ব্যবসায়ের দিকে ফিরে যান: এসএমএসএস-এর জন্য বছরের শুরুতে চেকলিস্ট

আপনি যদি মিডিজাইজ বিজনেস (এসএমবি) অফিসের জন্য একটি সাধারণ ছোট পরিচালনা করে থাকেন তবে ডান পা দিয়ে বছর শুরু করা গুরুত্বপূর্ণ। এসএমবিগুলিকে নতুন সুযোগগুলি উদ্ভূত হওয়ার সাথে সাথে প্রতিক্রিয়া জানাতে দ্রুত সরে যেতে হবে এবং সেই কার্য সম্পাদন করার জন্য একটি দৃ office় অফিস ভিত্তি থাকা সাফল্যের পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ। ভাগ্যক্রমে, আপনার ব্যবসায় শীর্ষ অবস্থানে রয়েছে তা নিশ্চিত করে মোটামুটি দ্রুত সম্পন্ন করা যায়। সত্য, এটি নিরীক্ষার কর্নোকোপিয়া; শুধু কৃতজ্ঞ যে তাদের কেউ আইআরএস থেকে আসে না। নীচে ছয়-দফা চেকলিস্টটি অনুসরণ করুন এবং আপনার অফিস 2016 এর যে কোনও চ্যালেঞ্জ আনতে পারে তা নিতে প্রস্তুত থাকবে will

1. কর মরসুমের জন্য প্রস্তুত হন

ব্যবসায়ের বিশ্বে আপনি কার্যত সর্বদা এক না কোনও উপায়ে শুল্ক দেওয়ার জন্য প্রস্তুত থাকেন। তবে বছরের শুরু (এটি যদি আপনার সংস্থার আর্থিক বছরের সাথে মিলে যায়) বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। গত বছরের বইগুলির একটি বড় ছবির অডিট করতে আপনার আর্থিক মাথা নিয়ে বসে শুরু করুন।

অবশ্যই, যখন আপনি "অডিট" এবং "আর্থিক" শব্দের একই বাক্যে ব্যবহৃত হয় তবে আপনি শীতল ঘামে ভেঙে পড়তে পারেন: তবে আমরা সিরিয়াসলি আইআরএস এজেন্টদের প্রশ্রয় দেওয়ার কথা বলছি না। এটি আপনাকে, আপনার নেতৃত্বকে, এবং যে কোনও বর্তমান বা সম্ভাব্য বিনিয়োগকারীকে দেওয়ার জন্য ডিজাইন করা একটি নিরীক্ষা - এবং আপনার সংস্থাটি এক্সটেনশনের মাধ্যমে - সেভাবে হওয়া উচিত operating আপনি বিগত বছরের সংখ্যাগুলি যাচাই করছেন, ব্যবসায়িক এবং আর্থিক পদ্ধতিগুলি মূল্যায়ন করছেন এবং আপনি যা প্রত্যাশা করেছিলেন এবং যা ঘটেছিল তার উভয়ের বিরুদ্ধে সত্যই কী ঘটছে তা মেলাচ্ছেন। আপনার নিরীক্ষণটি আপনার অভ্যন্তরীণ অ্যাকাউন্টিং লিড বা কোনও বাইরের ফার্ম বা সিপিএ দ্বারা সম্পাদিত হতে পারে। এমনকি আপনি গ্রুপ হিসাবে কাজটি করতে একটি ছোট টাস্ক ফোর্স তৈরি করতে পারেন। আপনি যা সন্ধান করছেন তার মধ্যে রয়েছে:

সমস্ত আয় আগের বছর এবং কোন উত্স থেকে প্রাপ্ত,

পূর্ববর্তী বছরে করা সমস্ত ব্যয়, কোন অর্থ প্রদানের পদ্ধতি ব্যবহার করে, কোন প্রদেতা এবং কোন বাজেটের জন্য নির্ধারিত; অফিস, প্রযুক্তি, তৃতীয় পক্ষের পরিষেবা এবং ব্যবসায়ের অবকাঠামোগত ব্যয়গুলিতে বিশেষ মনোযোগ দিন,

ব্যাংক বিবৃতি পর্যালোচনা,

আইআরএস এবং রাজ্য / পৌর কর (যদি থাকে) পর্যালোচনা ফাইল করে,

যথাযথ অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি অনুসরণ করা হচ্ছে তা যাচাই করুন; যদি তা না হয় তা বুঝতে পারেন কারণ এটি কোনও নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার কারণেও হতে পারে যার পুনর্বিবেচনার প্রয়োজন হতে পারে এবং

একটি নিবিড় প্রতিবেদনে নিরীক্ষণের ফলাফলগুলি রাখুন (এটি এমন একটি সরঞ্জাম যা আপনি বছরের মধ্যে আসলে ব্যবহার করতে চান তাই এটি সংক্ষিপ্ত, সুসংহত এবং মূল্যবান করুন - এটি এতটা বিস্ময়কর নয় যে আপনি কিছুই খুঁজে পেতে পারেন না)।

সঠিকভাবে সম্পন্ন হয়েছে, এই নিরীক্ষণে এক সপ্তাহের বেশি সময় নেওয়া উচিত নয় এবং এর রিপোর্টটি একটি ভিত্তি সরঞ্জাম সরবরাহ করে যার বিরুদ্ধে সমস্ত কিছু ব্যবহার করা যায় - ক্রয় পরিকল্পনা থেকে শুরু করে বিক্রয় লক্ষ্য পর্যন্ত।

2. হার্ডওয়্যার অডিট

অফিসের পরিচালকের দৃষ্টিকোণ থেকে, অর্থ কোথায় রয়েছে তা জেনে রাখা কেবল প্রথম পদক্ষেপে পরিণত হয়। এখন আপনাকে অন্য সমস্ত কিছু কোথায় রয়েছে তা জানতে হবে। প্রযুক্তি হার্ডওয়্যার দিয়ে শুরু করুন। এটি সুস্পষ্ট মনে হলেও এটি দ্রুত অনেক এসএমবি-র জন্য ঝুঁকিপূর্ণ অঞ্চলে পরিণত হয়েছে - বিশেষত যারা ছোটের তুলনায় মিডসাইজের দিকে বেশি ঝুঁকছেন। এটি আপনার নিজের ডিভাইসটি আনুন (BYOD) বাক্যাংশের কারণে। অনেক আইটি পেশাদাররা ঘৃণা করে এবং এতগুলি ব্যবহারকারী যে কোনও হার্ডওয়্যার-যে কোনও উত্স থেকে তাদের হাত পেতে পারে ব্যবহার করতে ব্যবহার করে এবং প্রায়শই অদ্ভুত বা বিভ্রান্তিমূলক উপায়ে অর্থ প্রদান করে। কমপক্ষে, এই তথ্যটি একটি সংগঠিত স্প্রেডশিটে রাখুন যাতে আপনি এই বছর এবং পরবর্তী বছর জুড়ে উল্লেখ করতে পারেন। আরও ভাল, তথ্য একটি ডেডিকেটেড ডেস্কটপ পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশন যেমন মাইক্রোসফ্ট সিস্টেম সেন্টার কনফিগারেশন ম্যানেজার বা এমএমএসফ্ট পালসওয়েতে রাখুন।

পদক্ষেপ 1 থেকে অডিট প্রতিবেদনটি শুরু করুন কারণ এটি আপনার হার্ডওয়্যার ক্রয়ের একটি অফিসিয়াল তালিকা সরবরাহ করে। তারপরে, কোন ডিভাইসগুলি আসলে নিযুক্ত করা হচ্ছে তা ট্র্যাক করুন (এটির নিশ্চয়তা রয়েছে যে আপনি কিছু চমক পাবেন)। কিছু কর্মচারী কাজ করার জন্য তাদের দেওয়া ব্যক্তিগত ডিভাইসগুলি ব্যবহার করবে এবং অন্যরা সংস্থা এবং কর্ম উভয় ব্যক্তিগত কাজের জন্য ভোক্তা ডিভাইস ব্যবহার করবে যা কোম্পানির দ্বারা প্রদান করা হয়েছিল। কার কী আছে, এটি যথাযথভাবে ব্যবহার করা হচ্ছে কিনা তা অনুসন্ধান করুন এবং এটির জন্য অর্থ প্রদানের আরও ভাল উপায় থাকতে পারে কিনা তা আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করবে।

এবং, একবার আপনি নতুন প্রযুক্তির এই ছদ্মবেশকে ঘুরে দেখেন, পিসি, সার্ভার, প্রিন্টার এবং অন্যান্য অফিস হার্ডওয়্যার যা জীবনের শেষ বা শেষের দিকে পৌঁছেছে তার সন্ধানের জন্য traditionalতিহ্যবাহী হার্ডওয়্যার অডিট করতে ভুলবেন না ইজারা তাই আপনি জানেন যে এই বছর এবং কখন রিফ্রেশ করা প্রয়োজন। এই পুরানো হার্ডওয়্যারটি অবসর নেওয়ার এবং নতুন ইউনিটগুলি প্রতিস্থাপনের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করতে হার্ডওয়্যার বিক্রয় প্রতিনিধি এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং বিভাগের সাথে কাজ করুন।

3. সফ্টওয়্যার নিরীক্ষা

সফ্টওয়্যার অডিটগুলির একটি হার্ডওয়্যার অডিটের মতো একই প্রাথমিক লক্ষ্য রয়েছে: আপনি কী ইনস্টল করেছেন, এটি কোথায় ইনস্টল করেছেন, কীভাবে এটির জন্য অর্থ প্রদান করা হয়েছিল (অর্থাত্ এটি কোন বাজেটের জন্য নির্ধারিত হয়েছিল) এবং কোন লাইসেন্স বা সাবস্ক্রিপশন নবায়ন করার জন্য সামনে আসছে তা সন্ধান করুন। আপনার ক্যালেন্ডারে তাদের চিহ্নিত করতে ভুলবেন না।

ঠিক যেমন একটি হার্ডওয়ার অডিট, আধুনিক সময়গুলি একটি সফ্টওয়্যার অডিটকে আরও জটিল করে তুলেছে। কাজের জন্য ব্যক্তিগত ডিভাইস ব্যবহার করা কর্মীদের মতো, অনেকে তাদের নিজস্ব ক্লাউড-ভিত্তিক পরিষেবাও ব্যবহার করছেন। এটি ঘটতে পারে কারণ কোনও একক ব্যবহারকারী কোনও নির্দিষ্ট পরিষেবার জন্য সাইন আপ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে বা এমনকি একটি সম্পূর্ণ দল কেবল তাদের মধ্যে একটি মেঘ পরিষেবা নিযুক্ত করে ys

প্রায়শই, ব্যক্তিগত বা কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ডগুলিতে বরাদ্দকৃত চার্জের মাধ্যমে এই পরিষেবাদিগুলির জন্য অর্থ প্রদান করা হয়, এবং অ্যাকাউন্টিংয়ে কী কিনে নেওয়া হচ্ছে তা নির্ধারণ করতে খুব অসুবিধা হতে পারে। এটি অ্যাকাউন্টিংয়ের ত্রুটিগুলি আনতে পারে তবে সম্ভাব্য আইটি সমস্যাগুলির তুলনায় এগুলি সামান্য, যখন এই ক্লাউড পরিষেবাদি ব্যবহারকারীদের সফ্টওয়্যার ডাউনলোড করতে বলেন (এটি কেবল আইটি দ্বারা পরীক্ষা করা হয়নি তবে পুরোপুরি বাইপাস করা হয়েছে)। এ জাতীয় সফ্টওয়্যারটি রুট করুন, নিশ্চিত হয়ে নিন যে এটির জন্য সঠিকভাবে অর্থ প্রদান করা হচ্ছে এবং তারপরে এটি কার্যকর রাখুন বা আরও কার্যকর সমাধানের সাথে প্রতিস্থাপন করবেন কিনা তা স্থির করুন।

আরও প্রচলিত ফ্রন্টে, সুরক্ষা সফ্টওয়্যার - অ্যান্টি-ভাইরাস, ভার্চুয়াল প্রাইভেট নেটওয়ার্ক (ভিপিএন) এবং এনক্রিপশন এর প্রতি বিশেষ মনোযোগ দেওয়ার জন্য আপনার সফ্টওয়্যার নিরীক্ষণ ব্যবহার করুন এবং এর তিনটি উদাহরণ are এগুলি হ'ল সলিউশন বিল্ডিং ব্লক যা তাদের ট্র্যাকগুলিতে কোনও প্রক্রিয়া বন্ধ করতে পারে যদি তাদের লাইসেন্সগুলি স্লিপ হয়, সুতরাং লাইসেন্স এবং সাবস্ক্রিপশনগুলি পুনর্নবীকরণ করা কখন প্রয়োজন এবং কোন ব্যবহারকারীদের তাদের প্রয়োজন হবে তা নিশ্চিত করুন।

সফ্টওয়্যার নিরীক্ষণের সময় প্রায়, আপনার ডেটা ব্যাকআপ এবং ডেটা সুরক্ষা পদ্ধতি পরীক্ষা করা ভাল ধারণা। এটিতে সাধারণত হার্ডওয়্যার এবং সফটওয়্যার উভয়ই জড়িত তবে এটি বেশিরভাগ সফ্টওয়্যার প্রক্রিয়াগুলির জন্য প্রয়োজন তাই এটি সংক্ষিপ্ত কুফলটি দেবেন না। ব্যাকআপ এবং দুর্যোগ পুনরুদ্ধারের (ডিআর) পরীক্ষা চালানোর পরিকল্পনা করে যে তারা এখনও কাজ করছে কিনা তা নিশ্চিত করে, স্থানীয়ভাবে এবং মেঘ উভয়ভাবে ডেটা ব্যাক আপ করে তা নিশ্চিত না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য, এবং আপনি গত বছরে এই সমাধানগুলির জন্য কী প্রদান করেছেন তা দেখুন আপনি আরও ভাল করতে পারেন কিনা দেখুন।

4. নেটওয়ার্ক অডিট

এটির সাহায্যে আপনার আইটি সীসা দরকার। একটি নেটওয়ার্ক অডিট আপনাকে এগুলি করতে অনুমতি দেয়:

আপনি বর্তমানে কোন নেটওয়ার্ক অবকাঠামো ব্যবহার করছেন তা জানুন (শারীরিক এবং মেঘ উভয়ই),

সামর্থ্য যাচাই করার জন্য এটি চলমান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার বিপরীতে অবকাঠামোগত মিল করুন and

আপনি যা প্রদান করছেন তা মূল্যায়ন না করে আপনি যা প্রদান করেছেন তা কি পাচ্ছেন; এটি বিশেষত সমস্ত ইন্টারনেট এবং মোবাইল নেটওয়ার্ক সরবরাহকারীদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।

আপনার ইন্টারনেট সংযোগটি কেবল অফিসে নয়, বাইরের যে কোনও সার্ভার, মেঘ পরিষেবা, বা টেলিকমিটার এবং দূরবর্তী সাইটগুলিতে বিশ্লেষণ করুন। আপনি যে পারফরম্যান্সের জন্য অর্থ প্রদান করেছেন তা কি পাচ্ছেন? যদি আপনার অভ্যন্তরীণ আইটি বিভাগ এই তথ্যের জন্য কীভাবে পরীক্ষা করবেন সে সম্পর্কে অনিশ্চিত থাকেন, তবে তৃতীয় পক্ষের নেটওয়ার্ক পরামর্শদাতার সাথে কথা বলুন। অবশেষে, এটি নিশ্চিত করে নিন যে এটি আপনার অফিসের রাউটারগুলি, সুইচগুলি এবং অন্যান্য নেটওয়ার্কিং হার্ডওয়্যার আপডেট করেছে যাতে তারা সর্বশেষতম ফার্মওয়্যারটি চালাচ্ছে make এবং নিশ্চিত করে নিন যে এটি সমস্ত কার্যকর করার আগে আপনার ব্যবসায়িক-সমালোচনামূলক অ্যাপ্লিকেশনের স্যুটটি পরীক্ষা করা হয়েছে। আপনার যদি এমন প্রত্যন্ত সাইট বা টেলিকমিউটার থাকে যা বাড়ি থেকে সংযোগ করে তবে তাদের নেটওয়ার্কিং হার্ডওয়্যারটিও ফ্ল্যাশড এবং সুরক্ষিত রয়েছে তা নিশ্চিত করুন।

৫. অফিসের চারপাশে হাঁটুন

এটি ফ্লিপ শোনাতে পারে তবে এটি একটি গুরুতর পদক্ষেপ। স্প্রেডশিট বা ম্যানেজমেন্ট ড্যাশবোর্ডের মাধ্যমে আপনার ব্যবসায়ের বিষয়ে আপনার যা জানা দরকার তা আপনি খুঁজে পেতে পারেন না। উঠুন এবং ট্যুর নিন। কর্মচারীদের সাথে তারা কীভাবে তাদের কাজ করছে, বিশেষত দল এবং প্রক্রিয়া নেতৃত্বের বিষয়ে কথা বলুন। কাজটি কীভাবে সম্পন্ন হয় তা বোঝা সঠিক কাজের জন্য সঠিক সরঞ্জাম মোতায়েনের জন্য নয়, প্রায়শই সঞ্চয় বা উপার্জনের জন্য নতুন সুযোগগুলি আবিষ্কার করা।

আরও জাগতিক দিক থেকে, আপনার অফিসটি শারীরিক স্তরে কীভাবে দেখায় এবং কীভাবে কার্য সম্পাদন করে তা স্ট্যাক করুন। মনোযোগ দিন:

অফিস আসবাব,

রুম সরবরাহ এবং রান্নাঘর সরঞ্জাম, ব্রেক

কনফারেন্স রুম হোয়াইট বোর্ড, স্ক্রিন, ফোন এবং

শেয়ারড অফিস অ্যাপ্লায়েন্সস - শ্রেডার, প্রিন্টার, ফ্যাক্স মেশিন।

নিশ্চিত করুন যে এই জিনিসগুলি প্রয়োজনীয়, সঠিক কার্যক্ষম ক্রমে এবং অপারেশনের জন্য প্রয়োজনীয় সরবরাহগুলি (যেমন, টোনার, কাগজ, ইত্যাদি) দিয়ে স্টক করেছেন।

6. আপনার ব্যবসা এবং বিপণন পরিকল্পনা বিশ্লেষণ

আপনি সংখ্যায় মাথা নীচু হয়ে গেছেন। এখন আপনার মাথা বাছাই এবং আপনার সংস্থার বড় ছবিটি দেখার সময় হয়েছে এবং এটি সর্বদা আপনার ব্যবসায়ের পরিকল্পনার সাথে শুরু হয়। আপনার নেতৃত্বের কর্মীদের সাথে বসে আপনার পরিকল্পনার বিশদ বিবরণটি দেখুন। আপনি যেখানে রয়েছেন সেখানে (অর্থাত্, আপনার পরিকল্পনাটি যেখানে আপনি বলছেন)? আপনি যেভাবে ব্যবসা করছেন এখনও কি সবচেয়ে কার্যকর? ব্যবসাটি সর্বোত্তমভাবে সম্পাদন করছে কিনা তা নির্বিশেষে এই প্রশ্নটি জিজ্ঞাসা করুন; সর্বদা একটি ভাল উপায় হতে পারে। আপনার ব্যবসায়ের প্রক্রিয়াগুলি তালিকাভুক্ত করুন, সেই প্রক্রিয়াগুলি সম্পর্কে মূল কর্মীদের সাথে পরামর্শ করুন, ধাপে ধাপে এগুলি ম্যাপ করুন এবং তারপরে তাদের বিশদটি বিবেচনা করুন। আরও কার্যকর সরঞ্জাম, সফ্টওয়্যার, বা পরিষেবাগুলি আপনি আরও প্রতিযোগিতামূলক হতে ব্যবহার করতে পারেন? সঠিক ব্যক্তিরা কি এই কাজগুলি করছেন? প্রক্রিয়াগুলি দক্ষ বা অপ্রয়োজনীয়? এখানে লক্ষ্য মানুষকে বা অণু-পরিচালিত করা নয়; আপনার ব্যবসা কীভাবে ব্যবসা করে তা সম্পূর্ণরূপে বুঝতে হবে, বাদাম থেকে স্যুপ।

একই বছরের চোখের সাথে গত বছরের বিপণনের পরিকল্পনাটি ঘুরে দেখুন। ফলাফলগুলি চেক করুন এবং জিজ্ঞাসা করুন ফলাফলগুলি যখন ব্যয়ের তুলনায় তুলনা করা হয় তখন আপনার সত্যই কোথায় ছিলেন। আপনি কোথায় দুর্বল এবং কীভাবে আপনি উন্নতি করতে পারেন? বিশেষ মনোযোগ দিন:

বাজার গবেষণা,

প্রচার ও বিজ্ঞাপন,

ইভেন্টস, এবং

প্রেস সম্পর্ক।

এই মহড়ার অংশ হিসাবে, আপনার ওয়েব এবং অনলাইন সামাজিক নেটওয়ার্কিং প্রোফাইল বিশ্লেষণ করতে ভুলবেন না। তারা কি সঠিক গ্রাহকদের কাছে পৌঁছে যাচ্ছে? তারা আপ টু ডেট আছে? পণ্য বা পরিষেবা বিবরণ, মূল্য নির্ধারণ এবং এমনকি কার্যনির্বাহী নামগুলি কি আপডেট হয়েছে? এই বিবরণগুলিকে দৃously়ভাবে পরীক্ষা করুন কারণ কোনও অনলাইন ওয়েবসাইট গ্রাহকরা কোনও ওয়েবসাইটকে হিট করার চেয়ে দ্রুত তাড়িত করে না যা তারা মনে করে যে রক্ষণাবেক্ষণ করা হচ্ছে না।

অবশ্যই, এই ছয়টি পদক্ষেপগুলি লেখার চেয়ে এটি আরও সহজ। আমরা যথেষ্ট পরিমাণে কাজের কথা বলছি, কোনও প্রশ্ন নেই। তবে, আপনি যদি বাকী হন এবং সঠিক লোকদের সহায়তা করার জন্য পান তবে এটি কয়েক সপ্তাহের মধ্যে সম্পন্ন হতে পারে। এবং এই দুই সপ্তাহ আপনার বছরের জন্য সারা বছর ধরে উল্লেখযোগ্য প্রক্রিয়া, ব্যয় এবং এমনকি লাভের লভ্যাংশ দিতে পারে।