পর্যালোচনা এবং রেটিং বাড়ান

যে কোনও জায়গা থেকে ব্যয় পরিচালনার ডেটা ধরুন

এক্সপেনসিফাই এটিকে সাইন ইন করতে এবং একটি অ্যাকাউন্ট সেটআপ করার জন্য যথাসম্ভব সহজ করার জন্য সর্বাত্মক চেষ্টা করে। আপনি যখন নিখরচায় পরীক্ষার জন্য সাইন আপ করেন, উদাহরণস্বরূপ, একটি দ্বারস্থ বট আপনাকে সেট আপ করার পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে wal

বেশিরভাগ অংশে, যদি আপনার কাছে কোনও সংখ্যার কাগজের স্ক্র্যাপ থাকে তবে এক্সপেনসাইফের সেই ডেটাটি শোষণ করার একটি উপায় রয়েছে। ওসিআর স্মার্টস্ক্যান ব্যবহার করে এটির মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন (অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএসের জন্য উপলব্ধ) ব্যবহার করে আপনাকে খরচ যোগ করার অনুমতি দেয় এক্সপেনসিফাই। অথবা আপনি ওয়েবসাইট আপলোড, উত্সর্গীকৃত ইমেল ঠিকানায় প্রেরিত রসিদ এবং নির্দিষ্ট ক্রেডিট কার্ড অ্যাকাউন্ট (উভয় ব্যক্তিগত এবং কর্পোরেট) বেছে নিতে পারেন। গুগল ক্রোম এক্সটেনশন ব্যবহার করে আপনি কোনও ওয়েব ব্রাউজার থেকে প্রাপ্তি চিত্রগুলি ক্যাপচার করতে পারেন, বা ড্রপবক্স বা ইভারনোট ব্যবহার করে সেগুলি আমদানি করতে পারেন। ওয়েবসাইটটির একটি স্ক্রিন রয়েছে যার উপর আপনি একবারে কয়েকটি ব্যয় প্রবেশ করতে পারেন, স্প্রেডশিটের মতো ফর্ম পূরণ করে এবং তারপরে আপলোড বা সম্পর্কিত রসিদ সংযুক্ত করতে পারেন। ডেটা ক্যাপচারের জন্য প্রথম পছন্দটি একটি মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন। আপনি বিক্রয় পয়েন্টে রসিদটির একটি ছবি তোলেন, এটিকে কোনও প্রতিবেদনে অর্পণ করুন এবং তারপরে সফ্টওয়্যারটিকে ভারী উত্তোলন করতে দিন। এক্সপেনসিফাই এটিতে একটি ভাল কাজ করে (যদিও রিসিপ্ট ব্যাংকের পয়েন্ট-অ্যান্ড-শ্যুট হিসাবে এটি এতটা সহজ নয়)।

মজাদার ইউজার ইন্টারফেসের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ (ইউআই) তবে যথার্থতা। স্ক্যান করা রশিদে পাঠ্যটি ব্যাখ্যা করার ক্ষমতাকে অনুকরণীয়। এটি সঠিকভাবে কোনও স্ক্রিবিড-ইন মোট এবং বিক্রেতার নাম সনাক্ত না করে সনাক্ত করেছে (নীচের স্ক্রিনশটটি বিভাগগুলি সম্পর্কে অনুমান না করে এটি তার "কাঁচা" অবস্থায় দেখায়)। ব্যবহারকারীর বা অনুমোদনকারীরা ব্যয়গুলি বিভক্ত করতে পারে, যেমন কোনও হোটেল স্ট্যান্ডকে কিছু খাবারের চার্জ থেকে আলাদা করা; এবং এটি ব্যয়-বিভক্ত করার ক্ষমতাটিকে ব্যয়বহুল বলে মনে করার জন্য একটি প্রক্রিয়াটিকে সহজ এবং স্বজ্ঞাতভাবে যথেষ্ট ব্যবহার করে।

অ্যাকাউন্টিং বিভাগ ছাড়াও (উদাহরণস্বরূপ, হোটেল বা খাবার), আপনি অর্থপূর্ণ বলে মনে করেন এমন কোনও পাঠ্য (যেমন কোনও প্রকল্পের নাম বা "সাক্ষাত্কারের চাকরি প্রার্থী") দিয়ে আপনি ট্যাগগুলি ট্যাগ করতে পারেন। ব্যবহারকারীর ওয়েব ড্যাশবোর্ড আপনার বিভাগ, ট্যাগ এবং সময়সীমায় যে পরিমাণ অর্থ ব্যয় করেছেন তা সম্পর্কে বিনয়ী প্রতিবেদন সরবরাহ করে।

হয় না, সবকিছুই কোনও রশিদের ছবি ক্যাপচারের উপর নির্ভর করে না। মাইলেজ ব্যয়গুলি টাইপড ইন দূরত্ব বা ওডোমিটার রিডিং বা জিপিএস ব্যবহার করে সনাক্ত করা যায়। অ্যাপ্লিকেশনটিকে বলুন যে আপনার ভ্রমণের শুরুতে আপনার ভ্রমণটি ট্র্যাক করা ঠিক আছে এবং আপনি কতটা দূরে চলে এসেছেন তা পরিসংখ্যানটি ব্যাখ্যা করুন। অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনগুলি গুগল ম্যাপ ব্যবহার করে যে দূরত্ব নিয়েছে তা নির্ধারণ করে, কখনও কখনও আপনি পয়েন্ট এ থেকে পয়েন্ট বি তে যান না (যে হাইওয়ে ব্রেকডাউনটি আপনাকে এড়াতে হয়েছিল তা উল্লেখ না করে)।

ওয়েব ব্যবহারকারী ইন্টারফেসটি মোবাইল অ্যাপের মতো পরিষ্কার এবং সহজেই বোঝা যায়। এটি সম্প্রতি আপগ্রেড করা হয়েছিল এবং এখন চারটি পছন্দ প্রস্তাব করে: স্ক্রিনের বাম দিকে ইনবক্স, ব্যয়, প্রতিবেদন এবং সেটিংস। প্রতিটি ব্যয় একটি প্রতিবেদনে বরাদ্দ করা হয় এবং তারপরে রিপোর্ট স্ক্রিন থেকে অনুমোদনের জন্য জমা দেওয়া যেতে পারে। এক্সপেনসিফাই ম্যানেজারকে সিদ্ধান্ত নিতে দেয় যে কতবার কর্মচারী প্রাপ্তিগুলি "ব্যাচ আপ" করা উচিত তাই ম্যানেজার ক্রমাগত আগত রসিদের দ্বারা বিরক্ত হয় না।

এক্সপেনসিফাই কিছু ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিংয়ের কাজও গ্রহণ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ক্লায়েন্টদের ভ্রমণের সময়ের জন্য এক ঘন্টা চালনা করতে পারেন। এর চালান বৈশিষ্ট্য (স্ট্রাইপের উপর নির্ভর করে) দিয়ে আপনি যে কারও কাছে এক্সপেনসিফাই অ্যাকাউন্ট না থাকলেও তৈরি করতে এবং চালান পাঠাতে পারবেন। আপনি স্ক্র্যাচ থেকে একটি চালান শুরু করতে পারেন বা বিদ্যমান ব্যয় প্রতিবেদনটি ব্যবহার করতে পারেন এবং যদি এক্সপেনসিফাইয়ের সাথে অন্তর্ভুক্ত সরঞ্জামগুলি যথেষ্ট না হয় তবে সফ্টওয়্যারটি বেশিরভাগ তৃতীয় পক্ষের বিলিং এবং চালানের সিস্টেমের সাথে একীকরণ করা সহজ করে তোলে।

সফটওয়্যারটি ভ্রমণের ব্যয় সম্পর্কে ভাল চিন্তাভাবনা প্রদর্শন করে এবং এটিকে আরও সহজ করার জন্য অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে একীকরণ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যখন নেক্সট্রাভেল, এজেন্সিয়া, লোকোমোট বা অন্য কোনও পরিষেবার হোস্টের একটি ব্যবহার করে ভ্রমণ বুকিং করেন, তখন প্রাপ্তি এবং ভ্রমণের তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সপেনসিফিতে পপুলেটে যায়। আপনাকে যা করতে হবে তা হ'ল কয়েকটি বিশদ পূরণ করতে। এবং তারপরেও, বেশিরভাগ কাজ আপনার জন্য একটি স্বতঃ-শ্রেণীবদ্ধ বৈশিষ্ট্য হিসাবে সম্পন্ন হতে পারে যা ক্রেডিট কার্ড বণিকের ধরণটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সনাক্ত করে, পরিবহণ ব্যয় বিভাগের সাথে বিমান সংস্থার চার্জ যুক্ত করে।

এটি অন্যান্য অঞ্চলে যেমন গাড়ি ও পার্কিং পরিষেবা, খাদ্য সরবরাহ পরিষেবা, ক্যাটারিং সংস্থাগুলি এবং পয়েন্ট-অফ-সেল (পস) সিস্টেম সিস্টেমগুলিতে একীকরণের পক্ষে জয়। কার্যকারিতা পরিমাণ থাকা সত্ত্বেও, এটি কখনই অপ্রতিরোধ্য নয় এবং ভিডিওগুলির কার্যকর উপায় আপনাকে প্রতিটি বিকল্পের মধ্য দিয়ে যায় walk

আপনি যতটা চান স্বয়ংক্রিয় করুন

ব্যয় ট্র্যাকিংয়ের ক্ষেত্রে অটোমেশন একটি মূল বৈশিষ্ট্য। সহায়তার কৌশলগুলির মতো বুককিপিং পরিষেবাগুলি এক্সপেনসাইফের স্বয়ংক্রিয় ব্যয় রিপোর্টিং বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করে।

অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনগুলির মতো, প্রশাসক কোম্পানির নীতিগুলি সেট আপ করে এবং কিছু ব্যবহারকারীকে অনুমোদন হিসাবে মনোনীত করে। অনেকগুলি কাস্টমাইজযোগ্য সেটিংসের মধ্যে রয়েছে স্ট্যান্ডার্ড মাইলেজ রেট, ডিফল্ট ঘন্টা প্রতি হার, প্রতি দিন চার্জ, বিভাগের সীমাবদ্ধতা (উদাহরণস্বরূপ, হোটেল চার্জের জন্য $ 2, 000 সর্বাধিক) এবং মুদ্রা।

নামমাত্রভাবে রিপোর্টগুলিতে রসিদগুলি সংগঠিত করে। কর্মীরা কোনও প্রতিবেদনের ধারণা সম্পর্কে চিন্তা করে না। তারা কেবল প্রাপ্তিগুলি চালু করতে এবং তাদের অর্থ ফেরত পেতে চায়। সুতরাং, এক্সপেনসিফাই প্রতিটি দিন, সপ্তাহ, বা মাসে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিবেদন তৈরি করতে পারে যখন "লাস ভেগাসে সম্মেলন" অর্থবোধ করে না। যখন কর্মচারী ইমেল আইডি বা মোবাইল অ্যাপের মাধ্যমে একটি রসিদ প্রেরণ করে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে উন্মুক্ত প্রতিবেদনে যুক্ত হয়। এর স্ব-সংগ্রহের বিকল্পটি চালু হওয়ার সাথে সাথে, রাতের বেলা খোলার প্রতিবেদনগুলি (বা আপনি নির্ধারিত সময়সূচীতে) এক্সপেনসিফাই করুন এবং সংস্থাগুলির নীতিগুলির সাথে মেলে এমনগুলি অনুমোদন করুন (লঙ্ঘনকারীদের ধরে রাখা, যা এটি পরবর্তী প্রতিবেদনে চলে আসে সুরাহা)।

কোনও কর্মীর রিপোর্ট পর্যালোচনা করার জন্য বিতর্ককে ওয়েবসাইট দেখার দরকার নেই; তারা একক ব্যয় প্রত্যাখ্যান সহ তাদের ইমেল ইনবক্স থেকে সরাসরি অনুমোদন করতে পারে। নীতি লঙ্ঘন স্পষ্টভাবে ট্যাগ করা এবং চিহ্নিত করা হয়, সুতরাং অ্যাকাউন্টিং সিদ্ধান্ত নিতে পারে যে কোনও রসিদ 90 দিনের বেশি দেরিতে হস্তান্তর করার জন্য কর্মচারীকে তাকাতে হবে বা ডিক্রি দিয়েছিল যে সে এর জন্য হুকের উপরে রয়েছে।

তবে বেশিরভাগ ব্যয় হ'ল নীতিগত এবং তুচ্ছ। এক্সপেনসিফাই আপনাকে স্বয়ংক্রিয় অনুমোদনের বৈশিষ্ট্যটি চালু করার অনুমতি দেয়, যা কোনও নীতি লঙ্ঘন ছাড়াই স্বয়ংক্রিয়ভাবে কোনও প্রতিবেদন অনুমোদন করে এবং প্রতিদান দেয়। এটি হিসাবরক্ষক এবং প্রশাসকদের time 5 পার্কিংয়ের প্রাপ্তিগুলি দেখার জন্য তাদের সময় ব্যয় না করে প্রশ্নবিদ্ধ ব্যয়ের দিকে মনোযোগ দিতে দেয়। তদ্ব্যতীত, একটি স্বয়ংক্রিয়-সিঙ্ক বৈশিষ্ট্য প্রশাসকদের প্রশাসকের অ্যাকাউন্টিং সরঞ্জামের সাথে সরাসরি সিঙ্ক করার অনুমতি দেয়।

আমরা এক্সপেনসিফাইতে বৈশিষ্ট্যগুলির গভীরতা পছন্দ করি তবে কখনও কখনও এর সহজলভ্যতাটি "প্রক্রিয়াজাতকরণ" না হয়ে "বন্ধ" হওয়ার কারণে কোনও প্রতিবেদনের অর্থ কী তা বোঝার মতো আত্মবিশ্বাসের সাথে সফ্টওয়্যারটি ব্যবহার করার পথে আসে। এর বেশিরভাগটি একটি শেখার বক্ররেখা যা দীর্ঘস্থায়ী হয় না, তবে এটি কয়েকটি "হু?" মুহূর্ত। যে কোনও উপায়েই, সরঞ্জামটি সম্পাদকদের চয়েস বিজয়ী হিসাবে পিসি ম্যাগের সর্বোচ্চ সম্মান অর্জনের জন্য যথেষ্ট সমৃদ্ধ।