সংগঠিত হন: মাইক্রোসফ্ট অফিসে 5 সহজ পদক্ষেপে কীভাবে সহযোগিতা করবেন

মাইক্রোসফ্ট অফিস ২০১ in এর বৃহত্তম নতুন বৈশিষ্ট্যটি এটি রিয়েল-টাইম সহযোগী সম্পাদনা সক্ষম করে। একাধিক ব্যক্তিকে একই সাথে একটি ফাইলে কাজ করার অনুমতি দেওয়া এবং সহযোগীকারীরা তাদের দীর্ঘকাল ধরে প্রতিদ্বন্দ্বী অফিস স্যুটগুলির বিক্রয়কেন্দ্র হিসাবে ডকুমেন্টস, শিটস এবং অন্যান্য অনলাইনের মাধ্যমে গুগল ড্রাইভের যে পরিবর্তনগুলি দেখায় তা সব পক্ষকে দেখতে দেয় উত্পাদনশীলতা অ্যাপ্লিকেশন। অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে অতিরিক্ত ছাড়ের সাথে অফিসে লাইভ সহ-রচনা একটি স্বাগত। সহযোগী সম্পাদনা বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে কিছুটা সেটআপ এবং কিছুটা কীভাবে জানা যায় takes এই পাঁচটি পদক্ষেপ আপনাকে শুরু করতে সহায়তা করবে।

1. আপনার নাম পরীক্ষা করুন

আপনি যখন তাদের ফাইলে সাইন ইন করে সম্পাদনা শুরু করবেন তখন লোকে কীভাবে জানবে? ওয়ার্ড বা এক্সেল এর মতো একটি অ্যাপ্লিকেশন খুলুন এবং ফাইল> বিকল্পগুলিতে যান, এবং তারপরে সাধারণ ট্যাবে আপনি "মাইক্রোসফ্ট অফিসের আপনার অনুলিপিটি ব্যক্তিগতকৃত করুন" বলে একটি শিরোনাম দেখতে পাবেন। ম্যাক ব্যবহারকারীরা পছন্দগুলি> ব্যবহারকারীর মধ্যে এই বিকল্পটি পাবেন। এখানে আপনি নিজের নাম, আদ্যক্ষর এবং অন্যান্য সনাক্তকারী তথ্য আপডেট করতে পারেন। আপনার মাইক্রোসফ্ট অ্যাকাউন্টের উপর ভিত্তি করে ইতিমধ্যে ভরা কিছু বিশদ বা আপনার কর্পোরেট অ্যাকাউন্টের প্রশাসকের দ্বারা যে কোনও তথ্য সরবরাহ করা হয়েছে আপনি সম্ভবত দেখতে পাবেন।

যাই হোক না কেন, নাম এবং আদ্যক্ষর আপডেট করা দরকারী যদি লোকেরা আপনাকে আপনার আইনী নাম বা প্রবেশ করা নাম বাদে অন্য কোনও কিছু দ্বারা চেনে। শনাক্তকরণযোগ্য আদ্যক্ষর নির্বাচন করা আপনাকেও সহায়তা করে যদি আপনি আপনার সহযোগীদের সাথে আদ্যক্ষরগুলির একটি সেট ভাগ করেন। উদাহরণস্বরূপ, আমি আমার খুব সাধারণ আদ্যক্ষর, জেডি, জেইডি তে পরিবর্তন করেছি।

২. ক্লাউডে ফাইলগুলি সংরক্ষণ করুন

ভাগ করা জায়গায় যদি ফাইলটি সংরক্ষণ না করা হয় তবে আপনার সাথে কেউ কোনও ফাইল নিয়ে কাজ করতে পারে না। Office 2016 এর জন্য অপেক্ষা না করে আপনি যদি ভাগ করে নেওয়া জায়গা থেকে কোনও ভাগ করা জায়গায় সংরক্ষণ করেন তবে আপনার ফাইলগুলি ট্র্যাক করে রাখার জন্য আপনার আরও সহজ সময় হবে (যা আপনি যখনই করবেন তখনই এটি করবে) স্থানীয়ভাবে সংরক্ষণ করা কোনও ফাইল ভাগ করার চেষ্টা করুন)।

ফাইল> এ হিসাবে সংরক্ষণ করুন এবং ওয়ানড্রাইভে একটি অবস্থান চয়ন করুন (হোম ব্যবহারকারীরা এই প্রথম বিকল্পটি বেছে নেবেন), ব্যবসায়ের জন্য ওয়ানড্রাইভ, বা শেয়ারপয়েন্ট।

৩. সহযোগীদের আমন্ত্রণ করুন

সহযোগীদের আমন্ত্রণ জানাতে আপনার ভাগ করে নেওয়ার বিকল্প মেনু প্রয়োজন যা উপরের ডানদিকে রয়েছে। "প্লাস চিহ্ন সহ ব্যক্তি" আইকনটি সন্ধান করুন। এখান থেকে, আপনি "লোকদের আমন্ত্রণ করুন" চয়ন করতে পারেন।

আমন্ত্রণ করুন লোকেদের একই উইন্ডোতে ঠিক একটি বাক্স খোলে যেখানে আপনি ইমেল ঠিকানাগুলি প্রবেশ করেন, একটি alচ্ছিক বার্তা যুক্ত করুন এবং ইমেল দ্বারা ফাইলটি ভাগ করুন। ম্যাকের জন্য অফিস 2016 এর ম্যাক সংস্করণে, শেয়ার বোতামটি অনুলিপি লিঙ্ক এবং প্রেরণ সংযুক্তি বিকল্পটিও সরবরাহ করে, যা উইন্ডোজ ব্যবহারকারীরা ফাইল> শেয়ার ফলকে খুঁজে পেতে পারেন। ভাগ করে নেওয়ার প্যানেলের নীচে একটি "একটি ভাগ করে নেওয়া লিঙ্ক পান" পছন্দসই, যা আপনার ক্লিপবোর্ডে ফাইলটির একটি লিঙ্ক অনুলিপি করে, যা আপনি পছন্দসই যোগাযোগ বা সহযোগিতার প্ল্যাটফর্মে পেস্ট করতে পারেন।

৪. রিয়েল-টাইম সম্পাদনাগুলি উপস্থিত না হলে পরিবর্তনগুলি দেখতে রিফ্রেশ করুন

আপনি এবং আপনার সমস্ত সহযোগীরা যদি ফাইলগুলি সংরক্ষণের জন্য ব্যবসায় ও শেয়ার পয়েন্ট অবস্থানের জন্য একই ওয়ানড্রাইভ ব্যবহার করেন এবং আপনি সকলেই অফিস 2016 এর একই সংস্করণ ব্যবহার করেন তবে প্রতিটি ফাইল টাইপ করে চিহ্নিত করে আপনার ফাইলের পরিবর্তনগুলি দেখতে পারা উচিত একটি রঙ এবং আদ্যক্ষর বা একটি চিত্রের একটি সনাক্তকারী সেট।

তবে, যদি আপনার সহযোগীরা অন্যভাবে ভাগ করেছেন এমন ফাইলটিতে অ্যাক্সেস করে যেমন ওয়ার্ডের অনলাইন সংস্করণে যেমন আমার সহযোগী পরীক্ষার সময় করেছিলেন, আপনি সম্ভবত রিয়েল টাইমে পরিবর্তনগুলি দেখতে পাবেন না see আমাকে নিজের ফাইলটি ম্যানুয়ালি রিফ্রেশ করতে হয়েছিল বা আপডেট করতে হয়েছিল।

উইন্ডোর একেবারে নীচে, এমন একটি লাইন দেখুন যা বলছে, "আপডেটগুলি উপলভ্য।"

সেই পাঠ্যটি ক্লিক করে দস্তাবেজটি রিফ্রেশ করুন এবং আপনার সহযোগীদের পরিবর্তনগুলি উপস্থিত হবে।

৫. পরিবর্তনগুলি প্রতিরোধ করতে কন্টেন্ট লক করুন

কখনও কখনও আপনি কোনও দস্তাবেজ সম্পাদনা করতে সহায়তার জন্য সহযোগীদের আমন্ত্রণ জানান, তবে তাদের কিছু পরিবর্তন করা উচিত নয়। আপনি এটি ব্লক লেখক সরঞ্জাম ব্যবহার করে লক করতে পারেন, যা এত স্বজ্ঞাতভাবে নাম দেওয়া হয়নি। দেখে মনে হচ্ছে এটি সম্পাদনার সুযোগগুলি বাতিল করবে, যখন বাস্তবে এটি সম্পাদনা করা থেকে আপনার চয়ন করা সামগ্রীটিকে কেবল লক করে দেয়।

আপনি যে সামগ্রীটি লক করতে চান তা হাইলাইট করুন। পর্যালোচনা> ব্লক লেখক যান। হাইলাইট করা অংশে এখন তার পাশে একটি আইকন থাকবে এটি নির্দেশ করে যে আপনি ছাড়া আর কেউ এটি পরিবর্তন করতে পারবেন না।