হোম অফিসের কর্মীরা: ভার্চুয়াল সহায়কদের একটি সেনা

এই সপ্তাহে জাতীয় ছোট ব্যবসায় সপ্তাহের স্বীকৃতিটি পেয়ে ভাল লাগল, তবে অনেক গৃহ-ভিত্তিক কর্মীরা প্রতি সপ্তাহে সাত দিন ছোট ব্যবসায়ের জীবনযাপন করেন। যাইহোক, আমি এমন একটি সংস্থা খুঁজে পেতে আগ্রহী হয়েছিল যা এই শ্রমিকদের বাড়ী ভিত্তিক থেকে শুরু করে এন্টারপ্রাইজ পর্যন্ত সংস্থাগুলির সাথে সন্ধান করে। এটি ইএএইচএলপি নামে একটি মেট্রো আটলান্টা ভিত্তিক পোশাক যা কয়েক ডজন শিল্প জুড়ে বাড়ির অফিসের কর্মীদের সাথে মেলে। তাদের খুচরা বিক্রেতা এবং ডিজিটাল বিপণন সংস্থা থেকে অলাভজনক এবং বিশ্ববিদ্যালয় পর্যন্ত ব্যবসায়িক ক্লায়েন্ট রয়েছে।

আমি এএইএলএলপি কীভাবে এর ভার্চুয়াল সহকারীদের পরীক্ষা করে এবং তাদের দক্ষতার সাথে ব্যবসায়ের সাথে মেলে সে সম্পর্কে কোম্পানির প্রেসিডেন্ট ট্রাইসিয়া সায়োর্তিনোর সাথে কথা বলেছি। ভার্চুয়াল সহকারী এবং নিয়োগকর্তার মধ্যে স্বাস্থ্যকর কাজের সম্পর্ক এবং দূরবর্তী উত্পাদনশীলতা নিশ্চিত করতে আপনার কী কী সরঞ্জাম, কৌশল এবং হোম অফিস অফিস ওয়ার্ক সংস্কৃতি প্রয়োজন তা নিয়েও আমরা কথা বললাম। সায়োর্তিনো হলেন প্রথম এহেল্প দ্বারা নিযুক্ত প্রথম ভার্চুয়াল সহকারী, এবং কীভাবে কোনও বাড়ির অফিস কর্মীর কাজের-জীবন ভারসাম্য পরিচালনা করবেন তা প্রথম থেকেই জানেন।

পিসিমেগ: এহেল্প সম্পর্কে আমাকে একটু বলুন।

ট্রাইসিয়া সায়োর্তিনো: আমরা খুব ব্যস্ত নেতাদের জন্য যাকে ভার্চুয়াল সহকারী (ভিএ) সমাধান বলি তা সরবরাহ করি। আমরা একটি ভিএ স্টাফিং ফার্মকে বিবেচনা করব are সোলোপ্রেনিউর এবং উদ্যোক্তা থেকে শুরু করে ছোট ব্যবসায়িক কর্পোরেট কর্মচারী - ভিএ সমাধানগুলির সাথে আমরা বিভিন্ন ধরণের নেতাদের সকল ধরণের নেতাদের সহায়তা করি that যা সপ্তাহে পাঁচ ঘণ্টার খুব কম বর্ধন থেকে পুরো সময়ের মধ্যে হতে পারে can আমরা এমন সহায়তা প্রদান করে খুশি যা নেতাকে সত্যিকার অর্থে ব্যবসায়ের প্রশাসনিক অংশগুলি থেকে বেরিয়ে আসতে দেয় এবং ব্যবসায়ের দিকে মনোনিবেশ করা, ক্লায়েন্টদের সাথে লেনদেন বা ব্যবসায়ের পরিকল্পনা তৈরির বিষয়ে উদ্বেগ প্রকাশ করে। এটি বিশদ সম্পর্কে উদ্বিগ্ন থেকে তাদের গ্রহণ করে।

পিসিমেগ: এটি জাতীয় ছোট ব্যবসায় সপ্তাহ Week একটি ছোট ব্যবসায়ের ভার্চুয়াল সহকারী প্রয়োজন হবে কেন?

সায়োর্তিনো: আমি বলব আমাদের ক্লায়েন্টদের বেশিরভাগই ছোট ব্যবসা। সাধারণত আমরা দেখতে পাই যে একটি ছোট সংস্থা হিসাবে আপনাকে এখনও পুরো সময়ের জন্য সাইটে কাউকে ভাড়া দেওয়ার দরকার পড়বে না; আপনার সপ্তাহে কেবল পাঁচ বা 10 ঘন্টা প্রয়োজন হতে পারে। বলুন এটি 10 ​​ঘন্টা। তারা প্রতিটি সকাল 9:00 থেকে 11:00 এ আসত এবং পরে তারা চলে যায়। তবে একটি ভিএর সাথে এই ঘন্টাগুলি নমনীয়। আপনি সকাল 9:00 এ 30 মিনিট এবং দুপুরে 15 মিনিট ব্যবহার করতে পারেন। আপনি দিন এবং সপ্তাহের মধ্যে আপনার সময়টি ছড়িয়ে দিতে পারেন, এবং খালি সময়ের মতো অন-কাল চলাকালীন সময়ে পুরো-সময়ের মতো অনুভূত করতে খণ্ডকালীন সময় ব্যবহার করতে পারেন।

পিসিমেগ: আমি কীভাবে ভিএ হয়ে উঠব এবং ইএইচএলপি-র জন্য কীভাবে কাজ করব?

সায়োর্তিনো: আমাদের ক্যারিয়ারের পৃষ্ঠায় একটি আবেদন রয়েছে যা আমরা আমাদের প্রার্থীদের জমা দিতে বলি এবং এটি আমাদের অধিগ্রহণ দলের সাথে নিযুক্ত কোনও আবেদনকারীর প্রক্রিয়া শুরু করবে। দক্ষতা এবং দক্ষতার পরীক্ষা করার জন্য আমরা আমাদের আবেদনকারীদের সবাইকে নিই through আমরা তাদের দুটি ভাগে বিভক্ত করেছিলাম: নরম দক্ষতা এবং কঠোর দক্ষতা। এবং আমরা আমাদের বেঞ্চে অনেক গভীরতার বিষয়টি বিবেচনা করি তার জন্য আমরা নজর রাখি, কারণ আমাদের ক্লায়েন্টরা দক্ষতার সেট বা কার্য প্রয়োজনের চেয়ে বেশি নির্দিষ্টভাবে বিশেষভাবে মিলে যাওয়া সম্পর্কে আমরা খুব ইচ্ছাকৃত।

অবশ্যই, আমরা আবেদনকারীদের প্রযুক্তিগত দক্ষতাগুলি মূল্যায়ন করছি: তারা কোন পিসিতে কাজ করছেন, কোন প্রোগ্রামগুলিতে তাদের অ্যাক্সেস রয়েছে এবং দক্ষতা রয়েছে, তবে আমরা নরম দক্ষতাও খুঁজছি। আপনার যদি মাইক্রোসফ্ট অফিস থাকে তার চেয়ে ভাল যোগাযোগকারী হওয়া আরও গুরুত্বপূর্ণ। আমরা এমন ব্যক্তিদের চাই যাঁরা সুপার প্রতিক্রিয়াশীল, একজন ভাল পেশাদার লিখিত যোগাযোগকারী highly এমন ব্যক্তি যিনি অত্যন্ত আকর্ষক, প্র্যাকটিভ, এবং যথেষ্ট সম্পদশালী তিনি তাদের ক্লায়েন্ট যদি এমন কোনও কিছু জিজ্ঞাসা করে যা তারা কখনও করেন নি তবে উত্তরগুলি সন্ধান করতে পারেন। তদতিরিক্ত, ক্যালেন্ডার পরিচালনা, ইমেল পরিচালনা, এবং একটি ট্রিপ বুকিংয়ের মতো কিছু সাধারণ ভিএ কাজগুলির সাথে আমরা বলি তারা যে শক্ত দক্ষতা বলেছে তা যাচাই ও প্রমাণ করছি

পিসিমেগ: সফল হওয়ার জন্য কোনও হোম অফিসের কর্মীর কী প্রয়োজন?

সায়োর্টিনো: প্রথম জিনিসটি সর্বদা ডেডিকেটেড ওয়ার্কস্পেস। আপনার বাড়ির কোনও অফিসে বাড়তি ঘর নাও থাকতে পারে, তবে আপনার থাকার একটি নির্দিষ্ট অঞ্চল প্রয়োজন যা আপনি নিজের অফিসে ডাকেন, এমনকি এটি আপনার বসার ঘরের কোণা বা অতিরিক্ত শয়নকক্ষ বা যে কোনও কিছুই হোক না কেন। আপনি বলতে পারেন, "আমি কর্মে আছি; আমি আমার অফিসের জায়গাতে যাচ্ছি।" আমরা আসলে এটির জন্য সাক্ষাত্কার এবং নিশ্চিত করি যে আমাদের ভার্চুয়াল সহকারীদের একটি উত্সর্গীকৃত স্থান রয়েছে এবং তারা যেটিকে আমরা "বিভ্রান্তি-মুক্ত অঞ্চল" বলি তাতে কাজ করে। আপনি যদি আপনার রান্নাঘরের টেবিলে কাজ করার চেষ্টা করছেন এবং আপনার পরিবার বা বাচ্চারা (বা পোষা প্রাণী) এর মধ্য দিয়ে যাচ্ছে তবে এটি কার্যকর হবে না।

দ্বিতীয় জিনিসটি আমি বলব, আপনার কাজের সময়সীমার সীমা স্থাপন। আপনি যখন বাড়ি থেকে কাজ করেন তখন সর্বদা কাজ করা খুব সহজ কারণ আপনি অফিস ছাড়ার বিকল্প নেই; কাজ অফিসে থাকে। এবং এখন, আপনি দিনের জন্য সম্পন্ন করেছেন, আপনি রাতের খাবার রান্না করার সময় আরও একবার আপনার ইমেলটি পরীক্ষা করা খুব সহজ। আপনার একটি শুরুর সময় এবং একটি স্টপ সময় যথাসম্ভব যথাযথভাবে স্থাপন করা দরকার যেমন আপনি কোনও অফিসে কাজ করছেন। আপনার ব্যক্তিগত সীমানার পক্ষে এই বলা ভাল যে, "আমি প্রতিদিন 6:00 টার মধ্যেই চলে যাচ্ছি", যাতে আপনি ক্রমাগতভাবে কাজ করে যাচ্ছেন বা অনুভূত হয় না। আমার মেয়েটি আমাকে বলেছিল, "মা, তুমি কি শুধু সারাক্ষণ কাজ কর?" এবং আমি ভেবেছিলাম, "আচ্ছা, সে ঠিক আছে।" আমি রক্তপাত হতে দিচ্ছিলাম।

আমরা এতে যুক্ত করতে পারি এমন আরও একটি জিনিস হ'ল আপনার বাড়ির বাইরে সময় নির্ধারণের সময়। এটি আপনার প্রতিবেশীর সাথে মধ্যাহ্নভোজ হতে পারে বা এটি স্টারবাকসে সপ্তাহে কয়েক ঘন্টা কাজ করতে পারে। আপনি খানিকটা আলোড়ন-পাগল হয়ে উঠবেন এবং মনে হবে আপনি যদি বাক্সবন্দি হয়ে থাকেন তবে… আপনি যদি সারা দিন আপনার ডেস্কে আবদ্ধ থাকেন।

চূড়ান্ত অংশটি হ'ল আপনার প্রযুক্তি এবং সরঞ্জামগুলি সম্পর্কে আপনাকে উদ্দেশ্যমূলক হতে হবে যা আপনাকে এমন কোনও মেশিন রয়েছে যা আপনার কাজের চাপকে পরিচালনা করতে পারে: দুর্দান্ত কম্পিউটার, দুর্দান্ত সফ্টওয়্যার, একটি পরিষ্কার মেশিন, একটি নতুন মেশিন। তবে এটি এমন কোনও প্রোগ্রাম ব্যবহারের মতো জিনিসও হতে পারে যা আপনাকে বেসক্যাম্প বা স্ল্যাকের মতো লোকের সাথে ভাগ করে নিতে সহায়তা করে। একটি ভাল প্রযুক্তি থাকার এবং কম্পিউটার এবং নতুন প্রযুক্তি ব্যবহার করে সত্যই স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করা দূরবর্তী কর্মী হওয়ার উপকারকে বাড়িয়ে তোলে।

পিসিমেগ: কোনও হোম অফিস অফিসার কর্মীকে সফল করতে একজন ম্যানেজারের কী দরকার? আমি সবেমাত্র একটি প্রোগ্রাম পেয়েছি যা "নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারীদের মধ্যে আস্থা বৃদ্ধি করে।" প্রতি তিন মিনিটে এটি স্ক্রিনশট নেয়। এটি খুব বিশ্বাসযোগ্য শোনায় না।

সায়োর্তিনো: আমরা বুঝতে পারি যে কখনও কখনও কারও পক্ষে এটি ব্যবহার না করা হলে দূরবর্তীভাবে কারও সাথে কাজ করা কঠিন; এই বিশ্বাসটি তৈরি করতে সময় লাগে যে অন্য পক্ষের ব্যক্তি যে কাজটি আপনি তাদের করতে বলেছিলেন সেই কাজ করছে। তবে, এমন কিছু জিনিস রয়েছে যা আমরা আমাদের ক্লায়েন্ট এবং ভিএগুলিকে যোগাযোগের সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে তাদের পথে সহায়তা করার জন্য সুপারিশ করি। আমরা এই সপ্তাহে কী করা দরকার এবং গত সপ্তাহ থেকে যে মুখোমুখি দেখা যেতে পারে তা ছড়িয়ে দেওয়ার জন্য কমপক্ষে সপ্তাহে একবার ভিডিও মিটিং করার পরামর্শ দিই, আপনি শরীরের ভাষা পড়তে পারেন। এটিই এমন কিছু যা আমরা সত্যই বিশ্বাস করি; আপনি যদি দূর থেকে কাজ করতে যান তবে আপনার একটি ওয়েবক্যাম দরকার।

আমাদের কাছে প্রচুর সরঞ্জাম রয়েছে যাতে আমরা লোকদের নিবিড়ভাবে সংযুক্ত থাকতে সহায়তা করার পরামর্শ দিই। বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যেখানে আপনি ওয়ার্কস্পেসগুলি ভাগ করতে পারেন, যেমন বেসক্যাম্প, আসানা, এভারনোট এবং ওয়ান্ডারলিস্ট, যেখানে আপনি লোকেরা সারা দিন যে কাজ করছেন তা দেখতে পাবেন (এবং একটি নোট যুক্ত করা বা কোনও কাজ সম্পূর্ণ করা)। এটি বলা খুব সহজ, "আরে, আসুন আমরা দেখি যে আমরা এই প্রকল্পের সাথে আছি"।

এবং তারপরে আমরা আপনার ফোনের জন্য অ্যাপ্লিকেশনগুলির মতো জিনিসগুলি, সত্যিই স্বাচ্ছন্দ্যযুক্ত হওয়া বা ভক্সার বা হেইটেল (যেখানে ভয়েস মেমো প্রেরণে তাড়াতাড়ি ওয়াকি-টকির মতো) ব্যবহার করে অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করার পরামর্শ দিই।

সত্যি বলতে, আমরা সংস্কৃতি এবং দলের উত্সাহ যতটা জটিল না হওয়ার চেষ্টা করি। আমরা ফেসবুকের মতো জিনিস ব্যবহার করি এবং আমাদের দলের জন্য আমাদের ব্যক্তিগত গোষ্ঠী রয়েছে যেখানে আমরা সংযুক্ত থাকি। এগুলিই আমরা আমাদের ভার্চুয়াল ওয়াটার কুলার বলি, একদিকের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা, "আরে, ছেলেরা, কোনও পরামর্শ, কারও কি কোনও অভিজ্ঞতা আছে?" টিম সাহায্যের জন্য একে অপরকে কাজে লাগাচ্ছে।

আমরা সাপ্তাহিক বিক্রয় সংশোধনগুলিও পোস্ট করি: "আরে, দল, আমরা এখানেই চলেছি। আরে, দুর্দান্ত কুদোস এবং চিৎকার করে।" আমাদের ভার্চুয়াল অফিসটি সেই বেসরকারী ফেসবুক গ্রুপ এবং এটি আমাদের জন্য সবচেয়ে বড় দল তৈরির সাফল্য।