সংগঠিত হন: কীভাবে স্প্রেডশিটগুলি দিয়ে আপনার কাজ পরিচালনা করবেন

আমি কর্মক্ষেত্রে ব্যবহার করি এমন একটি সহজ সাংগঠনিক কৌশল হ'ল নিজের অগ্রগতির ব্যক্তিগত স্প্রেডশিটগুলি রাখা keep কারও প্রয়োজন নেই যে আমি এটি করি। কেউ আমার স্প্রেডশিট দেখতে জিজ্ঞাসা করে না। আমি এগুলি পুরোপুরি আমার নিজের জন্য রাখি, আমাকে দক্ষতার সাথে কাজ করতে এবং আমি কী অর্জন করেছি তা দ্রুত দেখতে সক্ষম হয়েছি।

সংগঠিত হয়ে উঠুন এই সংস্করণে, আমি বর্তমানে রাখছি এমন কয়েকটি স্প্রেডশিট ভাগ করব এবং তারা আমার জন্য কী করে তা ব্যাখ্যা করব। আমার কাজের সাথে সম্পর্কিত স্প্রেডশিটের সামগ্রীগুলি বিশেষত, নীতিগুলির অনেকগুলি সর্বজনীন এবং অন্যান্য ধরণের কাজের সাথে খাপ খাইয়ে নিতে পারে।

সংরক্ষণ এবং সময়সূচী আইডিয়া

গেট অর্গানাইজড কলামটি সাপ্তাহিক, যার অর্থ হ'ল আমার 52 টি ধারণাগুলি নিয়ে আসতে হবে যা আমি বাস্তবে এক বছরে ব্যবহার করব… যার অর্থ সম্ভবত আমার অতিরিক্ত 50 থেকে 100 ধারণা প্রয়োজন যা আমি শেষ পর্যন্ত প্রত্যাখ্যান করব (আমাদের বেশিরভাগেরই প্রয়োজন সত্যিই ভালগুলি খুঁজে পেতে বিপুল পরিমাণ ধারণাগুলি তৈরি করতে)।

আমারও একবারে কয়েক সপ্তাহ এগিয়ে থাকা উচিত এবং বিশ্বে কোন নির্দিষ্ট বিষয়টির সাথে কোনও নির্দিষ্ট বিষয় সমন্বিত হবে কিনা তা চিন্তা করার জন্য নিবন্ধগুলি প্রকাশিত (প্রতি সোমবার) তারিখগুলিতে মনোযোগ দিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, গত মে মাসে, যখন নতুন স্নাতকগণ চাকরির সন্ধান করছিলেন, আমি সেই থিমটির উপর একটি ধারাবাহিক নিবন্ধ চালিয়েছিলাম: কীভাবে একটি অনলাইন কাজের সন্ধান করতে হবে, কীভাবে একটি পরিষ্কার এবং পেশাদার অনলাইন প্রোফাইল তৈরি করা যায়, পুনরায় শুরু এবং কভার লেটারগুলির টিপস ইত্যাদি etc ।

এটি করার জন্য, আমি নীচে নীচে চলমান ধারণাগুলির তালিকা এবং সমস্ত নির্ধারিত প্রকাশের তারিখ সহ শীর্ষে একটি গ্রিড সহ একটি অত্যন্ত প্রাথমিক স্প্রেডশিট রাখি। স্প্রেডশিটটি কীভাবে অনেক সপ্তাহ এবং মাস জুড়ে বিষয়গুলি পরিকল্পনা করতে পারে সে সম্পর্কে আমাকে বিস্তৃতভাবে ভাবতে সহায়তা করে। আমি খুব সহজেই ভবিষ্যতের নিবন্ধগুলির ক্রম পরিবর্তন করতে পারি যেগুলি খুব বেশি মিল বলে মনে হয় এমন বিষয়গুলির মধ্যে আরও সময় দিতে বা যৌক্তিকভাবে সম্পর্কিত বিষয়গুলির সাথে একসাথে ক্লাস্টার।

এই নির্দিষ্ট স্প্রেডশিটটি গুগল ড্রাইভে বসবাস করে কারণ সেই পরিষেবাটি আমার কাছে কার্যত যে কোনও জায়গা থেকে পাওয়া যায় এবং অফিস থেকে দূরে থাকাকালীন আমার যদি ধারণা থাকে তবে আমি সাইন ইন করে বিনা দ্বিধায় এটিকে যুক্ত করতে পারি।

কাজটি শেষ করার পরে আমি লগইন করার জন্য এই স্প্রেডশীটে ঘন ঘন ফিরে আসি, তাই আমি নিয়মিত আমার ধারণাগুলি দেখেছি যা আমি মস্তিস্কে ফেলেছি through অনেক লোক তাদের ধারণাগুলির নোট লিখে রাখে তবে তাদের কাছে আর ফিরে আসে না। এই সিস্টেমটি সহ, আমি সপ্তাহে অন্তত একবার আমার নিজের ধারণাগুলির তালিকার মুখোমুখি হয়েছি।

লগিং প্রকল্পের অগ্রগতি

পিসিমেগে আমার কাজের একটি বড় অংশ হ'ল সফটওয়্যার পণ্য এবং ফিটনেস গ্যাজেটগুলি পরীক্ষা করা এবং সেগুলির পণ্য পর্যালোচনা লিখতে, সুতরাং আমার কাছে সেই কাজের জন্য নিবেদিত আরও একটি স্প্রেডশিট রয়েছে have

(আমি উপরের ছবিতে অস্পষ্ট কন্টেন্টের পরিমাণের জন্য ক্ষমা চাইছি))

উপরের চিত্রটিতে আপনি যে কলামগুলি দেখছেন তা কেবল আমাকে দ্রুত ব্যাখ্যা করি। আইডি নামে পরিচিত কলামটি হ'ল প্রকাশিত হয়েছে এমন একটি পণ্য পর্যালোচনার নিবন্ধ আইডি। কলাম বি পণ্যটির নাম। কলাম সি, স্থিতি, পর্যালোচনাটির স্থিতি রাখে, যেমন "পাব 12-এপ্রিল -13" এর অর্থ একটি নিবন্ধ 12 এপ্রিল, 2013 এ প্রকাশিত হয়েছিল I I মাধ্যমে কলামগুলি ডিমে কাজের সাথে সম্পর্কিত চেকবাক্স যা কোনও পণ্য পর্যালোচনার আগে অবশ্যই শেষ করা উচিত সম্পাদনা এবং প্রকাশের প্রক্রিয়াটি সরাতে পারে।

মাপদণ্ড (কলাম ডিআই) এর মধ্যে রয়েছে একটি ডাটাবেসে পণ্য লগইন করা ("কিউবি"), পণ্যের চশমা ("স্পেসস") এর রূপরেখার একটি ফর্ম জমা দেওয়া, পণ্যটির চিত্র ("চিত্র") আপলোড করা এবং অতিরিক্ত স্লাইডশো তৈরি করা অন্তর্ভুক্ত চিত্রগুলি ("স্লাইডশো")। প্রতিটি পণ্যেরও এক থেকে পাঁচ ("রেটিং") এর স্কোর প্রয়োজন, এবং আমি "নোটস" এর জন্য আরও একটি কলাম যুক্ত করেছি যেখানে আমি কেবলমাত্র নির্দেশিত করি যে কোনও পণ্য কোনও পিসিমেগ সম্পাদকদের পছন্দ হিসাবে প্রাপ্য কিনা whether

স্প্রেডশিটটি সত্যই তার অন্তরে চেকবক্সগুলির একটি সিরিজ। এটি আমাকে এক নজরে দেখতে দেয় যে আমি প্রয়োজনীয় সমস্ত পূর্ববর্তী কাজগুলি করেছি কিনা। তবে এর অন্যান্য সুবিধাও রয়েছে।

ভবিষ্যতে অর্গানাইজড কলামগুলি পাওয়ার জন্য আমার বুদ্ধিদীপ্ত ধারণাগুলি যেভাবে লগইন করেছি সেভাবে, আমি আমার পর্যালোচনা স্প্রেডশিট পণ্যগুলির নীচে লগও করি যা আমি সম্ভবত পর্যালোচনা করতে আগ্রহী হতে পারি। অতএব, আমার কাছে সর্বদা নতুন ধারণাগুলির একটি চলমান তালিকা রয়েছে।

যদি আমি পর্যালোচনা করা পণ্যগুলির জন্য প্রকাশিত তারিখ বা অনন্য নিবন্ধ আইডি সন্ধান করা প্রয়োজন (যা আমি বরং প্রায়শই করি) তবে এটি খুব দ্রুত রেফারেন্স হিসাবেও কাজ করে। অবশ্যই, তথ্যটি পাওয়ার জন্য আমাদের অফিসে অন্যান্য সিস্টেম রয়েছে তবে আমার কাছে এই স্প্রেডশিটটি থেকে এড়ানো প্রায় দ্রুত হয় কারণ আমি এটি আমার প্রয়োজনীয়তার সাথে সুনির্দিষ্ট করতে কাস্টমাইজ করেছি।

কী বদলে গেছে তার খোঁজ রাখা

আমি যে স্প্রেডশিটটি শেয়ার করতে চাই তা হ'ল আমি লিখি এমন একটি নির্দিষ্ট নিবন্ধের ট্র্যাক রাখতে আমি ব্যবহার করি: 100 টি সেরা আইফোন অ্যাপস। নিবন্ধটি পরিচালনা করার জন্য জটিল সংস্থা প্রয়োজন কারণ আমি ঘন ঘন সামগ্রী আপডেট করি। অন্য কথায়, প্রতি কয়েক সপ্তাহে, 100 টি সেরা অ্যাপের মধ্যে বেশ কয়েকটি নতুন। ছয় মাস আগে আমি যা বলেছিলাম তার বিপরীতে আমি যে অ্যাপ্লিকেশনগুলিকে বলেছিলাম সেগুলি আজ সেরা ছিল বলে আমি সজাগ থাকতে হবে।

আমার পদ্ধতিটি বেশ সহজ। আমি প্রতিটি অ্যাপ্লিকেশনটি 100 সেরা তালিকার উপরে চলে যাওয়ার সাথে সাথে এক্সেলে লগ করি। আমি নিবন্ধে এটি যুক্ত হওয়ার তারিখটি রেকর্ড করেছি, বা শেষ বার যখন আমি পাঠ্যটি আপডেট করেছি তবে এটি এমন একটি অ্যাপ্লিকেশন, যা এখনও ভাল তবে শেষ বারের থেকে এটি সম্পর্কে একটি অস্পষ্টতা লেখার পরে উল্লেখযোগ্যভাবে আপডেট হয়েছে। আমি সেই অ্যাপ্লিকেশনগুলির একটি চলমান তালিকা রাখি যা তালিকায় আগে ছিল তবে তার জায়গাটি হারিয়েছে।

এই স্প্রেডশিটটি আমাকে 100 টি অ্যাপ্লিকেশন হিট করেছে কিনা তা দেখতেও সহায়তা করে কারণ এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমার জন্য তাদের গণনা করে। পৃষ্ঠার বিরতিগুলি নির্দেশ করে এমন সীমানা যুক্ত করে অ্যাপ্লিকেশনগুলিকে বিভিন্ন পৃষ্ঠায় গোষ্ঠী করতে আমি এটি ব্যবহার করি। রঙিন কোডিং আমাকে তালিকার (হলুদ) নতুন অ্যাপ্লিকেশনগুলি দেখতেও সক্ষম করে, যা প্রকাশের প্রক্রিয়া চলাকালীন একটি পতাকা যা এর অর্থ অন্যদের তুলনায় আমার এই বিভাগগুলি আরও নিখুঁতভাবে পরীক্ষা করা উচিত।

আমাকে আরও স্বীকার করতে দিন যে আমি এই স্প্রেডশীটে মূলত সেট আপ করা সমস্ত কলাম ব্যবহার করি না। এক সময় বা অন্য সময়ে, আমি ভেবেছিলাম কিছু তথ্য গুরুত্বপূর্ণ ছিল, কেবল পরে বুঝতে হবে যে আমার এটির কোনও প্রয়োজন নেই। এই স্প্রেডশীটটি কেবলমাত্র আমারই, তাই আমি এমন অঞ্চলগুলিকে ছেড়ে দিতে পারি যার পরিণতি ছাড়াই কোনও বেতন নেই। আমি স্প্রেডশিটটি পরিষ্কার করতে পারি এবং আমি যে বিভাগগুলি ব্যবহার করি না সেগুলি থেকে মুক্তি পেতে পারি তবে সেগুলি রাখা এবং স্প্রেডশিটটি সামান্য পরিপাটি করে তুলনায় বিনিয়োগ করার চেয়ে সেগুলি ব্যবহার না করা আমার পক্ষে বেশি মূল্য। আলোচ্য বিষয়টি কি? আমি ছাড়া আর কেউ তা দেখেনি।

আপনার কাজের উপর নজর রাখতে স্প্রেডশিটগুলি ব্যবহারের সুবিধা

সাধারণ স্প্রেডশিটগুলি আপনার কাজটি সংগঠিত করার জন্য শক্তিশালী সরঞ্জাম হতে পারে এবং এগুলি তৈরি করার জন্য আপনাকে এক্সেলের কোনও হুইস হতে হবে না। আপনার কাজের সন্ধানের জন্য স্প্রেডশিটগুলি ব্যবহারের সুবিধার মধ্যে রয়েছে:

• আপনি ইতিমধ্যে কী করেছেন তা দেখতে সক্ষম হয়ে যাতে আপনি এটি পুনরাবৃত্তি না করেন (বা যদি আপনাকে এটি পুনরুক্ত করার প্রয়োজন হয় তবে আপনি তা প্রথমবারের মতো কখন এবং কীভাবে করেছিলেন তা আপনি তাড়াতাড়ি দেখতে পারেন যাতে আপনি আগের কাজটি কাজে লাগাতে পারেন)
• ধারণাগুলি রেকর্ড করার জন্য নিয়মিত তাদের উত্সর্গ করার জায়গা রয়েছে regularly
• আপনার কাজের রেকর্ড বজায় রাখা যদি আপনার কখনও কী অর্জন করেছেন তার প্রমাণ প্রয়োজন হয়
• সম্পূর্ণরূপে আপনার প্রয়োজন অনুসারে কাস্টমাইজ করা তথ্য পুনরুদ্ধারের একটি সিস্টেম তৈরি করে আপনার নিজের কাজকে আরও সহজ করে তোলা।