সংগঠিত হন: ডিজিটাল পরিবারের নথি পরিচালনা করা

লোকেরা তাদের জীবনে কাগজটি থেকে মুক্তি পেতে মরিয়া। ডিজিটাল সংরক্ষণাগারগুলি অনেক সুবিধা নিয়ে আসে। আপনি তাদের দক্ষতার সাথে অনুসন্ধান করতে পারেন। আপনি একাধিক অবস্থানগুলিতে বৈদ্যুতিন নথিগুলি ব্যাকআপ করতে পারেন যাতে আপনি যে কোনও সময় যে কোনও জায়গায় অ্যাক্সেস করতে পারেন। এবং পরিবারের সদস্য, আইনজীবী এবং অন্য কারও যাদের তাদের প্রয়োজন, তাদের সাথে ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলি ভাগ করা ফটোকপি বা কাগজ ফ্যাক্স করার চেয়ে অনেক সহজ।

তবে আপনি আপনার ঘরে ডিলটি স্ক্যান করার আগে এবং আপনার সমস্ত মাসিক বিল এবং বিবৃতি ইমেলের দিকে ঠেলে দেওয়ার আগে, সমস্ত ডিজিটাল ফর্ম্যাটে সঞ্চারিত হয়ে আপনি কী অর্জন করতে পারবেন বলে চিন্তা করা গুরুত্বপূর্ণ, বিভিন্ন পরিষেবা যা আপনাকে সহায়তা করতে পারে এটি করার ফলে প্রক্রিয়াটি বেশিরভাগ স্বয়ংক্রিয় হবে। এই বিভিন্ন সমাধানগুলি ঠিক কী করে তা আপনি জানতেও চাইবেন কারণ সেগুলি আপনাকে খুব আলাদা ফলাফল দেয়। আপনি এই পরিণতিতে চূড়ান্তভাবে খুশি হবেন কিনা তা মূলত আপনার মূল লক্ষ্যগুলির উপর নির্ভর করে।

ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবাদি (ডিআইওয়াই সমাধান)

আপনি ড্রপবক্স, বাক্স, সুগারসিঙ্ক বা অন্য কোনও ক্লাউড স্টোরেজ সমাধান ব্যবহার করে অনলাইনে পারিবারিক নথিগুলি সহজেই সঞ্চয় এবং পরিচালনা করতে পারেন তবে এই পদ্ধতির পক্ষে কার্যকারিতা এবং কনস রয়েছে।

পেশাদাররা। ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবাটি ব্যবহার করা সম্ভবত সস্তা (আপনি সহজেই 5 জিবি নিখরচায় পেতে পারেন) এবং নির্দিষ্ট ধরণের নথির জন্য ( যেমন , একক নথি, পুনরাবৃত্ত বিলে বা বিবৃতিগুলির চেয়ে) খুব সহজ, বিশেষত আপনার যদি ইতিমধ্যে ফাইল-সিঙ্কিং থাকে অ্যাকাউন্ট সেট আপ ফাইল-সিঙ্কিং পরিষেবাদি সহযোগী বৈশিষ্ট্যগুলি সরবরাহ করে, যাতে আপনি ফাইলগুলি আপনার পরিবারের অন্যদের কাছে বা আপনার আইনজীবি, এবং আরও অনেক কিছুতে অ্যাক্সেসযোগ্য করে তুলতে পারেন।

কনস। আপনি যদি এই অ্যাকাউন্টে মাসিক বিল এবং বিবৃতি সংরক্ষণ করতে চান তবে এটি স্বয়ংক্রিয় হবে না। আপনাকে প্রতি মাসে আপনার সমস্ত অ্যাকাউন্টে লগ ইন করতে হবে এবং ফাইল সিঙ্কিং ফোল্ডারে স্থানীয়ভাবে পিডিএফ সংরক্ষণ করতে হবে। আপনি এই ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য কোনও অনুস্মারক পাবেন না, আপনার বিলগুলি প্রদানের চেয়ে অনেক কম। অবশেষে, আপনার ডকুমেন্টগুলি নিরাপদ থাকবে কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনাকে আপনার নির্বাচিত পরিষেবার সুরক্ষা পরীক্ষা করতে হবে।

প্রকৃতপক্ষে, এই কনসগুলির জন্য একটি কার্যকারিতা রয়েছে এবং এটি ফাইলটি (বর্তমানে বিটাতে) রয়েছে। ফাইলটি এটি আপনার অনলাইন অ্যাকাউন্টগুলির সাথে সংযোগ স্থাপন করে এবং আপনার সাথে সংযুক্ত হওয়া সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্টকে একটি ভান্ডারে পরিণত করে। বিকল্পগুলির মধ্যে বাক্স, ড্রপবক্স, গুগল ড্রাইভ, ইভারনোট এবং এমনকি আপনার নিজের কম্পিউটার অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

বিশিষ্টতা পরিষেবাসমূহ: ফিনান্স ফোকাসড

আপনাকে কাগজবিহীনভাবে পরিবারের ডকুমেন্টগুলি পরিচালনা করতে সাহায্য করার জন্য বেশ কয়েকটি বিশেষ পরিষেবা রয়েছে তবে এগুলি কিছুটা ভিন্ন উদ্দেশ্যে পরিবেশন করে, তাই আপনাকে আসলে কী করা উচিত তা ভেবে চিন্তা করা সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ।

ম্যানিলা (ফ্রি) উদাহরণস্বরূপ, একটি অনলাইন অ্যাকাউন্ট যা আপনি আপনার সমস্ত মাসিক স্টেটমেন্টের রেকর্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে রাখতে এবং সেই সাথে আপনার বিলগুলি প্রদানের জন্য আপনাকে স্মরণ করিয়ে দিতে পারেন। এটির মধ্যে একটি ঝরঝরে বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনাকে ঘন ঘন ফ্লায়ার মাইলের মতো পুরষ্কারের প্রোগ্রামগুলি ট্র্যাক করতে দেয় এবং এটি আপনার পয়েন্টের মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে আপনাকে কোনও অ্যাকাউন্টে পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য চাপ দিতে পারে। ম্যানিলা এমন ব্যক্তির জন্য দুর্দান্ত যাদের যাদের সময়মতো বিল পরিশোধে সহায়তা প্রয়োজন হয় বা যারা পরিষেবা সরবরাহকারীদের কাছ থেকে এই সমস্ত বিবৃতি কেন্দ্রীভূত করতে চায়, তবে এটি এর চেয়ে বেশি কিছু করে না।

ডক্সো আপনার বিবৃতি এবং বিল সংগ্রহের জন্য ম্যানিলার অনুরূপ, তবে এটি আপনাকে আরও গুরুত্বপূর্ণ ডিজিটাল ফাইলিং মন্ত্রিসভা তৈরি করে অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ ঘরোয়া নথিগুলি আপলোড করতে দেয়। আমি পছন্দ করি যে ডক্সো আপনার সমস্ত অন্যান্য নথি স্ক্যান এবং আপলোড করার ডিআইওয়াই পদ্ধতির সাথে ম্যানিলায় পাওয়া অটোমেশনের সাথে একত্রিত। দুর্ভাগ্যক্রমে, ডক্সোর ম্যানিলার চেয়ে কম অংশীদার রয়েছে, সুতরাং এটি বেশ কয়েকটি বড় সরবরাহকারীদের সাথে সংযোগ করতে পারে না, যেমন চেস ব্যাংক, নেটফ্লিক্স, ক্যাপিটালঅন এবং আরও কয়েকটি বড় নাম। ডক্সোর একটি আকর্ষণীয় বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা ম্যানিলা নেই: আপনার সংগ্রহ করা ডকুমেন্টগুলি অন্য কোনও স্থানে যেমন একটি ড্রপবক্স অ্যাকাউন্টে রফতানি করার ক্ষমতা, যাতে আপনি সেগুলি ব্যাক আপ নিতে পারেন।

ঝরঝরে, যা NeatDesk এবং অনলাইন স্টোরেজ সেন্টার উভয়ই করে তোলে NeatCloud (প্রতি মাসে $ 5.99 থেকে), আপনার বাড়িতে থাকা কাগজপত্রগুলি স্ক্যান করতে এবং আপলোড করতে সহায়তা করার দিকে মনোনিবেশ করে। এটি দ্রুত এবং বিশেষত ট্যাক্স এবং আর্থিক কাগজপত্র সনাক্তকরণে খুব ভাল এবং আপনি ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টে সমস্ত কিছু শ্রেণিবদ্ধ এবং সংগঠিত করতে পারেন। যদিও ঝরঝরে ম্যানিলা এবং ডক্সো যেভাবে পুনরাবৃত্তি করে তার জন্য নথির জন্য কোনও অটোমেশন সরবরাহ করে না।

বিশিষ্টতা পরিষেবাদি: জীবনকেন্দ্রিক

TheDocSafe (প্রতি মাসে 95 5.95) কিছুটা ভিন্ন দিকে যায়। এটি আপনাকে পারিবারিক এবং ব্যক্তিগত তথ্যের একটি দীর্ঘ তালিকার মধ্য দিয়ে নিয়ে যায় যা আপনি প্রথম দিকে কাগজে না থাকতে পারে এমন অনেকগুলি সামগ্রীর মতো, যেমন জরুরি যোগাযোগের তথ্য হিসাবে কেন্দ্রিয় করতে চান। প্রাথমিক অ্যাকাউন্ট সেটআপ করার পরে, এটি আপনার কাছে থাকা সমস্ত নথিকে কভার করে তা নিশ্চিত করার জন্য মূলত একটি প্রশ্নপত্র যা আপনাকে পাঠায়: আপনার কি কোনও বাড়ি আছে? আপনি কি বিবাহিত? আপনার কি সন্তান আছে? আপনার কি শেষ ইচ্ছা এবং শপথ ​​রয়েছে? এই প্রতিটি প্রশ্নের জন্য, আপনি উত্তরগুলি ইনপুট করতে পারেন এবং সম্পর্কিত শিরোনাম, কাজ, শংসাপত্র এবং আইনী কাগজপত্র আপলোড করতে পারেন।

জাভন্ট ভল্ট কিছু উপায়ে অনুরূপ, তবে আপনি মারা যাওয়ার পরে এই সমস্ত বিবরণ কোনও উপকারকারীর কাছে দেওয়ার জন্য আরও ডিজাইন করা হয়েছে। তবুও, আপনি জীবিত থাকাকালীন সুরক্ষিতভাবে অনেকগুলি গুরুত্বপূর্ণ পরিবার বা ব্যক্তিগত কাগজপত্রকে কেন্দ্রীভূত করার জন্য আশ্চর্যজনকভাবে কাজ করে। আপনি আপনার সম্পত্তির জায়গুলি নিতে পারেন, আপনার সমস্ত অনলাইন অ্যাকাউন্ট লগইন আইডি এবং পাসওয়ার্ড তালিকাভুক্ত করতে পারেন এবং প্রিয়জনদের কাছে আপনার মৃত্যুর পরে এই সমস্ত তথ্য দিয়ে আপনি কী প্রত্যাশা করবেন সে সম্পর্কে বিস্তারিত নোট রেখে যেতে পারেন। জাভন্ট ভল্ট একটি সামাজিক সুরক্ষা নম্বর দ্বারা লক হয়েছে, সুতরাং এটি কেবল মার্কিন ব্যবহারের মধ্যে সীমাবদ্ধ।

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ? দূরদর্শিতা

ডিজিটালাইজেশন এবং ডিজিটালি আপনার পরিবারের নথিগুলি সংগঠিত করার আগে নেওয়া সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপটি হল আপনি কী করতে চান তা বা কী সমস্যার সমাধান করতে হবে তা নিয়ে ভাবনা। আপনি যদি পরিষ্কার লক্ষ্য বা ফলাফলকে সামনে না রেখে কাগজবিহীন হয়ে যেতে শুরু করেন তবে আপনার প্রচেষ্টাগুলি নষ্ট হতে পারে, যেহেতু উপলব্ধ অনেকগুলি সমাধান খুব আলাদা পরিষেবা দেয় offer