অফিসে ইমেল ওভারলোডের লড়াইয়ের 4 উপায়

ইমেল প্রায় সকলের জন্যই সমস্যা, তবে বিশেষ করে অফিসে এটি ব্যাঘাত সৃষ্টি করে এবং সময় ব্যয় করে যা প্রকৃত কাজ করতে আরও ভাল ব্যয় হতে পারে। কিছু লোক নিজেরাই কাজটি না করে "কাজ সম্পর্কে কাজ করা" হিসাবে ইমেলটির চেকিং এবং প্রতিক্রিয়া জানান।

ব্যবসায়ের মালিক এবং পরিচালকরা নিজেরাই এবং তাদের কর্মচারীদের কাজের ক্ষেত্রে ইমেল ওভারলোডের লড়াই করতে উভয়কেই সহায়তা করতে পারে।

প্রথমে মুখোমুখি যোগাযোগকে উত্সাহ দিন। ইমেল যখন প্রয়োজন হয় না তখন কর্মীদের একে অপরের সাথে কথা বলার ফলে অযথা ইমেলগুলি হ্রাস করতে সহায়তা করা যায়। মুখোমুখি কথোপকথনগুলি স্পর্শী বিষয়গুলির জন্য ইমেলের চেয়েও ভাল, যখন সুর এবং সংবেদনটি সত্যই গুরুত্বপূর্ণ। মুখে মুখে যেমন লেখা হয় তেমন খুব কম লোকই তাদের আবেগকে লিখিত ভাষায় জানাতে পারদর্শী হয়।

দ্বিতীয়ত, একটি তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ প্রোগ্রাম ব্যবহার করুন। দ্রুত প্রশ্ন এবং উত্তরগুলির জন্য, আপনি সত্যিই আইএমকে বীট করতে পারবেন না। কিছু ব্যবসা কর্মীদের এই জাতীয় প্রোগ্রাম ইনস্টল করা থেকে নিষেধ করে, তবে আমি মনে করি তারা কার্যত অফিসে একটি প্রকৃত वरदान। আপনি স্বতন্ত্র অ্যাপ্লিকেশনটিতে তাত্ক্ষণিক বার্তা পেতে পারেন, বা পোডিও, ইয়ামার, জিভের মতো একটি অনলাইন ব্যবসায় প্ল্যাটফর্ম হিসাবে তৈরি একটি। যদি আপনার সংস্থাটি গুগল অ্যাপস ব্যবহার করে তবে আপনি সর্বদা গুগল টককে উপকৃত করতে পারেন। আপনি যে কোনও আইএম অ্যাপ্লিকেশন নির্বাচন করুন না কেন তা নিশ্চিত করুন যে প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকে একই জিনিস ব্যবহার করেছে। এবং যদি আইটি বিভাগের কর্মচারীরা কী ইনস্টল করতে পারে তার উপর যদি বিধিনিষেধ থাকে তবে তা নিশ্চিত করুন যে টিমটি জানে যে কোন আইএম অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করার কথা রয়েছে যাতে তারা ইনস্টলেশনগুলি যাচাই করতে পারে।

তৃতীয়ত, সাধারণ বার্তাগুলির জন্য ইমেলের চেয়ে ভাল জায়গা খুঁজে বার করুন। এর একটি সুস্পষ্ট উদাহরণ হ'ল কর্মচারীরা যখন সবাই অসুস্থ, ছুটিতে বা খুব তাড়াতাড়ি চলে যাচ্ছেন তাদের সবাইকে জানাতে ইমেল করে। এটি সাধারণ স্থানের বার্তা যা ইমেল বিশৃঙ্খলা যুক্ত করে তবে তা করতে হবে না। একটি সমাধান হতে পারে একটি ভাগ করা ক্যালেন্ডার। আর একজন প্রশাসনিক সহকারীর জন্য হতে পারে কে কারা ভিতরে এবং বাইরে আছে তার উপর নজর রাখে এবং পরিবর্তে একটি একীভূত ইমেল প্রেরণ করে।

চতুর্থ, ইমেল রোল মডেল হোন। আপনি যদি কোনও সংস্থা বা বিভাগের প্রধান হন, তা নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেল অভ্যাসটি আপনি কর্মচারীদের কী করতে চান তা প্রতিফলিত করে। আপনি যখন পারেন তখন সংক্ষিপ্ত ইমেলগুলি লিখুন। যোগাযোগের সঠিক পদ্ধতি যখন তখন লোকেরা মুখোমুখি কথা বলুন। আইএম ব্যবহার করুন, এবং আপনি কর্মচারীদের যা করতে চান তা করুন। লোকেরা আপনার সীসা অনুসরণ করবে এবং আপনি ইমেলের চারপাশে আরও ভাল সংস্থার সংস্কৃতি বিকাশ করবেন।

অতিরিক্ত সম্পদ

ইমেল ওভারলোডের বিরুদ্ধে লড়াইয়ের আরও টিপসের জন্য, এই সম্পর্কিত নিবন্ধগুলি দেখুন:

• সাক্ষাত্কার: জিরো ইমেলের জন্য ধাক্কা
• অযাচিত ইমেলটি কীভাবে কাটবেন
• সাক্ষাত্কার: ইমেল ম্যানেজমেন্টে সানবক্সের দিমিত্রি লিওনভ
• ইমেল পরিচালনার জন্য 11 টিপস