৫ টি টিপস: আপনার ছোট বা মাঝারি ব্যবসায়ের জন্য সঠিক সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যারটি চয়ন করুন

সমস্ত আকারের ব্যবসায়ে তাদের গ্রাহক এবং কর্মচারী সহায়তার সমস্যাগুলি দ্রুত এবং ধারাবাহিকভাবে সমাধান করা দরকার এবং এটি হেল্প ডেস্ক সফ্টওয়্যার একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। আপনার সংস্থার জন্য সঠিক সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যারটি বেছে নেওয়া চ্যালেঞ্জিং হতে পারে ব্যবসায়ের আকার যাই হোক না কেন, তবে ছোট থেকে ক্ষুদ্রতর ব্যবসায়ের মালিকদের (এসএমবি) তাদের বড় অংশগুলির তুলনায় আলাদা বিবেচনা রয়েছে।

উদাহরণস্বরূপ, ছোট বাজেটের সাথে এসএমবিগুলি তাদের সাশ্রয়ী মূল্যের পরিকল্পনার কারণে প্রায়শই সফ্টওয়্যার-অ্যাস-এ-পরিষেবা (সাস) সমাধানগুলি থেকে উপকৃত হতে পারে। ক্লাউড-ভিত্তিক সিস্টেমগুলির মতো এগুলি প্রায়শই প্রচুর পরিমাণে ওভারহেডের প্রয়োজন হয় না, যা ছোট বা অস্তিত্বহীন আইটি কর্মী সহ এসএমবিগুলির জন্য উপযুক্ত। যদি প্রাথমিক সেটআপ প্রক্রিয়া এবং একটি সাআস হেল্প ডেস্ক সমাধানের প্রতিদিনের ব্যবস্থাপনাকে প্রচুর প্রযুক্তিগত অভিজ্ঞতা ছাড়াই কেউ পরিচালনা করতে পারেন তবে বড় সংস্থার সহায়তা ডেস্ক কার্যকারিতা সহ সাধ্যের জন্য অনুসন্ধান করা এসএমবিদের পক্ষে এটি সুসংবাদ। আপনার এসএমবির জন্য সঠিক সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যার কেনার সময় নিম্নলিখিত 5 টি টিপস মনে রাখবেন।

1. আপনার বাজেট জানুন

আপনি একটি এসএমবি চালানোর কারণে আপনি কেবল ভাল গ্রাহক সমর্থন বহন করতে পারবেন না তার অর্থ এটি নয়। অনেকগুলি সাআস হেল্প ডেস্ক সমাধান রয়েছে যা যথাযথ মূল্যের এবং আপনার বাজেটের মধ্যে রয়েছে। অনেক এসএমবি তাদের প্রযুক্তি বাজেট বরাদ্দ করার সময় সহায়তা ডেস্ককে অগ্রাহ্য করে, কোনও ফোন এবং একটি উত্সর্গীকৃত ইমেল ঠিকানা যথেষ্ট হবে এই ভেবে অগ্রাধিকার দেয়। তবে সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যার ব্যবহারের বেশ কয়েকটি সুবিধা রয়েছে যা রাস্তার নিচে আপনার নীচের অংশটিকে ইতিবাচকভাবে প্রভাবিত করতে পারে, এই অঞ্চলে সার্থকতার চেয়ে বেশি বিনিয়োগ করে। গ্রাহক ধরে রাখা, প্রতিক্রিয়া ট্র্যাকিং এবং এমনকি একটি জ্ঞানের ভিত্তি আপনার ব্যবসাকে দীর্ঘমেয়াদে বিক্রয় এবং লাভ বৃদ্ধি করতে সহায়তা করতে পারে।

সচেতন হন যে ক্লাউড-ভিত্তিক সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যারটি যেভাবে নির্ধারণ করা হয়েছে তা বিভ্রান্তিকর হতে পারে, কারণ সহায়তা ডেস্ক বিক্রেতারা তাদের সফ্টওয়্যারটির জন্য মাসিক বা বার্ষিক ভিত্তিতে বিল দিতে পারে। তাদের বিভিন্ন মূল্যের পরিকল্পনাগুলি প্রায়শই প্রতি বছর ব্যবহারকারী বা এজেন্টের সংখ্যার উপর নির্ভর করে। উদাহরণস্বরূপ, ফ্রেশডেস্ক একটি সাস সমাধান সরবরাহ করে যা প্রতি মাসে বিল হিসাবে প্রতি মাসে এজেন্টের জন্য.00 16.00 থেকে শুরু হয়। এর বোনের পণ্য, ফ্রেশসার্ভিস, তিনটি এজেন্ট এবং 100 টিরও বেশি সম্পদ বা ব্যবহারকারীদের জন্য বিনামূল্যে। সুতরাং, আপনি কেবল আপনার প্রয়োজনের জন্য অর্থ প্রদান করছেন তা নিশ্চিত করার জন্য অধ্যয়নের জন্য মূল্য নির্ধারণের পরিকল্পনাগুলি যত্ন সহকারে।

2. অন-প্রিমিস বা সাসের মধ্যে সিদ্ধান্ত নিন

এখানে দুটি প্রাথমিক ধরণের সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যার মোতায়েন রয়েছে: (১) অন-প্রিফেসিয়াস সফ্টওয়্যার যা আপনি স্থানীয়ভাবে কোনও সার্ভারে ইনস্টল করেন যা আপনাকে আলাদাভাবে কিনতে হবে এবং (২) সাউস সমাধান যা মেঘে হোস্ট করা হয় এবং আপনার জন্য পরিচালিত হয়। উভয় উপায়ে আছে। অন-প্রাঙ্গনে ইনস্টলেশনগুলির জন্য কেবল একটি পৃথক হার্ডওয়্যার বিনিয়োগ (সার্ভার) প্রয়োজন হয় না, তাদের দীর্ঘমেয়াদী পরিচালনা করার জন্য আইটি পেশাদারও প্রয়োজন require অন্যদিকে, ক্লাউড-ভিত্তিক সফ্টওয়্যারটির কাজ করার জন্য একটি কার্যকরী ইন্টারনেট সংযোগ প্রয়োজন এবং যদি আপনি আপনার ডেটা অফ-প্রসেস সার্ভারগুলিতে সঞ্চয় করেন তবে ডেটা সুরক্ষা এবং প্রশাসনের উদ্বেগ রয়েছে।

যদি আপনি আপনার ডেটা ঘরে রাখার বিষয়ে একেবারে আরও সুরক্ষিত বোধ করেন তবে অন-প্রাঙ্গনে সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যারটি আপনার জন্য আরও ভাল পছন্দ হতে পারে। যাইহোক, ক্লাউডের ডেটা আরও সুরক্ষিতভাবে এবং নিবেদিত সুরক্ষা পেশাদারদের দ্বারা সরবরাহ করা হয়েছে কারণ পরিষেবা সরবরাহকারী অর্থনৈতিক স্কেলের সুযোগ নিতে সক্ষম হচ্ছেন, তাই আপনার নিজের সার্ভারের চেয়ে আপনার ডেটা সম্ভবত সেখানে নিরাপদ। সাধারণভাবে, আমরা এসএএসবিগুলির জন্য সা'স সমাধানগুলি সর্বোত্তম বিকল্প হিসাবে বিবেচনা করব কারণ সেগুলি সস্তা, সহজেই ব্যবহারযোগ্য হতে পারে এবং আপনার নিজের সার্ভারে সেগুলি ইনস্টল বা রক্ষণাবেক্ষণের প্রয়োজন নেই।

এছাড়াও, যদি আপনার কর্মচারী বা গ্রাহকসেবা এজেন্টরা গ্রাহকের তথ্য অ্যাক্সেসের জন্য স্মার্টফোনগুলির মতো মোবাইল ডিভাইসগুলি ব্যবহার করে, সাস হেল্প ডেস্ক সলিউশনগুলি মোবাইল ডিভাইসগুলির জন্য ক্রস-প্ল্যাটফর্ম সমর্থন (অ্যান্ড্রয়েড বা আইওএস) সরবরাহ করা ভাল পছন্দ হবে। এজেন্টদের জন্য স্মার্টফোন অ্যাপ্লিকেশন সরবরাহ করে এমন সাস হেল্প ডেস্ক সমাধানগুলির মধ্যে কেজু এবং ডেস্ক.কম.com

সলিড টিকিট পরিচালনার জন্য সন্ধান করুন

গ্রাহকরা যে কোনও ব্যবসায়ের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ এবং দক্ষ গ্রাহক সম্পর্কের বিকাশ দক্ষ সহায়তা সরবরাহের সাথে শুরু হয়। একটি নির্ভরযোগ্য টিকিট ব্যবস্থা থাকা সময়মত সমস্যা সমাধানের মূল চাবিকাঠি এবং আপনার সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যারটির একটি মৌলিক বৈশিষ্ট্য হওয়া উচিত। টিকিট পরিচালনার বৈশিষ্ট্যগুলি আপনাকে অগ্রাধিকার, বিভাগ, অ্যাসাইনমেন্ট এবং স্থিতির পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে দেয়। এই বৈশিষ্ট্যগুলি আপনার প্রতিষ্ঠানের পক্ষে কার্যকরভাবে কাজ করছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য, বেশিরভাগ সাস বিক্রেতারা নিখরচায় সফ্টওয়্যারগুলির বিনামূল্যে মূল্যায়ন সংস্করণগুলি সরবরাহ করে বা চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে কয়েক সপ্তাহের জন্য তাদের ব্যবহার করে নিখরচায় পরীক্ষামূলক পরিষেবাগুলির জন্য সাইন আপ করতে ভুলবেন না। বিভিন্ন সফ্টওয়্যার ইন্টারফেসটি যেভাবে ডিজাইন করা হয়েছে এবং অন্যটির উপরে একটি বৈশিষ্ট্য নির্ধারণের উপর জোর দেওয়া হয়েছে তা সফ্টওয়্যার নির্মাতাদের মধ্যে এবং আপনার এজেন্টরা কীভাবে সফ্টওয়্যারটি ব্যবহার করতে পারে তা উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাব ফেলতে পারে between

উদাহরণস্বরূপ, টিকিটগুলি বিভিন্ন উপায়ে সহায়তা ডেস্ক সফটওয়্যারটিতে শুরু করা যেতে পারে। একটি উপায় ব্যবহারকারী বা কর্মীরা সরাসরি সিস্টেমের মধ্যে রয়েছে। দ্বিতীয় উপায়টি হ'ল ইমেলগুলি যা কোনও মনোনীত ঠিকানায় পাঠানো হয় তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে টিকিটে রূপান্তরিত হয়, এটি জিরা সার্ভিস ডেস্ক অফার। ফেসবুক বা টুইটারের মতো সামাজিক মিডিয়া অ্যাকাউন্টগুলির মাধ্যমে টিকিট শুরু করার তৃতীয় উপায়। উদাহরণস্বরূপ, হ্যাপিফক্স এবং কেজু উভয়ই টুইটারের উল্লেখ বা সরাসরি বার্তাগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টিকিটে রূপান্তরিত করার অনুমতি দেয় যা আপনি অবিলম্বে পরিচালনা করতে পারবেন। জেন্ডেস্ক হেল্প ডেস্ক সফটওয়্যার যা ইমেল এবং সামাজিক মিডিয়া উভয়ের মাধ্যমেই টিকিট তৈরির প্রস্তাব দেয়।

৪. নলেজ বেসের সন্ধান করুন

জ্ঞানের ঘাঁটিটিকে ব্যবহারযোগ্য তথ্য ব্যবহারের ভাণ্ডার হিসাবে ভাবেন। কোনও নির্দিষ্ট সমস্যা যদি আপনার এজেন্টদের কাছে একাধিকবার উপস্থাপিত হয়, তার বিবরণ এবং সমাধানটি একটি জ্ঞানের ভিত্তিতে রাখার অর্থ অন্য এজেন্টদের সঠিক উত্তরের একটি দ্রুত পথ রয়েছে বা, যদি আপনি আপনার জ্ঞানের ভিত্তি জনসাধারণের কাছে প্রকাশ করেন তবে আপনার গ্রাহক এবং ব্যবহারকারীরা তাদের জন্য উত্তর সন্ধান করুন এবং সহায়তা ডেস্ক কল না করেই তাদের সমস্যার সমাধান করুন।

জ্ঞানের ভিত্তি বিভিন্ন রূপে আসে। ছোটগুলি কেবল ওয়ার্ড ডক্স বা স্প্রেডশিট হতে পারে। বড়গুলি হ'ল ডেটাবেসগুলি হ'ল প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলীর (এফএকিউ) পূর্ণ উত্তর ওয়েবসাইটগুলি king সর্বাধিক সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যার কিছু ধরণের জ্ঞান বেস সরবরাহ করবে। সফ্টওয়্যারটির উপর নির্ভর করে আপনার গ্রাহক বা কর্মচারীরা আপনার ওয়েবসাইট থেকে জ্ঞান বেস 24/7 অ্যাক্সেস করতে, তাদের পছন্দসই মোবাইল ডিভাইসে এটি টানতে বা ফেসবুক বা টুইটারের মতো একটি সামাজিক নেটওয়ার্কিং সংযোগের মাধ্যমে অনুসন্ধান করতে পারবেন। এই অ্যাক্সেসটি যে রূপই নেয় না কেন, টিকিট তৈরি না করেই তাদের প্রশ্নের উত্তরগুলি তাদের খুঁজে পাওয়া উচিত। হ্যাপিফক্সের মতো কিছু সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যার এমনকি বিচ্ছিন্ন অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক জ্ঞান বেস সিস্টেমগুলিকে সমর্থন করে, যা কেবল আপনার কর্মীদের জন্য উপলব্ধ তথ্যের অভ্যন্তরীণ উত্স বজায় রাখা আপনার পক্ষে সহজ করে তোলে।

কিছু সফ্টওয়্যার দিয়ে গ্রাহকরা বিশেষত সহায়ক বলে মনে করেন বা তাদের উত্তর চিহ্নিত করতে পারে বা রেট করতে পারে। এটি দুর্দান্ত কারণ এটি আপনাকে জ্ঞান বেস বিষয়গুলির ক্ষেত্রগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করে যেখানে আপনার আরও তথ্য যুক্ত করা উচিত এবং সেই সাথে আপনার গ্রাহকরা কীভাবে সেই ডেটা গ্রহণ করতে পছন্দ করে তা আপনাকে দেখায়। তাত্ত্বিকভাবে, আপনার জ্ঞান ভিত্তিটি যত বেশি বিস্তৃত হবে ততই কম গ্রাহক পরিষেবা কলগুলি আপনাকে কষ্টকর বিষয়গুলি সম্পর্কে গ্রহণ করবে। সার্ভিস ডেস্ক প্লাস (এসডিপি) 9.1 এবং রেভিলিউশন হেল্প ডেস্ক সফ্টওয়্যার যা সহায়ক জ্ঞানের ভিত্তি সরবরাহ করে।

5. আইটিআইএল বিবেচনা করুন

তথ্য প্রযুক্তি ইনফ্রাস্ট্রাকচার লাইব্রেরি (আইটিআইএল) আইটি সার্ভিস ম্যানেজমেন্টের (আইটিএসএম) কাছে একটি বহুল স্বীকৃত পদ্ধতি। এটি একটি সেরা অনুশীলনের কাঠামোর পরিমাণ যা বিশ্বজুড়ে অনেক এন্টারপ্রাইজ-স্কেল সংস্থাগুলি গ্রহণ করেছে। আইটিআইএল পাঁচটি মূল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সম্পর্কিত গাইডলাইন সরবরাহ করে: পরিবর্তন পরিচালনা, কনফিগারেশন ম্যানেজমেন্ট, ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট, সমস্যা ব্যবস্থাপনা এবং রিলিজ ম্যানেজমেন্ট। অনেক বড় সংস্থাগুলি তাদের আকার এবং জটিলতার কারণে প্রায়শই এই প্রক্রিয়াগুলি সম্পর্কে আইটিআইএল-এর নির্দেশিকা মেনে চলে। আইটিআইএল অনুসরণকারী এসএমবিগুলি তাদের বৃহত অংশগুলির মতো, প্রায়শই প্রবাহিত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি উপভোগ করতে পারে, যদিও কখনও কখনও তাদের ছোট আকারের বাতাস আইটিআইএলকে অবৈধ করে তোলে। আবার নিজের জন্য এটি নির্ধারণের সর্বোত্তম উপায় হ'ল মূল্যায়ন সফ্টওয়্যারটির কিছু ফর্ম ডাউনলোড করা এবং এটিকে একবার দেখে।

তবে জেনে রাখুন যে সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যার যা আইটিআইএল এর নির্দেশাবলী মেনে চলে প্রায়শই বিশেষত এসএমবিগুলির জন্য নকশাকৃত সফ্টওয়্যারগুলির চেয়ে বেশি বৈশিষ্ট্য এবং আরও জটিল প্রক্রিয়া চেইন ধারণ করে, কোনও উচ্চতর মূল্য ট্যাগের উল্লেখ না করে। উদাহরণস্বরূপ, স্বতন্ত্র সফ্টওয়্যার বিকাশকারীদের এমন কিছু প্রয়োজন হতে পারে যা আগত সহায়তা অনুরোধগুলি পরিচালনা করে তবে কখনও শক্তিশালী পরিবর্তন পরিচালনার প্রয়োজন হয় না (এটি আইটিআইএল পরিচালিত এমন একটি বিষয়)। সুতরাং, আপনার ব্যবসায় এমনকি আইটিআইএল-এর নির্দেশিকাগুলি মেনে চলা দরকার কিনা তা সাবধানতার সাথে বিবেচনা করুন। যদি এটি হয়, আপনার সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যার বিকল্পগুলির মূল্যায়ন করার সময় ITIL- ভিত্তিক ফ্রেশসার্ভিস এবং ভিভান্তিও প্রো পরীক্ষা করে দেখুন।