সংগঠিত হন: কীভাবে অযাচিত ইমেল কাটা যায়

2014 এর মধ্যে থিরি ব্রেটনের অভ্যন্তরীণ কর্পোরেট ইমেলটি তার সংস্থা, এটস থেকে 100 শতাংশ মুছে ফেলার প্রতিশ্রুতি মনে আছে? যে সময় তিনি তার উচ্চাভিলাষ ঘোষণা করেছিলেন - এটি ২০১১ ছিল technology প্রযুক্তি এবং ব্যবসায়িক জগতের অনেক লোক উপহাস করেছিল। তারা তার পরিকল্পনাটিকে হাস্যকর বলে অভিহিত করেছে। তারা বলেছিল আমাদের ইমেল দরকার। আমরা এটির উপর নির্ভর করি। এটি প্রয়োজন!

আজকের দিকে দ্রুত এগিয়ে যাওয়া, এবং জলবায়ু ইতিমধ্যে পরিবর্তিত হয়েছে। আমি অফিস কর্মীদের কাছ থেকে আরও শুনেছি যে ইমেল তাদের অস্তিত্বের প্রতিবন্ধকতা। এটি 'এম' শব্দটির মতো তাদের সময় নষ্ট করা: সভাগুলি। আমি যখন এটি জিজ্ঞাসা করি যে এটি কেন এমন বোঝা, লোকেরা সাধারণত কিছু বলে, "আমি প্রচুর ইমেল পেয়েছি যা আমার সাথে কিছুই করার থাকে না" বা "আমি যে অর্ধ থ্রেডে আছি তা আমার কাজের সাথে মোটেই প্রাসঙ্গিক নয়।" এমনকি আমি ব্যক্তিগত ইমেল সম্পর্কে কয়েকজনের কাছ থেকে একই অনুভূতি শুনতে শুরু করেছি: "পরবর্তী বইয়ের ক্লাবের তারিখ নিশ্চিত করে আমার বুক ক্লাবের সদস্যদের কাছ থেকে নয়টি ফলোআপ ইমেল পেয়েছি! হ্যালো, লোকেরা! এটি প্রথম ইমেলটিতে ছিল!"

আপনার কেবল প্রয়োজন নেই এমন পাস ইমেলগুলি আসলে ট্রিমিং বা কার্যকরভাবে কাটানোর জন্য এখানে কিছু কৌশল রইল। (যদিও এই নিবন্ধটি গ্রেমেলকে কভার করে না, ইমেল নিউজলেটারগুলি এবং প্রতিদিনের ডিলগুলি কীভাবে পরিচালনা করতে হয় তার জন্য আমার কাছে প্রচুর অন্যান্য টিপস রয়েছে))

১. মুখোমুখি গ্রুপ ইমেলগুলি থেকে সরানোর জন্য জিজ্ঞাসা করুন

আমরা ইমেলের উপর যত বেশি নির্ভর করি, ততই আমরা ভুলতে পারি যে কিছু সমস্যা সংক্ষিপ্ত কথোপকথনের মাধ্যমে সবচেয়ে ভাল পরিচালনা করা হয়। এই পরামর্শটি পাগল এবং খুব কম প্রযুক্তি মনে হতে পারে, তবে এটি অত্যন্ত কার্যকর হতে পারে। আপনি যদি নিয়মিত গোষ্ঠী ইমেলের অংশ হন (বলুন, একটি দৈনিক প্রতিবেদন বা সাপ্তাহিক প্রকল্প চেক-ইন) এবং আর হতে চান না, যিনি সেই ইমেলটি পরিচালনা করেন বা শুরু করেন এমন ব্যক্তির সাথে কথোপকথন করুন, যিনি সম্ভবত মুখোমুখি- মুখ, বা ফোনে আপনাকে যদি প্রয়োজন হয় over "হাই, " আপনি বলবেন, "আপনি জানেন যে এই জাতীয়-ইমেল সম্পর্কে প্রতিদিনের ইমেলটি? আমি কি এটিতে থাকার কথা বলি? আমি বার্তা পেতে থাকি, তবে সেগুলি আসলে কখনই সরাসরি আমার বা আমার কাজের সাথে সম্পর্কিত হয় না? আপনি কি ভাবেন? তুমি আমাকে সরিয়ে দিতে পার?"

এই পরিস্থিতিতে আপনি যে সবচেয়ে খারাপ কাজটি করতে পারবেন তা হ'ল "সাবস্ক্রাইব করুন" বার্তা দিয়ে সবার জবাব। ইহা নিষ্ঠুর. এটি দেখায় যে আপনার কোনও সামাজিক কৌশল বা নেটস্কিট নেই। এবং এটি প্রমাণ করে যে আপনি কীভাবে নিজের ইমেইল পরিচালনা করবেন জানেন না।

আপনার মুখোমুখি কথোপকথন থাকলেও আপনি আবার মানুষ হয়ে যান। আপনি যুক্তিসঙ্গত এবং সরল অনুরোধ সহ একটি সুখী ব্যক্তি। এছাড়াও, যদি আপনি কোনও বার্তাগুলি গ্রহণ করার জন্য বোঝাতে চেয়ে থাকেন তবে আপনাকে কেন ডেটে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে তা সেই ব্যক্তি ব্যাখ্যা করবে।

২. লিভারেজ সোশ্যাল নেটওয়ার্কস, প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সরঞ্জাম এবং আইএম

আমার মতে, সোশ্যাল নেটওয়ার্কগুলি (ইয়ামার এবং পোদিওর মতো ব্যবসায়িক নেটওয়ার্কগুলি সহ) ইমেলটির চেয়ে অপ্ট-ইন মেসেজিং পরিচালনা করে। আমার বন্ধুর কে দেখুন যিনি তার বইয়ের ক্লাবটি সম্পর্কে জিজ্ঞাসাবাদ করেছিলেন। সংগঠক যদি ইমেল না করে ফেসবুকে পরবর্তী বই ক্লাবের সভার আমন্ত্রণটি সেট করে রাখে, তবে তথ্য পাওয়া সদস্যদের জন্য কম বাধ্যতামূলক বোধ করত। ফেসবুক ইভেন্টগুলি.চ্ছিক। আপনি যখন তাদের কাছে যান তখন তথ্যটি হজম করতে পারেন। একই ইভেন্টের আমন্ত্রণটি ইমেলের মাধ্যমে পৌঁছালে তা পড়ার সাথে সাথে এটি বাধ্যতামূলক মনে হয় ।

ব্যবসায়িক সংস্থাগুলিতে, বিকল্প যোগাযোগ সরঞ্জামগুলি অযাচিত ইমেলগুলি দুর্দান্তভাবে কাটাতে সহায়তা করতে পারে। এখানে পিসিমেগে, যখন আমাদের কাছে দ্রুত যোগাযোগ করার মতো কিছু আছে এবং ততই তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া চাইলে আমরা তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ প্রোগ্রামটি ব্যবহার করি। আমরা ইয়ামারকে কিছু কাজ পরিচালনা করতে ব্যবহার করি যা "আগে যে উত্তর দিতে পারে দয়া করে তা করুন" ভিত্তিতে পরিচালনা করে। আমরা এক জায়গায় চলমান আর্ট এবং ডিজাইন প্রকল্প সম্পর্কে আলোচনার জন্য প্রকল্প পরিচালনা প্ল্যাটফর্ম বেসক্যাম্প ব্যবহার করি।

সুতরাং আপনার নিষ্পত্তির সমস্ত ভিন্ন সরঞ্জাম ব্যবহার করুন এবং আপনি যদি কোনও ব্যবস্থাপনার অবস্থানে থাকেন তবে অন্যকেও উত্সাহিত করুন। বহু-সরঞ্জাম সমাধানের পক্ষে পরামর্শ নেওয়া প্রয়োজনীয় ইমেলগুলি হ্রাস করতে সহায়তা করবে।

৩. অটোমেটেড বাছাই বা ফিল্টার ব্যবহার করুন

অযাচিত ইমেলগুলি পরিচালনার জন্য সর্বাধিক সাধারণ সমাধান হ'ল স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাছাইয়ের নিয়মগুলি সেট করা, বা ফিল্টারগুলি যখন কখনও কখনও বলা হয়, এটি অবাঞ্ছিত বার্তাগুলি একটি নির্দিষ্ট জায়গায় (সাধারণত একটি ফোল্ডার, তবে কখনও কখনও আবর্জনা) এমনকি আপনার ইনবক্সে আঘাত করার আগে স্থাপন করে put । সমস্ত প্রধান ইমেল প্রোগ্রামগুলির এই বৈশিষ্ট্য রয়েছে।

আপনি আর চান না এমন ইমেল সন্ধান করুন, এটি সম্পর্কে কংক্রিটযুক্ত এবং ঠিক করা কিছু শনাক্ত করুন (উদাহরণস্বরূপ, সাবজেক্টের লাইনে সর্বদা একই কীওয়ার্ড, প্রেরক ইত্যাদি) এবং একটি নিয়ম সেট করুন যা এই সমস্ত বার্তাকে নতুন এবং যথাযথভাবে লেবেলে সাজানো হবে আপনার জন্য ফোল্ডার

মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের আরেকটি বিকল্প হ'ল আপনি কোনও কথোপকথনকে কেবল "নিঃশব্দ" করে (কোনওভাবে কীভাবে করবেন তার আউটলুকের জন্য আমার টিপস দেখুন) কোনও থ্রেডের বিজ্ঞপ্তি ছাড়াই "আনসাবস্ক্রাইব" করতে পারেন, যদিও এটি আপনাকে আটকে রাখে যদি কেউ একই বিষয়টিকে পুনরায় ব্যবহার করে তবে পরবর্তী তারিখে লাইন, কারণ এটি অপারেশন চালিয়ে যাওয়ার লক্ষ্য। (অন্য কথায়, আপনি যখন কোনও থ্রেড নিঃশব্দ করেন, তখন আউটলুক স্বয়ংক্রিয়ভাবে "মোছা আইটেমগুলি" ফোল্ডারে সরানো হয় যাতে আপত্তিজনক ইমেলের একই বিষয় লাইন থাকা কোনও বার্তা থাকে))

আমি ব্যক্তিগতভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাছাই খুব বেশি ব্যবহার করি না কারণ এটি একটি নতুন আচরণের উপর নির্ভর করে: নিয়মিতভাবে মনোনীত ফোল্ডারগুলি পরীক্ষা করা। অতীতে, যখনই আমি বাছাইয়ের ব্যবস্থা স্থাপন করেছি, আমি ততক্ষণে ভুলে গিয়েছিলাম যে আমি এটি করেছি এবং বেশ কয়েক দিন পরে ইমেলের একটি গাদা লক্ষ্য করেছি যে এতে উপায়টির দিকে গুরুত্বপূর্ণ কিছু অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। আমি কেবল অযাচিত বার্তাগুলি পেয়েছি তা মুছে ফেলব। আপনি যদি এই রুটটি চয়ন করেন, কেবল নিয়মিত ভিত্তিতে সেইগুলি বাছাই করা ইমেলগুলি প্রক্রিয়াকরণের বিষয়ে পরিশ্রমী হন।

৪. লোককে "ধন্যবাদ" না লিখে বলুন

আমি যখন প্রথম কোনও কাজের সহকর্মীকে প্রথমবারের মতো শুনলাম তখন অন্য সহকর্মীকে উচ্চস্বরে বললাম, "কোনও বার্তায় 'থ্যাঙ্কস' দিয়ে জবাব দেওয়ার কোনও উত্তর দিলে আপনি কি আপত্তি করবেন না যখন এই সমস্ত কিছুই নিশ্চিত হয়ে যায় যে আমি যা করার কথা বলেছিলাম তা আমি করেছি? এটি আমার ইমেলের সময় নিচে রাখতে সহায়তা করবে , " এটি আমার মনকে উড়িয়ে দিয়েছে! আপনি কি বলতে পারেন? অবশ্যই, আপনি সামান্য ক্ষুধার্ত হয়ে উঠতে পারেন, তবে উল্টোটি আপনি সত্যই অপ্রয়োজনীয় ইমেল বার্তাগুলি পাবেন না।

আপনি এটিকে চূড়ান্তভাবে প্যাসিভ-আক্রমনাত্মক বলেও পুনঃব্যবস্থা করতে পারেন - "ইমেলের মাধ্যমে আমাকে প্রায়শই ধন্যবাদ জানালে আমি সত্যিই অসন্তুষ্ট হব না। আমি ইতিমধ্যে জানি যে আপনি আমার কাজের প্রশংসা করেছেন" - তবে আমি এটি প্রস্তাব করি না!

অতিরিক্ত সম্পদ

ইমেলের শীর্ষে থাকতে আপনাকে সহায়তা করার জন্য অন্যান্য সরঞ্জামগুলির মধ্যে রয়েছে স্যানবক্স (যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে কিছু স্বয়ংক্রিয় বাছাই সেট আপ করে) বা আইওএসের জন্য মেলবক্স অ্যাপ্লিকেশন (অফিসের বাইরে থাকা অবস্থায় ইমেলের শীর্ষে রাখার জন্য খুব সহায়ক) তবে এগুলি সাধারণের জন্য আরও কার্যকর অযাচিত বার্তাগুলি কেটে ফেলার চেয়ে ইমেল ট্রিজেস।