সংগঠিত হন: কীভাবে আপনার ট্যাক্সের ডকুমেন্টগুলি স্ক্যান, সংরক্ষণ এবং টুকরো টুকরো করা যায়

আপনার করের নথিগুলি সংগঠিত করা একটি চলমান প্রক্রিয়া। প্রথমে, আপনি প্রতিটি দস্তাবেজটি পাওয়ার সাথে সাথে কিছু করতে হবে, এটি ব্যবসায়ের ব্যয়ের কোনও রশিদ হোক বা কোনও নিয়োগকর্তার কাছ থেকে ডাব্লু -2 ফর্ম। আপনি এটি স্ক্যান করতে পারেন। আপনি এটি একটি ফোল্ডারে ফাইল করতে পারেন। আপনি এটি দিয়ে যা কিছু করুন না কেন আপনি যখন আপনার করগুলি করেন তখন আপনাকে এটি আবার উল্লেখ করতে হবে, তাই আপনাকে এটি সনাক্ত করতে সক্ষম হতে হবে। আপনাকে এই ডকুমেন্টগুলির মধ্যে কিছু সময় অন্য কারও কাছে হস্তান্তর করতে হতে পারে, সম্ভবত কোনও অ্যাকাউন্টেন্ট, তবে খুব কমপক্ষে, ট্যাক্সের শেষ সময়সীমা দ্বারা আইআরএসের কাছে হস্তান্তর করতে হবে। শেষ পর্যন্ত, আপনি নিজের গোপনীয়তা রক্ষা করতে আপনার ডকুমেন্টগুলি সঠিকভাবে নিষ্পত্তি করতে চাইবেন।

আপনি যদি পরবর্তী তারিখে কীভাবে ট্যাক্স ডকুমেন্ট ব্যবহার করবেন এবং কীভাবে রেফারেন্স ব্যবহার করবেন তা অনুমান করতে যদি আপনি পুরো প্রক্রিয়াটি ভেঙে দেন তবে আপনি স্ক্যানিং, সংরক্ষণ এবং অবশেষে ফাইলগুলি ছাঁটাই করার পদ্ধতি নিয়ে আসতে পারেন, যাতে আপনি অজান্তেই না হন পথে নিজের জন্য আরও কাজ করুন।

কোন করের ডকুমেন্টগুলি আপনার সংরক্ষণ করা উচিত?

নিয়োগকর্তাদের কাছ থেকে আপনাকে পাঠানো সমস্ত কিছু সংরক্ষণ করা উচিত, পাশাপাশি রিয়েল এস্টেট, ব্যাংক অ্যাকাউন্ট, অনুদান বা বিনিয়োগের সাথে সম্পর্কিত কোনও নথিও। অন্য কথায়, অন্যদের দ্বারা উত্পাদিত এবং বছরের শেষের করের উদ্দেশ্যে আপনাকে সরবরাহ করা দস্তাবেজগুলি সংরক্ষণ করুন।

আপনার দ্বারা উত্পন্ন নথি হিসাবে, আইআরএস ওয়েবসাইটের টিপস নোট করে যে রেকর্ডগুলিতে "বিল, ক্রেডিট কার্ড এবং অন্যান্য প্রাপ্তি, চালান, মাইলেজ লগ, বাতিল, চিত্রযুক্ত বা বিকল্প চেক, প্রদানের প্রমাণ, এবং ছাড় বা ক্রেডিট সমর্থন করার জন্য অন্য কোনও রেকর্ড অন্তর্ভুক্ত রয়েছে আপনি ফিরে আসার জন্য দাবী করেন।"

করের দলিলগুলি স্ক্যান করা হচ্ছে

আপনি সম্ভবত আপনার সমস্ত করের নথিগুলি নেবেন এবং সেগুলি একটি বাক্স, ড্রয়ার বা ফোল্ডারে স্টাফ করবেন। এটি ঠিক আছে, যতক্ষণ আপনি তাদের প্রয়োজন পরে পরে এগুলিকে দ্রুত খুঁজে পেতে পারেন can

আপনি পরে নথিগুলি খুঁজে পেতে পারেন তা নিশ্চিত করার একটি দ্রুত এবং আরও সুবিধাজনক উপায় হ'ল তাদের স্ক্যান করে ডিজিটালাইজ করা। আপনার দস্তাবেজগুলি স্ক্যান করা আপনাকে ব্যাকআপ তৈরি করার সুবিধাও দেয়, যাতে শারীরিক অনুলিপিগুলিতে (আগুন, বন্যা, চার বছর বয়সী) কোনও কিছু হয়ে থাকে, আপনার জন্য অতিরিক্ত সেট থাকবে।

আপনি একটি বড় ডেস্কটপ স্ক্যানার বা মাল্টিফংশন প্রিন্টার ব্যবহার করতে পারেন যার মধ্যে একটি স্ক্যানার অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যা আপনার যদি স্ক্যান করার জন্য প্রয়োজনীয় পৃষ্ঠাগুলির বড় স্ট্যাক থাকে তবে তা কার্যকর। আপনার কাছে যদি হাতে গোনা কয়েকটি নথি থাকে তবে আপনি মোবাইল স্ক্যানিং অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করতে পারেন।

অনেক মোবাইল স্ক্যানিং অ্যাপস বিনামূল্যে। তারা আপনার ফোনটিকে একটি স্ক্যানারে পরিণত করে। তারা দস্তাবেজের প্রান্তটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সন্ধান করে এবং চিত্রগুলিকে পিডিএফে রূপান্তর করে। আপনি যদি এর আগে কখনও ব্যবহার করেন না, আমি আপনাকে একবার চেষ্টা করে দেখার অনুরোধ করছি। এগুলি ব্যবহার করা অত্যন্ত সহজ।

ট্যাক্সের ডকুমেন্টস সংরক্ষণ এবং নামকরণ

একবার আপনি আপনার দস্তাবেজগুলি স্ক্যান করলে, পরে নিজেকে সাহায্য করার জন্য সবচেয়ে সুবিধাজনক কাজটি হ'ল ফাইলগুলি বুদ্ধিমানের সাথে নামকরণ করা এবং একটি ফোল্ডারে খুব স্পষ্ট নামের সাথে আটকে রাখা, যেমন "2016 ট্যাক্স ডকুমেন্টস।"

ট্যাক্স ফাইলিংয়ের বছর এবং আপনার কম্পিউটার ফোল্ডারে এবং আপনার ফাইলগুলির নামে "ট্যাক্স" এবং "ট্যাক্স" শব্দ দুটি ব্যবহার করুন। এইভাবে, পরে যখন আপনার ফাইলগুলির দরকার হয়, আপনি কোথায় রেখেছিলেন তা ঠিক মনে না থাকলেও আপনি তাদের অনুসন্ধান করতে পারেন।

ফাইলের নামগুলির জন্য, ফর্মের নামও অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন 1099-INT বা ডাব্লু -2, এবং অন্য যে কোনও নির্দিষ্ট বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন যা আপনার বা অন্য কেউ যারা আপনার নথিগুলি ফাইলটিতে হ্যান্ডেল করে ঠিক তার সাথে সংকেত দেয়। উদাহরণস্বরূপ, ডাফি ব্যাংক থেকে 2016 1099-INT এর জন্য একটি ভাল ফাইলের নাম হবে: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank।

কর ডকুমেন্টস কাটা

আপনার করের নথির ডিজিটাল অনুলিপিগুলি অনির্দিষ্টকালের জন্য সংরক্ষণ করে ক্ষতি করে না তবে আপনি অবশ্যই কয়েক বছর পরে কাগজের অনুলিপিগুলি নিরাপদে নিষ্পত্তি করতে পারেন। যেমনটি উল্লেখ করা হয়েছে, আইআরএসের গাইডলাইন রয়েছে যার জন্য ডকুমেন্টগুলি কতটা সময় সংরক্ষণ করতে হবে। যদি আপনি বরং সাবধানতার দিকে ভ্রষ্ট হন তবে সাত বছর হ'ল সংখ্যাটি মনে রাখা, কারণ এটি সরকারের সবচেয়ে দীর্ঘ সময় প্রয়োজন time

যেহেতু আপনি এই বছর 2016 এর জন্য ফাইল করছেন, আপনি 2009 বা তার আগের কোনও কিছু নিরাপদে ছাঁটাই করতে পারেন। আপনি যদি একটি ছোট ব্যবসা পরিচালনা করেন বা প্রচুর সংবেদনশীল দলিল রাখেন তবে আপনার নিজের শেড্ডারের মালিক হ'ল উপায়। তারা এতটা ব্যয়বহুল নয়, পিসিমেগে $ 159 থেকে 329 ডলার পর্যন্ত সেরা শ্রেডারদের পরীক্ষা করা হয়েছে। সুইংলাইন স্টাইল + সুপার ক্রস-কাট শ্র্রেডার শীর্ষ-রেটেড মডেলগুলির মধ্যে সর্বনিম্ন ব্যয়বহুল।

আপনার করগুলি ই-ফাইল করুন

আপনার করের দলিলগুলি কীভাবে ডিল করতে হয় তা আপনি এখন বুঝতে পেরেছেন, আসলে আপনার করগুলি শুরু করার সময় - এবং আগেরটি আরও ভাল। আপনার কাছে প্রযুক্তিগতভাবে এপ্রিল 18 এপ্রিল অবধি থাকার সময়, আপনার করগুলি শীঘ্রই করা আপনার মানসিক শান্তির জন্য ভাল for যদি আপনি ফেরত পান তবে তাড়াতাড়ি পাবেন - আর কে তা চায় না? যদি দিতে হয়, ভাল, আপনি কীভাবে এটি কীভাবে মোকাবেলা করবেন তা নির্ধারণ করার জন্য আরও সময় দিতে হবে।

তদুপরি, আপনি যদি কোনও নথি অনুপস্থিত বা তার মধ্যে একটির ভুল হিসাবে প্রমাণিত হয় তবে শেষ দিন মধ্যরাতের চেয়ে এখনই খুঁজে পাওয়া আরও ভাল। অবশ্যই আপনি সর্বদা একটি এক্সটেনশন পেতে পারেন, তবে কেউ যদি এড়াতে পারে তবে শেষ মুহুর্তের এমন চাপের সাথে কারও আচরণ করা উচিত নয়। এও বিবেচনা করুন, আপনার যদি নিজের পছন্দমতো ট্যাক্স ফাইলিং পরিষেবাতে সহায়তার সাথে যোগাযোগ করা দরকার হয়, আপনি যদি শেষ মুহুর্তে আপনার ট্যাক্সগুলি ই-ফাইল করেন, তার চেয়ে কারও কাছে পৌঁছানোর সম্ভাবনা এখন অনেক ভাল।

আপনার 2016 ট্যাক্সের জন্য আমাদের দুটি প্রিয় কর-প্রস্তুতি পরিষেবা রয়েছে (2017 এ যা আপনার ফাইল করতে হবে)। যারা খুব বন্ধুবান্ধব ইন্টারফেস এবং সর্বাধিক বিস্তৃত সমর্থন চান, পেশাদারদের সাথে ভিডিও কনফারেন্স করার দক্ষতা সহ যারা রিয়েল টাইমে আপনার রিটার্নটি দেখতে পারেন তাদের পক্ষে টার্বোট্যাক্স স্ব-কর্মসংস্থানের শীর্ষ নির্বাচন। ট্যাক্স অ্যাক্ট অনলাইন প্রিমিয়াম হ'ল বাজেটে আপনার করগুলি করানোর জন্য আমাদের সম্পাদকের পছন্দ, যদি আপনার হাতে যতটা হ্যান্ড হোল্ডিংয়ের প্রয়োজন হয় না। আরও জন্য আমাদের সেরা কর প্রস্তুতি সফ্টওয়্যার এর রাউন্ডআপ দেখুন।