সংগঠিত হন: আরও উত্পাদনশীল সভা

লিঙ্কডইন এর প্রধান নির্বাহী জেফ ওয়েইনার অকেজো মিটিং অপসারণের জন্য সম্প্রতি তার একটি নিয়ম নিয়ে একটি নিবন্ধ প্রকাশ করেছেন: উপস্থাপনা নেই। তিনি কোথায় যাচ্ছেন তা আমি পেয়েছি তবে এটি একটি নিরঙ্কুশ বক্তব্য এবং আমি বলতে পারি না যে আমি এটির সমস্ত পরিস্থিতিতে 100 শতাংশে একমত।

আমার বিশ্বাস, আরও ভাল সভা করার উপায়টি প্রথমে বুঝতে হবে যে আপনি কোন ধরণের বৈঠক করতে চান এবং তারপরে নিজেকে সংগঠিত করুন এবং তদনুসারে এটির জন্য প্রস্তুত করুন। সভার পরিকল্পনার পর্যায়ে কয়েকটি সাধারণ পদক্ষেপ নেওয়া প্রত্যেকের জন্য এটি আরও উত্পাদনশীল করার দিকে অনেক এগিয়ে যায়।

4 সভা বৈঠক

আমার মনে, চার ধরণের সভা আছে। আপনি যে ধরণের বৈঠক করার কথা ভাবছেন তা যদি আপনি কখনও ভাবেন না, তবে এটি আপনার সমস্যার অর্ধেক হতে পারে।

তথ্য সভা। একটি তথ্য সভা ঠিক তা-ই, তথ্য সঞ্চারের জন্য ব্যবহৃত একটি সভা। আধা-বার্ষিক টাউন হল সভাগুলি সাধারণত তথ্যবহুল। একটি পিআর ব্রিফিং সাধারণত তথ্যগত হয়। সাধারণত, শুধুমাত্র একটি দলের কাছে ভাগ করে নেওয়ার তথ্য রয়েছে। উপস্থিতিগণ এটি শোষণ করার জন্য সেখানে আছেন।

আলোচনা / সহযোগিতা সভা। মস্তিষ্কের আলোচনার সভা বা সহযোগিতার বৈঠকের উদাহরণ। এই ধরণের বৈঠকে, জড়িত এক বা একাধিক পক্ষ এজেন্ডায় কাজ করতে পারে। তথ্য একাধিক ব্যক্তির কাছ থেকে আসা বোঝানো। সহযোগী সভাগুলি প্রায়শই সমস্যা সমাধানকারী সভাও হয়।

চেক ইন সভা। চেক-ইন একটি নিয়মিত নির্ধারিত সভা হয়, সাধারণত কোনও নির্দিষ্ট প্রকল্পের আশেপাশে, যা চলমান হতে পারে বা প্রত্যাশিত সমাপ্তির তারিখ থাকতে পারে। প্রতিদিনের স্ক্রাম চেক-ইনগুলির উদাহরণ are সমস্যাগুলি, সমাধান, পরিবর্তন, অগ্রগতি ইত্যাদি বিষয়ে জড়িত সমস্ত পক্ষই আপ টু ডেট থাকে তা নিশ্চিত করার জন্য চেক-ইনগুলি ভাল regular নিয়মিত চেক-ইন সভাগুলির একটি সুবিধা হ'ল তারা প্রায়শই খুব কম হতে পারে।

কার্যনির্বাহী সভা কার্যনির্বাহী সভাগুলি ব্যক্তিগত প্রিয়। একটি কার্যনির্বাহী সভায়, আপনি এমন কাজ করেন যা সম্পন্ন করা দরকার। এটা ঐটার মতই সহজ. কার্যনির্বাহী সভাগুলি মুকুলের মধ্যে স্থির হওয়া। তারা প্রায়শই সহযোগী হয়। কার্যনির্বাহী সভায় যা অর্জন করা যায় তার একটি উদাহরণ হ'ল প্রোগ্রামাররা এবং স্টেকহোল্ডাররা কোডের পরিবর্তনগুলি (যেমন কোনও ওয়েবসাইট বা অন্যান্য ইন্টারেক্টিভ পণ্যকে বলুন) বাস্তবায়নের জন্য একত্রিত হবেন যে উভয় পক্ষই একে অপরের উপস্থিতিতে সত্যই যথাযথভাবে যাচাই করতে পারে।

কীভাবে সভাগুলিকে আরও উত্পাদনশীল করে তোলা যায়

1. দ্রুত শিডিউল। একটি চলমান বা দীর্ঘমেয়াদী প্রকল্প পরিচালনার ক্ষেত্রে বাদে, আমি দু'বার বা তিন সপ্তাহের বেশি সময় নির্ধারিত মিটিংগুলিকে ঘৃণা করি। প্রায়শই সভার সময় নির্ধারণের আগে, সমস্ত পক্ষের মধ্যে ইমেল, ফোন বা ব্যক্তিগতভাবে কথোপকথন হয় এবং আমি এই কথোপকথনটি সভার আগে মনে মনে নতুন করে রাখা পছন্দ করি। সময়সূচী খুব দূরে, এবং প্রাসঙ্গিক তথ্য আমার মাথা থেকে দীর্ঘ চলে যাবে long

এমন বেশিরভাগ লোকের জন্য উপযুক্ত সময় সন্ধানের চেষ্টা করার সময় যারা তাদের ক্যালেন্ডারগুলি উপলব্ধ করে না, আপনি ডুডল নামে একটি ফ্রি সাইট ব্যবহার করতে পারেন, যা আপনাকে এমন একটি পোল তৈরি করতে দেয় যেখানে লোকেরা মুক্ত থাকার সময়গুলি নির্দেশ করতে পারে।

2. একটি স্পষ্ট বিষয় লাইন ব্যবহার করুন। সভার আমন্ত্রণে, একটি স্পষ্ট বিষয় লাইন থাকা প্রত্যেকের উত্পাদনশীলতার চাবিকাঠি। বিষয়টির লাইনটি কয়েকটি কথায় সভার সাধারণ উদ্দেশ্যটি নির্দেশ করে। এটি লোকেরা মিটিংটি দেখানোর আগে বা ডায়াল করার আগে তাদের কী প্রত্যাশা করা উচিত তা জানতে সহায়তা করে।

একটি সুস্পষ্টভাবে লিখিত সাবজেক্ট লাইন নির্দিষ্ট পক্ষগুলিকে সভার আগে কী প্রস্তুতি নিতে হবে সে সম্পর্কেও পরামর্শ দিতে পারে।

3. একটি এজেন্ডা বা লক্ষ্য আছে। প্রতিটি সভায় এজেন্ডা বা লক্ষ্যগুলির তালিকা প্রয়োজন। সভার জটিলতার উপর নির্ভর করে আপনার স্পষ্টরূপে বলার দরকার নেই, সেক্ষেত্রে বিষয়টি সাবজেক্টের লাইনে স্পষ্টভাবে বলা উচিত। একটি উদাহরণ "বিষয়: ম্যাগাজিনের অক্টোবরের ইস্যুর জন্য লাইনআপ সেট করুন" - এটি একটি কার্যনির্বাহী সভায় সেই কাজটি সম্পন্ন করার লক্ষ্য।

একটি চেক-ইন সভার উদ্দেশ্য হ'ল চেক ইন, অগ্রগতি পর্যালোচনা করা এবং উদ্বেগ উত্থাপন, যাতে আপনার সম্ভবত এই জাতীয় বৈঠকের জন্য একটি স্পষ্ট এজেন্ডার প্রয়োজন হবে না।

আলোচনার সভাগুলি কার্যত একটি এজেন্ডা থাকার মাধ্যমে উপকৃত হয়। সভার আগেই সবার এজেন্ডা গ্রহণ করা উচিত। আমি সভার অনুরোধের নোট ক্ষেত্রে এটি অন্তর্ভুক্ত করার পরামর্শ দিচ্ছি recommend

সভা সভায় যখন কোনও এজেন্ডা বা লক্ষ্যগুলির বুনিয়াদি তালিকা লেখার জন্য সময় নেয়, তখন তা তাকে নিজের মনে সভার উদ্দেশ্য এবং কীভাবে তিনি এটি পরিচালনা করবেন তা দৃify় করতে সহায়তা করে।

4. সভা নেতাকে সংজ্ঞা দিন। প্রতিটি সভায় একটি নেতা বা সহ-নেতাদের প্রয়োজন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, বৈঠক নেতা পুরোপুরিভাবে পরিচিত: তথ্য সভার ক্ষেত্রে যেই সভাটি ডেকেছে বা ভাগ করে নিতে পারে তারাই। ফোন এবং ভিডিও-চ্যাট বৈঠকে (যেমন, ওয়েবেক্স), প্রায়শই সেই ব্যক্তি যিনি কলটি শুরু করেন।

আমি যে সর্বকালের সবচেয়ে খারাপ বৈঠকে অংশ নিয়েছি তার কোনও নেতাই ছিল না, এবং প্রায় অর্ধেকটা বৈঠকের মধ্যেই আমি বুঝতে পেরেছিলাম যে বেশ কয়েকটি পক্ষ জড়িত ভেবেছিল যে আমি এই সভা চালাচ্ছিলাম। এটি একবারে অনুপ্রেরণাদায়ক এবং মুর্তিময় ছিল, সম্পূর্ণরূপে অনুপাতহীনতার কথা উল্লেখ না করে। অন্য একটি বেপরোয়া দৃশ্যে, আমি একবার একটি সভা ডেকেছিলাম, এটি নির্ধারিত করেছিলাম এবং এটি চালানোর জন্য পুরোপুরি উদ্দেশ্য নিয়েছিলাম, কেবলমাত্র অন্য কোনও সহকর্মী এটির পুরোপুরি দায়িত্ব নেবে। এছাড়াও বিরক্তিকর।

৫. প্রযুক্তি হারাবেন, তবে ডেমো করুন। হ্যাঁ, এই নিবন্ধটি প্রযুক্তির সাথে সম্পর্কিত বিষয়গুলি কভার করার জন্য বোঝানো হয়েছে, এবং হ্যাঁ, আমি আপনাকে আরও উত্পাদনশীল সভা করার জন্য আপনার প্রযুক্তিটির কিছুটা হারাতে বলছি। পাওয়ারপয়েন্ট ডেক তৈরি করার আগে আপনি নিজের সময় নষ্ট করার আগে নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন, "আপনার কি আসলেই উপস্থাপনা দরকার?" যদি উত্তর হ্যাঁ হয়, মনে রাখবেন যে স্লাইডগুলি লোককে নিযুক্ত রাখতে এবং আপনার পয়েন্টগুলিকে শক্তিশালী করার জন্য ব্যবহার করা উচিত - এগুলি আপনার জন্য নয়। কেউ তারের মোছা দ্বারা প্রভাবিত হয় না, এবং কেউ যখন আপনার সাথে কথা বলতে বা আপনার সাথে আলোচনা করতে আসে তখন কোনও ভিডিও দেখতে চায় না।

যদি আপনার পণ্য বা পরিষেবা প্রদর্শন করে থাকে তবে প্রদর্শন করুন যে এটি কীভাবে কাজ করে! এর ছবি বা ভিডিও দেখাবেন না। তাদের আসল ম্যাককয় দিন।

আপনি যদি ছবি এবং ভিডিও সহ কোনও মিটিংয়ের প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে নির্দিষ্ট তথ্য দিতে চান তবে সভার আগে তাদের কাছে এটি প্রেরণ করুন যাতে তারা সেই উপাদানের সাথে পরিচিত হতে পারে যা যে কোনও উপায়েই সবার জন্য আরও কার্যকর হবে। তারপরে আপনি বিষয়টির কেন্দ্রবিন্দুতে পেতে এবং আপনার খুব কম সময়ে খুব বেশি সময় ব্যয় করতে পারেন।