত করা হয় তার জন্য আপনি একধরনের মানক রাখতে চান।

নামকরণের কোন কনভেনশন ব্যবহার করা হচ্ছে এবং কেন তা সমস্ত কর্মচারীদের বোঝাতে ভুলবেন না। আপনি তাদের কী করতে চান এবং কেন তা সম্পর্কে পরিষ্কার হন। এখানে জোর দেওয়ার জন্য কয়েকটি মূল বিষয়:

1. সংগঠিত হওয়া আমাদের একটি ব্যবসায় এবং একটি দল হিসাবে সফল হতে সাহায্য করে।

২. ধারাবাহিক নামকরণের কনভেনশন ব্যবহার করা আমাদের সকলকে একই পৃষ্ঠায় রাখে এবং আমাদের দলের মানসিকতা বাড়ায়।

৩. সিস্টেম থাকা আপনার সময় সাশ্রয় করে কারণ আপনি দ্রুত জিনিসগুলি আবিষ্কার করতে সক্ষম হবেন।

৪. আপনি আপনার নিজের ত্রুটিগুলি হ্রাস করবেন, যেমন ডেটা মুছতে বা ফাইলগুলিকে ওভাররাইট করা।

৫. সংগঠনটি বাড়ার সাথে সাথে আমরা আরও দক্ষতার সাথে নতুন ব্যবসা পরিচালনা করতে সক্ষম হব।

We. যখন আমরা নতুন কর্মচারী নিযুক্ত করি, তাদের প্রশিক্ষণ দিতে কম সময় লাগবে, এবং তাদের আমাদের চিন্তাভাবনার ধাঁচে নিয়ে যাওয়া দ্রুত ঘটবে।

অ্যাভয়েস নিন

এই নিবন্ধটি থেকে দূরে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ ধারণাগুলি হ'ল:

1. তথ্য ভাগ করে নেওয়া ব্যবসায়ের সাফল্যের জন্য গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রত্যেকের অংশগ্রহণের প্রয়োজন।

২. জীবিত দলিলগুলি সময়ের সাথে সাথে পরিবর্তন করতে পারে এবং হওয়া উচিত; জীবিত দলিলগুলি অবশ্যই একাধিক ব্যক্তির কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য যারা তাদের পরিবর্তন করতে সক্ষম হবেন, সেইসাথে তাদের উপর নির্ভর করে এমন সমস্ত ব্যক্তির কাছে দৃশ্যমান, তবে বর্তমান এবং ভবিষ্যত।

৩. ধারাবাহিকভাবে লেবেলযুক্ত এবং সঞ্চিত নথিগুলি সন্ধান করা সহজ এবং এইভাবে, প্রকৃতপক্ষে ব্যবহৃত হবে।