এক্সপেন্সবোট পর্যালোচনা ও রেটিং

কর্মচারীরা ব্যয় ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার প্রক্রিয়াটি এত সহজ হতে চান যে তাদের কোনও ম্যানুয়াল পড়ার দরকার নেই। তবে প্রশাসকগণ এবং হিসাবরক্ষকরা ব্যবসায়ের নীতি এবং অনুমোদনের কার্যপ্রবাহের উপর সূক্ষ্ম সুরক্ষা চান। এই পরিস্থিতিতে বেশিরভাগ প্রযুক্তির জন্য, আপনি বলতে পারেন যে "কখনই দুজন মিলিত হবে না", তবে এক্সপেন্সবট (যা প্রতি মাসে $ 9 থেকে শুরু হয়) ধরে রাখতে পারে না। ব্যয় অ্যাকাউন্টিং অ্যাপ্লিকেশনটি কর্মীদের পছন্দগুলি দ্বারা অভিভূত করে না, তবুও এটি অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের অনন্য কাস্টমাইজেশন বিকল্পগুলি সরবরাহ করে। কেবলমাত্র কিছুটা ক্লিঙ্কি রফতানি প্রক্রিয়া এবং একটি স্ব-পরিবেশন ক্রয়ের প্রক্রিয়ার অভাব আমাদের এডিটরস চয়েস বিজয়ীদের এখনই প্রমাণ করুন এবং সম্প্রসারণ করুন behind

মূল্য এবং বৈশিষ্ট্য

এক্সপেনসবট সাবস্ক্রিপশনের জন্য সক্রিয় ব্যবহারকারীর প্রতি মাসে $ 9 খরচ হয়, প্রতি মাসে সর্বনিম্ন $ 99 দিয়ে। বার্ষিক চুক্তি বা এক হাজারের বেশি ব্যবহারকারী সহ সংস্থাগুলির জন্য অঘোষিত ছাড় রয়েছে। এক্সপেনসবটটি আপনার জন্য সঠিক সফ্টওয়্যার কিনা তা জানতে আপনি পরীক্ষা করতে পারবেন না, যদিও এর কোনও নিখরচায় সংস্করণ বা নিখরচায় পরীক্ষা নেই। শুরু করার জন্য সংস্থার সাথে একটি ইমেল কথোপকথনের প্রয়োজন; এটি স্ব-পরিবেশন নয়।

কর্মচারীরা কোনও অভিনব বৈশিষ্ট্য জিৎ-গাবগুলি পাবেন না এবং তাদের বেশিরভাগই কৃতজ্ঞ হবেন। আপনি কোনও ওয়েব ব্রাউজারের মাধ্যমে, মোবাইল অ্যাপের মাধ্যমে, কোনও ডেডিকেটেড ইমেল আইডিতে একটি রসিদ ফরোয়ার্ড করে অথবা সরাসরি ক্রেডিট কার্ড লেনদেনের মাধ্যমে (কোনও নিবন্ধিত সংস্থা বা ব্যক্তিগত ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করে) এক্সপেন্সবোটে ব্যয় ডেটা প্রবেশ করেন। প্রতিবেদনে ব্যয় নির্ধারণের আগে প্রতিটি প্রাসঙ্গিক অ্যাকাউন্টিং ডেটা যেমন বিক্রেতার নাম, ব্যয় বিভাগ এবং লেনদেনের তারিখকে ক্যাপচার করে। ব্যয়গুলি বিলযোগ্য হিসাবে চিহ্নিত করা যায়, তাই আপনি কোনও ক্লায়েন্টের সাথে ব্যয়ও পার করতে পারেন।

এই সমস্ত অ্যাপ্লিকেশনগুলির মতোই, বেশিরভাগ লোকেরা প্রাপ্তিগুলি ক্যাপচার করতে প্রথমে মোবাইল অ্যাপ্লিকেশনটিতে ফিরে আসে। যদি বিক্রয় কেন্দ্রে না হয়, তবে প্রতিটি দিনের শেষে, আপনি এখনও নিজের পকেটে চূর্ণবিচূর্ণ কাগজটি খুঁজে পেতে পারেন এবং মনে রাখবেন এটি কী ছিল। মোবাইল অ্যাপটি রিপোর্ট, ব্যয়, প্রাপ্তি এবং সেটিংসের বিভাগ সহ মোটামুটি সহজ। অন্যরা (যেমন এক্সপেনসিফাই) আপনার আঙ্গুলের উপরে সমস্ত সরঞ্জাম দেওয়ার চেষ্টা করার সময়, এক্সপেন্সবট অ্যাপ্লিকেশনটিতে সবকিছু স্টাফ করে না।

যদিও এর রশিদ স্ক্যানিং ক্ষমতা সম্পর্কে অভিযোগ করার কোনও কারণ নেই। এক্সপেনসবট স্ক্রিবিড-ইন টিপস সহ বেশ কয়েকটি প্রাপ্তি সঠিকভাবে পার্স করেছে এবং পূর্বে ব্যবহৃত বিভাগ এবং বিক্রেতার নাম মনে রেখেছে। প্রক্রিয়াটি অমান্যকারী এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণকে হ্রাস করে। আপনি যদি কোনও ব্যক্তিগত বা কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ডকে লিঙ্ক করেন, এক্সপেনসবট স্ক্যান করে কোনও রশিদ প্রতিলিপি করে দেওয়ার পরে, এটি ক্রেডিট কার্ডের লেনদেনের সাথে প্রাপ্তির সাথে মিলিয়ে দেওয়ার চেষ্টা করে।

আপনি মাইলেজ ব্যয় ম্যানুয়ালি জমা দিতে পারেন। অথবা, আপনি যদি প্রারম্ভ এবং শেষের ঠিকানাটি টাইপ করেন তবে এক্সপেন্সবট প্রকৃত দূরত্ব (এক্সপেন্সপয়েন্ট দ্বারা ভাগ করা একটি বৈশিষ্ট্য) বের করার জন্য Google মানচিত্রে কল করে। এটি অবশ্যই একমুখী ভ্রমণের পক্ষে সুবিধাজনক, যদিও আপনি যদি বলতে পারেন যে এটি ভালই হবে তবে "এখন এই মাইলেজ গণনার দ্বিগুণ, যেহেতু আমি শহরের কাউকে পেয়েছি এবং তারপরে অফিসে ফিরে এসেছি।" এর থেকে আরও ভাল উত্তর হতে পারে: বছরের শেষ দিকে, সংস্থাটি বলেছে, এক্সপেন্সবোটের জিপিএস এবং ক্যালেন্ডার ইন্টিগ্রেশন থাকবে। সুতরাং, যদি আপনার কোনও সভা নির্ধারিত থাকে, তবে এটি বলবে, "আপনি 53 মাইল দূরে ক্লায়েন্ট-এ যাচ্ছেন; আপনি কি এটি আপনার প্রতিবেদনে যুক্ত করতে চান?"

একটি অসাধারণ নব্বই: যে কোনও কর্মচারী একটি প্রতিনিধি নিয়োগ করতে পারেন, সেই ব্যক্তিকে ব্যয় এবং প্রতিবেদন তৈরির ক্ষমতা দেয়। আপনি যদি আপনার ব্যয় পরিচালনা করতে অফিস সাপোর্ট স্টাফ রাখার পক্ষে যথেষ্ট ভাগ্যবান হন তবে এটি একটি বড় স্বাচ্ছন্দ্য।

সিম্পল মানেই সিম্পল-মাইন্ডেড নয়

এক্সপেনসবট কর্মীদের জন্য "এটিকে সহজ বোকা রাখুন" (কেআইএসএস) নীতিটি প্রয়োগ করতে পারে তবে এটি প্রশাসক এবং অ্যাকাউন্ট্যান্টকে প্রচুর কাস্টমাইজ করার ক্ষমতা দেয় able বিতর্ক একটি একক ব্যয় প্রত্যাখ্যান করতে পারে এবং বাকি প্রতিবেদনটি অনুমোদন করতে পারে, যাতে আপনি যে $ 5 ডলারটি নিয়ে প্রায়শই চাপিয়ে দিচ্ছেন সান ফ্রান্সিসকো ভ্রমণে আপনি যে $ 2, 500 ব্যয় করেছেন, তার বাকি অংশের জন্য পুনরায় ক্ষতিপূরণ রাখতে হবে না। ব্যয়গুলি ইমেলের মাধ্যমে অনুমোদিত হতে পারে, তাই ডিপার্টমেন্ট ম্যানেজারকে ওয়েব ক্লায়েন্টের জন্য প্রচুর সময় ব্যয় করতে হয় না। এক্সপেন্সবট সম্ভাব্য সদৃশ ব্যয়ের জন্য পরীক্ষা করে এবং সেগুলিও মার্জ করার প্রস্তাব দেয়। ("একই পরিমাণের জন্য একই দিনে দুটি স্টারবাকসে দু'বার পরিদর্শন করেছেন? আপনি প্রচুর কফি পান করেছেন, নাকি এটি দুবার জমা দিয়েছেন?")

এক্সপেন্সবট প্রাক-কনফিগার করা বেসিক অ্যাকাউন্টিং বিভাগগুলির সাথে আসে এবং প্রাকৃতিকভাবে আপনি আরও যুক্ত করতে পারেন। প্রতিটি ব্যয় বিভাগটি একটি সাধারণ খাত্তর বা অ্যাকাউন্ট কোডের সাথে বেঁধে দেওয়া যেতে পারে, তারিখের সীমা বা অংশগ্রহণকারী তালিকার প্রয়োজন হয় এবং কাস্টম ক্ষেত্রগুলিকে সমর্থন করে (যেমন "স্টোর নম্বর")। আপনি জিনিসগুলিও যুক্তিযুক্তভাবে সংগঠিত করতে পারেন, যাতে এয়ারফেয়ার এবং এয়ারফেয়ার ব্যাগেজ ফিগুলি তাদের নিজস্ব নিয়ম এবং নীতিমালা অনুসারে সম্পর্কিত-কিন্তু-পৃথকভাবে ট্র্যাক করা যায়।

নীতি ব্যবস্থাপনার সাহায্যে আপনাকে কোনও ব্যবহারকারী কোনও প্রদত্ত বিভাগে কতটা ব্যয় করে তা নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়, যেমন বাড়ির ইন্টারনেটের ব্যয়ে monthly 40 এর মাসিক সীমা। ব্যবহারকারীরা নীতির চেয়ে বেশি ব্যয় জমা দিতে (এবং অনুমোদকের কাছে একটি সতর্কতা প্রদর্শন করতে পারেন) বা প্রতিস্থাপনের জায়গায় প্রতিবন্ধকতা দায়ের করতে বাধা দিতে পারবে কিনা তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করুন। কাস্টমাইজেশন কেবল ব্যয় নয়, প্রতিবেদনগুলিতে প্রসারিত হয়; উদাহরণস্বরূপ, একটি ফাস্ট ফুড চেইন প্রতিটি প্রতিবেদনে স্টোর নম্বর প্রয়োজন হতে পারে।

এটি কেবল একটি নমুনা। এক্সপেন্সবট একাধিক অনুমোদনকারী, বিভাগ এবং ব্যবহারকারীর প্রোফাইলগুলি (কর্তারা পৃথক চিকিত্সা পান), ব্যয় বার্ধক্যের ("আপনাকে অবশ্যই 30 দিনের মধ্যে প্রতিবেদনটি জমা দিতে হবে" যা পুরোপুরি মুদ্রা) এবং পুরো মুদ্রাকে সমর্থন করে।

দুর্ভাগ্যক্রমে, এর সমস্ত কাস্টমাইজেশন পাওয়ারের জন্য, এক্সপেনসবট তৃতীয় পক্ষের অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সাথে সংহত করার জন্য দুর্বল। ব্যয় প্রতিবেদন পরিচালনা একটি বিচ্ছিন্ন প্রক্রিয়া, তবে এর ফলাফলগুলি অন্যান্য সিস্টেমে রেকর্ড করা দরকার, সাধারণত কমপক্ষে একটি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম এবং কখনও কখনও আরও কিছু। এক্সপেন্সবোটের সাহায্যে, তবে, আপনি কেবলমাত্র ইনটুইট কুইকবুকের সাথে একীভূত করতে পারেন যখন কর্মচারীকে প্রকৃত অর্থে ফেরত দেওয়ার সময় এসেছে। দুর্ভাগ্যজনকভাবে, আমি পর্যালোচনা করা অন্যান্য পণ্যের তুলনায় যখন, সংস্থাটি স্বীকার করে যে এর কুইকবুকস ইন্টিগ্রেশন "সেট করার জন্য ইনটুইট ওয়েব সংযোগকারী এবং কিছুটা জরিমানা প্রয়োজন" " কেবলমাত্র অন্য বিকল্পটি হ'ল সিএসভি ফর্ম্যাটে ডেটা রফতানি করা এবং তারপরে মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের মতো এটি অন্য অ্যাপ্লিকেশন দিয়ে খুলুন।

এক্সপেনসবটের প্রতিযোগীদের সাথে এর বিপরীতে করুন, যেমন কেবল কুইকবুকসই নয় এক্সওরও, নেটসুইট এবং অন্যদের মধ্যে ইন্ট্যাক্যাক্টের সাথে এক্সপেনসাইফের সংহতকরণ। এই সমস্ত ক্ষমতা সহ, আপনি সংস্থার কাছ থেকে অনেক হ্যান্ডহোল্ডিং পাবেন। আসলে, আপনি এড়াতে পারবেন না; এক্সপেন্সবট প্রতিটি গ্রাহকের সাথে ব্যক্তিগতভাবে জিনিসগুলি সেট আপ করার জন্য কাজ করে।

এই লেখার সময়, এক্সপেনসবট হ'ল "ওহ কত শীতল" এবং "এটি কেন এটি করে না?" প্রশাসনিক নিয়ন্ত্রণগুলি হ্রাস না করে যিনি সহজভাবে ব্যবহারকারীদের জন্য জিনিসগুলি চান তার পক্ষে এটি একটি ভাল পছন্দ। তবে এটির স্ব-পরিবেশন ইন্টারফেসের অভাব, কেবল কুইকবুকস ইন্টিগ্রেশনের জন্য সমর্থন এবং দামটি যেমনটি হওয়া উচিত ঠিক তেমন বন্ধুত্বপূর্ণ বলে মনে হয় না, সমস্ত এটি আমাদের সম্পাদকদের পছন্দ-বিজয়ী সরঞ্জামগুলির এখনই প্রমাণ করুন এবং সম্প্রসারণ করুন । তবে, নেতিবাচকগুলি যদি তাৎক্ষণিকভাবে আপনাকে তাড়া না করে তবে আমি আপনাকে আপনার ব্যবসায়ের জন্য এক্সপেনসবোটটি বিবেচনা করার জন্য অনুরোধ করছি। এর সরলতা এবং শক্তির ভারসাম্য সত্যই সুন্দর।